ฟีเจอร์หลักของเครื่องมือการจัดการโครงการคืออะไร

ฟีเจอร์หลักของเครื่องมือการจัดการโครงการบนเว็บ นอกเหนือจากการจัดการงานพื้นฐานแล้วจะมี:

01. การประมาณโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญไม่ได้มีแต่การติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เท่านั้น ต้องประเมินข้อจำกัดของโครงการตามประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันของคุณได้ด้วย ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการคาดการณ์งบประมาณ, EVM หรือเส้นฐาน

02. การจัดทำงบประมาณ

ดำเนินการตามต้นทุนที่วางแผนไว้ ติดตามค่าใช้จ่าย ติดตามต้นทุนจริงเพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและจ่ายเงินให้กับพนักงาน เปรียบเทียบต้นทุนที่วางแผนและต้นทุนจริง ประมาณการงบประมาณ และวิเคราะห์สภาพงบประมาณของคุณ

03. การจัดสรรทรัพยากร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมได้งานที่เหมาะสม ไม่ให้พนักงานทำงานหนักเกินไปหรือน้อยเกินไปโดยใช้แผนผังการใช้ทรัพยากร เครื่องมือการจัดการโครงการชั้นนำยังช่วยในการมอบหมายงานตามปริมาณและความพร้อมของพนักงานด้วย

04. การทำงานร่วมกัน

ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูลตรงกัน การทำงานร่วมกันที่ง่ายดายเป็นส่วนสำคัญของเครื่องมือการจัดการโครงการแบบออนไลน์ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือน เช่น แชท การประชุมผ่านเว็บ และฟอรัมเป็นฟีเจอร์ดีๆ ที่ควรมี

05. การจัดการคุณภาพ

ทำให้งานออกมาดีที่สุดโดยการการจัดการคุณภาพโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง การติดตามปัญหาและความสามารถในการแก้ไขจะช่วยในส่วนนี้ได้มาก การดำเนินการอัตโนมัติเพื่อยกระดับและจัดการกับข้อผิดพลาดเป็นโบนัสเสริม

06. การบริหารจัดการโครงการ

การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน ลูกค้า และโครงสร้างองค์กรของคุณสำหรับเครื่องมือเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่เทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมไปจนถึงการรวมกับบริษัทอื่น มีหลายวิธีที่เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยคุณได้ในการจัดการโครงการ

07. การจัดการความเสี่ยง

คนมากมายใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ในการรับมือกับความไม่แน่นอนในการประมาณระยะเวลาของแต่ละงาน จัดเวลาการทำงานให้อยู่ในกำหนดต่างๆ และสลับไปมาระหว่างโครงการได้ทันที โดยเป็นส่วนหนึ่งของจุดประสงค์โดยรวม

เครื่องมือการจัดการโครงการ 5 อันดับแรกสำหรับทีมโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการคืออะไร

01. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการอันดับต้นๆ แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพไทม์ไลน์โครงการและความเชื่อมโยงระหว่างรายการงานต่างๆ ของคุณ

แผนภูมิแกนต์มีประโยชน์มากในการติดตามกำหนดเวลาของโครงการ ตรวจสอบการเบี่ยงเบนจากแผนโครงการ และระบุความล่าช้า ธุรกิจสามารถติดตามกำหนดเวลาและงบประมาณที่วางแผนไว้ได้ด้วยความช่วยเหลือจากแผนภูมิแกนต์ และถ้าสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แผนภูมิแกนต์จะช่วยระบุงานสำคัญที่จะทำให้โครงการของคุณเสร็จทันเวลา

ในการจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน ซึ่งให้ภาพรวมทั้งหมดของโครงสร้างแยกย่อยงาน และช่วยในการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเวลา เงิน หรือบุคลากร โดยจะเชื่อมโยงรายการงานต่างๆ, ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน และลดการเปลี่ยนแปลงของขอบเขต

แผนภูมิแกนต์ใน Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำให้การวางแผนและการจัดกำหนดการของคุณง่ายขึ้น อินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่ายเพื่อปรับไทม์ไลน์ของคุณ ความเชื่องโยงของงาน 4 ชนิด, เส้นทางวิกฤต, เส้นฐาน, มาตราส่วนของแผนภูมิ และความสามารถในการจัดการงานภายในแผนภูมิทำให้เป็นเครื่องมือที่จำเป็นต้องมีอย่างยิ่ง และที่ดีที่สุดก็คือ เครื่องเหล่านี้สามารถใช้ได้แม้อยู่ในแผนฟรี ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์ในแผนราคาต่างๆ ของเราได้ที่นี่

