เครื่องมือจัดการโครงการคืออะไร

ในระดับพื้นฐานที่สุด เครื่องมือจัดการโครงการจะช่วยในการจัดการโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด และช่วยให้พนักงานในระดับต่างๆ สามารถเข้าใจและปฏิบัติงานของตนให้เสร็จสิ้นได้อย่างตรงเวลา นอกเหนือจากนั้น เครื่องมือนี้มีจุดประสงค์ในการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้น (GTD) อย่างรวดเร็วขึ้นเพื่อให้คุณใช้เวลาทำงานไปกับการสร้างคุณค่าให้กับสมดุลของชีวิตและการทำงานได้มากกว่าเดิม

เครื่องมือจัดการโครงการบนเว็บไซต์นั้นมีให้บริการมาเป็นเวลานานแล้ว เนื่องด้วยเหตุนี้ เครื่องมือดังกล่าวจึงมีความสามารถมากกว่าเพียงจัดการโครงการ เครื่องมือเหล่านี้ยังมีความสามารถในการประเมินโครงการ ควบคุมต้นทุน กำหนดงบประมาณ จัดการทรัพยากร ประสานงาน สื่อสาร ควบคุมคุณภาพ และบริหารจัดการอีกด้วย เป้าหมายคือการดูแลแง่มุมและความซับซ้อนทั้งหมดของโครงการขนาดใหญ่ และควบคุมไม่ให้ค่าใช้จ่ายเกินเลย

ยิ่งไปกว่านั้น คนมากมายยังใช้ซอฟต์แวร์จัดการโครงการออนไลน์ในการรับมือกับความไม่แน่ใจในการประมาณระยะเวลาของแต่ละงาน จัดเวลาการทำงานให้อยู่ในเส้นตายต่างๆ และสลับไปมาระหว่างโครงการต่างๆ อย่างต่อเนื่อง ในฐานะส่วนหนึ่งของวัตถุประสงค์องค์รวม

5 เครื่องมือจัดการโครงการที่คุณต้องรู้จัก

เครื่องมือจัดการโครงการชั้นนำที่คุณต้องรู้จัก

01. แผนภูมิแกนต์

เครื่องมือยอดนิยมระดับโลกที่มีส่วนช่วยในการสร้างเขื่อนฮูเวอร์ แผนภูมิแกนต์คือวิธีการนำเสนองานตามหน่วยเวลาด้วยการใช้ภาพอธิบาย แผนภูมิแกนต์คือเครื่องมือสำคัญในการวางแผนและช่วยในการกำหนดเวลาให้กับโครงการของคุณพร้อมไปกับคำนวณข้อผูกพันกับปัจจัยต่างๆ ในการทำงาน

เมื่อครั้งแรกที่ใช้แผนภูมิแกนต์ในการนำเสนอ แผนภูมิถูกวาดลงบนกระดาษ วาดซ้ำ และวาดใหม่หลายครั้งเพื่อแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของกำหนดเวลา จากนั้นเหล่าผู้จัดการโครงการจึงหันมาใช้ชิ้นกระดาษที่ตัดไว้แล้วหรือบล็อกในการนำเสนอแผนภูมิแกนต์ เพื่อให้ง่ายต่อการสับเปลี่ยนเมื่อต้องการ ในปัจจุบัน มีเครื่องมือมากมายที่สามารถใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ได้

02. โครงสร้างแยกย่อยงาน

ก่อนที่เราจะได้รู้จักว่าโครงสร้างแยกย่อยงานคืออะไร มาทำความเข้าใจขอบเขตกันก่อนดีกว่า ขอบเขตของโครงการทำให้เราทราบถึงงานและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการบรรลุโครงการให้สำเร็จ หากสิ่งนี้เปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนจุดสำคัญไป เราจะมีสิ่งที่เรียกว่า “ขอบเขตเบี่ยงเบน” ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเป้าหมายที่จะเขียนหนังสือ การค้นหาวิธีการโปรโมตหนังสือที่เขียนเสร็จแล้วนั้นเป็นสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตของโครงการที่คุณต้องการทำ 

โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) คือเครื่องมือแยกย่อยงานที่ใช้ในการแยกย่อยงานในโครงการออกเป็นส่วนที่บริหารจัดการได้ง่าย ซึ่งคล้ายกับแผนภูมิต้นไม้ที่แยกย่อยขอบเขตออกเป็นหน่วยย่อยๆ ซึ่งทำให้เกิดลำดับความสำคัญ ที่ปลายทางของเป้าหมายนั้นแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ซึ่งยังสามารถแยกออกเป็นงานหรืองานย่อยได้อีก มีกฎมากมายในการช่วยแบ่งแยกงานออกเป็นส่วน กฎหนึ่งที่น่าสนใจคือกฎ 8/80 ซึ่งหมายความว่างานที่อยู่ในระดับล่างสุดไม่ควรกินเวลาทำงานเกิน 80 ชั่วโมงและน้อยกว่า 8 ชั่วโมง

03. แผนตั้งต้นของโครงการ

วิธีการนำเสนอมูลค่าโครงการของคุณด้วยการแสดงภาพ แผนตั้งต้นนั้นคือมาตรฐานที่คุณกำหนดให้กับโครงการเพื่อการวัดประสิทธิภาพจริงของโครงการ แผนตั้งต้นของโครงการนั้นประกอบไปด้วย แผนตั้งต้นด้านขอบเขต แผนตั้งต้นด้านงบประมาณ และแผนตั้งต้นด้านกำหนดเวลา แผนตั้งต้นนี้จะช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์

งานที่ไม่ได้วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณ เวลา และขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นผลกระทบที่สืบต่อเนื่องกัน ก่อนอื่น มีความเสี่ยงว่าโครงการจะออกนอกขอบเขตที่กำหนดไว้เนื่องจากการเพิ่มงานเหล่านี้ แม้ไม่เป็นเช่นนั้น เวลาและงบประมาณของโครงการก็จะเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ต้องการเช่นนั้น คุณภาพของโครงการของคุณอาจไม่เป็นที่พึงพอใจ 

04. กิจกรรมการรวมทีม

คุณอาจสงสัยว่าการรวมทีมเกี่ยวอะไรกับการจัดการโครงการ ความสัมพันธ์ระหว่างทีมและผู้ถือหุ้นนั้นมีส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นอย่างมาก วิธีหนึ่งในการบ่มเพาะศีลธรรมและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นคือการทำกิจกรรม หรือแม้กระทั่งการแข่งขันที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ เพราะสุดท้ายแล้ว การแข่งขันที่ดีช่วยให้ทุกคนมีแรงใจ ตั้งแต่กิจกรรมเรียนโต้คลื่นเป็นกลุ่ม ไปจนถึงปาร์ตี้รับประทานอาหารที่สมาชิกทีมนำมาจากบ้าน มีกิจกรรมสนุกๆ มากมายที่คุณสามารถนำมาใช้ในการสร้างทีมได้

กิจกรรมการรวมทีมอาจใช้การแข่งขันเพื่อสร้างแรงใจ ที่จัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมดูแลเพื่อผ่อนคลายจากการทำงานหามรุ่งหามค่ำ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในปัจจุบัน อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นถึงความสามารถต่างๆ ของสมาชิกทีม และกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด

05. แผนจัดการการสื่อสาร

แผนจัดการการสื่อสารช่วยส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกโครงการ ลูกค้า และผู้ถือหุ้นอย่างสม่ำเสมอและสอดคล้อง ด้วยการสร้างขั้นตอนว่าใครต้องสื่อสารสิ่งใดให้ใครทราบ และต้องสื่อสารบ่อยเพียงใด แผนการสื่อสารจะช่วยให้ทุกคนในทีมรับรู้ข้อมูลทั่วกัน และช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์อีกด้วย

