Quelles sont les principales fonctionnalités des outils de gestion de projet ?

Les principales fonctionnalités des outils de gestion de projet Web, outre la gestion élémentaire des tâches, sont les suivantes :

01. Estimation du projet

Afin de garantir la réalisation de votre projet, il est important non seulement de suivre l'avancement du projet en temps réel, mais aussi d'évaluer les contraintes selon les performances actuelles du projet. Vous pouvez le faire à l'aide de prévisions budgétaires, de la gestion de la valeur acquise (EVM) ou de lignes de base.

02. Budgétisation

Gestion des coûts pour respecter le budget prévu. Suivez vos dépenses et vos coûts réels afin de facturer vos clients et de payer vos employés, comparez les coûts planifiés et réels, réalisez des prévisions budgétaires et analysez l'état de santé de votre budget.

03. Allocation des ressources

Assurez-vous que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches. Évitez de surcharger ou de laisser vos employés sans travail grâce au diagramme d'utilisation des ressources. Les meilleurs outils de gestion de projet vous aident aussi à attribuer le travail en fonction de la charge de travail et la disponibilité de vos employés.

04. Collaboration

Faire en sorte que toutes les parties prenantes pertinentes restent sur la même longueur d'onde. Favoriser une collaboration fluide est essentiel pour un outil de gestion de projet en ligne. Les outils de collaboration comme le tchat, les réunions en ligne et les forums sont en ce sens des fonctionnalités formidables.

05. Gestion de la qualité

Travaillez au mieux en gérant la qualité de vos projets en permanence. Les fonctionnalités de suivi et de résolution des problèmes y participent activement. L'automatisation des remontées et de la résolution des bugs n'est pas négligeable.

06. Administration des projets

Il est important d'intégrer vos employés, vos clients et votre structure organisationnelle dans un outil. Modèles spécifiques à votre branche, intégrations tierces variées : les outils de gestion de projet peuvent vous aider à administrer des projets de nombreuses façons.

07. Gestion des risques

Les logiciels de gestion de projet en ligne sont également utilisés pour gérer les incertitudes relatives à l'estimation de la durée de chaque tâche, organiser les tâches afin de respecter diverses échéances et composer simultanément avec plusieurs projets, dans le cadre de la poursuite d'un objectif plus global.

Les 5 principaux outils de gestion de projet pour les équipes de projet

en quoi les outils de gestion de projet consistent-ils

01. Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont l'un des meilleurs outils de gestion de projet. Les diagrammes de Gantt vous permettent de visualiser la chronologie de votre projet et les dépendances qui existent entre vos différents éléments de travail.

Ils vous aident à suivre le calendrier du projet en relevant tout écart qu'il peut y avoir par rapport au plan du projet et en identifiant les retards. Grâce aux diagrammes de Gantt, votre entreprise peut respecter le calendrier et le budget qu'elle s'est fixés. Si tout ne se déroule pas comme prévu, les diagrammes de Gantt vous aident à identifier les tâches les plus importantes qui vous permettront de terminer votre projet en temps et en heure.

Si vous gérez des projets, les diagrammes de Gantt sont des outils indispensables lors de l'étape de planification. Ils offrent une image complète de la structure de répartition du travail et vous aident à allouer efficacement les ressources, qu'elles soient temporelles, financières ou humaines. Ils cartographient les interdépendances entre les différents éléments de travail, vous aident à hiérarchiser les tâches urgentes et à réduire les réajustements de périmètre.

Les diagrammes de Gantt dans Zoho Projects sont des outils conviviaux et faciles à utiliser qui facilitent la planification de vos projets. L'interface par glisser-déposer simplifiée pour ajuster votre chronologie, 4 types de dépendances, le chemin critique, la ligne de base, l'outil de mise à l'échelle graphique et les capacités de gestion des tâches en font un outil indispensable. Le mieux dans tout ça ? Ils sont disponibles même avec notre forfait gratuit ! Veuillez consulter nos prix ici pour plus d'informations sur les fonctionnalités des diagrammes de Gantt.

outils de planification de projet

02. Structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail est l'outil le plus important de la planification d'un projet. L'objectif de votre projet est divisé et hiérarchisé en éléments de travail exploitables.

La structure de répartition du travail établit une hiérarchie, suivant laquelle votre objectif final est divisé en étapes, lesquelles peuvent être subdivisées en tâches ou en sous-tâches. Cela vous permet de planifier chaque aspect de votre projet et de ne rien laisser au hasard. Cette répartition vous offre une visibilité claire des heures et des ressources nécessaires à la réalisation du projet, ce qui vous aide à définir les contraintes prévues.

La structure de répartition du travail ne vous aide pas seulement à planifier, elle vous est également utile lors de la phase d'exécution de votre projet. Le travail est ainsi exécuté séparément, mais les parties forment un tout. Il vous est ainsi plus simple de suivre l'avancement du projet et de gérer les problèmes.

