Apa saja kegunaan alat manajemen proyek?

Pada intinya, alat manajemen proyek akan membantu organisasi Anda mengelola proyek dari awal hingga akhir, dan memungkinkan karyawan dari berbagai tingkatan untuk cepat memahami dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Selain itu, alat ini ditujukan untuk menyelesaikan pekerjaan (getting things done, GTD) lebih cepat sehingga waktu yang Anda gunakan untuk melakukkan hal-hal yang menambahkan nilai bagi kerja Anda.

Alat manajemen proyek berbasis web sudah ada selama bertahun-tahun, dan sekarang sudah dapat melakukan jauh lebih banyak hal daripada sekadar mengelola proyek. Alat ini juga dapat mengerjakan estimasi proyek, pengendalian biaya, penganggaran, alokasi sumber daya, kolaborasi, komunikasi, manajemen kualitas, dan administrasi. Tujuannya adalah untuk menangani semua aspek dan kerumitan proyek besar dan menjaga agar biayanya tetap rendah.

Orang juga menggunakan perangkat lunak manajemen proyek online untuk menangani ketidakpastian dalam estimasi durasi masing-masing tugas; menata tugas untuk memenuhi berbagai tenggat waktu; dan mengerjakan beberapa proyek sekaligus, sebagai bagian dari tujuan yang menyeluruh.

5 alat manajemen proyek yang perlu anda ketahui

Alat manajemen proyek terbaik yang perlu Anda ketahui

01. Bagan Gantt

Alat terkenal di dunia yang membantu pembangunan Hoover Dam, bagan Gantt merupakan cara visual untuk mewakili pekerjaan sebagai suatu unit waktu. Bagan Gantt adalah alat penting dalam perencanaan dan membantu dalam menjadwalkan proyek Anda sekaligus mempertimbangkan ketergantungan yang ada di antara berbagai item kerja Anda.

Saat pertama kali diperkenalkan, bagan Gantt digambarkan di kertas—lalu digambar dan berkali-kali digambar ulang untuk mencerminkan perubahan jadwal. Manajer proyek kemudian mulai menggunakan potongan kertas atau kubus untuk mewakili bagan Gantt sehingga bisa dengan mudah dipindahkan bila dibutuhkan. Sekarang ada beberapa alat yang menyediakan bagan Gantt secara online.

02. Struktur Uraian Pekerjaan

Sebelum kita masuk ke struktur uraian pekerjaan, mari kita pahami ruang lingkup. Ruang lingkup suatu proyek melibatkan pekerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sasaran proyek tersebut. Jika ini mengganggu atau mengalihkan fokus, kita memiliki apa yang disebut "scope creep" di tangan kita. Misalnya, jika menulis buku adalah sasaran Anda, meneliti aktivitas promosi untuk buku yang selesai adalah di luar ruang lingkup proyek tersebut. 

Struktur Uraian pekerjaan ( Wok Breakdown Structure/WBS) adalah alat pembuat struktur pekerjaan yang Anda gunakan untuk memecah proyek ke dalam partisi yang dapat dikelola. Ini adalah struktur mirip pohon yang memecah lingkup menjadi beberapa unit. Mengikuti hierarki di mana sasaran akhir Anda dibagi menjadi beberapa tahap yang selanjutnya dapat dibagi menjadi beberapa tugas atau sub-tugas. Ada beberapa aturan yang membantu dalam membagi proyek menjadi beberapa partisi. Aturan yang menarik adalah aturan 8/80, yang berarti bahwa item pekerjaan di tingkat terendah tidak boleh memerlukan lebih dari 80 jam kerja atau kurang dari 8 jam kerja.

03. Garis Dasar Proyek

Cara grafis untuk mewakili nilai-nilai proyek Anda, garis dasar Anda adalah standar yang Anda tetapkan sebagai dasar proyek untuk mengukur kinerja aktual terhadap proyek Anda. Garis dasar proyek mencakup dasar lingkup, dasar biaya, dan dasar jadwal. Garis dasar Anda membantu dalam melacak kemajuan secara real-time.

Pekerjaan yang tidak direncanakan adalah faktor utama yang dapat memengaruhi biaya, waktu, dan ruang lingkup proyek Anda. Ini menyebabkan efek domino. Pertama-tama, ada risiko bahwa proyek telah keluar dari cakupan dengan menyertakan pekerjaan ekstra ini. Meskipun tidak, waktu dan biaya proyek akan meningkat. Jika tidak ingin mengorbankan batasan tersebut, kualitas proyek harus menjadi nomor dua. 

