Wat zijn de belangrijkste kenmerken van projectmanagementtools?

De belangrijkste kenmerken van webgebaseerde projectmanagementtools, afgezien van het basistaakbeheer, zijn:

01. Projectraming

Om ervoor te zorgen dat het project succesvol is, is het belangrijk om niet alleen de realtime voortgang te volgen, maar ook de projectbeperkingen te schatten op basis van de huidige prestaties. Dit kan in de vorm van begrotingsprognoses, EVM of basislijnen.

02. Budgettering

De kosten beheren om binnen het geplande budget te blijven. Houd uitgaven bij, volg de werkelijke kosten om klanten te factureren en werknemers te betalen, vergelijk geplande en werkelijke kosten, stel een budgetprognose op en analyseer de status van het budget.

03. Toewijzing van resources

Ervoor zorgen dat de juiste mensen aan de juiste taken werken. Voorkom dat uw medewerkers worden overbelast of onderbenut met behulp van de grafiek voor resourcegebruik. De beste projectmanagementtools helpen ook bij het toewijzen van werk op basis van de werklast en beschikbaarheid van de medewerkers.

04. Samenwerking

Alle belanghebbenden bij het project aan boord houden. Moeiteloze samenwerking is een essentieel aspect van een online projectmanagementtool. Virtuele samenwerkingstools zoals chatten, webvergaderingen en forums zijn geweldige functies.

05. Kwaliteitsbeheer

Zet altijd uw beste werk neer door de kwaliteit van uw project constant te beheren. Mogelijkheden voor probleemtracking en -oplossing helpen hierbij aanzienlijk. Automatisering om bugs te escaleren en te behandelen is een geweldige extra.

06. Projectadministratie

Onboarding van personeel, klanten en organisatiestructuur bij een tool is belangrijk. Er zijn verschillende manieren waarop projectmanagementtools u kunnen helpen bij projectadministratie, variërend van branchespecifieke sjablonen tot diverse integraties van derden.

07. Risicobeheer

Online projectmanagementsoftware wordt ook gebruikt om met onzekere schattingen van de duur van elke taak om te gaan, taken zo in te richten dat de verschillende deadlines worden gehaald en om verschillende projecten tegelijkertijd te beheren als onderdeel van een algemene doelstelling.

De top 5 projectmanagementtools voor projectteams

wat zijn projectmanagementtools

01. Gantt-grafieken

Een Gantt-grafiek is een van de beste projectmanagementtools. Een Gantt-grafiek is een visualisatie van uw projecttijdlijn en de afhankelijkheden tussen uw verschillende werkitems.

Gantt-grafieken zijn nuttig voor het bijhouden van het projectschema, het controleren op afwijkingen van het projectplan en het identificeren van vertragingen. Bedrijven kunnen hun opgestelde planning en budget bijhouden met behulp van Gantt-grafieken. En als de zaken niet gaan zoals gepland, helpen Gantt-grafieken bij het identificeren van de cruciale taken die ervoor zorgen dat uw project op tijd wordt voltooid.

In projectbeheer zijn Gantt-grafieken een belangrijk hulpmiddel voor de planning. Ze geven een compleet beeld van de structuur voor opsplitsing van projecten en helpen bij het efficiënt toewijzen van resources, of het nu tijd, geld of menselijke resources betreft. Het brengt de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende werkitems in kaart, helpt bij het prioriteren van de kritieke taken en beperkt de omvang van het project.

Gantt-grafieken in Zoho Projects zijn een intuïtieve, gebruiksvriendelijke tool die het plannen vereenvoudigt. Dankzij de eenvoudige drag-and-drop-interface om uw tijdlijn aan te passen, vier soorten afhankelijkheden, kritieke paden, baseline, schalen van grafieken en taakbeheer binnen de grafiek is dit een onmisbare tool. En het mooiste van alles? Het is zelfs beschikbaar in onze gratis abonnementen. Bekijk hier meer informatie over de functies voor Gantt-grafieken in onze verschillende prijsplannen.

projectmanagementtools voor planning

02. Structuur voor opsplitsen projecten

De structuur voor het opsplitsen van projecten is de eerste en belangrijkste tool in de projectplanning. Het is een hiërarchische opsplitsing van uw projectdoel in bruikbare werkitems.

WBS volgt een hiërarchie waarbij het einddoel wordt opgedeeld in fasen die op hun beurt weer kunnen worden opgedeeld in taken of subtaken. Dit helpt bij het plannen van elk aspect van uw project zonder iets aan het toeval over te laten. De analyse geeft duidelijkheid over de tijd en resources die nodig zouden zijn en helpt dus bij het vaststellen van de geplande beperkingen voor een project.

WBS helpt niet alleen tijdens de planning, maar ook tijdens de uitvoeringsfase van uw project. Het werk wordt uitgevoerd in delen die samen een geheel vormen. Het beheer van deze delen is niet alleen eenvoudiger als het gaat om het volgen van het werk, maar ook in geval van tegenslagen.

Maak een WBS in Zoho Projects met zijn hiërarchie van mijlpalen, takenlijsten, taken en subtaken. Met maatwerk instellingen, meerdere weergaven, sjablonen, herinneringen en herhalingen configureert u uw project in een mum van tijd met behulp van onze functies voor taakbeheer.

projectmanagementtools voor planning

03. Projectbasislijn

Een projectbasislijn is een grafische manier om uw projectwaarden weer te geven door de basislijn die u als standaard hebt ingesteld voor uw project te vergelijken met de werkelijke prestaties.

