¿Cuáles son las características clave de las herramientas de gestión de proyectos?
Las características clave de las herramientas de gestión de proyectos basadas en la Web, además de la gestión básica de tareas, son las siguientes:
01. Estimación del proyecto
Para garantizar el éxito de su proyecto, es importante no solo realizar un seguimiento del progreso en tiempo real, sino también estimar las limitaciones del proyecto en función de su rendimiento actual. Esto podría ser en forma de previsiones presupuestarias, EVM o líneas de base.
02. Elaboración de presupuestos
Gestionar los costos para ajustarse al presupuesto previsto. Realice un seguimiento de los gastos y de los costos reales para facturar a los clientes y pagar a los empleados, compare los costos planificados con los reales, prevea el presupuesto y analice el estado de su presupuesto.
03. Asignación de recursos
Asegurarse de que las personas adecuadas trabajen en las tareas adecuadas. Evite que sus empleados trabajen mucho o muy poco mediante el gráfico de utilización de recursos. Las principales herramientas de gestión de proyectos también ayudan a asignar el trabajo en función de la carga de trabajo y la disponibilidad de los empleados.
04. Colaboración
Mantener al tanto a todas las partes interesadas en el proyecto. La colaboración sin esfuerzo es un aspecto esencial de una herramienta de gestión de proyectos en línea. Las herramientas de colaboración virtual, como el chat, los seminarios web y los foros, son algunas de las funciones más útiles.
05. Gestión de calidad
Dé siempre lo mejor de usted mediante una gestión constante de la calidad de su proyecto. Las capacidades de resolución y seguimiento de problemas son de gran ayuda en este sentido. La automatización para escalar y tratar los errores es una ventaja añadida.
06. Administración del proyecto
Es importante que el personal, los clientes y la estructura organizativa se adapten a una herramienta. Desde plantillas específicas del sector hasta diversas integraciones de terceros, hay varias formas en que las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo con la administración de proyectos.
07. Gestión de riesgos
Las personas también utilizan el software de gestión de proyectos en línea para enfrentarse a las incertidumbres en las estimaciones de la duración de las tareas, para organizarlas a fin de cumplir diversas fechas límite y para gestionar varios proyectos al mismo tiempo; todo como parte de un objetivo general.
Las 5 mejores herramientas de gestión de proyectos para equipos de proyectos
01. Diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt es una de las principales herramientas de gestión de proyectos. Un diagrama de Gantt es una visualización de la línea de tiempo del proyecto y de las dependencias entre los distintos elementos de trabajo.
Los diagramas de Gantt son útiles para hacer un seguimiento de la programación del proyecto, controlar si hay desviaciones del plan del proyecto e identificar retrasos. Con los diagramas de Gantt, las empresas pueden controlar la programación y el presupuesto previstos. Y, si las cosas no salen según lo previsto, los diagramas de Gantt ayudan a identificar las tareas fundamentales que garantizarán que el proyecto se complete a tiempo.
En la gestión de proyectos, los diagramas de Gantt son una herramienta importante en la planificación. Proporciona una visión completa de la estructura de desglose del trabajo y ayuda a asignar los recursos de forma eficiente, ya sea el tiempo, el dinero o los recursos humanos. Mapea las interdependencias entre los distintos elementos de trabajo y ayuda a priorizar las tareas fundamentales y a reducir la corrupción del alcance.
Los diagramas de Gantt en Zoho Projects son una herramienta intuitiva y fácil de usar que facilita su planificación y programación. La sencilla interfaz de arrastrar y soltar para ajustar la línea de tiempo, los 4 tipos de dependencias, la ruta fundamental, las líneas de base, el escalado del gráfico y las funciones de gestión de tareas dentro del gráfico hacen que sea una herramienta indispensable. ¿Y la mejor parte? Está disponible incluso en nuestro plan Gratis. Consulte más información sobre las funciones del diagrama de Gantt en nuestros distintos planes de precios aquí.
02. Estructura de desglose de trabajo
La estructura de desglose de trabajo es la primera y más importante herramienta en la planificación de proyectos. Se trata de un desglose jerárquico del objetivo del proyecto en elementos de trabajo accionables.
