Apa saja fitur utama alat manajemen proyek?
Fitur utama alat manajemen proyek berbasis web, selain manajemen tugas dasar, di antaranya:
01. Estimasi proyek
Untuk menjamin kesuksesan proyek, Anda harus dapat melacak kemajuan secara real-time dan memperkirakan hambatan proyek berdasarkan performa saat ini. Ini bisa dalam bentuk prakiraan anggaran, EVM, atau baseline.
02. Penganggaran
Mengelola biaya agar Anda tetap sejalan dengan rencana anggaran. Lacak pengeluaran, lacak biaya aktual untuk membuat tagihan klien dan menggaji karyawan, bandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual, perkirakan anggaran, serta analisis kesehatan anggaran Anda.
03. Alokasi sumber daya
Memastikan orang yang tepat mengerjakan tugas yang tepat. Pastikan setiap karyawan diberi kapasitas kerja yang tepat dengan menggunakan bagan pemanfaatan sumber daya. Alat manajemen proyek terbaik juga akan membantu Anda menugaskan pekerjaan berdasarkan beban kerja dan ketersediaan karyawan.
04. Kolaborasi
Menyatukan pendapat dengan semua pemangku kepentingan proyek. Kolaborasi mudah adalah aspek penting alat manajemen proyek online. Alat kolaborasi virtual seperti obrolan, rapat web, dan forum adalah beberapa fitur andal yang harus tersedia.
05. Manajemen kualitas
Maksimalkan performa pekerjaan Anda dengan mengelola kualitas proyek secara rutin. Pelacakan masalah dan kemampuan resolusi akan sangat berguna dalam hal ini. Dengan bonus tambahan otomatisasi untuk melaporkan dan menangani bug.
06. Administrasi proyek
Memperkenalkan tenaga kerja, klien, dan struktur organisasi Anda dengan suatu alat adalah hal yang penting. Mulai dari template khusus industri hingga berbagai integrasi pihak ketiga, ada beragam cara alat manajemen proyek dapat membantu Anda dalam administrasi proyek.
07. Manajemen risiko
Software manajemen proyek online juga banyak digunakan untuk menangani ketidakpastian dalam estimasi durasi setiap tugas; mengelola tugas untuk menepati berbagai tenggat waktu; dan mengerjakan beberapa proyek sekaligus, sebagai bagian dari tujuan yang menyeluruh.
5 alat manajemen proyek terbaik untuk tim proyek
01. Bagan Gantt
Diagram Gantt adalah salah satu alat manajemen proyek terbaik. Diagram Gantt adalah visualisasi linimasa dan dependensi proyek di antara berbagai item pekerjaan.
Diagram Gantt berguna untuk memantau jadwal proyek, memeriksa setiap penyimpangan dalam rencana proyek, dan mengidentifikasi keterlambatan. Dengan diagram Gantt, bisnis dapat terus mengikuti jadwal dan anggaran yang telah direncanakan. Jika hal tidak berjalan sesuai rencana, diagram Gantt dapat mengidentifikasi tugas penting sehingga proyek akan tetap selesai tepat waktu.
Dalam manajemen proyek, diagram Gantt merupakan alat penting untuk perencanaan. Diagram ini memberikan gambaran lengkap dari struktur uraian pekerjaan dan memudahkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien, baik itu waktu, uang, maupun sumber daya manusia. Diagram ini juga akan memetakan ketergantungan antara beragam item kerja untuk memudahkan Anda memprioritaskan tugas penting dan mengurangi perubahan yang tidak terkendali.
Diagram Gantt di Zoho Projects adalah alat yang intuitif dan mudah digunakan untuk memudahkan perencanaan dan penjadwalan. Diagram ini adalah alat krusial yang dilengkapi dengan antarmuka drag-and-drop sederhana untuk menyesuaikan linimasa, 4 jenis dependensi, alur penting, baseline, penskalaan bagan, dan kemampuan manajemen tugas. Dan bagian terbaiknya? Juga tersedia dalam paket gratis! Lihat informasi selengkapnya tentang fitur diagram Gantt di berbagai paket harga kami.
02. Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure adalah alat pertama yang paling krusial dalam perencanaan proyek. Ini adalah uraian hierarki tujuan proyek yang diubah menjadi item kerja untuk ditindaklanjuti.