การแจ้งให้ผู้ถือหุ้นของคุณรับทราบข้อมูลต่างๆ นั้นมีข้อดีมากมาย เนื่องจากการทำงานอย่างเป็นไปตามความต้องการของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการ แผนการสื่อสารจะช่วยกำจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมการร่วมงานกันของสมาชิกในทีม

ประโยชน์สำคัญของเครื่องมือจัดการโครงการ

  • สิ่งสำคัญคือเวลาที่เหมาะสม ห้ามพลาดเด็ดขาด!
  • แผนภูมิแกนต์ช่วยชี้ให้เห็นถึงความล่าช้าที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังสามารถจัดการปัจจัยเกี่ยวเนื่องด้วยแผนภูมิแกนต์ได้อย่างง่ายดายด้วย ตัวอย่างเช่น คุณต้องเขียนหนังสือขึ้นก่อน ถึงจะสามารถส่งไปตรวจสอบความถูกต้องได้ งานทั้งสองเกิดขึ้นจากเป้าหมายที่ต้องการตีพิมพ์หนังสือ แต่ต้องทำงานหนึ่งให้สำเร็จก่อน จึงจะสามารถทำอีกงานได้ ปัจจัยเกี่ยวเนื่องของงานและผลกระทบเกิดกับเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นสามารถทราบและจัดการได้ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์.

  • รับมือขอบเขตที่เบี่ยงเบนไป
  • WBS ช่วยให้การกำหนดขอบเขต และจำเป็นเป็นอย่างมากในการวางแผนงาน สิ่งนี้จะช่วยร่างงบประมาณ กำหนดเวลา และเวลาการทำงานโดยคร่าว อีกทั้งยังช่วยให้ทราบถึงความเสี่ยงด้วย ตัวอย่างเช่น ส่วนงานที่ไม่สามารถกำหนดได้โดยชัดเจนนั้นอาจเป็นขอบเขตงานที่เบี่ยงเบน ซึ่งนับเป็นความเสี่ยง 

  • รัดกุมงบประมาณ
  • แผนตั้งต้นด้านงบประมาณนั้นเป็นสิ่งที่ใช้เปรียบเทียบระหว่างงบประมาณการตั้งต้น และงบประมาณจริงที่ใช้ในโครงการ สิ่งนี้เกี่ยวเนื่องกับแผนตั้งต้นด้านกำหนดเวลาและขอบเขตงานเป็นอย่างมาก เนื่องจากขอบเขตและเวลานั้นเป็นปัจจัยที่ทำให้งบประมาณเบี่ยงเบนจากแผนตั้งต้นได้ง่าย เมื่อมีแผนงบประมาณตั้งต้นสำหรับโครงการแล้ว คุณควรมีงบประมาณสำรองเพื่อรองรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นระหว่างดำเนินโครงการ

  • การทำงานร่วมกันคือสิ่งสำคัญในการปลดล็อกประตู
  • การร่วมมือกันในเรื่องที่นอกเหนือจากงานนั้นช่วยเสริมสร้างการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ส่งเสริมให้ผู้คนถามคำถาม ไม่ทำงานเกินหน้าที่ ตั้งคำถามเกี่ยวกับแนวคิดที่อาจจะไม่สัมฤทธิ์ผล ขอความช่วยเหลือ และคว้าความสำเร็จในการทำงานร่วมกัน

  • ปิดช่องโหว่ที่จะทำให้คุณไม่ได้ยินผู้อื่น
  • การสื่อสารระหว่างหน้าที่งานก็เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการโครงการเช่นกัน การช่วยให้การสื่อสารนี้เป็นไปอย่างลื่นไหลด้วยแผนการสื่อสารที่เหมาะสม จะช่วยให้ผู้ถือหุ้นทุกรายเข้าใจวิธีรับทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งทำให้การตัดสินใจสำคัญต่างๆ ไม่ล่าช้า และกิจกรรมดำเนินโครงการทั้งหมดเป็นไปได้อย่างลื่นไหล