De projectbasislijn is een projectmanagementtool die de basislijn van de scope, de kostenbasislijn en de basislijn van de planning omvat. Uw basislijn helpt u bij het volgen van uw realtime voortgang. Het kan ook helpen voorkomen dat de omvang van het project verandert door ongepland werk in toom te houden.

Ongepland werk is een belangrijke factor die van invloed kan zijn op de kosten, tijd en scope van het project. Dit leidt tot een domino-effect. Ten eerste bestaat het risico dat het project buiten de scope treedt door dit extra werk. Zelfs als dat niet het geval is, zullen de tijdsduur en de kosten van het project zijn gestegen. Als u deze beperkingen niet in gevaar wilt brengen, zal de kwaliteit van het project achteruit gaan.

Meet uw prestaties door de realtime voortgang te vergelijken met de basislijn die is ingesteld in het Gantt-diagram van Zoho Projects. De basislijn in Zoho Projects is eenvoudig in te stellen en te analyseren en werkt samen met Slack om verloren tijd bij te houden.

voorbeelden van projectmanagementtools

04. Teambuildingactiviteiten

Teambuildingactiviteiten zijn een manier om het moreel te verbeteren en de productiviteit van uw teams te verhogen door activiteiten te houden of gezonde concurrentie te stimuleren. Van groepssurflessen tot een teametentje, er is een breed scala aan leuke activiteiten die u kunt gebruiken om aan teambuilding te werken.

Het verband tussen teambuilding en PM-tools is wellicht niet duidelijk. Maar de relaties binnen het team, en met de stakeholders, zijn voor een project net zo belangrijk als de planning of uitvoering. En dit is een eenvoudige manier om deze relaties te versterken.

Teambuildingactiviteiten kunnen bestaan uit stimulerende wedstrijdjes die op een gecontroleerde manier worden gehouden om de moordende concurrentiedrang, die vaak deel uitmaakt van de alledaagse werkcultuur, te verstoren. Het kan ook de creativiteit stimuleren, de verschillende talenten van uw teamleden in de schijnwerpers zetten en mensen motiveren om samen te werken om de beste oplossingen te vinden.

projectmanagementtools en technieken

05. Communicatiemanagementplan

Een projectcommunicatieplan is een tool die zorgt voor een regelmatige, relevante informatiestroom tussen de projectleden, klanten en andere belanghebbenden. Het plan omvat gegevens over wie wat communiceert, aan wie en hoe vaak.

Deze projectmanagementtool zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven en dat draagt bij aan goede relaties. Het is duidelijk een voordeel om uw stakeholders op de hoogte te houden, aangezien voldoen aan hun behoeften een integraal onderdeel is van het succes van een project. Een communicatieplan bestrijdt eventuele risico's en verbetert de samenwerking tussen de leden van uw team.

Werk uw communicatieplan tot in de puntjes uit met de uitgebreide samenwerkingsfuncties van Zoho Projects. Zoho Projects voorziet u van alle communicatiemiddelen, variërend van de discussiemodule met ingebouwde chat-, virtuele gespreks- en vergadermogelijkheden tot de sociale feed om ideeën, feedback en media te bespreken.

tools die worden gebruikt in projectbeheer

Dek alles af met een alles-in-één platform. Bekijk een kort overzicht van Zoho Projects, de complete projectmanagementtool.

Bekijk een kort overzicht van Zoho Projects

Voordelen van het gebruik van projectmanagementtools voor het beheren van projecten

  • Het draait allemaal om tijd
  • Gantt-grafieksoftware helpt bij het verwerken van vertragingen die zich in real-time voordoen. Afhankelijkheidsverbanden tussen taken en het effect daarvan op de benodigde tijd om een taak te voltooien, kunnen worden vastgelegd en beheerd met Gantt-grafieksoftware.

  • Houd de scope in uw greep
  • WBS (opsplitsen) helpt bij de ideevorming en is belangrijk voor de planning. Het geeft een overzicht van de kosten, het tijdschema en de werkuren. Daarnaast helpt het bij het bepalen van risico's.

  • Houd uw kosten overzichtelijk
  • De kostenbasislijn is de vergelijking tussen uw eerste schatting en uw daadwerkelijke projectuitgaven. Dit houdt nauw verband met plannings- en scopebasislijnen omdat deze factoren verband met elkaar houden en er gemakkelijk toe kunnen leiden dat de kosten van een project afwijken van het plan.

  • Samenwerking is de sleutel tot het openen van gesloten deuren
  • Werk samen aan zaken buiten het werk om effectieve teamcommunicatie te bevorderen. De beste projectmanagementtools voor teams stimuleren mensen om vragen te stellen, zichzelf niet te overbelasten, vragen te stellen over ideeën die mogelijk niet werken, en om succesvol te zijn in hun werk.

  • Dicht de kloof die u ervan weerhoudt om te luisteren
  • Het stroomlijnen van communicatie tussen verschillende functies met een goed plan zorgt ervoor dat alle belanghebbenden weten hoe ze aan relevante informatie kunnen komen. De PM-tool zorgt ervoor dat belangrijke beslissingen niet worden vertraagd en dat alle projectactiviteiten soepel verlopen.