労働時間の短縮術

採用したくても人が集まらない、せっかく採用した人材がすぐに辞めてしまうなど、
超高齢化社会において、労働人口の減少による人材不足が叫ばれています。
特に中小企業は人が少なければ少ないほど、経営に深刻なダメージを及ぼします。

本記事では、SFA/CRMアプリケーションである「Zoho CRM」の活用により労働時間を短縮し、働きやすい環境を作ることで、人材不足を解消する方法をご紹介します。

人材不足が深刻な中小企業

下図をみるとわかる通り、半数以上の中小企業が人材不足であると答えており、特に、新しく事業を伸ばしたい、新規ビジネスを立ち上げたいという時に人が足りないことが、ビジネス展開にマイナスの影響を及ぼしています。

中小企業は人材が足りていない

中小企業は人材が足りていない
出典:中小企業庁「2017年版中小企業白書」

ビジネス拡大時に人材が足りていない

ビジネス拡大時に人材が足りていない出典:中小企業庁「2017年版中小企業白書」

人材不足による経営への影響も深刻化

人材不足による経営への影響も深刻化出典:中小企業庁「2017年版中小企業白書」

採用と定着における労働時間の重要性

そのため、中小企業は採用活動に注力すること、定着率をあげることを目指しています。
一方で、多くの求職者は給与面だけでなく労働時間を重要視しています。

さらに、退職理由としても労働時間が挙げられていることから、採用および採用後の定着という観点でも、労働時間の削減が、中小企業の取り組みとして急務であるといえます。

労働時間は求職者にとって重要な要素

労働時間は求職者にとって重要な要素出典:中小企業庁「2017年版中小企業白書」

出典:厚生労働省「平成28年度雇用動向調査の概要」出典:厚生労働省「平成28年度雇用動向調査の概要」

中小企業が陥る採用のデフレスパイラル

労働時間が求職者にとってポイントとなる一方で、中小企業としては、労働時間の削減による売上低下の危惧や、削減対策を行う余裕がないなどの理由で、なかなか取り組みが進まないといった状況が多いでしょう。そのため、「採用してもすぐにやめてしまう、デフレスパイラル」のような状態に陥っていると考えられます。

すぐに始められる労働時間の短縮方法

例えば「営業時間を減らす」「事業を縮小する」など、すぐに取り掛かれるものの、経営・売上に影響を及ぼす範囲が広い対策は、実際に着手することは困難です。

今いる人材の中で、業務を効率化して優先すべき業務に時間を割けるようにし、全体の労働時間を削減する方法の一つが、IT活用です。

例えばクラウド型のグループウェアやチャットツール、スマートデバイスなど、中小企業でも導入しやすい費用で業務効率化を支援するツールは広く出回っています。

これらは、主に情報共有やコミュニケーションの円滑化、リモートワークなどの柔軟な業務スタイルの実現などの効果がありますが、活用ノウハウや支援も一般化しており、
ITに詳しい人材が乏しい中小企業においても、導入ハードルが低く、短時間での導入が可能です。

すぐに即戦力になるための営業プロセス作り

また人材不足の状況下では、誰もがすぐに即戦力になれる環境作りが鍵となります。
組織内で営業プロセスを標準化し、SFA/CRMツールに落とし込むことで、今やるべき業務を見える化できます。
さらに成果が出た勝ちパターンやノウハウをプロセスに反映していくことで、組織全体の営業力を底上げできます。

SFA/CRMツールの活用で、効率的かつ効果的な営業業務の仕組みづくりを実現しましょう。
次の章では、Zoho CRMを活用した営業業務の効率化の例をご紹介します。

短時間で効率的に営業成果をあげるSFA/CRM活用術

1.探すを早くする

スマホのアプリからスケジュール、顧客情報を確認が可能です。
会社に行かないで直行直帰、リモートでも働ける仕組みづくりを実現します。

スマートフォンから自分の予定を顧客情報に紐付けて登録、管理。

Zoho CRM アプリでのスケジュール管理Zoho CRM アプリでのスケジュール管理

スマートフォンから顧客情報を調べられます。過去提案した金額や、メモ情報などもひと目で把握。

Zoho CRM アプリでの顧客情報の閲覧/編集Zoho CRM アプリでのスケジュール管理

自動集計されたデータもスマートフォンからすぐに確認。

Zoho CRM アプリのダッシュボードZoho CRM アプリのダッシュボード

2.メール送信はテンプレート化/自動化で即対応

ルーチン化されているメール送信はテンプレート化し、1からやることを少なくして作業時間を短縮しましょう。

あらかじめテンプレートを用意します。

Zoho CRM メールテンプレートの作成Zoho CRM メールテンプレートの作成

他のユーザーもテンプレートを流用できます。テンプレートを選んでメール送信するだけ!

Zoho CRM メールテンプレートを利用したメール送信Zoho CRM メールテンプレートを利用したメール送信

3.アタックリストは確度を見極める

いま優先すべき対応を、どの商談に対して行うか、即座にリストアップできます。

Zoho CRM 商談ビュー(リストの抽出)Zoho CRM 商談ビュー(リストの抽出)

4.報告/共有にかける時間は最小限に

会議前の資料作成、案件リストの整理、売上額の集計は完全に自動化しましょう。

メール履歴や訪問時間などの活動報告は、標準レポートで一括集計。共有も可能です。

Zoho CRM レポート(メールと活動の分析)Zoho CRM 商談ビュー(リストの抽出)

ダッシュボードに必要なグラフやレポートを配置しておけば、いつでも状況を一目で把握できます。

Zoho CRM ダッシュボード(商談データの分析)Zoho CRM ダッシュボード(商談データの分析)

失注商談を即座にリストアップ。

Zoho CRM 商談ビュー(失注データの抽出)Zoho CRM 商談ビュー(失注データの抽出)

失注原因をあらかじめメモに入れておけば、集計も可能で、すぐに確認できます。

Zoho CRM 商談データへのメモ追加Zoho CRM 商談データへのメモ追加

5.迷わず対応できるようにする

商談の対応プロセスを登録しておくことで、状況に応じた次の対応を迷わず実行できます。

あらかじめ商談プロセスを登録します。

Zoho CRM ブループリントZoho CRM ブループリント

商談データ上で、次の目標ステージやタスクを確認できます。

Zoho CRM 商談データ上の段階と移行、今後の活動の表示(確度=20の段階)Zoho CRM 商談データ上の段階と移行、今後の活動の表示(確度=20の段階)

Zoho CRM 商談データ上の段階と移行、今後の活動の表示(確度=40の段階)Zoho CRM 商談データ上の段階と移行、今後の活動の表示(確度=40の段階)

IT運用/定着のコツ

ITツールは、ITリテラシーの差により導入ハードルが高い、導入しても使いこなせない人がいると敬遠される企業もあります。
ですが、利用パターンを押さえた簡単なマニュアルを社内に用意しておくだけでも利用頻度、定着性が上がります。
新しいことを始めるためのハードルをできるだけ低くし、企業や利用者ができるだけ早く活用効果、つまり、労働時間の削減を実感できる状態を準備しましょう。

SFA/CRM活用による営業業務の効率化をもっと知りたい方は

いかがでしょうか。

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また、顧客情報の一元管理や業務の標準化をはじめとした営業活動を効率化する SFA/CRM活用ノウハウをもっと知りたい方は、Zoho CRM ウェビナーにぜひご参加ください。
SFA/CRMを導入したいけど、どのように利用すればいいかわからない方にもおすすめです。