Công cụ quản lý dự án là gì?

Về cơ bản, công cụ quản lý dự án sẽ giúp quản lý dự án từ đầu đến cuối và cho phép nhân viên của bạn ở các cấp bậc khác nhau nhanh chóng nắm bắt và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Ngoài ra, công cụ sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành công việc (GTD) nhanh chóng hơn để có thời gian cho những công việc đem lại nhiều giá trị hơn.

Các công cụ quản lý dự án trên web đã được phát triển trong nhiều năm và cho đến nay không chỉ dừng lại ở tính năng quản lý dự án. Các công cụ còn cung cấp các tính năng: ước toán, quản lý chi phí, lập ngân sách, phân bổ nguồn lực, cộng tác, giao tiếp, quản lý chất lượng và quản trị dự án. Chúng hỗ trợ bạn quản lý mọi phương diện và sự phức tạp của những dự án có quy mô lớn hơn và giảm thiểu chi phí.

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến cũng giúp làm tăng tính chính xác trong ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, sắp xếp công việc sao để đáp ứng nhiều thời hạn và thực hiện nhiều dự án cùng một lúc nhằm hướng đến một mục tiêu chung.

5 công cụ quản lý dự án bạn nên tìm hiểu

Các công cụ quản lý dự án hàng đầu bạn nên tìm hiểu

01. Biểu đồ Gantt

Công cụ nổi tiếng thế giới đã giúp xây dựng đập Hoover, biểu đồ Gantt là một cách trực quan để hiển thị công việc dưới dạng đơn vị thời gian. Biểu đồ Gantt là một công cụ quan trọng trong việc lập kế hoạch và hỗ trợ lập lịch trình dự án khi xem xét các quan hệ phụ thuộc hiện hữu giữa các hạng mục công việc khác nhau.

Khi mới ra mắt lần đầu, các biểu đồ Gantt được vẽ trên giấy, sau đó được vẽ đi vẽ lại nhiều lần để phản ánh các thay đổi lịch trình. Các nhà quản lý dự án sau đó bắt đầu sử dụng các mảnh giấy hoặc khối để biểu diễn biểu đồ Gantt để có thể dễ dàng di chuyển khi cần. Hiện một số công cụ có cung cấp biểu đồ Gantt trực tuyến.

02. Cấu trúc phân chia công việc

Trước khi đi vào tìm hiểu nội dung cấu trúc phân chia công việc là gì, chúng ta hãy tìm hiểu phạm vi trước. Phạm vi của một dự án nghĩa là công việc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu của dự án đó. Nếu đi lệch hoặc thay đổi trọng tâm, chúng ta sẽ gọi là “vượt phạm vi”. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là viết một cuốn sách thì việc nghiên cứu các hoạt động quảng cáo cho cuốn sách đã hoàn thành sẽ nằm ngoài phạm vi của dự án cụ thể đó. 

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ cấu trúc công việc được sử dụng để chia nhỏ dự án của bạn thành các phần có thể quản lý được. WBS là cấu trúc dạng cây, chia phạm vi thành nhiều đơn vị. WBS tuân theo hệ thống phân cấp, trong đó mục tiêu cuối cùng được chia thành các giai đoạn có thể được chia thêm thành các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ con. Có một số quy tắc giúp phân chia một dự án thành nhiều phần. Một trong các quy tắc thú vị là quy tắc 8/80, mà theo đó mục công việc ở cấp độ thấp nhất không nên cần hơn 80 giờ làm việc hoặc dưới 8 giờ làm việc.

03. Đường cơ sở dự án

Là một cách đồ họa biểu thị các giá trị dự án, đường cơ sở là tiêu chuẩn mà bạn đặt cho dự án của mình để đo lường hiệu suất thực tế. Đường cơ sở của dự án bao gồm đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở chi phí và đường cơ sở tiến độ. Đường cơ sở giúp theo dõi tiến trình theo thời gian thực.

Công việc không được lên kế hoạch là yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chi phí, thời gian và phạm vi dự án. Điều này gây ra hiệu ứng domino. Thứ nhất, có nguy cơ dự án vượt khỏi phạm vi do phải làm công việc bổ sung. Nếu không thì thời gian và chi phí của dự án cũng sẽ tăng lên. Nếu bạn không muốn giải quyết những hạn chế đó, nghĩa là chất lượng dự án không phải là ưu tiên hàng đầu. 

