Grupos da organização - Zoho Mail

Grupos da organização

Grupos da organização: 

Os grupos de e-mail da organização são grupos de e-mail para comunicação interna de funcionários da organização a um departamento específico ou a um grupo de funcionários cuja função é abordar os requisitos do pessoal dentro da mesma organização. 

Apenas os usuários dentro da organização podem enviar e-mail para essas contas de e-mail da organização. Isso é ideal para funções como administrador do sistema, folha de pagamento e manutenção, que precisam interagir apenas com os funcionários dentro da mesma organização. Existem opções para moderar/rejeitar e-mails que são gerados fora da organização.

Por exemplo: sysadmin@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com.
Os e-mails serão enviados pelos funcionários por seus endereços de e-mail oficiais (user@yourdomain.com e assim por diante)
Os membros do grupo serão administradores do sistema ou membros da equipe de folha de pagamento.

Os administradores podem optar por reter os e-mails de fora do domínio para moderação, no caso de algum funcionário enviar e-mails por contas de e-mail pessoal.  Portanto, com base nas políticas da empresa, você pode configurar os e-mails que retornam ou que ficam retidos para aprovação do moderador nesses casos. 

Etapas para criar grupos da organização:

  1. Faça login em www.zoho.com/mail como Administrador/Super Administrador
  2. Clique no ícone Configurações >> Painel de Controle >> Grupos
  3. Clique em "Adicionar Grupo"
  4. No nível de acesso, selecione "Organization" para criar o grupo da organização.
  5. Selecione "Enable Streams", se desejar permitir a colaboração entre os membros da equipe usando Fluxos. 
  6. Forneça o nome do grupo, o endereço de e-mail do grupo e selecione o domínio no menu suspenso. 
  7. Forneça uma descrição curta para o grupo.
  8. Você pode especificar um moderador, com base no requisito. 
  9. Se não for selecionado um moderador, o administrador cuidará de moderação dos e-mails do grupo, com base nas configurações. 

O administrador pode personalizar as opções de entrega de e-mails para e-mails que vêm de fora da organização. Por padrão, se você não especificar um moderador, os e-mails enviados para o grupo serão recusados e devolvidos aos remetentes. As opções disponíveis para moderar os e-mails de fora da organização, onde o moderador ou administrador analisará os e-mails e os aceitará ou rejeitará em Advanced Settings. 

A configuração pode ser definida para rejeitar e-mails de fora da organização; nesse caso, os e-mails de endereços de e-mail externos serão devolvidos aos remetentes. Você pode optar por devolver e-mails externos nas configurações avançadas dos grupos. 

Personalizar a entrega de e-mail para um grupo da organização para e-mails de contas externas:

Em geral, um grupo da organização aceita diretamente e-mails dos membros da organização. Quando um e-mail é de um endereço de e-mail de fora da organização, o administrador pode escolher por moderar ou devolver esses e-mails, com base na natureza dos requisitos do grupo e da organização.

Devolução e-mails de contas de e-mail externas:

As instruções abaixo ajudam você a devolver/rejeitar e-mails de contas de e-mail externas aos grupos da organização. Você pode usar essa opção se tiver certeza de que e-mails importantes não serão gerados de contas de e-mail externas (fora da organização) para essa conta de e-mail do grupo da organização.

  1. Selecione o grupo para o qual deseja alterar as configurações da página Groups
  2. Selecione a guia Advanced para modificar as configurações de entrega de e-mail.
  3. Selecione Bounce back emails para rejeitar os e-mails de contas de e-mail externas. 

Moderar e-mails de contas de e-mail externas:

Você pode configurar a moderação de e-mails enviados para grupos da organização por membros externos. O administrador pode optar por colocar os e-mails de contas externas na "Fila de moderação" para e-mails de contas externas enviados para grupos da organização. O administrador pode escolher moderadores para os grupos, os quais podem analisar esses e-mails para aceitar ou rejeitar os e-mails. 

  1. Selecione o grupo para o qual deseja alterar as configurações da página Groups
  2. Clique na guia Advanced para modificar as configurações de entrega de e-mail.
  3. Selecione Hold mails for moderator approval se outros enviarem e-mails para o grupo. 

Ao escolher a opção de e-mails para reter e-mails para aprovação do moderador, verifique se existem moderadores adicionados ao grupo. Caso não existam moderadores, os administradores ou superadministradores precisam exibir e apagar os e-mails na moderação. 

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