04. Aktivitas Membangun Tim

Anda mungkin bertanya-tanya, apa hubungan yang dimiliki oleh membangun tim dengan manajemen proyek. Hubungan antara tim dan para pemangku kepentingan sama pentingnya bagi proyek seperti perencanaan atau pelaksanaan. Salah satu cara untuk meningkatkan moral serta meningkatkan produktivitas adalah menjalankan aktivitas atau bahkan kompetisi yang sehat. Kontes kecil-kecilan membuat semua orang bersemangat. Dari pelajaran selancar kelompok hingga acara kumpul-kumpul tim, ada berbagai aktivitas seru yang dapat digunakan sebagai bagian dari membangun tim perusahaan.

Aktivitas membangun tim dapat mencakup mendorong kompetisi yang dilakukan di lingkungan yang terkendali untuk menghentikan sementara persaingan ketat yang sering menjadi bagian dari budaya kerja sehari-hari. Ini juga dapat mendorong kreativitas, menyoroti berbagai bakat anggota tim Anda, dan memotivasi orang untuk bekerja sama guna menemukan solusi terbaik.

05. Rencana manajemen komunikasi

Rencana komunikasi proyek memastikan adanya aliran informasi rutin yang relevan antara anggota proyek, klien, dan pemangku kepentingan lainnya dengan menetapkan langkah bagi siapa yang mengomunikasikan informasi kepada siapa dan seberapa sering. Rencana komunikasi Anda memastikan semua orang yang terlibat tetap mendapat informasi, dan membantu menjaga hubungan.

Ada manfaat jelas dari selalu membuat pemangku kepentingan mendapatkan informasi terbaru, karena memenuhi kebutuhan mereka merupakan bagian integral dari kesuksesan proyek. Rencana komunikasi akan membantu mengatasi risiko yang mungkin timbul dan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim Anda.

Manfaat utama alat manajemen proyek

  • Semuanya bergantung pada ketepatan waktu—jangan lewatkan
  • Perangkat lunak bagan Gantt membantu mengakomodasi penundaan yang terjadi secara real-time. Dependensi dapat dikelola dengan mudah menggunakan bagan Gantt juga. Misalnya, buku harus ditulis terlebih dahulu sebelum dikirim untuk ditinjau. Kedua tugas ini bertujuan untuk menerbitkan buku, tetapi salah satu dari mereka harus dikerjakan terlebih dahulu agar yang lain bisa dilakukan. Dependensi tugas dan efeknya terhadap waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dapat dicatat dan dikelola dengan perangkat lunak bagan Gantt.

  • Kuasai ruang lingkup yang rumit ini
  • WBS membantu dalam pembuatan ide dan sangat diandalkan selama perencanaan. Ini memberikan garis besar untuk menentukan biaya, jadwal, dan jam kerja. Ini juga membantu mengidentifikasi risiko. Misalnya, cabang yang tidak dapat didefinisikan dengan jelas dapat menjadi penyimpangan ruang lingkup, yang merupakan risiko. 

  • Pastikan biaya Anda tetap terjaga
  • Dasar biaya adalah perbandingan antara perkiraan awal Anda dengan pengeluaran proyek Anda yang sebenarnya. Ini bekerja erat dengan jadwal dan ruang lingkup Anda karena ruang lingkup dan waktu adalah faktor yang dapat dengan mudah menyebabkan biaya proyek menyimpang dari garis dasar. Ketika membuat rencana anggaran awal untuk proyek Anda, sisihkan jumlah dana cadangan tertentu untuk mengakomodasi semua risiko yang mungkin timbul selama proyek.

  • Kolaborasi adalah kunci untuk membuka peluang yang terkunci
  • Berkolaborasi pada berbagai hal di luar pekerjaan untuk mendorong komunikasi tim yang efektif. Ini mendorong orang untuk mengajukan pertanyaan, untuk tidak terlalu memaksakan diri, mengajukan pertanyaan tentang gagasan yang mungkin tidak berhasil, meminta bantuan, dan mencapai kesuksesan dalam bekerja sama secara keseluruhan.

  • Tutup celah yang menghalangi Anda untuk mendengarkan
  • Komunikasi lintas fungsi juga merupakan aspek penting dalam manajemen proyek. Menyederhanakan komunikasi ini dengan rencana yang benar akan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan mengetahui cara memperoleh informasi yang relevan. Itu berarti keputusan penting tidak tertunda dan semua aktivitas proyek berjalan lancar.