Independente do porte da organização, a comunicação interna é o que mantém as equipes alinhadas e produtivas.
O problema é que, no dia a dia, ainda existem muitos obstáculos para que essa conexão aconteça, e cada ruído pode se transformar em falhas, retrabalhos e prejuízos.
Além disso, nem todas as empresas desenvolveram uma cultura de compartilhamento e colaboração apoiada nas melhores tecnologias, o que acaba por afetar a produtividade.
O uso de processos manuais, burocráticos e até documentos em armários só dificulta o acesso à informação, especialmente quando falamos de grandes volumes de dados, múltiplas filiais e operações complexas.
Por isso, é nesse ponto que a intranet se torna uma verdadeira aliada. Mais do que um canal digital, ela funciona como um espaço integrado para colaboração, gestão do conhecimento e otimização de processos, de forma segura e acessível.
Então, continue a leitura para entender como um sistema de intranet eficiente pode transformar a comunicação interna e os resultados da sua empresa.
O que é um sistema intranet?
O sistema intranet é uma rede privada interna que permite a comunicação e colaboração entre usuários. A rede corporativa pode apenas ser acessada pelos funcionários da empresa, sendo um canal para:
Compartilhar dados,
Visualizar e agenda reuniões,
Contatar unidades e departamentos,
Distribuir treinamentos e informações,
Transferir documentos,
Acessar sistemas internos,
Utilizar recursos,
Comunicar e divulgar produtos ou serviços,
E mais.
Tudo ocorre de forma segura e controlada, dentro do espaço da organização, sendo acessado pelos colaboradores através de um navegador ou aplicativo. Ele pode ser hospedado localmente ou terceirizado.
A intranet pode ter vários recursos, e uma de suas várias vantagens é que todos os colaboradores passam a ter acesso a processos internos de forma facilitada. Além disso, por se tratar de um sistema integrado e centralizado, otimiza a colaboração.
Outro diferencial desse tipo de rede é que ela pode ser customizada para se adequar ao layout da empresa, reforçando aspectos da cultura organizacional e dando aos colaboradores um sentimento de pertencimento.
Como funciona o sistema intranet?
A intranet é privada, usada exclusivamente por uma empresa. Ela é semelhante à internet, mas acessível apenas a usuários autorizados, servindo para comunicação, colaboração, troca de dados, uso de sistemas (ERP e CRM, por exemplo) e mais.
Os colaboradores acessam a intranet usando o seu próprio endereço de login e senha, pois precisam autenticar suas identidades usando credenciais exclusivas.
A segurança é essencial, por isso a intranet deve ser protegida por firewalls, criptografia e outras medidas. É possível usá-la remotamente, de casa ou de qualquer outro lugar. Além disso, a intranet pode ser personalizada segundo as necessidades da empresa.
Ela pode ser hospedada em um servidor interno ou na nuvem. O software é usado para gerenciá-la, e a rede conecta os usuários ao seu conteúdo, como páginas, documentos, arquivos, aplicativos e mais.
O objetivo principal é facilitar a comunicação, a colaboração e o acesso às informações internas da empresa. Assim, a intranet melhora a eficiência e a produtividade.
Como estruturar seu sistema intranet para melhorar a comunicação interna
Para estruturar um sistema intranet, confira as etapas a seguir:
1. Saiba os objetivos da implementação do sistema intranet
Identifique os objetivos que você deseja alcançar com o sistema, como melhorar a colaboração ou a comunicação. Entenda os requisitos que o seu sistema intranet deve ter para atingir esses objetivos. Ele deve ter uma abordagem centrada no funcionário, pois a intenção é que o recurso facilite o dia a dia do time e disponibilize dados para todos.
2. Planeje a organização dos dados
Entenda e planeje a sua comunicação interna, estruturando as informações na intranet a partir de uma hierarquia com categorias claras para que a navegação seja facilitada. As categorias podem ser para produtos, serviços, departamentos, documentos importantes, recursos específicos e mais.
3. Conheça o público-alvo
Saiba quem são os principais usuários da sua intranet, como os colaboradores de diferentes departamentos e demais stakeholders. É importante manter todos integrados. Faça pesquisas sobre os pensamentos desses futuros usuários da sua intranet para entender o que eles precisam e resolver problemas reais.
4. Integre outras ferramentas
Veja quais os recursos disponíveis necessários no trabalho, como e-mail e chat corporativo, por exemplo. Eles tendem a estar em aplicações diferentes, o que reduz a produtividade. Então, integre essas ferramentas com a intranet para que todo o conteúdo fique no mesmo canal e a sua equipe passe a ter acesso rápido.
