プロジェクト管理ツールとは?

基本的に、プロジェクト管理ツールとは、企業がプロジェクトを最初から最後まで管理できるようにサポートするものです。さまざまなレベルの従業員が、業務内容を迅速に理解し、期限内に完了できるようになります。業務を迅速に効率よく処理することを目的とするため、仕事の価値を高める作業により多くの時間を費やせるようになります。

Webベースのプロジェクト管理ツールは数年も前から利用されており、今やプロジェクト管理以上の機能を備えています。プロジェクトの見積もり、コスト管理、予算編成、リソース割り当て、コラボレーション、コミュニケーション、品質管理なども実施できるようになりました。その目的は、大規模プロジェクトのすべての側面と複雑さに対処し、コストを抑えることです。

オンラインのプロジェクト管理ソフトウェアは、主要な目的以外に、各タスクの実施予定期間における不確定要素に対処したり、さまざまな期日を守れるように各タスクを調整したり、同時に複数のプロジェクトを管理したりするためにも利用されます。

知っておくべき5つのプロジェクト管理ツール

知っておくべき主なプロジェクト管理ツール

01. ガントチャート

フーバーダムの建設にも利用された世界的に有名なツール「ガントチャート」とは、作業を時間単位で視覚的に表現するものです。ガントチャートは計画立案のための重要なツールであり、プロジェクトのスケジュール策定だけでなく、さまざまな作業工程間に存在する依存関係を考慮するうえでも役立ちます。

ガントチャートが登場した当初は、紙に書かれていたため、スケジュールの変更が発生するたびに何度も書き直されていました。その後、プロジェクトマネージャーたちは、必要に応じてかんたんに動かせるように、複数の紙やブロックを使ってガントチャートを表すようになりました。現在では、オンラインのガントチャートを提供する複数のツールがあります。

02. 作業分解図

作業分解図について説明する前に、まずスコープについて理解しましょう。プロジェクトのスコープに含まれるのは、そのプロジェクトの目標を達成するために必要な作業とリソースです。これが逸脱したり、その焦点がずれたりすると、いわゆる「スコープクリープ」という状態に陥ります。例えば、本を書くことが目標である場合、完成した本のプロモーション活動に関する調査は、そのプロジェクトのスコープを超えていると言えます。 

作業分解図(WBS)とは、プロジェクトを管理しやすいパーティションに分割するための作業構造化ツールです。それは、スコープを複数のユニットに分割するツリーのような構造になっています。最終目標が複数のステージに分類され、それらがさらにタスクやサブタスクに分割されるという階層で表されます。プロジェクトをパーティションに分割する際に役立つ複数のルールがあり、中でも「8/80ルール」という興味深いルールでは、最低レベルの1つの作業工程に費やす時間は80時間以内、8時間以上にする必要があります。

03. プロジェクトベースライン

プロジェクトの値を視覚的に表したベースラインは、プロジェクトの実績を測定する際の基準値となるものです。プロジェクトベースラインは、スコープベースライン、コストベースライン、スケジュールベースラインから構成されます。ベースラインは、リアルタイムの進捗の追跡に役立ちます。

予定外の作業は、プロジェクトのコスト、時間、スコープに影響を与える大きな要因となります。しかも、ドミノ効果を引き起こします。まず、追加作業を組み込むことで、プロジェクトがスコープから外れる危険をはらんでいます。そうでなくても、プロジェクトにかかる時間とコストは増加します。こうした制約を受け入れたくない場合、プロジェクトの質が二の次になります。 

04. チームビルディングアクティビティ

チームビルディングがプロジェクト管理とどう関係するのか、不思議に思われるかもしれません。チーム内や関係者間の関係は、計画や実行と同じくらいプロジェクトにとって重要です。士気を高め生産性を向上させる方法の1つとして、アクティビティや、場合によっては健全な競争を行わせるというものがあります。ちょっとした友好的な競争で全員のやる気が高まります。サーフィンのグループレッスンやチームでの持ち寄りパーティーなど、企業のチームビルディングの一環として実施できるさまざまな楽しいアクティビティがあります。

管理された環境内での競争の推奨などもチームビルディングアクティビティに含まれます。これによって、職場で当たり前となっていることの多い熾烈な競争文化を排除することができます。また、創造性が刺激され、チームメンバーのさまざまな才能が際立つことにもなります。全員で団結して最高のソリューションを見つけようというモチベーションが高まります。

05. コミュニケーション管理計画

プロジェクトコミュニケーション計画とは、誰がどの情報を誰に、どの程度の頻度で伝達するかという手順を定めることで、プロジェクトメンバー、クライアント、その他の関係者の間で情報が定期的かつ適切に流れるようにするものです。コミュニケーション計画を策定することで、全関係者が常に最新の情報を得ることができ、関係性の維持に役立ちます。

関係者に常に最新の情報を提供することには明らかなメリットがあります。関係者のニーズを満たすことは、プロジェクトの成功を左右する大きな要因であるためです。コミュニケーション計画によって、発生するおそれのあるあらゆるリスクに対処でき、チームメンバー間のコラボレーションが改善されます。

プロジェクト管理ツールの主な利点

  • 適切なタイミングを見逃さない
  • ガントチャートソフトウェアは、リアルタイムで発生する遅延に対処するうえで役立ちます。依存関係も、ガントチャートを使えばかんたんに管理できます。例えば、本をレビューに回すには、まず本を書く必要があります。これらの作業は両方とも本を出版するという目標の下にありますが、一方の作業を行うには、その前にもう一方の作業を終えておかなければなりません。作業の依存関係と、作業を終えるために必要な時間へのその影響は、ガントチャートソフトウェアで取り込んで管理することができます。

  • 逸脱しがちなスコープを制する
  • WBSは計画段階の概念化に役立つため、重宝されています。このツールでは、コスト、スケジュール、作業時間の概要を定めます。また、リスクの特定にも役立ちます。例えば、明確に定義できないブランチはスコープ逸脱である可能性があり、これはリスクと言えます。 

  • コストを厳重に管理する
  • コストベースラインは、最初の見積もりとプロジェクトの実際の支出を比較したものです。これは、スケジュールベースラインやスコープベースラインと密接に関係しています。なぜなら、スコープと時間は、プロジェクトのコストをベースラインから逸脱させる要因となりがちであるためです。プロジェクトの初期予算を策定する場合、途中で発生するおそれのあるリスクに対処するための予備費をある程度取っておく必要があります。

  • 閉じたドアを開く鍵はコラボレーション
  • 仕事以外の場面でのコラボレーションにより、効果的なチームのコミュニケーションが促進されます。これによって、互いに質問をしたり、うまくいかなそうなアイデアに疑問を呈したりできるようになります。また、自分の能力を超える作業を引き受けなくなり、助けを求めるようになります。そして、一致団結して成功を実現できるようになります。

  • ギャップを解消して互いの話に耳を傾ける
  • 部門の壁を越えたコミュニケーションも、プロジェクト管理の重要な一面です。適切な計画によってこうしたコミュニケーションを効率化することで、全関係者が、自分に関係のある情報を手に入れる方法を知ることができます。つまり、重要な意思決定が遅延することがなくなり、すべてのプロジェクト活動がスムーズに進行するということです。