Wat zijn projectmanagementtools?

Op het meest fundamentele niveau helpt een projectmanagementtool u uw projecten te managen van begin tot einde. Daarnaast krijgen medewerkers op verschillende niveaus snel inzicht in hun taken en het werk op tijd afronden. Bovendien zijn onze tools erop gericht om dingen sneller af te handelen, zodat u uw tijd kunt besteden aan zaken die meer waarde toevoegen aan uw werk.

Webgebaseerde projectmanagementtools bestaan al een aantal jaren en doen onderhand veel meer dan alleen projecten managen. Ze zijn ook handig voor het uitvoeren van projectramingen, evenals kostenbeheersing, budgettering, toewijzing van middelen, samenwerking, communicatie, kwaliteitsbeheer en administratie. Het doel is om alle aspecten en complexiteiten van grotere projecten beheersbaar te houden en de kosten te drukken.

Online projectmanagementsoftware wordt ook gebruikt om met onzekere schattingen van de duur van elke taak om te gaan, taken zo in te richten dat de verschillende deadlines worden gehaald en om verschillende projecten tegelijkertijd te beheren als onderdeel van een algemene doelstelling.

5 tools voor projectmanagement die u moet kennen

De belangrijkste projectmanagementtools die u moet kennen

01. Gantt-grafieken

De Gantt grafiek is de wereldberoemde tool die heeft geholpen bij de bouw van de Hoover Dam. Het is een visuele manier om het werk als een eenheid van tijd weer te geven. De Gantt-grafiek is een belangrijk hulpmiddel bij het plannen van uw project, rekening houdend met het verband tussen de verschillende taken.

Toen Gantt-grafieken voor het eerst werden geïntroduceerd, werden ze op papier getekend en vervolgens steeds weer opnieuw getekend als er wijzigingen in het schema kwamen. Projectmanagers gebruikten vervolgens stukjes papier of blokjes voor de Gantt-grafieken, zodat ze gemakkelijk konden worden verplaatst wanneer dat nodig was. Nu zijn er verscheidene hulpmiddelen voor Gantt grafieken online.

02. Project opsplitsen

Voordat we verder ingaan op het opsplitsen van een project, moeten we eerst begrijpen wat de omvang van een project is, vaak 'scope' genoemd. De zogenaamde scope van een project omvat het werk en de middelen die nodig zijn om het doel van dat project te bereiken. Als dit ontspoort of de focus verschuift, spreken we van een "scope creep". Als het schrijven van een boek bijvoorbeeld uw doel is, valt het onderzoek naar promotie-activiteiten voor het voltooide boek buiten de scope van dat specifieke project. 

Work Breakdown Structure (WBS) is een werkstructuurtool voor het opsplitsen van uw project in beheersbare onderdelen. Het is een soort boomstructuur die de scope in verschillende eenheden opsplitst. Het volgt een hiërarchie waarbij het einddoel wordt opgedeeld in fasen die op hun beurt weer kunnen worden opgedeeld in taken of subtaken. Er zijn verschillende regels die helpen bij het opsplitsen van een project in delen. Een mooie regel is de 8/80-regel, wat betekent dat een taak op het laagste niveau niet meer dan 80 uur of minder dan 8 uur werk mag vergen.

03. project-basislijn

De basislijn is een grafische manier om uw projectwaarden weer te geven. Dit is de standaard die u voor uw project instelt om uw werkelijke prestaties mee te vergelijken. De basislijn van het project omvat de basislijn van de scope, de kostenbasislijn en de basislijn van de planning. Uw basislijn helpt u bij het volgen van uw real-time voortgang.

Ongepland werk is een belangrijke factor die van invloed kan zijn op de kosten, tijd en scope van het project. Dit leidt tot een domino-effect. Ten eerste bestaat het risico dat het project buiten de scope treedt door dit extra werk. Zelfs als dat niet het geval is, zullen de tijdsduur en de kosten van het project zijn gestegen. Als u deze beperkingen niet in gevaar wilt brengen, zal de kwaliteit van het project achteruit gaan. 

