Apa saja kegunaan alat manajemen proyek?
Hampir semua hal yang kita lakukan—sebut saja membangun istana pasir, merombak situs web, atau membangun gedung pencakar langit—adalah proyek yang memiliki sasaran akhir. Proyek sederhana tidak butuh alat proyek canggih untuk menyusun jadwalnya—daftar tugas sehari-hari pun cukup. Di sisi lain, proyek yang kompleks memerlukan alat bantu agar perencanaannya dapat dipecah-pecah menjadi bagian yang lebih kecil.
Selain membantu manajer proyek mengukur hasil dengan angka, alat manajemen proyek akan memastikan bahwa sasaran proyek selaras dengan lini masa yang ditentukan. Tim dapat berkolaborasi dengan efektif, memantau masalah dengan cermat, menimbang potensi risiko, dan selalu mendapatkan informasi penting terbaru.
5 alat manajemen proyek terbaik untuk tim proyek
01. Diagram Gantt
Diagram Gantt memvisualisasikan lini masa dan dependensi antara berbagai item pekerjaan proyek.
Anda dapat memantau jadwal, memeriksa penyimpangan, dan mengidentifikasi keterlambatan yang terjadi. Bisnis dapat menggunakan diagram Gantt agar proyek mereka berjalan sesuai jadwal dan anggaran. Jika ada yang tidak sesuai rencana, Anda dapat mengidentifikasi tugas-tugas penting yang perlu diselesaikan agar proyek selesai tepat waktu.
Diagram Gantt adalah salah satu alat paling penting dalam manajemen proyek. Selain memberikan gambaran lengkap struktur uraian pekerjaan, diagram ini membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien, baik itu waktu, uang, maupun tenaga manusia. Anda dapat melihat ketergantungan antara berbagai item kerja, memprioritaskan tugas-tugas penting, dan mengurangi perubahan yang tidak terkendali.
Diagram Gantt di Zoho Projects adalah alat yang intuitif dan mudah digunakan untuk memudahkan perencanaan dan penjadwalan. Diagram ini telah dilengkapi berbagai fitur, seperti antarmuka drag-and-drop; empat jenis dependensi; perluasan alur kerja, baseline, dan diagram; serta kemampuan manajemen tugas. Tidak heran jika diagram Gantt memainkan peran penting dalam manajemen proyek. Selain itu, fitur ini bahkan tersedia di paket gratis kami! Lihat informasi selengkapnya tentang fitur diagram Gantt di berbagai paket harga kami.
02. Struktur uraian pekerjaan
Di antara banyaknya alat manajemen proyek di pasaran, struktur uraian kerja (work breakdown structure atau WBS) adalah salah satu yang menduduki peringkat atas. WBS memecah sasaran proyek secara hierarkis menjadi item-item kerja yang dapat ditindaklanjuti.
WBS mengikuti hierarki tempat target akhir Anda dibagi menjadi beberapa tahap yang selanjutnya dapat dibagi menjadi beberapa tugas atau sub-tugas. Ini akan memudahkan Anda dalam merencanakan setiap aspek proyek tanpa melewatkan apa pun. Hal ini memperjelas waktu dan sumber daya yang dibutuhkan, serta membantu Anda memperkirakan batasan suatu proyek.
WBS juga membantu eksekusi proyek Anda. Pekerjaan dilaksanakan dalam beberapa bagian yang membentuk satu kesatuan. Dengan mengelola bagian-bagian tersebut, Anda akan lebih mudah memantau pekerjaan dan keterlambatan.
Buat WBS di Zoho Projects dengan hierarki pencapaian, daftar tugas, tugas, dan subtugas. Menyiapkan proyek jadi supercepat dengan pengaturan kustom, tampilan yang beragam, template, pengingat, dan pengulangan.
03. Baseline proyek
Baseline proyek adalah grafik yang menampilkan nilai-nilai proyek Anda. Nilai ini diperoleh dengan membandingkan baseline standar proyek dan performa aktual Anda. Baseline proyek adalah alat manajemen proyek yang mencakup baseline cakupan, baseline biaya, dan baseline jadwal. Baseline juga membantu Anda melacak progres secara real-time. Ini juga dapat membantu menghindari scope creep dengan terus mengawasi pekerjaan yang tidak direncanakan.
