En quoi les outils de gestion de projet consistent-ils ?

Au niveau le plus élémentaire, un outil de gestion de projet vous aide à gérer vos projets du début à la fin, tout en permettant aux employés intervenant à différents niveaux de comprendre rapidement ce qu'on attend d'eux et de s'acquitter de leurs tâches dans les délais impartis. En outre, un tel outil a pour vocation d'accélérer certains processus, de sorte que vous consacriez du temps aux aspects de votre travail les plus porteurs de valeur.

Les outils de gestion de projet sur le Web sont déjà utilisés depuis de nombreuses années. Par conséquent, leur rôle ne se limite plus à la simple gestion de projet. Ils peuvent également être utilisés pour garantir l'estimation, le contrôle des coûts, la budgétisation, l'allocation des ressources, la collaboration, la communication, la gestion de la qualité et l'administration des projets. L'objectif est de gérer tous les aspects et la complexité des grands projets et de réduire les coûts.

Les logiciels de gestion de projet en ligne sont également utilisés pour gérer les incertitudes relatives à l'estimation de la durée de chaque tâche, organiser les tâches afin de respecter diverses échéances et composer simultanément avec plusieurs projets, dans le cadre de la poursuite d'un objectif plus global.

5 outils de gestion de projet à connaître

Les principaux outils de gestion de projet à connaître

1. Diagrammes de Gantt

Constituant un outil de renommée mondiale qui a facilité la construction du barrage Hoover, le diagramme de Gantt offre une représentation visuelle du travail en tant qu'unité de temps. Le diagramme de Gantt est un outil essentiel à la planification, qui vous aide à planifier votre projet tout en tenant compte des interdépendances qui existent entre les différents aspects de votre travail.

À leurs débuts, les diagrammes de Gantt étaient tracés sur papier, puis corrigés à de nombreuses reprises pour prendre en compte les changements de programme. Les chefs de projet ont ensuite commencé à utiliser des morceaux de papier ou des blocs pour représenter les diagrammes de Gantt et les réorganiser en toute simplicité lorsque nécessaire. Il existe actuellement plusieurs outils qui proposent des diagrammes de Gantt en ligne.

2. Structure de répartition du travail

Avant d'aborder en détail la structure de répartition du travail, penchons-nous sur la portée. La portée d'un projet réunit les tâches et les ressources nécessaires pour atteindre un objectif donné. En cas de changement de perspective ou de dérive par rapport à l'objet initial, nous sommes en présence d'un « glissement de portée ». Par exemple, si la rédaction d'un livre est votre objectif, la recherche d'activités promotionnelles pour l'œuvre terminée dépasse la portée de ce projet en particulier. 

La structure de répartition du travail est un outil d'organisation du travail utilisé pour scinder un projet en partitions plus faciles à gérer. Il s'agit d'une structure arborescente qui décompose la portée en plusieurs unités. Ce processus établit une hiérarchie, suivant laquelle votre objectif final est divisé en étapes, lesquelles peuvent être subdivisées en tâches ou en sous-tâches. Plusieurs règles facilitent le partitionnement d'un projet. Dans cette optique, la « règle 8/80 » est particulièrement intéressante, celle-ci proposant de limiter chaque lot de travaux à un effort compris entre 8 et 80 heures.

3. Ligne de base d'un projet

La ligne de base, qui offre une représentation graphique des valeurs de votre projet, est la norme de référence à partir de laquelle vos performances réelles sont comparées. La ligne de base d'un projet englobe la portée, le coût et le calendrier de référence. Votre ligne de base vous aide à réaliser le suivi en temps réel de vos progrès.

Le travail non planifié est un facteur important susceptible d'affecter le coût, le temps et la portée de votre projet. Il s'ensuit un effet domino. Tout d'abord, il y a un risque de dépassement de la portée du projet, résultant de ce travail supplémentaire. Que vous le vouliez ou non, le temps et les coûts consacrés au projet auront augmenté. Si vous tenez à respecter ces contraintes, la qualité de votre projet devra être reléguée au second plan. 

