Welches sind die wichtigsten Funktionen von Projektmanagementtools?

Die wichtigsten Funktionen von webbasierten Projektmanagementtools, abgesehen von der grundlegenden Aufgabenverwaltung, sind:

01. Projektschätzung

Um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen, ist es nicht nur wichtig, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, sondern auch die Projektbeschränkungen auf Grundlage Ihrer aktuellen Leistung abzuschätzen. Dies kann in Form von Budgetprognosen, EVM oder Baselines erfolgen.

02. Budgetierung

Kostenverwaltung, um innerhalb des geplanten Budgets zu bleiben Verfolgen Sie die Ausgaben, die tatsächlichen Kosten für die Rechnungsstellung an Kunden und die Bezahlung von Mitarbeitern, vergleichen Sie geplante und tatsächliche Kosten, prognostizieren Sie das Budget und analysieren Sie die Budgetsituation.

03. Ressourcenzuweisung

Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen an den richtigen Aufgaben arbeiten. Vermeiden Sie mithilfe des Diagramms zur Ressourcennutzung eine Über- oder Unterbeanspruchung Ihrer Mitarbeiter. Die führenden Projektmanagementtools helfen auch bei der Zuweisung von Aufgaben auf Grundlage der Mitarbeiterauslastung und -verfügbarkeit.

04. Zusammenarbeit

Alle Projektbeteiligten müssen auf dem Laufenden sein. Mühelose Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Aspekt eines Onlinetools für das Projektmanagement. Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie Chats, Webmeetings und Foren bieten großartige Funktionen.

05. Qualitätsmanagement

Leisten Sie immer Ihre beste Arbeit, indem Sie die Qualität Ihrer Projekte ständig überwachen. Funktionen zur Problemverfolgung und -lösung sind dabei sehr hilfreich. Die Automatisierung bei der Eskalation und Behandlung von Fehlern ist ein zusätzlicher Bonus.

06. Projektverwaltung

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und Ihre Organisationsstruktur in ein Tool einbinden. Von branchenspezifischen Vorlagen bis hin zu Integrationen von Drittanbietern gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, mit Projektmanagementtools die Projektverwaltung zu unterstützen.

07. Risikomanagement

Onlinesoftware für das Projektmanagement wird auch genutzt, um mit Unsicherheitsfaktoren bei der Schätzung der Dauer jeder Aufgabe umzugehen, Aufgaben so anzuordnen, dass mehrere Fristen eingehalten werden, und um im Rahmen eines übergeordneten Ziels mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen.

Die 5 wichtigsten Projektmanagementtools für Projektteams

Was sind Projektmanagementtools

01. Gantt-Diagramme

Das Gantt-Diagramm ist eines der wichtigsten Projektmanagementtools. Ein Gantt-Diagramm ist eine visualisierte Darstellung des Projektzeitplans und der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitselementen.

Gantt-Diagramme sind hilfreich, um den Projektzeitplan im Auge zu behalten sowie Abweichungen vom Projektplan und Verzögerungen zu erkennen. Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Unternehmen ihren geplanten Zeit- und Kostenplan einhalten. Und wenn die Dinge nicht wie geplant laufen, helfen Gantt-Diagramme dabei, kritische Aufgaben zu identifizieren, mit denen sichergestellt werden kann, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.

Im Projektmanagement sind Gantt-Diagramme ein wichtiges Planungstool. Sie vermitteln ein vollständiges Bild der Arbeitsstruktur und helfen bei der effizienten Zuweisung von Ressourcen, sei es Zeit, Geld oder Personal. Sie bilden die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitsaufgaben ab, helfen bei der Priorisierung der kritischen Aufgaben und reduzieren die Ausweitung des Projektumfangs.

Gantt-Diagramme in Zoho Projects sind ein intuitives, benutzerfreundliches Tool, das Ihre Zeit- und Aufgabenplanung erleichtert. Eine einfache Drag-and-drop-Oberfläche zur Anpassung der Zeitleiste, vier Arten von Abhängigkeiten, der kritische Pfad, Baselines, Diagrammskalierung und Aufgabenmanagementfunktionen innerhalb des Diagramms machen dieses Tool unverzichtbar. Das Beste daran? Es ist sogar in unserem kostenlosen Tarif verfügbar! Weitere Informationen zu den Gantt-Diagrammfunktionen finden Sie in unseren verschiedenen Tarifen hier.