Pekerjaan yang tidak direncanakan adalah faktor utama yang dapat memengaruhi biaya, waktu, dan ruang lingkup proyek Anda. Ini menyebabkan efek domino. Pertama-tama, ada risiko bahwa proyek telah keluar dari cakupan dengan menyertakan pekerjaan ekstra ini. Meskipun tidak, waktu dan biaya proyek akan meningkat. Jika Anda tidak ingin mengorbankan batasan tersebut, kualitas proyeklah yang harus turun menjadi nomor dua.
Ukur kinerja Anda dengan membandingkan progres real-time dan baseline di diagram Gantt Zoho Projects. Selain mudah diatur dan dianalisis, baseline Zoho Projects juga dapat digunakan bersama Slack untuk melacak waktu yang terbuang.
04. Aktivitas pengembangan tim
Aktivitas pengembangan tim dilakukan untuk meningkatkan moral dan produktivitas tim. Entah itu sesi selancar berkelompok atau acara kumpul-kumpul, ada berbagai aktivitas seru yang dapat dimanfaatkan untuk mengakrabkan tim-tim Anda.
Hubungan antara membangun tim dan alat PM mungkin tidak kentara. Perencanaan dan eksekusi memang penting dalam melaksanakan proyek, tetapi hubungan antara tim dan para pemangku kepentingan pun tidak kalah pentingnya. Ini adalah cara yang mudah untuk memperkuat hubungan.
Aktivitas ini bisa berupa kompetisi sehat dalam lingkungan terkontrol, yang bisa bertindak sebagai disrupsi positif dalam budaya tempat kerja sehari-hari. Ini juga dapat mendorong kreativitas, menyoroti berbagai bakat anggota tim Anda, dan memotivasi mereka untuk bekerja sama guna menemukan solusi terbaik.
05. Rencana manajemen komunikasi
Penyampaian informasi antara anggota proyek, klien, dan pemangku kepentingan lainnya tidak boleh terputus. Rencana komunikasi proyek ada untuk memastikan hal ini. Kebanyakan alat perencanaan proyek akan memastikan bahwa semua orang tidak ketinggalan informasi terbaru. Namun, alat ini membantu menjaga hubungan baik antarindividu dan berisi detail siapa menyampaikan apa, kepada siapa, dan seberapa sering. Ada manfaat jelas dari selalu membuat pemangku kepentingan mendapatkan informasi terbaru, karena memenuhi kebutuhan mereka merupakan bagian integral dari kesuksesan proyek. Rencana komunikasi akan membantu mengatasi risiko yang mungkin timbul dan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim Anda.
Susun rencana komunikasi yang tepat dengan berbagai fitur kolaborasi Zoho Projects. Zoho Projects menyediakan berbagai metode komunikasi, seperti modul Diskusi dengan fitur obrolan; panggilan virtual; rapat bawaan; dan Feed sosial untuk mendiskusikan ide, umpan balik, serta media.
Fitur utama alat manajemen proyek terbaik
Selain fungsi manajemen tugas dasar, fitur utama alat-alat manajemen proyek adalah:
01. Estimasi proyek
Untuk menjamin kesuksesan proyek, Anda harus dapat melacak kemajuan secara real-time dan memperkirakan hambatan proyek berdasarkan performa saat ini. Ini dapat berupa prakiraan anggaran, EVM, atau baseline.
02. Penyusunan anggaran
Kelola biaya agar proyek Anda tidak menyimpang dari rencana anggaran. Lacak pengeluaran dan biaya aktual agar Anda dapat menagih klien dan menggaji karyawan, bandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual, perkirakan anggaran, serta analisis kesehatan anggaran Anda.
03. Alokasi sumber daya
Pastikan orang yang tepat mengerjakan tugas yang tepat. Bagan pemanfaatan sumber daya memastikan setiap karyawan bekerja sesuai dengan kapasitasnya. Alat manajemen proyek juga membantu Anda menugaskan pekerjaan berdasarkan beban kerja dan ketersediaan karyawan.
04. Kolaborasi
Satukan visi para pemangku kepentingan proyek. Kolaborasi mudah adalah aspek penting alat manajemen proyek online. Alat kolaborasi virtual seperti obrolan, rapat web, dan forum adalah beberapa fitur andal yang harus tersedia.
