เครื่องมือจัดการโครงการ

5 เครื่องมือจัดการโครงการที่คุณต้องรู้จัก

01. แผนภูมิแกนต์

เครื่องมือยอดนิยมระดับโลกที่มีส่วนช่วยในการสร้างเขื่อนฮูเวอร์ แผนภูมิแกนต์คือวิธีการนำเสนองานตามหน่วยเวลาด้วยการใช้ภาพอธิบาย แผนภูมิแกนต์คือเครื่องมือสำคัญในการวางแผนและช่วยในการกำหนดเวลาให้กับโครงการของคุณพร้อมไปกับคำนวณข้อผูกพันกับปัจจัยต่างๆ ในการทำงาน

เมื่อครั้งแรกที่ใช้แผนภูมิแกนต์ในการนำเสนอ แผนภูมิถูกวาดลงบนกระดาษ วาดซ้ำ และวาดใหม่หลายครั้งเพื่อแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของกำหนดเวลา จากนั้นเหล่าผู้จัดการโครงการจึงหันมาใช้ชิ้นกระดาษที่ตัดไว้แล้วหรือบล็อกในการนำเสนอแผนภูมิแกนต์ เพื่อให้ง่ายต่อการสับเปลี่ยนเมื่อต้องการ ในปัจจุบัน มีเครื่องมือมากมายที่สามารถใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ได้

02. โครงสร้างแยกย่อยงาน

ก่อนที่เราจะได้รู้จักว่าโครงสร้างแยกย่อยงานคืออะไร มาทำความเข้าใจขอบเขตกันก่อนดีกว่า ขอบเขตของโครงการทำให้เราทราบถึงงานและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการบรรลุโครงการให้สำเร็จ หากสิ่งนี้เปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนจุดสำคัญไป เราจะมีสิ่งที่เรียกว่า “ขอบเขตเบี่ยงเบน” ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเป้าหมายที่จะเขียนหนังสือ การค้นหาวิธีการโปรโมตหนังสือที่เขียนเสร็จแล้วนั้นเป็นสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตของโครงการที่คุณต้องการทำ 

โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) คือเครื่องมือแยกย่อยงานที่ใช้ในการแยกย่อยงานในโครงการออกเป็นส่วนที่บริหารจัดการได้ง่าย ซึ่งคล้ายกับแผนภูมิต้นไม้ที่แยกย่อยขอบเขตออกเป็นหน่วยย่อยๆ ซึ่งทำให้เกิดลำดับความสำคัญ ที่ปลายทางของเป้าหมายนั้นแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ซึ่งยังสามารถแยกออกเป็นงานหรืองานย่อยได้อีก มีกฎมากมายในการช่วยแบ่งแยกงานออกเป็นส่วน กฎหนึ่งที่น่าสนใจคือกฎ 8/80 ซึ่งหมายความว่างานที่อยู่ในระดับล่างสุดไม่ควรกินเวลาทำงานเกิน 80 ชั่วโมงและน้อยกว่า 8 ชั่วโมง

03. แผนตั้งต้นของโครงการ

วิธีการนำเสนอมูลค่าโครงการของคุณด้วยการแสดงภาพ แผนตั้งต้นนั้นคือมาตรฐานที่คุณกำหนดให้กับโครงการเพื่อการวัดประสิทธิภาพจริงของโครงการ แผนตั้งต้นของโครงการนั้นประกอบไปด้วย แผนตั้งต้นด้านขอบเขต แผนตั้งต้นด้านงบประมาณ และแผนตั้งต้นด้านกำหนดเวลา แผนตั้งต้นนี้จะช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์

งานที่ไม่ได้วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณ เวลา และขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นผลกระทบที่สืบต่อเนื่องกัน ก่อนอื่น มีความเสี่ยงว่าโครงการจะออกนอกขอบเขตที่กำหนดไว้เนื่องจากการเพิ่มงานเหล่านี้ แม้ไม่เป็นเช่นนั้น เวลาและงบประมาณของโครงการก็จะเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ต้องการเช่นนั้น คุณภาพของโครงการของคุณอาจไม่เป็นที่พึงพอใจ 

04. กิจกรรมการรวมทีม

คุณอาจสงสัยว่าการรวมทีมเกี่ยวอะไรกับการจัดการโครงการ ความสัมพันธ์ระหว่างทีมและผู้ถือหุ้นนั้นมีส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นอย่างมาก วิธีหนึ่งในการบ่มเพาะศีลธรรมและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นคือการทำกิจกรรม หรือแม้กระทั่งการแข่งขันที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ เพราะสุดท้ายแล้ว การแข่งขันที่ดีช่วยให้ทุกคนมีแรงใจ ตั้งแต่กิจกรรมเรียนโต้คลื่นเป็นกลุ่ม ไปจนถึงปาร์ตี้รับประทานอาหารที่สมาชิกทีมนำมาจากบ้าน มีกิจกรรมสนุกๆ มากมายที่คุณสามารถนำมาใช้ในการสร้างทีมได้

กิจกรรมการรวมทีมอาจใช้การแข่งขันเพื่อสร้างแรงใจ ที่จัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมดูแลเพื่อผ่อนคลายจากการทำงานหามรุ่งหามค่ำ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในปัจจุบัน อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นถึงความสามารถต่างๆ ของสมาชิกทีม และกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด

05. แผนจัดการการสื่อสาร

แผนจัดการการสื่อสารช่วยส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกโครงการ ลูกค้า และผู้ถือหุ้นอย่างสม่ำเสมอและสอดคล้อง ด้วยการสร้างขั้นตอนว่าใครต้องสื่อสารสิ่งใดให้ใครทราบ และต้องสื่อสารบ่อยเพียงใด แผนการสื่อสารจะช่วยให้ทุกคนในทีมรับรู้ข้อมูลทั่วกัน และช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์อีกด้วย

การแจ้งให้ผู้ถือหุ้นของคุณรับทราบข้อมูลต่างๆ นั้นมีข้อดีมากมาย เนื่องจากการทำงานอย่างเป็นไปตามความต้องการของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการ แผนการสื่อสารจะช่วยกำจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมการร่วมงานกันของสมาชิกในทีม