プロジェクト管理ツールの主な機能
Webベースのプロジェクト管理ツールには、基本的なタスク管理のほかに、以下の主な機能があります。
01.プロジェクトの見積り
プロジェクトが成功するよう、リアルタイムで進捗を追跡するだけでなく、現在のパフォーマンスをもとにプロジェクトの制約事項を見積ることも重要です。見積りは予算の予測、EVM、ベースラインなどの形式で実施できます。
02.予算編成
費用を管理して、計画された予算内に収めます。経費と実際の費用を追跡して、顧客に請求し、従業員に支払い、費用の計画と実績を比較して、予算を予測し、予算の健全性を分析します。
03.リソースの割り当て
適切なスタッフが適切なタスクを担当できるようにします。リソース利用率チャートを使うと、従業員の働き過ぎや仕事不足を回避できます。また、主要なプロジェクト管理ツールを使うと、従業員の作業負荷と空き状況に基いた作業の割り当てが可能です。
04.コラボレーション
プロジェクト関係者全員の認識を一致させます。オンラインプロジェクト管理ツールには、コラボレーションを楽にできることが不可欠な要素です。バーチャルコラボレーションツール（チャット、Webミーティング、フォーラムなど）は、とても役立つ機能です。
05.品質管理
プロジェクトの品質を常に管理することで、常に最良の作業結果を得られます。それには、課題追跡と解決機能がとても役立ちます。バグのエスカレーションと対処を自動化すると、さらなるメリットが得られます。
06.プロジェクト管理
ツールに従業員、顧客、組織構造を実装しておくことが重要です。業界別テンプレートからさまざまな外部サービス連携まで、プロジェクト管理ツールはさまざまな形でプロジェクト管理に役立ちます。
07.リスク管理
オンラインのプロジェクト管理ソフトウェアは、各タスクの実施予定期間における不確定要素に対処したり、さまざまな期日を守れるように各タスクを調整したり、全体的な目標の一環として、同時に複数のプロジェクトを管理したりするためにも利用されます。
プロジェクトチーム向けのプロジェクト管理ツールトップ5
01.ガントチャート
ガントチャートは、主要なプロジェクト管理ツールの1つです。ガントチャートは、プロジェクトタイムラインとさまざまな作業項目の依存関係を可視化します。
これは、プロジェクトスケジュールの管理、プロジェクト計画に逸脱がないかの確認、遅延の特定などに役立ちます。ガントチャートを使うことで企業は、計画と予算を常に追跡することができます。予定通りに進行していない場合には、ガントチャートにより、予定通りにプロジェクトを完了するために不可欠なタスクを特定できます。
プロジェクト管理では、ガントチャートは計画立案を行う上で重要なツールです。これにより作業分解図の全体像を把握して、効率的にリソース（時間、金銭、人員など）を配分することができます。さまざまな作業項目の相互依存性をマッピングして、重要なタスクを優先して、要件の変更を低減できます。
Zoho Projectsのガントチャートは、計画立案と日程調整をかんたんにできる直感的で、使いやすいツールです。シンプルなドラッグ＆ドロップによるインターフェイスを通じて、タイムラインの調整、4種類の依存関係、クリティカルパス、ベースライン、チャートのスケーリング、チャート内のタスク管理機能などを利用できる、絶対不可欠なツールです。そして何よりもすごいのは、無料プランをご利用いただけることです。ガントチャートの各種機能に関する詳細は、こちらの料金プランで確認してください。
02.作業分解図
作業分解図は、プロジェクト計画立案における一番重要なツールです。プロジェクトの目標を実行可能な作業項目に階層的に分解して示します。
WBSでは、最終目標が複数のステージに分類され、それらがさらにタスクやサブタスクに分割された階層で表されます。そのため、プロジェクトのどの側面も余すことなく計画できます。分解により、必要な時間とリソースが明確に示されるため、プロジェクトに計画された制約事項を設定できます。
WBSは計画立案だけではなく、プロジェクトの実行段階にも役立ちます。全体を構成する一部として、作業を実施できます。それぞれの部分を管理するほうが、作業進捗の追跡が楽になるだけではなく、計画の後退がある場合にも作業がかんたんになります。
Zoho ProjectsのWBSは、マイルストーン、タスクリスト、タスク、サブタスクの階層として作成できます。カスタマイズ可能な設定、複数のビュー、テンプレート、リマインダー、繰り返しなど、Zohoのタスク管理機能を使うと、ごく短時間でプロジェクトを設定できます。
03.プロジェクトベースライン
プロジェクトベースラインは、プロジェクトに設定された標準であるベースラインを実際のパフォーマンスと比較して、プロジェクトの値を視覚的に表します。
プロジェクトベースラインは、スコープベースライン、コストベースライン、スケジュールベースラインで構成されるプロジェクト管理ツールです。ベースラインは、リアルタイムの進捗追跡に役立ちます。また、予定外の作業を常に確認することにより、要件の変更を回避できます。
予定外の作業は、プロジェクトのコスト、時間、スコープに影響を与える大きな要因となります。しかも、ドミノ効果を引き起こします。まず、追加作業を組み込むことで、プロジェクトがスコープから外れる危険をはらんでいます。そうでなくても、プロジェクトにかかる時間とコストは増加します。こうした制約を受け入れたくない場合、プロジェクトの質が二の次になります。
リアルタイムの進捗をZoho Projectsのガントチャートに設定されたベースラインと比較して、パフォーマンスを測定します。設定も分析もかんたんなZoho ProjectsのベースラインをSlackと連携させると、失われた時間を追跡できます。
04.チームビルディングアクティビティ
チームビルディングアクティビティは、活動や健全な競争を通してチームの士気と生産性を高める方法です。サーフィンのグループレッスンやチームでの持ち寄りパーティーなど、企業のチームビルディングの一環として実施できるさまざまな楽しいアクティビティがあります。
チームビルディングとPMツールとの結び付きは分かりづらいかもしれません。しかし、チーム内や関係者間の関係は、計画や実行と同じくらいプロジェクトにとって重要です。チームビルディングアクティビティによって、これらの関係をかんたんに強化できます。
管理された環境内での競争の推奨などもチームビルディングアクティビティに含まれます。これによって、職場で当たり前となっていることの多い熾烈な競争文化を排除することができます。また、創造性が刺激され、チームメンバーのさまざまな才能が際立つことにもなります。全員で団結して最高のソリューションを見つけようというモチベーションが高まります。
05.コミュニケーション管理計画
プロジェクトコミュニケーション計画は、プロジェクトメンバー、顧客、その他の関係者間で重要な情報が定期的に流れるようにするツールです。この計画には、誰が、何を、誰に、どれくらいの頻度で伝えるかの詳細が記載されています。
このプロジェクト管理ツールを使うと、全関係者が常に最新の情報を得ることができ、関係を維持することができます。関係者に常に最新の情報を提供することには明らかなメリットがあります。関係者のニーズを満たすことは、プロジェクトの成功を左右する大きな要因であるためです。コミュニケーション計画によって、発生するおそれのあるあらゆるリスクに対処でき、チームメンバー間のコラボレーションが改善されます。
Zoho Projectsの拡張コラボレーション機能を使うと、確かなコミュニケーション計画を作成できます。チャット、バーチャル通話、ミーティングなどの機能が内蔵された議論タブからアイデア、フィードバック、メディアを話し合うソーシャルフィードまで、Zoho Projectsにはあらゆるコミュニケーション手段が揃っています。