4. Activités de consolidation d'équipe

Vous vous interrogez peut-être sur le lien que peut avoir la cohésion d'équipe avec la gestion de projet. Les relations entre les membres de l'équipe, mais aussi avec les parties prenantes, sont aussi importantes pour un projet que sa planification ou son exécution. Pour améliorer le moral des troupes et la productivité, il peut être judicieux de mener certaines activités, voire d'instaurer une saine compétition. Après tout, un petit concours amical est stimulant pour tout le monde. Des leçons de surf en groupe aux repas d'équipe, nombreuses sont les activités ludiques que vous pouvez entreprendre pour renforcer l'esprit d'équipe.

Les activités de consolidation d'équipe peuvent inclure des concours encourageants dans un environnement contrôlé, dont l'objectif serait de court-circuiter les rivalités nocives qui entachent souvent le quotidien au travail. De telles initiatives peuvent également encourager la créativité, mettre en avant les différents talents des membres de votre équipe, ou encore favoriser la recherche collaborative de la meilleure solution.

5. Plan de gestion des communications

Le plan de communication d'un projet assure une circulation régulière d'informations pertinentes entre les membres d'une équipe, les clients et les autres intervenants impliqués dans un projet, en désignant les personnes chargées de communiquer des informations, ainsi que la nature, la fréquence et les destinataires des communications. Un plan de communication permet de tenir informées toutes les personnes concernées, ainsi que de préserver leurs relations.

Le fait de tenir informées les parties prenantes recèle des avantages évidents, puisque la satisfaction de leurs besoins contribue pour beaucoup à la réussite d'un projet. Un plan de communication facilite l'identification des risques éventuels et le renforcement de la collaboration entre les membres d'une équipe.

Principaux avantages des outils de gestion de projet

  • Un bon timing est essentiel : ne le négligez pas
  • Un logiciel de création de diagrammes de Gantt peut vous aider à tenir compte des retards en temps réel. Les diagrammes de Gantt permettent également de gérer les interdépendances en toute simplicité. Par exemple, un livre doit être écrit avant d'être envoyé pour révision. Ces deux tâches relèvent de l'objectif de publication d'un livre, mais l'une doit être effectuée avant l'autre. Les dépendances entre les tâches ainsi que leur incidence sur le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche peuvent être consignée et gérées à l'aide d'un logiciel de diagramme de Gantt.

  • Maîtrisez les portées instables
  • La structure de répartition du travail favorise la formulation des idées et joue un rôle clé dans la planification. Cette structure fournit un cadre de gestion des coûts, du calendrier et des heures de travail. Elle contribue également à l'identification des risques. Par exemple, une branche de l'arborescence qui ne peut pas être clairement définie peut constituer une déviation de portée, laquelle représente un risque. 

  • Gardez vos coûts sous contrôle
  • Le coût de référence est la comparaison entre votre estimation initiale et les dépenses réelles de votre projet. Il est étroitement lié à votre calendrier et à votre portée de référence, car la portée et les délais sont des facteurs fréquents de déviation par rapport au coût de référence d'un projet. Tout en établissant un plan budgétaire initial pour votre projet, mettez de côté une certaine réserve pour répondre aux risques susceptibles de survenir pendant le déroulement du projet.

  • Une bonne collaboration est essentielle pour surmonter les obstacles
  • Prenez soin de collaborer sur des aspects extérieurs au travail pour promouvoir une communication d'équipe efficace. Cela encourage les effectifs à poser des questions, à éviter le surmenage, à remettre en cause les idées susceptibles de ne pas fonctionner, à demander de l'aide et à réussir collectivement.

  • Évitez les écueils de communication
  • La communication interfonctionnelle constitue également un pilier de la gestion de projet. Le fait de rationaliser cette communication en élaborant un plan approprié aide l'ensemble des parties prenantes à obtenir les informations appropriées. Les décisions importantes sont ainsi prises en temps et en heure, et toutes les activités de projet se déroulent sans anicroche.