Pernahkah Anda dipusingkan oleh data pelanggan yang tersebar di berbagai tempat? Calon pelanggan mengontak lewat email, WhatsApp, media sosial, dan lainnya, kemudian Anda menyimpannya hanya di spreadsheet.
Masalahnya, spreadsheet bisa sangat rumit seiring bertambahnya data, rawan duplikasi, dan Anda pun sulit melacak riwayat transaksinya. Misalkan si calon pelanggan bertanya soal produk atau layanan yang mereka inginkan dan seminggu kemudian mereka bertanya lagi soal hal lain. Anda akan kesulitan melacak progres komunikasi ini.
Belum lagi, spreadsheet rentan terhadap kesalahan input dan file bisa hilang atau tertimpa tanpa backup yang memadai.
Akibatnya, peluang follow-up terlewat, prospek hilang, dan koordinasi antar tim lambat. Inilah sebabnya banyak bisnis mulai beralih ke softwareCRM untuk mengatasi tantangan ini.
Blog terkait:
Namun, memilih aplikasi CRM juga merupakan sebuah kerumitan tersendiri. Dengan begitu banyak pilihan CRM di pasar, pertanyaannya bukan lagi “perlu atau tidak,” tetapi “CRM mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis saya?”
Artikel ini akan membantu Anda memahami hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih software CRM terbaik untuk bisnis di Indonesia, sehingga anggaran yang Anda korbankan tidak sia-sia.
Apa Itu Software CRM?
Sebelum kita membahas soal faktor penting dalam memilih software CRM, mari kita samakan persepsi lebih dulu soal definisi software CRM.
Pada dasarnya, CRM (Customer Relationship Management) adalah pendekatan yang membantu bisnis dalam meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang sudah ada dan mendapatkan pelanggan baru dengan lebih cepat.
Kini praktisi sales dan marketing menyebut CRM untuk merujuk pada sebuah software CRM. Sehingga kemudian CRM dapat diartikan sebagai sebuah alat yang bertindak menjadi tempat penyimpanan untuk menyatukan aktivitas sales, marketing, dan bantuan pelanggan (customer support), serta menyederhanakan proses, kebijakan, dan karyawan dalam satu platform.
Cara Memilih Software CRM yang Terbaik untuk Kebutuhan Bisnis Anda
1. Pahami kebutuhan bisnis
Setiap bisnis itu unik, maka tiap bisnis memiliki kebutuhannya sendiri. Perusahaan logistik mungkin memerlukan aplikasi CRM yang memiliki sales pipeline management yang kompleks, sementara bisnis ritel lebih fokus pada CRM untuk meningkatkan retensi pelanggan.
Sebelum memilih sistem CRM, Anda wajib menjawab beberapa pertanyaan ini:
- Apakah butuh integrasi dengan WhatsApp atau email marketing?
- Apakah tim Anda lebih banyak bekerja di lapangan atau di kantor?
- Apakah CRM perlu mendukung bahasa Indonesia dan multi-currency?
Penting juga untuk menggali apa masalah utama yang ingin Anda selesaikan? Apakah Anda kesulitan melacak leads? Ingin meningkatkan retensi pelanggan? Atau mungkin tim Anda kebingungan mengelola data kontak yang tersebar di berbagai tempat?
Semakin jelas dan detail kebutuhan Anda, semakin mudah menyaring pilihan.
2. Pertimbangkan skalabilitas
Banyak bisnis, mungkin juga bisnis Anda, masih memiliki tim kecil. CRM yang memungkinkan penggunanya meningkatkan fitur kapan pun memungkinkan Anda menambah pengguna, modul, dan integrasi tanpa kerumitan saat bisnis bertumbuh.
Begitu juga dengan bisnis besar. Mungkin di satu masa, kondisi bisnisnya menurun dan tim sales tidak memerlukan fitur-fitur kompleks untuk sementara waktu.
Pastikan bahwa sistem CRM yang Anda gunakan memungkinkan penggunanya untuk menurunkan paket langganan sesuai kebutuhan saat ini. Sehingga, bisnis dapat melakukan efisiensi yang optimal.
Zoho CRM misalnya. Memungkinkan pengguna menambah atau mengurangi paket sesuai kebutuhan tanpa perlu takut kehilangan data mereka.
3. Pastikan tim sales mudah menggunakannya
Implementasi CRM sering gagal bukan karena teknologinya buruk, tapi karena tim sulit beradaptasi. Begitu juga jika ada staf baru bergabung. Software CRM yang baik mudah dimengerti sehingga pengguna tidak memerlukan waktu yang lama untuk menggunakannya.