04. Teambuildingactiviteiten

U vraagt zich misschien af hoe teambuilding te maken heeft met projectmanagement. Relaties tussen het team, maar ook met de stakeholders, zijn voor een project net zo belangrijk als de planning of uitvoering. Een manier om de moed erin te houden en de productiviteit te verhogen is door middel van activiteiten of zelfs een gezonde competitie. Een vriendschappelijk wedstrijdje geeft iedereen immers energie. Van groepssurflessen tot een teametentje, er is een breed scala aan leuke activiteiten die u kunt gebruiken om aan teambuilding te werken.

Teambuildingactiviteiten kunnen bestaan uit stimulerende wedstrijdjes die op een gecontroleerde manier worden gehouden om de moordende concurrentiedrang, die vaak deel uitmaakt van de alledaagse werkcultuur, te verstoren. Het kan ook de creativiteit stimuleren, de verschillende talenten van uw teamleden in de schijnwerpers zetten en mensen motiveren om samen te werken om de beste oplossingen te vinden.

05. Communicatiemanagementplan

Een projectcommunicatieplan zorgt voor een regelmatige, relevante informatiestroom tussen projectleden, klanten en andere belanghebbenden door uit te stippelen wie welke informatie doorgeeft aan wie, en hoe vaak. Uw communicatieplan zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven en dat draagt bij aan goede relaties.

Het is duidelijk een voordeel om uw stakeholders op de hoogte te houden, aangezien voldoen aan hun behoeften een integraal onderdeel is van het succes van een project. Een communicatieplan bestrijdt eventuele risico's en verbetert de samenwerking tussen de leden van uw team.

De belangrijkste voordelen van projectmanagementtools

  • Het draait allemaal om tijd
  • Gantt-grafieksoftware helpt bij het verwerken van vertragingen die zich in real-time voordoen. Afhankelijkheidsverbandenfvaand kunnen eenvoudig worden beheerd met Gantt-grafieken. Een boek moet bijvoorbeeld eerst worden geschreven voordat het ter beoordeling kan worden verzonden. Beide taken vallen onder de doelstelling: publicatie van het boek, maar één taak moet eerst worden uitgevoerd voordat de volgende kan worden uitgevoerd. Afhankelijkheidsverbanden tussen taken en het effect daarvan op de benodigde tijd om een taak te voltooien, kunnen worden vastgelegd en beheerd met Gantt-grafieksoftware.

  • Houd de scope in uw greep
  • WBS (opsplitsen) helpt bij de ideevorming en is belangrijk voor de planning. Het geeft een overzicht van de kosten, het tijdschema en de werkuren. en helpt bij het bepalen van risico's. Zo kan een onderdeel dat niet duidelijk kan worden gedefinieerd, buiten de scope vallen, wat een risico is. 

  • Houd uw kosten overzichtelijk
  • De kostenbasislijn is de vergelijking tussen uw eerste schatting en uw daadwerkelijke projectuitgaven. Dit houdt nauw verband met uw planning- en scopebasislijn omdat scope en tijd factoren zijn die er gemakkelijk toe kunnen leiden dat de kosten van een project afwijken van de basislijn. Bij het opstellen van een eerste budgetplan voor uw project moet u een zekere reserve aanhouden voor eventuele risico's die zich tijdens het project kunnen voordoen.

  • Samenwerking is de sleutel tot het openen van gesloten deuren
  • Werk samen aan zaken buiten het werk om effectieve teamcommunicatie te bevorderen. Dit moedigt mensen aan om vragen te stellen, niet buiten hun capaciteiten te treden, vraagtekens te zetten bij ideeën die misschien niet werken, om hulp te vragen, en om succes te boeken in het samenwerken als geheel.

  • Dicht de kloof die u ervan weerhoudt om te luisteren
  • Cross-functionele communicatie is ook een belangrijk aspect van projectmanagement. Het stroomlijnen van deze communicatie met een goed plan zorgt ervoor dat alle belanghebbenden weten hoe ze aan relevante informatie kunnen komen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen niet worden vertraagd en dat alle projectactiviteiten soepel verlopen.