La estructura de desglose de trabajo (WBS) sigue una jerarquía en la que su objetivo final se separa en etapas que se pueden dividir, a su vez, en tareas o subtareas. Esto ayuda a planificar cada aspecto de su proyecto sin dejar nada al azar. El desglose aclara el tiempo y los recursos que se necesitarán y, por tanto, ayuda a establecer las limitaciones previstas para un proyecto.
La WBS ayuda no solo en la planificación, sino también en la fase de ejecución de su proyecto. El trabajo se ejecuta en partes que componen un todo. Gestionar estas partes es más fácil no solo en términos de seguimiento del trabajo, sino también en caso de contratiempos.
Cree una WBS en Zoho Projects con su jerarquía de hitos, listas de tareas, tareas y subtareas. Con una configuración personalizable, múltiples vistas, plantillas, recordatorios y recurrencias, no le llevará nada de tiempo configurar su proyecto mediante nuestras funciones de gestión de tareas.
03. Línea de base del proyecto
La línea de base de un proyecto es una forma gráfica de representar los valores del proyecto comparando la línea de base, que es el estándar establecido para el proyecto, con el rendimiento real.
La línea de base del proyecto es una herramienta de gestión de proyecto que engloba la línea de base del alcance, la de los costos y la del programa. La línea de base ayuda a realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real. También puede ayudar a evitar la corrupción del alcance mediante el control del trabajo no planificado.
El trabajo no planificado es un factor importante, ya que puede afectar el costo, el tiempo y el alcance del proyecto. Por lo tanto, puede provocar un efecto dominó. En primer lugar, existe el riesgo de que el proyecto exceda el alcance debido a la inclusión de este trabajo adicional. Incluso si esto no sucede, el tiempo y el costo del proyecto aumentarán. Si no desea poner en riesgo esas restricciones, la calidad del proyecto deberá quedar en segundo plano.
Mida su rendimiento comparando el progreso en tiempo real con la línea de base establecida en el diagrama de Gantt de Zoho Projects. La línea de base de Zoho Projects es fácil de configurar y analizar, y funciona junto con Slack para realizar un seguimiento del tiempo perdido.
04. Actividades de fortalecimiento de equipos
Las actividades de fortalecimiento de equipos son una forma de mejorar la moral y aumentar la productividad de los equipos mediante la realización de actividades o competiciones sanas. Desde clases de surf grupales hasta una cena con aportes de cada miembro, existe una amplia variedad de actividades divertidas que puede aplicar como parte del programa de fortalecimiento de equipos corporativos.
La conexión entre el fortalecimiento de equipos y las herramientas de PM puede que no sea obvia. Sin embargo, las relaciones entre los miembros del equipo, así como con las partes interesadas, tienen el mismo nivel de relevancia para un proyecto que la planificación o la ejecución. Y esta es una manera fácil de fortalecer estas relaciones.
Las actividades de fortalecimiento de equipos pueden incluir competencias motivantes que se realizan en un entorno controlado, a fin de olvidar la presión del trabajo que a menudo forma parte de la cultura cotidiana del entorno laboral. También puede estimular la creatividad, destacar los diversos talentos de los miembros de su equipo e incentivarlos a trabajar juntos para encontrar las soluciones más eficaces.
05. Plan de gestión de comunicaciones
Un plan de comunicación de proyecto es una herramienta que garantiza que haya un flujo regular y relevante de información entre los miembros del proyecto, los clientes y otras partes interesadas. El plan incluye detalles sobre quién comunica qué, a quién y con qué frecuencia.
Esta herramienta de gestión de proyectos garantiza que todos los implicados se mantengan informados y ayuda a conservar las relaciones. Mantener a las partes interesadas informadas implica una ventaja evidente, ya que satisfacer sus necesidades es fundamental para el éxito de un proyecto. Un plan de comunicaciones lo ayudará a abordar cualquier riesgo que pueda surgir y a mejorar la colaboración entre los miembros de su equipo.
Defina su plan de comunicación con precisión gracias a las amplias funciones de colaboración de Zoho Projects. Desde el módulo Discusión con su chat incorporado, las llamadas virtuales y las capacidades de reunión hasta la fuente de redes sociales para discutir ideas, comentarios y medios de comunicación, Zoho Projects tiene todo cubierto con todos los medios de comunicación.