Satu tips penting sebelum memilih adalah dengan melakukan uji coba atau demo. Libatkan beberapa anggota tim, dan minta feedback dari mereka sebelum membuat keputusan.
Baca juga:
4. Perhatikan integrasi dengan tools yang Sudah Ada
Di Indonesia, banyak bisnis mengandalkan WhatsApp Business untuk berkomunikasi dengan leads dan pelanggan mereka. Pilih CRM yang bisa terintegrasi dengan alat kerja tersebut, misalnya integrasi WhatsApp untuk berkomunikasi dengan mereka.
Selain itu, mungkin perusahaan Anda sudah nyaman menggunakan platform email bisnis atau software akuntansi lain. Pastikan juga sistem CRM yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan tools yang sudah Anda gunakan saat ini.
5. Keamanan data dan kepatuhan regulasi
Dengan adanya UU PDP (Perlindungan Data Pribadi), keamanan data pelanggan bukan lagi pilihan, tapi keharusan.
Pastikan CRM menyediakan enkripsi data, memiliki kontrol akses berbasis peran (role-based access), dan menyimpan data sesuai standar keamanan global dan regulasi lokal.
Zoho CRM sendiri bisa dibilang memiliki standar yang lebih tinggi dari regulasi dan kepatuhan yang ada soal privasi. Kami tidak mengumpulkan data pengguna, bahkan data pengunjung situsweb, untuk dijual atau digunakan untuk algoritma iklan.
6. Cek total biaya kepemilikan (total cost of ownership)
Harga lisensi hanyalah bagian dari biaya. Perhitungkan juga biaya implementasi, pelatihan, dan kustomisasi. Pilih software CRM yang transparan soal biaya tambahan agar tidak ada kejutan di kemudian hari.
Asal tahu saja, banyak CRM yang menawarkan harga murah di awal namun "memaksa" pengguna untuk membayar banyak biaya tambahan setelah menggunakannya.
Perkara mata uang juga kerap menjadi hal sensitif. Fluktuasi mata uang yang volatile, apalagi di masa-masa sekarang ini, dapat membuat anggaran bisnis meningkat. Maka itu, lebih baik menggunakan CRM yang sejak awal menawarkan biaya langganan dalam Rupiah ketimbang mata uang asing.
Mengapa Banyak Bisnis Mempertimbangkan Zoho CRM
Bagi banyak perusahaan di Indonesia, Zoho CRM menjadi salah satu pilihan tepat karena kombinasi fitur yang komprehensif, fleksibilitas, dan harga yang kompetitif. Beberapa keunggulan yang sering menjadi pertimbangan:
- Otomatisasi Tim Penjualan: Ini adalah inti dari sistem CRM. Fitur ini membantu mengelola leads, kontak, transaksi, dan akun. Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas berulang seperti email tindak lanjut dan task assignment, sehingga tim penjualan Anda dapat fokus dalam mencetak transaksi. Zoho juga menyediakan alur penjualan visual untuk membantu Anda melacak progres setiap peluang.
- Manajemen Omnichannel: Hubungkan email, WhatsApp, telepon, dan media sosial dalam satu platform untuk memudahkan komunikasi dengan pelanggan.
- AI Assistant “Zia”: Memberikan insight berbasis data, seperti prediksi prediksi keberhasilan konversi penjualan, analisis sentimen percakapan, dan saran waktu terbaik untuk menghubungi calon pelanggan Anda.
- Customizable Dashboard: Platform ini sangat fleksibel dan dapat dikustom, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tata letak, modul, dan alur kerja sesuai dengan proses bisnis Anda yang unik. Platform ini juga terintegrasi dengan ratusan aplikasi pihak ketiga.
- Analisis dan Laporan Tingkat Lanjut: Zoho CRM dilengkapi dengan laporan bawaan dan dasbor yang dapat dikustom, yang memberikan informasi real-time tentang indikator kinerja utama (KPI). Anda dapat melacak tren penjualan, meramalkan pendapatan, dan memantau kinerja tim untuk mengambil keputusan strategis berbasis data.
Kesimpulan
Memilih software CRM untuk bisnis Indonesia bukan hanya soal fitur terbanyak, tapi soal kecocokan dengan cara kerja tim, kebutuhan industri, dan kemampuan beradaptasi di masa depan.
Zoho CRM sendiri dapat menjadi opsi yang layak untuk dipertimbangkan jika Anda membutuhkan sistem yang fleksibel, terintegrasi, dan bertenaga AI untuk mempercepat pengambilan keputusan.
Coba Zoho CRM sekarang secara gratis, tanpa perlu memberikan nomor kartu kredit Anda.
Comments