5. Use uma interface fácil de navegar
O design dos recursos tem grande impacto na qualidade da comunicação e colaboração da equipe. Se a informação for mais difícil de visualizar, a mensagem fica comprometida. Se a interface estiver muito poluída, alguém levará mais tempo para encontrar o que precisa. Por isso, otimizar a navegação não é só estética, mas funcionalidade.
6. Integre as informações importantes
Muitas vezes, um departamento precisa de informações de outro time, e devem trabalhar de forma integrada para otimizar os resultados. Mas não é vantajoso ter que se deslocar só para obter esses dados - então, deixe que a intranet forneça as informações. Dessa forma, aqueles que precisam de dados podem encontrá-los rapidamente.
7. Forme uma equipe para atualizar as informações
O seu sistema intranet também pode ser um excelente portal para divulgar as novidades da empresa. Para que isso aconteça, a página deve ser atualizada regularmente. Inclusive, pode valer a pena investir em uma equipe dedicada a coletar e listar as informações mais importantes, mantendo tudo em dia.
8. Conte com o suporte da equipe de TI
Quando está lidando com ferramentas técnicas, obter ajuda de um departamento profissional pode fazer uma enorme diferença. Então, a instalação, otimização e manutenção do sistema devem ser liderados pelo departamento de TI da sua empresa.
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Quanto custa um sistema de intranet?
O custo de um sistema de intranet pode variar a depender de vários fatores, como o tamanho e complexidade da organização, recursos e funcionalidades, personalizações e mais. Portanto, é difícil fornecer um valor exato.
Para criar um sistema de intranet, é possível contratar uma equipe para desenvolvimento personalizado, sob medida, o que é geralmente o caminho mais caro. Também existem plataformas prontas disponíveis no mercado, com diferentes planos e preços.
As soluções de intranet baseadas em nuvem geralmente são contratadas por assinatura mensal ou anual, com custos variados. É recomendável fazer testes, focar na segurança e avaliar a reputação dos fornecedores.
Vantagens de um sistema intranet na sua empresa
A intranet é uma ferramenta valiosa, que gera inúmeras vantagens. Confira:
1. Compartilhamento de informações
Com um sistema Intranet, todos os dados da empresa podem ser compartilhados, como metas para os times, ganhos, notícias dos departamentos, gerenciamento de documentos e o que mais estiver acontecendo no dia a dia. Assim, a rotina diária de todos os colaboradores pode ser facilitada.
2. Fácil acesso a informações
Com fácil acesso aos dados da empresa a partir de qualquer local, é possível consultar informações importantes a todo momento. As intranets oferecem acesso rápido a dados necessários para solucionar problemas, seguir processos ou completar relatórios.
3. Controle de produtividade
Ao utilizar a intranet no dia a dia de sua empresa, você pode realmente controlar diversas atividades. É possível, por exemplo, realizar manutenções, atualizações, análises, monitorar progressos e controlar o horário de trabalho no sistema da corporação.
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4. Sistema intuitivo
A intranet eficiente é muito fácil de usar, e, com um bom fornecedor, pode ser implementada sem grandes problemas. Quem está acostumado a usar computador não terá dificuldade em usar a intranet no dia a dia da empresa.
5. Interação entre colaboradores com sistema intranet
A intranet oferece a vantagem de permitir que todos os colaboradores participem, seja fazendo sugestões, respondendo pesquisas ou tomando decisões. Assim, ajuda a reduzir o tempo gasto em reuniões, pois os tópicos podem avançar e simplificar o processo.
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O Connect é a sua ferramenta para criar um sistema eficaz e de sucesso na empresa.
Conte com recursos para comunicação interna, organização de dados, colaboração entre times e compartilhamento de informações, como:
Criação de páginas e grupos para diferentes departamentos, projetos ou tópicos;
Compartilhamento de documentos, pastas, atualizações, comentários e interações;
Chat e chamadas de áudio/vídeo para garantir comunicação instantânea;
Calendário integrado para agendar reuniões, eventos e lembretes;
Monitoramento de respostas de confirmação de presença e manutenção de sua programação;
Compartilhamento de aplicativos internos e integrações com sistemas, inclusive stakeholders podem ser adicionados como usuários externos;
Mural para debater ideias ou criação de formulários de forma simples.
E muito mais!
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