05. Manajemen kualitas
Tinjau kualitas proyek secara rutin dan maksimalkan hasil kerja Anda. Alat pelacakan proyek memiliki fungsi penting untuk melacak masalah dan menyelesaikannya. Bonusnya, Anda pun mendapatkan automasi pelaporan dan penanganan bug.
06. Administrasi proyek
Memasukkan tenaga kerja, klien, dan struktur organisasi Anda ke alat manajemen proyek adalah hal yang penting. Alat manajemen proyek dapat membantu administrasi proyek Anda melalui berbagai cara, seperti dengan penggunaan template khusus industri atau integrasi pihak ketiga.
07. Manajemen risiko
Software manajemen proyek online juga banyak dipilih untuk menangani perkiraan durasi tugas yang tidak pasti. Susun tugas sesuai tenggat waktu dan kelola banyak proyek secara bersamaan sebagai bagian dari tujuan keseluruhan.
Keunggulan alat manajemen proyek
Atur waktu yang tepat
Di antara berbagai alat manajemen proyek, software diagram Gantt dapat membantu Anda mengatasi penundaan. Dependensi tugas dan efeknya terhadap waktu penyelesaian dapat dicatat dan dikelola dengan software diagram Gantt Zoho Projects.
Hindari cakupan proyek yang ambigu
WBS adalah salah satu alat perencanaan proyek yang membantu proses ideasi, serta sangat diandalkan selama perencanaan. Fitur ini memberikan garis besar untuk menentukan biaya, jadwal, dan jam kerja. Fitur ini juga membantu mengidentifikasi risiko.
Pastikan biaya Anda tetap terjaga
Dasar biaya adalah perbandingan antara perkiraan awal Anda dengan pengeluaran proyek Anda yang sebenarnya. Ini erat kaitannya dengan jadwal serta baseline cakupan. Pasalnya, faktor-faktor ini saling terhubung dan rentan menyebabkan biaya proyek menyimpang dari rencana.
Kolaborasi untuk mencapai hal baru
Dorong komunikasi tim yang efektif. Alat manajemen proyek yang baik akan mendorong tim untuk mengajukan pertanyaan, menyeimbangkan beban kerja, mempertanyakan ide yang mungkin tidak berhasil, dan menyelesaikan pekerjaan dengan memuaskan.
Tutup celah yang menghalangi Anda untuk mendengarkan
Ketika komunikasi lintasfungsi disederhanakan dengan alat perencanaan proyek yang memadai, para pemangku kepentingan pun dapat memperoleh informasi yang relevan. Alat PM akan memastikan agar keputusan penting tidak tertunda dan semua aktivitas proyek berjalan lancar.
Cara memilih alat manajemen proyek terbaik
Kenyataannya, ada berbagai macam alat manajemen proyek di luar sana. Masing-masing memiliki fitur yang cocok untuk bisnis dengan berbagai macam kebutuhan. Memilih aplikasi manajemen proyek yang tepat bisa menjadi proses yang membingungkan. Namun, kami di sini untuk membantu Anda. Renungkan pertanyaan-pertanyaan ini sebelum Anda mengambil keputusan besar itu:
Apa kebutuhan Anda?
Setiap bisnis memiliki poin-poin masalah dan tantangan yang perlu diatasi, tidak terkecuali bisnis Anda. Catat semua poin ini dalam bentuk daftar. Contohnya seperti ini:
- Email membludak dan belum sempat dibaca
- Tenggat waktu yang terlewat
- Rapat tidak konsisten
- Beban kerja tidak proporsional
- Waktu terbuang untuk tugas yang tidak perlu
- Ada silo di dalam tim
Terasa tidak asing? Artinya, sudah ada sedikit titik terang dalam proses pencarian alat manajemen proyek ini. Jangan ragu untuk menambahkannya ke daftar Anda. Konsultasikan juga dengan tim Anda karena merekalah yang akan menggunakan alat ini setiap harinya.
Alat manajemen proyek apa yang banyak dipakai?
Lakukan riset sendiri. Anda dapat:
- Membandingkan sejumlah produk di situs ulasan.