Zeitplanungstools für das Projektmanagement

02. Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist das erste und wichtigste Instrument bei der Projektplanung. Es handelt sich dabei um eine hierarchische Aufschlüsselung Ihres Projektziels in umsetzbare Arbeitsschritte.

Der Projektstrukturplan folgt einer Hierarchie, in der das endgültige Ziel in Stufen aufgeteilt ist, die wiederum in Aufgaben oder Unteraufgaben unterteilt werden können. Dies hilft bei der Planung jedes einzelnen Aspekts Ihres Projekts, ohne etwas dem Zufall zu überlassen. Die Aufschlüsselung schafft Klarheit über die benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen und hilft somit bei der Festlegung der geplanten Rahmenbedingungen für ein Projekt.

Der Projektstrukturplan unterstützt nicht nur die Planung, sondern auch die Ausführungsphase des Projekts. Die Arbeit wird in Teilen ausgeführt, die sich zu einem Ganzen zusammenfügen. Die Verwaltung dieser Teile ist nicht nur im Hinblick auf die Nachverfolgung der Arbeit einfacher, sondern auch im Falle von Rückschlägen.

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan in Zoho Projects mit einer Hierarchie von Meilensteinen, Aufgabenlisten, Aufgaben und Unteraufgaben. Mit anpassbaren Einstellungen, mehreren Ansichten, Vorlagen, Erinnerungen und Wiederholungen können Sie Ihr Projekt mit unseren Aufgabenmanagementfunktionen im Handumdrehen einrichten.

Aufgabenplanungstools für das Projektmanagement

03. Projektbaseline

Eine Projektbaseline ist eine grafische Darstellung Ihrer Projektwerte durch den Vergleich der Baseline, d. h. des von Ihnen gesetzten Standards für Ihr Projekt, mit der tatsächlichen Performance.

Die Projektbaseline ist ein Projektmanagementtool, das die Baseline des Projektumfangs, der Kosten und der Zeit umfasst. Die Baseline unterstützt Sie dabei, Ihren Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Sie kann auch dazu beitragen, eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, indem sie ungeplante Arbeiten in Schach hält.

Ungeplante Arbeiten sind ein wichtiger Faktor, der sich auf Kosten, Zeit und Umfang Ihres Projekts auswirken kann. Es verursacht einen Dominoeffekt. Erstens besteht das Risiko, dass das Projekt durch die Aufnahme dieser zusätzlichen Arbeit aus dem Rahmen geraten ist. Auch wenn dies nicht der Fall ist, werden sich der Zeit- und Kostenaufwand für das Projekt erhöht haben. Wenn Sie diese Einschränkungen nicht gefährden möchten, muss die Qualität Ihres Projekts in den Hintergrund treten.

Messen Sie Ihre Leistung, indem Sie den Echtzeitfortschritt mit der im Gantt-Diagramm von Zoho Projects festgelegten Baseline vergleichen. Die einfach einzustellende und zu analysierende Baseline in Zoho Projects funktioniert in Verbindung mit Slack, um Zeitverluste zu erfassen.

Beispiele für Projektmanagementtools

04. Aktivitäten für das Teambuilding

Aktivitäten für das Teambuilding stellen eine Möglichkeit dar, die Moral zu verbessern und die Produktivität Ihrer Teams zu steigern, indem Sie Aktivitäten oder kleine Wettbewerbe veranstalten. Vom Surfunterricht in der Gruppe bis hin zu einem gemeinsamen Essen gibt es eine große Auswahl an lustigen Aktivitäten, die Sie als Teil des Teambuildings in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Die Verbindung zwischen Teambuilding und PM-Tools ist vielleicht nicht offensichtlich. Die Beziehungen zwischen dem Team und den Stakeholdern sind für ein Projekt jedoch ebenso wichtig wie die Planung oder Ausführung. Und dies ist eine einfache Möglichkeit, diese Beziehungen zu stärken.

