Was sind Projektmanagement-Tools?

Auf der grundlegendsten Ebene unterstützen Projektmanagement-Tools Ihr Unternehmen dabei, Projekte vom Anfang bis zum Ende zu verwalten. Sie ermöglichen es Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen, ihre Aufgaben schnell zu verstehen und fristgerecht abzuschließen. Außerdem fördern sie das Ziel, Aufgaben schneller zu erledigen (Getting Things Done – GTD), damit sie Zeit mit Dingen verbringen können, die ihre Arbeit voranbringen.

Webbasierte Projektmanagement-Tools gibt es jetzt schon seit einigen Jahren, und demzufolge können sie mittlerweile mehr als nur Projekte zu verwalten. Sie können auch für die Projektschätzung, Kostenkontrolle, Budgetierung, Ressourcenzuweisung, Zusammenarbeit, Kommunikation, das Qualitätsmanagement und die Administration genutzt werden. Das Ziel ist es, alle Aspekte und Komplexitäten von größeren Projekten zu handhaben und die Kosten niedrig zu halten.

Online Projektmanagement-Software wird auch genutzt, um mit Unsicherheitsfaktoren bei der Schätzung der Dauer jeder Aufgabe umzugehen, Aufgaben so anzuordnen, dass mehrere Fristen eingehalten werden, und um im Rahmen eines übergeordneten Ziels mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen.

5 Projektmanagement-Tools, die es sich lohnt zu kennen

Die wichtigsten Projektmanagement-Tools, die es sich lohnt zu kennen

01. Gantt-Diagramme

Das weltberühmte Gantt-Diagramm-Tool, das den Bau des Hoover Dam unterstützt hat , ist eine visuelle Möglichkeit, Arbeit als Zeiteinheit darzustellen. Es ist ein wichtiges Tool bei der Planung und hilft bei der Terminplanung Ihres Projekts unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen Ihren verschiedenen Arbeitselementen.

Als die Gantt-Diagramme erstmals vorgestellt wurden, wurden sie in Papierform gezeichnet und dann mehrmals gezeichnet und neu gezeichnet, um Zeitplanänderungen wiederzugeben. Projektmanager verwendeten damals lose Papierblätter oder Blöcke zur Darstellung der Gantt-Diagramme, sodass sie bei Bedarf leicht verschoben werden konnten. Jetzt gibt es mehrere Tools, die Gantt-Diagramme online bereitstellen.

02. Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)

Bevor wir uns mit einem Projektstrukturplan befassen, müssen wir den Umfang eine Projekts verstehen. Der Umfang eines Projekts umfasst Arbeit und Ressourcen, die zum Abschluss des Projektziels erforderlich sind. Wenn sich dieser Punkt verschlechtert oder verschiebt, nennt man das einen "Scope Creep", einen Zuwachs des Inhalts- und Umfangs eines Projekts. Wenn Sie beispielsweise ein Buch schreiben möchten, liegt die Recherche zu Werbeaktivitäten für das fertige Buch außerhalb des Umfangs dieses bestimmten Projekts. 

Der Projektstrukturplan (WBS) ist ein Tool zur Strukturierung von Arbeiten, mit dem Sie Ihr Projekt in verwaltbare Einheiten aufteilen können. Es handelt sich um eine baumartige Struktur, die den Umfang in mehrere Einheiten aufteilt. Die Struktur folgt einer Hierarchie, in der Ihr Endziel in Phasen unterteilt wird, die weiter in Aufgaben oder Unteraufgaben unterteilt werden können. Es gibt mehrere Regeln, die bei der Aufteilung eines Projekts in Einheiten helfen. Eine interessante Regel ist die 8/80-Regel, d. h. ein Arbeitsobjekt auf der untersten Ebene sollte nicht mehr als 80 Stunden Arbeit oder weniger als 8 Stunden Arbeit erfordern.

03. Projekt-Baseline

Als grafische Darstellung Ihrer Projektwerte ist Ihre Baseline der Standard, den Sie für Ihr Projekt festlegen, um Ihre tatsächliche Leistung zu messen. Die Projekt-Baseline umfasst die Baseline des Projektumfangs, der Kosten und der Zeit. Ihre Baseline unterstützt Sie dabei, Ihren Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

Ungeplante Arbeiten sind ein wichtiger Faktor, der sich auf Kosten, Zeit und Umfang Ihres Projekts auswirken kann. Es verursacht einen Dominoeffekt. Erstens besteht das Risiko, dass das Projekt durch die Aufnahme dieser zusätzlichen Arbeit aus dem Rahmen geraten ist. Auch wenn dies nicht der Fall ist, werden sich der Zeit- und Kostenaufwand für das Projekt erhöht haben. Wenn Sie diese Einschränkungen nicht gefährden möchten, muss die Qualität Ihres Projekts in den Hintergrund treten. 