เครื่องมือจัดกำหนดการในการจัดการโครงการ

02. โครงสร้างแยกย่อยงาน

โครงสร้างแยกย่อยงานเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการวางแผนโครงการ โดยเป็นการแยกย่อยตามลำดับชั้นของเป้าหมายโครงการของคุณให้กลายเป็นรายการงานที่สามารถดำเนินการได้

โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) จะดำเนินการตามลำดับความสำคัญ ที่ปลายทางของเป้าหมายนั้นแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ซึ่งยังสามารถแยกออกเป็นงานหรืองานย่อยได้อีก ซึ่งจะช่วยในการวางแผนโครงการของคุณในทุกแง่มุมโดยไม่ทิ้งอะไรไว้ให้เป็นไปตามโอกาส การแยกย่อยจะช่วยให้เห็นเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น และช่วยกำหนดข้อจำกัดที่วางแผนไว้สำหรับโครงการได้อย่างชัดเจน

WBS ไม่เพียงแต่ช่วยในการวางแผน แต่ยังช่วยในขั้นตอนการดำเนินการของโครงการด้วย งานจะดำเนินการเป็นส่วนๆ และให้ความสำเร็จโดยรวม การจัดการส่วนต่างๆ เหล่านี้ง่ายขึ้นทั้งในแง่ของการติดตามงานและในกรณีที่มีความล้มเหลว

สร้าง WBS ใน Zoho Projects โดยมีลำดับชั้นของหลักเป้าหมาย รายการงาน งาน และงานย่อย โครงการของคุณจะตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ฟีเจอร์การจัดการงานของเรา ซึ่งมาพร้อมความสามารถในการกำหนดการตั้งค่า มุมมองที่หลากหลาย เทมเพลต การแจ้งเตือน และการเกิดซ้ำ

เครื่องมือวางแผนจัดการโครงการ

03. เส้นฐานของโครงการ

เส้นฐานของโครงการเป็นวิธีแสดงภาพที่แสดงค่าโครงการของคุณโดยการเปรียบเทียบเส้นฐานซึ่งเป็นมาตรฐานที่คุณกำหนดไว้สำหรับโครงการของคุณกับสิ่งที่คุณทำได้จริง

เส้นฐานของโครงการเป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ประกอบไปด้วยเส้นฐานของขอบเขต เส้นฐานของงบประมาณ และเส้นฐานของกำหนดเวลา เส้นฐานนี้จะช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตได้โดยการควบคุมงานที่ไม่ได้วางแผนไว้

งานที่ไม่ได้วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณ เวลา และขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นผลกระทบที่สืบต่อเนื่องกัน ก่อนอื่น มีความเสี่ยงว่าโครงการจะออกนอกขอบเขตที่กำหนดไว้เนื่องจากการเพิ่มงานเหล่านี้ แม้ไม่เป็นเช่นนั้น เวลาและงบประมาณของโครงการก็จะเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ต้องการเช่นนั้น คุณภาพของโครงการของคุณอาจไม่เป็นที่พึงพอใจ

วัดประสิทธิภาพของคุณโดยการเปรียบเทียบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์กับเส้นฐานที่ตั้งไว้ในแผนภูมิแกนต์ของ Zoho Projects เส้นฐานใน Zoho Projects ที่ตั้งค่าและวิเคราะห์ได้ง่าย จะทำงานร่วมกับการความล่าช้าเพื่อติดตามการสูญเสียเวลา

ตัวอย่างเครื่องมือการจัดการโครงการ

04. กิจกรรมการสร้างทีม

กิจกรรมการสร้างทีมเป็นวิธีที่จะเพิ่มขวัญกำลังใจและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมโดยการดำเนินกิจกรรมหรือการแข่งขันที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ ตั้งแต่การเรียนโต้คลื่นเป็นกลุ่มไปจนถึงปาร์ตี้กินเลี้ยง มีกิจกรรมสนุกๆ มากมายที่คุณเอามาใช้เสริมสร้างทีมเวิร์กได้

การเชื่อมโยงระหว่างเครื่องมือการสร้างทีมและเครื่องมือ PM อาจไม่ชัดเจน แต่ความสัมพันธ์ระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นมีส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นอย่างมาก และนี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการกระชับความสัมพันธ์เหล่านี้

