ฟีเจอร์หลักของเครื่องมือการจัดการโครงการคืออะไร
ฟีเจอร์หลักของเครื่องมือการจัดการโครงการบนเว็บ นอกเหนือจากการจัดการงานพื้นฐานแล้วจะมี:
01. การประมาณโครงการ
เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญไม่ได้มีแต่การติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เท่านั้น ต้องประเมินข้อจำกัดของโครงการตามประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันของคุณได้ด้วย ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการคาดการณ์งบประมาณ, EVM หรือเส้นฐาน
02. การจัดทำงบประมาณ
ดำเนินการตามต้นทุนที่วางแผนไว้ ติดตามค่าใช้จ่าย ติดตามต้นทุนจริงเพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและจ่ายเงินให้กับพนักงาน เปรียบเทียบต้นทุนที่วางแผนและต้นทุนจริง ประมาณการงบประมาณ และวิเคราะห์สภาพงบประมาณของคุณ
03. การจัดสรรทรัพยากร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมได้งานที่เหมาะสม ไม่ให้พนักงานทำงานหนักเกินไปหรือน้อยเกินไปโดยใช้แผนผังการใช้ทรัพยากร เครื่องมือการจัดการโครงการชั้นนำยังช่วยในการมอบหมายงานตามปริมาณและความพร้อมของพนักงานด้วย
04. การทำงานร่วมกัน
ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูลตรงกัน การทำงานร่วมกันที่ง่ายดายเป็นส่วนสำคัญของเครื่องมือการจัดการโครงการแบบออนไลน์ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือน เช่น แชท การประชุมผ่านเว็บ และฟอรัมเป็นฟีเจอร์ดีๆ ที่ควรมี
05. การจัดการคุณภาพ
ทำให้งานออกมาดีที่สุดโดยการการจัดการคุณภาพโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง การติดตามปัญหาและความสามารถในการแก้ไขจะช่วยในส่วนนี้ได้มาก การดำเนินการอัตโนมัติเพื่อยกระดับและจัดการกับข้อผิดพลาดเป็นโบนัสเสริม
06. การบริหารจัดการโครงการ
การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน ลูกค้า และโครงสร้างองค์กรของคุณสำหรับเครื่องมือเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่เทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมไปจนถึงการรวมกับบริษัทอื่น มีหลายวิธีที่เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยคุณได้ในการจัดการโครงการ
07. การจัดการความเสี่ยง
คนมากมายใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ในการรับมือกับความไม่แน่นอนในการประมาณระยะเวลาของแต่ละงาน จัดเวลาการทำงานให้อยู่ในกำหนดต่างๆ และสลับไปมาระหว่างโครงการได้ทันที โดยเป็นส่วนหนึ่งของจุดประสงค์โดยรวม
เครื่องมือการจัดการโครงการ 5 อันดับแรกสำหรับทีมโครงการ
01. แผนภูมิแกนต์
แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการอันดับต้นๆ แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพไทม์ไลน์โครงการและความเชื่อมโยงระหว่างรายการงานต่างๆ ของคุณ
แผนภูมิแกนต์มีประโยชน์มากในการติดตามกำหนดเวลาของโครงการ ตรวจสอบการเบี่ยงเบนจากแผนโครงการ และระบุความล่าช้า ธุรกิจสามารถติดตามกำหนดเวลาและงบประมาณที่วางแผนไว้ได้ด้วยความช่วยเหลือจากแผนภูมิแกนต์ และถ้าสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แผนภูมิแกนต์จะช่วยระบุงานสำคัญที่จะทำให้โครงการของคุณเสร็จทันเวลา
ในการจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน ซึ่งให้ภาพรวมทั้งหมดของโครงสร้างแยกย่อยงาน และช่วยในการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเวลา เงิน หรือบุคลากร โดยจะเชื่อมโยงรายการงานต่างๆ, ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน และลดการเปลี่ยนแปลงของขอบเขต
แผนภูมิแกนต์ใน Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำให้การวางแผนและการจัดกำหนดการของคุณง่ายขึ้น อินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่ายเพื่อปรับไทม์ไลน์ของคุณ ความเชื่องโยงของงาน 4 ชนิด, เส้นทางวิกฤต, เส้นฐาน, มาตราส่วนของแผนภูมิ และความสามารถในการจัดการงานภายในแผนภูมิทำให้เป็นเครื่องมือที่จำเป็นต้องมีอย่างยิ่ง และที่ดีที่สุดก็คือ เครื่องเหล่านี้สามารถใช้ได้แม้อยู่ในแผนฟรี ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์ในแผนราคาต่างๆ ของเราได้ที่นี่
02. โครงสร้างแยกย่อยงาน
โครงสร้างแยกย่อยงานเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการวางแผนโครงการ โดยเป็นการแยกย่อยตามลำดับชั้นของเป้าหมายโครงการของคุณให้กลายเป็นรายการงานที่สามารถดำเนินการได้
โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) จะดำเนินการตามลำดับความสำคัญ ที่ปลายทางของเป้าหมายนั้นแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ซึ่งยังสามารถแยกออกเป็นงานหรืองานย่อยได้อีก ซึ่งจะช่วยในการวางแผนโครงการของคุณในทุกแง่มุมโดยไม่ทิ้งอะไรไว้ให้เป็นไปตามโอกาส การแยกย่อยจะช่วยให้เห็นเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น และช่วยกำหนดข้อจำกัดที่วางแผนไว้สำหรับโครงการได้อย่างชัดเจน
WBS ไม่เพียงแต่ช่วยในการวางแผน แต่ยังช่วยในขั้นตอนการดำเนินการของโครงการด้วย งานจะดำเนินการเป็นส่วนๆ และให้ความสำเร็จโดยรวม การจัดการส่วนต่างๆ เหล่านี้ง่ายขึ้นทั้งในแง่ของการติดตามงานและในกรณีที่มีความล้มเหลว
สร้าง WBS ใน Zoho Projects โดยมีลำดับชั้นของหลักเป้าหมาย รายการงาน งาน และงานย่อย โครงการของคุณจะตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ฟีเจอร์การจัดการงานของเรา ซึ่งมาพร้อมความสามารถในการกำหนดการตั้งค่า มุมมองที่หลากหลาย เทมเพลต การแจ้งเตือน และการเกิดซ้ำ
03. เส้นฐานของโครงการ
เส้นฐานของโครงการเป็นวิธีแสดงภาพที่แสดงค่าโครงการของคุณโดยการเปรียบเทียบเส้นฐานซึ่งเป็นมาตรฐานที่คุณกำหนดไว้สำหรับโครงการของคุณกับสิ่งที่คุณทำได้จริง
เส้นฐานของโครงการเป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ประกอบไปด้วยเส้นฐานของขอบเขต เส้นฐานของงบประมาณ และเส้นฐานของกำหนดเวลา เส้นฐานนี้จะช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตได้โดยการควบคุมงานที่ไม่ได้วางแผนไว้
งานที่ไม่ได้วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณ เวลา และขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นผลกระทบที่สืบต่อเนื่องกัน ก่อนอื่น มีความเสี่ยงว่าโครงการจะออกนอกขอบเขตที่กำหนดไว้เนื่องจากการเพิ่มงานเหล่านี้ แม้ไม่เป็นเช่นนั้น เวลาและงบประมาณของโครงการก็จะเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ต้องการเช่นนั้น คุณภาพของโครงการของคุณอาจไม่เป็นที่พึงพอใจ
วัดประสิทธิภาพของคุณโดยการเปรียบเทียบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์กับเส้นฐานที่ตั้งไว้ในแผนภูมิแกนต์ของ Zoho Projects เส้นฐานใน Zoho Projects ที่ตั้งค่าและวิเคราะห์ได้ง่าย จะทำงานร่วมกับการความล่าช้าเพื่อติดตามการสูญเสียเวลา
04. กิจกรรมการสร้างทีม
กิจกรรมการสร้างทีมเป็นวิธีที่จะเพิ่มขวัญกำลังใจและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมโดยการดำเนินกิจกรรมหรือการแข่งขันที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ ตั้งแต่การเรียนโต้คลื่นเป็นกลุ่มไปจนถึงปาร์ตี้กินเลี้ยง มีกิจกรรมสนุกๆ มากมายที่คุณเอามาใช้เสริมสร้างทีมเวิร์กได้
การเชื่อมโยงระหว่างเครื่องมือการสร้างทีมและเครื่องมือ PM อาจไม่ชัดเจน แต่ความสัมพันธ์ระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นมีส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นอย่างมาก และนี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการกระชับความสัมพันธ์เหล่านี้
กิจกรรมการรวมทีมอาจใช้การแข่งขันเพื่อสร้างแรงใจ ที่จัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมดูแลเพื่อผ่อนคลายจากการทำงานหามรุ่งหามค่ำ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในปัจจุบัน อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นถึงความสามารถต่างๆ ของสมาชิกทีม และกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด
05. แผนจัดการการสื่อสาร
แผนการสื่อสารของโครงการเป็นเครื่องมือที่ทำให้มั่นใจว่ามีการไหลเวียนของข้อมูลที่เป็นปกติและเกี่ยวข้องกันระหว่างสมาชิกโครงการ ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ แผนนี้ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับผู้สื่อสาร สิ่งที่สื่อสาร บุคคล และความถี่ในการสื่อสาร
เครื่องมือจัดการโครงการช่วยให้ทุกคนรับรู้ข้อมูลทั่วกัน และช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์อีกด้วย การแจ้งให้ผู้ถือหุ้นของคุณรับทราบข้อมูลต่างๆ นั้นมีข้อดีมากมาย เนื่องจากการทำงานอย่างเป็นไปตามความต้องการของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการ แผนการสื่อสารจะช่วยกำจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมการร่วมงานกันของสมาชิกในทีม
ปรับปรุงแผนการสื่อสารของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ครอบคลุมของ Zoho Projects Zoho Projects มีช่องทางการสื่อสารที่ครอบคลุมทั้งหมด ตั้งแต่โมดูลอภิปรายที่มีแชท การโทรเสมือน และความสามารถในการประชุมในตัวไปจนถึงฟีดโซเชียลทีเดียเพื่อใช้พูดคุยถึงแนวคิด คำติชม และสื่อ