04. Teambuilding-Aktivitäten

Vielleicht fragen Sie sich, welche Beziehungen zwischen Team und Projektmanagement bestehen. Beziehungen zwischen Team und Stakeholdern sind für ein Projekt ebenso wichtig wie die Planung oder Ausführung. Eine Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Produktivität zu steigern, ist die Durchführung von Aktivitäten oder sogar die Förderung eines gesunden Wettbewerbs. Schließlich gibt ein kleiner Wettbewerb jedem Teilnehmer zusätzlichen Antrieb. Vom Surfunterricht in der Gruppe bis hin zu einem gemeinsamen Essen gibt es eine große Auswahl an lustigen Aktivitäten, die Sie als Teil des Teambuildings in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Zu den Teambuilding-Aktivitäten gehören unter anderem die Förderung des Wettbewerbs in einer kontrollierten Umgebung, um den negativen Konkurrenzkampf zu unterbrechen, der oft Teil der alltäglichen Arbeitskultur ist. Dies kann auch die Kreativität fördern, die verschiedenen Talente Ihrer Teammitglieder zur Geltung bringen und Menschen dazu motivieren, gemeinsam die besten Lösungen zu finden.

05. Kommunikationsmanagementplan

Ein Projektkommunikationsplan stellt sicher, dass ein regelmäßiger, relevanter Informationsfluss zwischen den Projektmitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern besteht. Mit ihm werden Schritte festgelegt, um zu bestimmen, wer welche Informationen an wen und wie oft kommuniziert. Ihr Kommunikationsplan sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, und hilft dabei, Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Es gibt dadurch den offensichtlichen Vorteil, dass Ihre Stakeholder auf dem Laufenden bleiben, da die Erfüllung ihrer Bedürfnisse ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs ist. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, alle Risiken, die entstehen können, zu bewältigen und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihres Teams zu verbessern.

Hauptvorteile von Projektmanagement-Tools

  • Es geht um den richtigen Zeitpunkt – verpassen Sie ihn nicht
  • Die Gantt-Diagrammsoftware hilft dabei, Verzögerungen in Echtzeit auszugleichen. Zudem können mit Gantt-Diagrammen Abhängigkeiten auf einfache Weise verwaltet werden. Beispiel: Ein Buch zuerst geschrieben werden, bevor es zur Korrektur gesendet wird. Beide Aufgaben erfolgen unter der Zielvorgabe der Veröffentlichung eines Buchs, aber eine Aufgabe muss zuerst ausgeführt werden, bevor die andere umgesetzt werden kann. Aufgabenabhängigkeiten und ihre Auswirkung auf die Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird, können mit der Gantt-Diagrammsoftware erfasst und verwaltet werden.

  • Behalten Sie die Kontrolle über den Umfang eines Projekts
  • WBS unterstützt bei der Ideenfindung und wird bei der Planung gerne eingesetzt. Ein Projektstrukturplan bietet eine Übersicht zur Festlegung von Kosten, Zeitplan und Arbeitsstunden. Des Weiteren hilft er auch bei der Identifizierung von Risiken. Beispielsweise kann eine Verzweigung, die nicht eindeutig definiert werden kann, eine Abweichung vom Projektumfang sein, die ein Risiko darstellt. 

  • Behalten Sie Ihre Kosten im Griff
  • Die Kosten-Baseline ist der Vergleich zwischen Ihrer ursprünglichen Schätzung und den tatsächlichen Projektausgaben. Sie ist eng mit Ihren Zeitplan- und Umfang-Baselines abgestimmt, da Umfang und Zeit Faktoren sind, die leicht dazu führen können, dass die Kosten eines Projekts von der Baseline abweichen. Planen Sie bei der Ausarbeitung eines anfänglichen Budgetplans für Ihr Projekt eine bestimmte Menge an Reserven ein, um mögliche Risiken während des Projekts zu berücksichtigen.

  • Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Lösen der Risikofaktoren
  • Arbeiten Sie au außerhalb des Büros zusammen, um eine effektive Teamkommunikation zu fördern. Dies ermutigt die Mitarbeiter, Fragen zu stellen, sich nicht zu überfordern, Fragen zu Ideen zu stellen, die möglicherweise nicht funktionieren, um Hilfe zu bitten und gemeinsam erfolgreich zu sein.

  • Schließen Sie eventuelle Lücken, und fördern Sie die Teamkommunikation
  • Funktionsübergreifende Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Durch die Optimierung dieser Kommunikation mit einem geeigneten Plan wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, wie sie relevante Informationen erhalten. Das bedeutet, dass wichtige Entscheidungen nicht verzögert werden und alle Projektaktivitäten reibungslos ablaufen.