04. Hoạt động xây dựng đội nhóm

Bạn có thể tự hỏi xây dựng đội ngũ kết nối sẽ được gì với quản lý dự án. Mối quan hệ giữa nhóm, cũng như với các bên liên quan cũng quan trọng không kém việc lập kế hoạch hoặc thực hiện một dự án. Một cách để cải thiện tinh thần cũng như tăng năng suất là tổ chức các hoạt động hoặc thi đua lành mạnh. Sau tất cả, mục đích của cuộc thi nhỏ thân mật chính là truyền năng lượng cho mọi người. Từ các bài học lướt sóng theo nhóm cho đến các bữa ăn cùng nhau, có rất nhiều hoạt động thú vị mà bạn có thể tận dụng để xây dựng đội nhóm.

Hoạt động xây dựng đội nhóm có thể bao gồm các cuộc thi đua khuyến khích tiến hành trong môi trường được kiểm soát để xóa bỏ ganh đua danh lợi vốn là một phần của văn hóa nơi làm việc hàng ngày. Đồng thời có thể khuyến khích sự sáng tạo, tạo điều kiện phát huy nhiều tài năng khác nhau của các thành viên trong đội ngũ và thúc đẩy mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.

05. Kế hoạch quản lý truyền đạt thông tin

Kế hoạch truyền thông dự án đảm bảo một luồng thông tin liên tục, thường xuyên giữa các thành viên dự án, khách hàng và các bên liên quan khác bằng cách thiết lập các bước cho những người truyền đạt thông tin và tần suất. Kế hoạch truyền thông đảm bảo mọi người liên quan đều được cung cấp thông tin, đồng thời giúp duy trì các mối quan hệ.

Có những lợi ích rõ ràng trong việc cung cấp thông tin cho các bên liên quan vì đáp ứng nhu cầu của họ là một phần không thể thiếu trong thành công của dự án. Một kế hoạch truyền thông sẽ giúp giải quyết mọi rủi ro có thể phát sinh và cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Lợi ích chính của các công cụ quản lý dự án

  • Nhất định phải đúng lúc, đừng bỏ lỡ
  • Phần mềm biểu đồ Gantt giúp khắc phục tình trạng chậm trễ diễn ra theo thời gian thực. Mối quan hệ phụ thuộc cũng có thể được quản lý dễ dàng bằng biểu đồ Gantt. Ví dụ, một cuốn sách phải được viết xong trước khi được gửi đi để đánh giá. Cả hai nhiệm vụ này đều nằm trong mục tiêu xuất bản một cuốn sách nhưng phải thực hiện xong nhiệm vụ này rồi mới chuyển qua thực hiện nhiệm vụ kia. Có thể được nắm bắt và quản lý các quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ và ảnh hưởng đến thời gian thực hiện khi hoàn thành một nhiệm vụ bằng phần mềm biểu đồ Gantt.

  • Cẩn thận để tránh thất bại
  • WBS giúp hình thành ý tưởng và phụ thuộc rất nhiều vào quá trình lập kế hoạch. WBS phác thảo thiết lập chi phí, lịch trình và số giờ làm việc. Đồng thời cũng giúp xác định rủi ro. Ví dụ: một nhánh dự án không thể xác định rõ có thể đã lệch khỏi phạm vi. Đây được xem là rủi ro. 

  • Đảm bảo phạm vi ngân sách
  • Đường cơ sở chi phí là so sánh giữa dự toán ban đầu và chi tiêu thực tế của dự án. Đường cơ sở chi phí hoạt động chặt chẽ với đường cơ sở tiến độ và phạm vi bởi vì phạm vi và thời gian là các yếu tố dễ khiến chi phí của dự án đi chệch khỏi đường cơ sở. Khi đưa ra một kế hoạch ngân sách ban đầu cho dự án, hãy dự trù một khoản ngân sách nhất định để xử lý mọi rủi ro có thể phát sinh trong dự án.

  • Hợp tác là chìa khóa để mở cánh cửa bị khóa
  • Hợp tác bên ngoài công việc để thúc đẩy giao tiếp nhóm hiệu quả. Hợp tác khuyến khích mọi người thắc mắc, không áp đặt, đưa ra câu hỏi về những ý tưởng có thể không hiệu quả, yêu cầu giúp đỡ và để đạt được thành công trong toàn bộ công việc.

  • Xóa bỏ khoảng cách khiến bạn không thể lắng nghe
  • Giao tiếp đa chức năng cũng là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án. Hợp lý hóa giao tiếp bằng một kế hoạch phù hợp sẽ đảm bảo tất cả các bên liên quan đều biết cách nắm bắt thông tin liên quan. Nhờ đó, những quyết định quan trọng không bị trì hoãn và mọi hoạt động của dự án đều diễn ra suôn sẻ.