Créez une structure de répartition du travail dans Zoho Projects grâce à sa hiérarchie de jalons, de listes des tâches, de tâches et de sous-tâches. Grâce aux paramètres personnalisables, aux vues multiples, aux modèles, aux rappels et à la périodicité, ne perdez pas de temps à configurer votre projet en utilisant nos fonctionnalités de gestion des tâches.

outils de planification des projets

03. Ligne de base d'un projet

La ligne de base d'un projet offre une représentation graphique des valeurs de votre projet en comparant la ligne de base que vous avez définie pour votre projet avec vos performances réelles.

La ligne de base d'un projet est un outil de gestion de projet qui englobe la portée, le coût et le calendrier de référence. Votre ligne de base vous aide à réaliser le suivi en temps réel de vos progrès. Elle peut aussi vous permettre d'éviter toute évolution du périmètre du projet en gardant un œil sur le travail non planifié.

Le travail non planifié est un facteur important susceptible d'affecter le coût, le temps et la portée de votre projet. Il s'ensuit un effet domino. Tout d'abord, il y a un risque de dépassement de la portée du projet, résultant de ce travail supplémentaire. Que vous le vouliez ou non, le temps et les coûts consacrés au projet auront augmenté. Si vous tenez à respecter ces contraintes, la qualité de votre projet devra être reléguée au second plan.

Mesurez vos performances en comparant vos progrès réels avec la ligne de base définie dans le diagramme de Gantt de Zoho Projects. Facile à configurer et à analyser, la ligne de base dans Zoho Projects agit de concert avec Slack pour effectuer un suivi du temps perdu.

exemples d'outils de gestion de projet

04. Activités de consolidation d'équipe

Les activités de consolidation d'équipe permettent d'améliorer le moral et la productivité de vos équipes en organisant des activités ou en encourageant une compétitivité bénéfique. Des leçons de surf en groupe aux repas d'équipe, nombreuses sont les activités ludiques que vous pouvez entreprendre pour renforcer l'esprit d'équipe.

Le lien entre la consolidation d'équipe et les outils de gestion de projet n'est pas évidente. Pourtant, les relations entre les membres de l'équipe, mais aussi avec les parties prenantes, sont aussi importantes pour un projet que sa planification ou son exécution. De plus, c'est un moyen facile de renforcer ces relations.

Les activités de consolidation d'équipe peuvent inclure des concours encourageants dans un environnement contrôlé, dont l'objectif serait de court-circuiter les rivalités nocives qui entachent souvent le quotidien au travail. De telles initiatives peuvent également encourager la créativité, mettre en avant les différents talents des membres de votre équipe, ou encore favoriser la recherche collaborative de la meilleure solution.

outils et techniques de gestion de projet

05. Plan de gestion des communications

Le plan de communication d'un projet est un outil qui garantit que les informations circulent efficacement et constamment entre les membres d'un même projet, les clients et autres parties prenantes du projet. Le plan inclut des détails concernant qui communique quoi, à qui et à quelle fréquence.

Cet outil de gestion de projet permet de tenir informées toutes les personnes concernées, ainsi que de préserver leurs relations. Le fait de tenir informées les parties prenantes recèle des avantages évidents, puisque la satisfaction de leurs besoins contribue pour beaucoup à la réussite d'un projet. Un plan de communication facilite l'identification des risques éventuels et le renforcement de la collaboration entre les membres d'une équipe.

Déterminez avec précision votre plan de communication grâce aux fonctionnalités avancées de collaboration de Zoho Projects. Module Discuter avec son tchat intégré, ses appels virtuels et ses options de réunions, réseau social Feeds pour partager des idées, des commentaires et des images : Zoho Projects répond à tous vos besoins de communication.

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Les avantages d'utiliser des outils de gestion pour gérer ses projets

  • Un bon timing est essentiel : ne le négligez pas
  • Un logiciel de création de diagrammes de Gantt peut vous aider à tenir compte des retards en temps réel. Les dépendances entre les tâches, ainsi que leur incidence sur le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche, peuvent être consignées et gérées à l'aide d'un logiciel de diagramme de Gantt.

  • Maîtrisez les portées instables
  • La structure de répartition du travail favorise la formulation des idées et joue un rôle clé dans la planification. Cette structure fournit un cadre de gestion des coûts, du calendrier et des heures de travail. Elle contribue également à l'identification des risques.

  • Gardez vos coûts sous contrôle
  • Le coût de référence est la comparaison entre votre estimation initiale et les dépenses réelles de votre projet. Il est étroitement lié à votre calendrier et à votre portée de référence, puisque ces facteurs sont interconnectés et peuvent être la cause de déviation par rapport au coût de référence d'un projet.

  • Une bonne collaboration est essentielle pour surmonter les obstacles
  • Prenez soin de collaborer sur des aspects extérieurs au travail pour promouvoir une communication d'équipe efficace. Les meilleurs outils de gestion de projet pour les équipes encouragent les salariés à poser des questions, à ne pas se surmener, à questionner les idées potentiellement infructueuses et à réussir dans leur travail.

  • Évitez les écueils de communication
  • Le fait de rationaliser une communication transversale en élaborant un plan approprié aide l'ensemble des parties prenantes à obtenir les informations appropriées. Les outils de gestion de projet permettent aux décisions importantes d'être ainsi prises en temps et en heure, et à toutes les activités de projet de se dérouler sans anicroche.