กิจกรรมการรวมทีมอาจใช้การแข่งขันเพื่อสร้างแรงใจ ที่จัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมดูแลเพื่อผ่อนคลายจากการทำงานหามรุ่งหามค่ำ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในปัจจุบัน อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นถึงความสามารถต่างๆ ของสมาชิกทีม และกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด

เครื่องมือและเทคนิคจัดการโครงการ

05. แผนจัดการการสื่อสาร

แผนการสื่อสารของโครงการเป็นเครื่องมือที่ทำให้มั่นใจว่ามีการไหลเวียนของข้อมูลที่เป็นปกติและเกี่ยวข้องกันระหว่างสมาชิกโครงการ ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ แผนนี้ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับผู้สื่อสาร สิ่งที่สื่อสาร บุคคล และความถี่ในการสื่อสาร

เครื่องมือจัดการโครงการช่วยให้ทุกคนรับรู้ข้อมูลทั่วกัน และช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์อีกด้วย การแจ้งให้ผู้ถือหุ้นของคุณรับทราบข้อมูลต่างๆ นั้นมีข้อดีมากมาย เนื่องจากการทำงานอย่างเป็นไปตามความต้องการของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการ แผนการสื่อสารจะช่วยกำจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมการร่วมงานกันของสมาชิกในทีม

ปรับปรุงแผนการสื่อสารของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ครอบคลุมของ Zoho Projects Zoho Projects มีช่องทางการสื่อสารที่ครอบคลุมทั้งหมด ตั้งแต่โมดูลอภิปรายที่มีแชท การโทรเสมือน และความสามารถในการประชุมในตัวไปจนถึงฟีดโซเชียลทีเดียเพื่อใช้พูดคุยถึงแนวคิด คำติชม และสื่อ

เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงการ

ครอบคลุมทุกด้านด้วยแพลตฟอร์มอเนกประสงค์ ดูภาพรวมสั้นๆ ของ Zoho Projects เครื่องมือจัดการโครงการที่สมบูรณ์แบบ

ดูภาพรวมสั้นๆ ของ Zoho Projects

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือจัดการโครงการสำหรับการจัดการโครงการ

  • สิ่งสำคัญคือเวลาที่เหมาะสม ห้ามพลาดเด็ดขาด!
  • แผนภูมิแกนต์ช่วยชี้ให้เห็นถึงความล่าช้าที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ความเชื่อมโยงของงานและผลกระทบที่เกิดกับเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นสามารถบันทึกและจัดการได้ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์

  • รับมือขอบเขตที่เบี่ยงเบนไป
  • WBS ช่วยให้การกำหนดขอบเขต และจำเป็นเป็นอย่างมากในการวางแผนงาน สิ่งนี้จะช่วยร่างงบประมาณ กำหนดเวลา และเวลาการทำงานโดยคร่าว และยังช่วยระบุความเสี่ยงด้วย

  • รัดกุมงบประมาณ
  • แผนตั้งต้นด้านงบประมาณนั้นเป็นสิ่งที่ใช้เปรียบเทียบระหว่างงบประมาณการตั้งต้น และงบประมาณจริงที่ใช้ในโครงการ สิ่งนี้เกี่ยวเนื่องกับแผนตั้งต้นด้านกำหนดเวลาและขอบเขตงานเป็นอย่างมาก เนื่องจากปัจจัยเหล่านี้เชื่อมโยงกัน และสามารถทำให้ต้นทุนของโครงการเบี่ยงเบนจากแผนได้ง่าย

  • การทำงานร่วมกันคือสิ่งสำคัญในการปลดล็อกประตู
  • การร่วมมือกันในเรื่องที่นอกเหนือจากงานนั้นช่วยเสริมสร้างการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพ เครื่องมือจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับทีมสนับสนุนให้คนถามคำถามถามคำถามเกี่ยวกับแนวคิดที่อาจไม่ได้ผลและประสบความสำเร็จในการทำงาน โดยไม่ทำงานเกินหน้าที่

  • ปิดช่องโหว่ที่ทำให้คุณไม่รู้ความเห็นของผู้อื่น
  • การช่วยให้การสื่อสารข้ามสายงานนี้เป็นไปอย่างลื่นไหลด้วยแผนการสื่อสารที่เหมาะสม จะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกรายเข้าใจวิธีรับทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือ PM ทำให้มั่นใจได้ว่าการตัดสินใจสำคัญต่างๆ ไม่ล่าช้า และกิจกรรมโครงการทั้งหมดดำเนินไปอย่างลื่นไหล