- Meminta masukan dari anggota tim lain dan manajer mereka.
- Berkonsultasi dengan profesional di industri tersebut.
- Menanyakannya kepada tim Anda sendiri. Pernahkah mereka memakai alat proyek sebelumnya? Apakah mereka memiliki rekomendasi?
Apakah alat tersebut cocok untuk Anda dan tim Anda? Apakah sesuai anggaran?
Persempit pilihan Anda ke dua atau tiga alat manajemen proyek yang patut dicoba. Coba sendiri alat-alat tersebut, lalu ajak sejumlah kecil tim turut mencobanya. Kumpulkan umpan balik dengan menanyai pengguna:
- Apakah alat tersebut ramah pengguna?
- Apakah dukungan pelanggannya sigap membantu?
- Apakah pemakaiannya mudah atau sulit?
- Fitur apa yang Anda sukai dan tidak sukai?
Lalu, perkirakan apakah alat tersebut sesuai dengan anggaran Anda. Bahkan jika sesuai, Anda tentunya tidak ingin menginvestasikan uang Anda jika manfaat alat tersebut tidak seberapa. Anda dapat meminta demo gratis agar lebih memahami produk tersebut. Cari tahu apakah alat manajemen proyek ini dapat menyelesaikan poin-poin masalah yang telah Anda tulis. Timbang pro dan kontranya, lalu pilih pemenangnya.
Apa yang menjadikan Zoho Projects software manajemen proyek terbaik?
Jika harapan Anda adalah merancang proyek dan menyukseskannya, maka harapan kami adalah membantu Anda mencapai hal tersebut. Ini alasan Zoho Projects adalah software manajemen proyek terbaik untuk Anda:
Layanan menyeluruh
Zoho Projects sigap membantu Anda mulai dari inisiasi hingga konklusi proyek. Mencapai sasaran proyek bukan hal yang mustahil dengan fitur-fitur seperti pencapaian untuk menandai setiap progres, tugas dan subtugas untuk membagi proyek menjadi bagian-bagian sederhana, serta grafik Gantt untuk memvisualisasikan dan memantau proyek.
Pelacakan bug
Ketika bug merangsek ke tempat yang tidak seharusnya, kekacauan pun tidak dapat terhindarkan. Aplikasi manajemen proyek kami dilengkapi dengan pelacak masalah, yang berjalan otomatis mulai dari saat masalah dilaporkan hingga selesai.
Otomatisasi tugas
Sederhanakan pelacakan, pengelolaan, dan penyelesaian tugas Anda dengan Aturan Alur Kerja berbasis pemicu, Webhooks yang mengirim notifikasi ke situs web pihak ketiga, Aturan Makro yang memperbarui item pekerjaan secara massal dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan Blueprint yang mengautomasi semua alur kerja.
Ketahui semua progres proyek Anda
Anda akan memperoleh kabar terbaru tentang tugas-tugas krusial, masalah, distribusi pekerjaan, estimasi anggaran, dan lainnya dari laporan lembar waktu, laporan alokasi sumber daya, dasbor portofolio, Diagram Gantt, dan widget. Anda dapat mengekspornya dalam format XLS atau PDF dengan mudah agar klien dapat melihatnya.
Siap, sedia, integrasikan
Integrasi suite internal kami menawarkan segudang alat yang dirancang untuk menangani anggaran, tiket, faktur, email, kolaborasi, dan lainnya. Agar alur kerja Anda berjalan mulus, Anda juga dapat mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga yang selama ini Anda gunakan.
Kolaborasi, eksekusi, dan rayakan
Pacu ide-ide baru dengan modul kolaborasi seperti obrolan grup, panggilan grup, Forum, dan Feed.
Aplikasi Manajemen Proyek
Aplikasi manajemen proyek Zoho Projects dirancang khusus untuk Anda. Anda akan memperoleh semua alat dan fitur yang telah disebutkan dalam satu paket. Entah itu memecah proyek menjadi tugas-tugas hierarkis, memvisualisasikan lini masa dengan cermat, melacak proyek pada waktu bersamaan, atau menyusun rencana komunikasi tim, Zoho Projects siap mendukung apa pun tugas Anda. Tertarik? Dapatkan aplikasi Zoho Projects sekarang juga!