WBS mengikuti hierarki tempat target akhir Anda dibagi menjadi beberapa tahap yang selanjutnya dapat dibagi menjadi beberapa tugas atau sub-tugas. Ini akan memudahkan Anda dalam merencanakan setiap aspek proyek tanpa melewatkan apa pun. Uraian menjelaskan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan sehingga memudahkan Anda dalam menetapkan hambatan yang direncanakan untuk suatu proyek.
WBS dapat memudahkan perencanaan sekaligus pelaksanaan proyek Anda. Pekerjaan dilaksanakan dalam beberapa bagian yang membentuk satu kesatuan. Pengelolaan bagian ini akan memudahkan Anda untuk memantau pekerjaan dan kemunduran.
Buat WBS di Zoho Projects dengan hierarki pencapaian, daftar tugas, tugas, dan subtugas. Berkat fitur manajemen tugas yang dapat disesuaikan, beragam tampilan, template, pengingat, dan pengulangan, menyiapkan proyek jadi super cepat.
03. Baseline Proyek
Baseline proyek adalah grafik yang menampilkan nilai proyek Anda dengan membandingkan baseline standar proyek dengan performa aktual Anda.
Baseline proyek mencakup baseline lingkup, baseline biaya, dan baseline jadwal. Baseline akan membantu Anda dalam memantau kemajuan secara real-time. Ini juga dapat membantu menghindari scope creep dengan terus mengawasi pekerjaan yang tidak direncanakan.
Pekerjaan yang tidak direncanakan adalah faktor utama yang dapat memengaruhi biaya, waktu, dan ruang lingkup proyek Anda. Ini menyebabkan efek domino. Pertama-tama, ada risiko bahwa proyek telah keluar dari cakupan dengan menyertakan pekerjaan ekstra ini. Meskipun tidak, waktu dan biaya proyek akan meningkat. Jika tidak ingin mengorbankan batasan tersebut, kualitas proyek harus menjadi nomor dua.
Ukur kinerja Anda dengan membandingkan kemajuan real-time dan kumpulan baseline di diagram Gantt Zoho Projects. Baseline Zoho Projects mudah diatur dan dianalisis, serta dapat digunakan bersama Slack untuk melacak waktu yang terpakai.
04. Aktivitas Membangun Tim
Aktivitas membangun tim adalah salah satu cara untuk meningkatkan moral dan produktivitas tim melalui aktivitas atau kompetisi yang sehat. Dari belajar berselancar bersama hingga acara kumpul-kumpul tim, ada berbagai aktivitas seru yang dapat digunakan sebagai upaya membangun tim perusahaan.
Hubungan antara membangun tim dan alat PM mungkin tidak kentara. Namun, hubungan antara tim dan para pemangku kepentingan sama pentingnya bagi proyek, seperti perencanaan atau pelaksanaan. Ini adalah cara yang mudah untuk memperkuat hubungan.
Aktivitas membangun tim dapat mencakup mendorong kompetisi yang dilakukan di lingkungan yang terkendali untuk menghentikan sementara persaingan ketat yang sering menjadi bagian dari budaya kerja sehari-hari. Ini juga dapat mendorong kreativitas, menyoroti berbagai bakat anggota tim Anda, dan memotivasi orang untuk bekerja sama guna menemukan solusi terbaik.
05. Rencana manajemen komunikasi
Rencana komunikasi proyek adalah alat untuk memastikan informasi antara anggota proyek, klien, serta pemangku kepentingan lainnya selalu disampaikan secara rutin dan konstan. Rencana mencakup rincian tentang siapa yang menyampaikan komunikasi, kepada siapa, dan seberapa sering komunikasi disampaikan.
Alat manajemen proyek memastikan semua orang yang terlibat tetap mendapat informasi untuk membantu menjaga hubungan. Ada manfaat jelas dari selalu membuat pemangku kepentingan mendapatkan informasi terbaru, karena memenuhi kebutuhan mereka merupakan bagian integral dari kesuksesan proyek. Rencana komunikasi akan membantu mengatasi risiko yang mungkin timbul dan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim Anda.
Pilih rencana komunikasi yang tepat bagi Anda dengan berbagai fitur kolaborasi lengkap dari Zoho Projects. Zoho Projects menyediakan berbagai cara berkomunikasi, mulai dari Modul diskusi dengan fitur obrolan, panggilan virtual, dan rapat bawaan, hingga Feed sosial untuk membahas ide, umpan balik, dan media.