Zu den Teambuilding-Aktivitäten gehören unter anderem die Förderung des Wettbewerbs in einer kontrollierten Umgebung, um den negativen Konkurrenzkampf zu unterbrechen, der oft Teil der alltäglichen Arbeitskultur ist. Dies kann auch die Kreativität fördern, die verschiedenen Talente Ihrer Teammitglieder zur Geltung bringen und Menschen dazu motivieren, gemeinsam die besten Lösungen zu finden.

Projektmanagementtools und -techniken

05. Kommunikationsmanagementplan

Ein Projektkommunikationsplan ist ein Instrument, das einen regelmäßigen, relevanten Informationsfluss zwischen den Projektmitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern sicherstellt. Der Plan enthält Einzelheiten darüber, wer was, an wen und wie oft kommuniziert.

Dieses Projektmanagementtool sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, und hilft dabei, Beziehungen aufrechtzuerhalten. Es gibt dadurch den offensichtlichen Vorteil, dass Ihre Stakeholder auf dem Laufenden bleiben, da die Erfüllung ihrer Bedürfnisse ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs ist. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, alle Risiken, die entstehen können, zu bewältigen und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihres Teams zu verbessern.

Mit den umfangreichen Funktionen zur Zusammenarbeit von Zoho Projects können Sie Ihren Kommunikationsplan ganz nach Ihren Ideen ausrichten. Angefangen vom Discuss-Modul mit seinen integrierten Chat-, virtuellen Anruf- und Meetingfunktionen bis hin zum sozialen Feed zum Austausch von Ideen, Feedback und Medien – Zoho Projects bietet Ihnen alle Möglichkeiten der Kommunikation.

Im Projektmanagement verwendete Tools

Mit einer All-in-One-Plattform können Sie alle Aspekte abdecken. Sehen Sie sich einen kurzen Überblick über Zoho Projects, das umfassende Projektmanagementtool, an.

Kurzen Überblick über Zoho Projects ansehen

Vorteile der Verwendung von Projektmanagementtools für die Verwaltung von Projekten

  • Es geht um den richtigen Zeitpunkt – verpassen Sie ihn nicht
  • Die Gantt-Diagrammsoftware hilft dabei, Verzögerungen in Echtzeit auszugleichen. Aufgabenabhängigkeiten und ihre Auswirkung auf die Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird, können mit der Gantt-Diagrammsoftware erfasst und verwaltet werden.

  • Behalten Sie die Kontrolle über den Umfang eines Projekts
  • WBS unterstützt bei der Ideenfindung und wird bei der Planung gerne eingesetzt. Ein Projektstrukturplan bietet eine Übersicht zur Festlegung von Kosten, Zeitplan und Arbeitsstunden. Des Weiteren hilft er auch bei der Identifizierung von Risiken.

  • Behalten Sie Ihre Kosten im Griff
  • Die Kosten-Baseline ist der Vergleich zwischen Ihrer ursprünglichen Schätzung und den tatsächlichen Projektausgaben. Sie ist eng mit Zeitplan- und Umfangbaselines abgestimmt, da diese Faktoren zusammengehören und leicht dazu führen können, dass die Kosten eines Projekts von der Baseline abweichen.

  • Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Lösen der Risikofaktoren
  • Arbeiten Sie au außerhalb des Büros zusammen, um eine effektive Teamkommunikation zu fördern. Die besten Projektmanagementtools für Teams unterstützen die Mitarbeiter dabei, Fragen zu stellen, sich nicht zu übernehmen, Ideen zu hinterfragen, die möglicherweise nicht funktionieren, und Erfolge bei der Arbeit zu erzielen.

  • Schließen Sie eventuelle Lücken, und fördern Sie die Teamkommunikation
  • Die Optimierung der funktionsübergreifenden Kommunikation mit einem geeigneten Plan stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, wie sie an relevante Informationen gelangen können. Die PM-Tools sorgen dafür, dass wichtige Entscheidungen nicht verzögert werden und alle Projektaktivitäten reibungslos ablaufen.