Công cụ quản lý dự án là gì?

5 công cụ quản lý dự án hàng đầu cho các nhóm dự án

01. Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý dự án hàng đầu. Sơ đồ Gantt trực quan hóa thời gian hoàn thành dự án và quan hệ phụ thuộc giữa các hạng mục công việc khác nhau.

Biểu đồ Gantt hữu ích trong việc theo dõi lịch biểu dự án, kiểm tra mọi sai lệch so với kế hoạch dự án và xác định chậm trễ. Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch biểu và ngân sách đã lên kế hoạch của mình với sự trợ giúp của sơ đồ Gantt. Và nếu mọi việc không diễn ra như dự kiến, sơ đồ Gantt sẽ giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng đảm bảo dự án của bạn được hoàn thành đúng thời hạn.

Trong quản lý dự án, sơ đồ Gantt là một công cụ quan trọng để lập kế hoạch. Công cụ này cung cấp một bức tranh toàn diện về cơ cấu phân chia công việc và hỗ trợ phân bổ nhân lực một cách hiệu quả, có thể là thời gian, tiền bạc hoặc nhân sự. Sơ đồ Gantt vạch ra mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các hạng mục công việc khác nhau, giúp ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và giảm tình trạng đi chệch phạm vi dự án.

Sơ đồ Gantt trong Zoho Projects là một công cụ trực quan, dễ sử dụng giúp bạn lập kế hoạch và lên lịch dễ dàng hơn. Giao diện kéo và thả đơn giản để điều chỉnh thời gian hoàn thành, 4 loại quan hệ phụ thuộc, đường găng, đường cơ sở, thang biểu đổ và khả năng quản lý nhiệm vụ trong biểu đồ được tích hợp cho một công cụ không thể thiếu được. Điều tuyệt nhất là gì? Công cụ này có sẵn ngay cả trong gói miễn phí của chúng tôi! Xem thêm thông tin về các tính năng của sơ đồ Gantt trong các gói giá khác nhau ở đây của chúng tôi.

02. Cơ cấu phân chia công việc

Cơ cấu phân chia công việc là công cụ đầu tiên và quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch dự án. Đây là cơ cấu phân chia công việc phân cấp mục tiêu dự án của bạn thành các hạng mục công việc có thể thực hiện.

Cơ cấu phân chia công việc tuân theo hệ thống phân cấp, trong đó mục tiêu cuối cùng được chia thành các giai đoạn có thể được chia thêm thành các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ con. Điều này giúp bạn lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của dự án mà không để mọi thứ diễn ra ngẫu nhiên. Phân chia công việc sẽ giúp làm rõ thời gian và nguồn lực cần thiết và nhờ đó giúp đặt ra những ràng buộc theo kế hoạch cho một dự án.

Cơ cấu phân chia công việc không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch mà còn hỗ trợ trong giai đoạn thực hiện dự án. Công việc được thực hiện trong các phần tạo thành tổng thể dự án. Việc quản lý các phần này không chỉ dễ dàng hơn trong việc theo dõi công việc mà còn trong trường hợp đình trệ.

Tạo cơ cấu phân chia công việc trong Zoho Projects với cấu trúc phân cấp các cột mốc, danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. Với cài đặt tùy chỉnh, nhiều chế độ xem, mẫu, lời nhắc và lặp lại, bạn hoàn toàn không mất nhiều thời gian để thiết lập dự án bằng các tính năng quản lý nhiệm vụ của chúng tôi.

03. Đường cơ sở dự án

Đường cơ sở dự án là một cách trình bày giá trị dự án bằng hình ảnh qua việc so sánh đường cơ sở vốn là tiêu chuẩn mà bạn đặt cho dự án với hiệu suất thực tế.

Đường cơ sở của dự án là công cụ quản lý dự án bao gồm đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở chi phí và đường cơ sở tiến độ. Đường cơ sở giúp theo dõi tiến trình theo thời gian thực. Công cụ này cũng có thể giúp tránh tình trạng đi chệch phạm vi dự án bằng cách kiểm tra công việc ngoài kế hoạch.

Công việc không được lên kế hoạch là yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chi phí, thời gian và phạm vi dự án. Điều này gây ra hiệu ứng domino. Thứ nhất, có nguy cơ dự án vượt khỏi phạm vi do phải làm công việc bổ sung. Nếu không thì thời gian và chi phí của dự án cũng sẽ tăng lên. Nếu bạn không muốn giải quyết những hạn chế đó, nghĩa là chất lượng dự án không phải là ưu tiên hàng đầu.

Đo lường hiệu suất bằng cách so sánh tiến trình thời gian thực với đường cơ sở được đặt trong sơ đồ Gantt của Zoho Projects. Dễ thiết lập và phân tích, đường cơ sở trong Zoho Projects phối hợp với Slack để theo dõi thời gian bị mất.

04. Hoạt động xây dựng đội nhóm

Hoạt động xây dựng đội nhóm là một cách để cải thiện tinh thần và thúc đẩy năng suất của nhóm bằng cách tiến hành các hoạt động hoặc cuộc thi lành mạnh. Từ các bài học lướt sóng theo nhóm cho đến các bữa ăn cùng nhau, có rất nhiều hoạt động thú vị mà bạn có thể tận dụng để xây dựng đội nhóm.

Sự liên kết giữa các công cụ xây dựng đội nhóm và quản lý dự án có thể không rõ ràng. Nhưng mối quan hệ giữa nhóm cũng như với các bên liên quan cũng quan trọng không kém việc lập kế hoạch hoặc thực hiện một dự án. Và đây là cách dễ dàng để củng cố các mối quan hệ này.

Hoạt động xây dựng đội nhóm có thể bao gồm các cuộc thi đua khuyến khích tiến hành trong môi trường được kiểm soát để xóa bỏ ganh đua danh lợi vốn là một phần của văn hóa nơi làm việc hàng ngày. Đồng thời có thể khuyến khích sự sáng tạo, tạo điều kiện phát huy nhiều tài năng khác nhau của các thành viên trong đội ngũ và thúc đẩy mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.

05. Kế hoạch quản lý truyền đạt thông tin

Kế hoạch truyền đạt thông tin dự án là một công cụ đảm bảo có được luồng thông tin liên quan, thường xuyên giữa các thành viên dự án, khách hàng và các bên liên quan khác. Kế hoạch bao gồm thông tin chi tiết về việc ai truyền đạt thông tin gì, cho ai và tần suất như thế nào.

Công cụ quản lý dự án đảm bảo mọi người liên quan đều được cung cấp thông tin, đồng thời giúp duy trì các mối quan hệ. Có những lợi ích rõ ràng trong việc cung cấp thông tin cho các bên liên quan vì đáp ứng nhu cầu của họ là một phần không thể thiếu trong thành công của dự án. Một kế hoạch truyền đạt thông tin sẽ giúp giải quyết mọi rủi ro có thể phát sinh và cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Ghi lại kế hoạch truyền đạt thông tin của bạn bằng các tính năng cộng tác cộng tác mở rộng của Zoho Projects. Từ mô-đun Thảo luận với tính năng chat tích hợp, cuộc họp và gọi trực tuyến đến Bản tin mạng xã hội để thảo luận ý tưởng, phản hồi và phương tiện truyền thông, Zoho Projects sẽ cung cấp cho bạn mọi phương tiện liên lạc.