¿En qué consisten las herramientas de gestión de proyectos?
En el nivel más básico, una herramienta de gestión de proyectos lo ayudará a gestionar sus proyectos de principio a fin, además de permitir que los empleados de distintos niveles comprendan rápidamente sus tareas y las completen de forma oportuna. Además, se enfoca en promover la finalización de las tareas (GTD) de manera más rápida para que dedique tiempo a los aspectos que agregan valor a su trabajo.
Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la Web han existido por varios años y, como resultado, permiten hacer mucho más que solo gestionar proyectos. Con ellas también se pueden realizar las estimaciones del proyecto, el control de costos, la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos, la colaboración, la comunicación, la gestión de calidad y la administración. El objetivo es administrar todos los aspectos y las complejidades de los proyectos de mayor tamaño, y mantener los costos bajos.
Las personas también utilizan el software de gestión de proyectos en línea para enfrentarse a las incertidumbres en las estimaciones de la duración de las tareas, para organizarlas a fin de cumplir diversas fechas límite y para gestionar varios proyectos al mismo tiempo; todo como parte de un objetivo general.
5 herramientas de gestión de proyectos que debe conocer
01. Diagramas de Gantt
La herramienta mundialmente conocida que ayudó a construir la presa Hoover, los diagramas de Gantt, permite representar el trabajo de manera visual como una unidad de tiempo. El diagrama de Gantt es una herramienta fundamental en cuanto a la planificación y lo ayuda a programar su proyecto mientras considera las dependencias existentes entre los diversos elementos de trabajo.
Cuando los diagramas de Gantt se incorporaron por primera vez, se trazaban en papel y se volvían a trazar varias veces para reflejar los cambios en la programación. Luego, los gerentes de proyecto comenzaron a utilizar hojas de papel o bloques para representar los diagramas de Gantt, de modo que se pudieran mover fácilmente cuando fuera necesario. Actualmente, existen varias herramientas que proporcionan diagramas de Gantt en línea.
02. Estructura de desglose de trabajo (WBS)
Antes de revisar en qué consiste la estructura de desglose de trabajo, debemos comprender el alcance de esta. El alcance implica el trabajo y los recursos necesarios para alcanzar el objetivo de un proyecto. Si este enfoque se desvía o se altera, se produce lo que se denomina “corrupción del alcance”. Por ejemplo, si su objetivo es escribir un libro, la tarea de investigar las actividades promocionales que debe realizar cuando el libro esté terminado va más allá del alcance de ese proyecto en particular.
La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta de estructuración de trabajo que se utiliza para desglosar un proyecto en particiones que se pueden gestionar. Es una estructura similar a un árbol que desglosa el alcance en varias unidades. Respeta una jerarquía en la que su objetivo final se separa en etapas que se pueden dividir, a su vez, en tareas o subtareas. Existen varias reglas que ayudan a dividir un proyecto en particiones. Una regla relevante es la regla 8/80, la cual consiste en que un elemento de trabajo en el nivel más bajo no debería requerir más de 80 horas de trabajo ni menos de 8 horas de trabajo.
03. Línea de base del proyecto
Esta es una forma gráfica de representar los valores del proyecto, ya que la línea de base es el estándar que establece para su proyecto a fin de medir el rendimiento real. La línea de base del proyecto abarca la línea de base del alcance, la línea de base del costo y la línea de base de la programación. La línea de base ayuda a realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real.
El trabajo no planificado es un factor importante, ya que puede afectar el costo, el tiempo y el alcance del proyecto. Por lo tanto, puede provocar un efecto dominó. En primer lugar, existe el riesgo de que el proyecto exceda el alcance debido a la inclusión de este trabajo adicional. Incluso si esto no sucede, el tiempo y el costo del proyecto aumentarán. Si no desea poner en riesgo esas restricciones, la calidad del proyecto deberá quedar en segundo plano.
04. Actividades de fortalecimiento de equipos
Es posible que se pregunte cual es la conexión entre el fortalecimiento de equipos y la gestión de proyectos. En un proyecto, las relaciones entre los miembros del equipo, así como con las partes interesadas, tienen el mismo nivel de relevancia que la planificación o la ejecución. Una manera de mejorar la moral, además de aumentar la productividad, es realizar actividades o incluso una competencia sana. Al fin y al cabo, un concurso sencillo y amistoso es estimulante para todos los miembros. Desde clases de surf grupales hasta una cena con aportes de cada miembro, existe una amplia variedad de actividades divertidas que puede aplicar como parte del programa de fortalecimiento de equipos corporativos.
Las actividades de fortalecimiento de equipos pueden incluir competencias motivantes que se realizan en un entorno controlado, a fin de olvidar la presión del trabajo que a menudo forma parte de la cultura cotidiana del entorno laboral. También puede estimular la creatividad, destacar los diversos talentos de los miembros de su equipo e incentivarlos a trabajar juntos para encontrar las soluciones más eficaces.
05. Plan de gestión de comunicaciones
Un plan de comunicaciones del proyecto garantiza que haya un flujo de información regular y pertinente entre los miembros, los clientes y otras partes interesadas del proyecto mediante el establecimiento de pasos para definir quién comunica qué información a quién y con qué frecuencia. El plan de comunicaciones garantiza que todos los involucrados se mantengan informados y ayuda a conservar las relaciones.
Mantener a las partes interesadas informadas implica una ventaja evidente, ya que satisfacer sus necesidades es fundamental para el éxito de un proyecto. Un plan de comunicaciones lo ayudará a abordar cualquier riesgo que pueda surgir y a mejorar la colaboración entre los miembros de su equipo.