Quanto maior a sua organização, mais atenção a comunicação interna (sistema intranet) para seus funcionários deve ter. Ainda assim, nem todos desenvolveram uma cultura de compartilhamento e colaboração apoiada nas ferramentas e tecnologias empregadas.
Isso se estende às comunicações escritas na forma de documentos. A dependência de sistemas não eletrônicos afeta apenas a produtividade. Documentos trancados em um armário podem ser difíceis de acessar e encontrar, especialmente quando uma empresa tem várias filiais.
Atualmente, cada vez mais organizações digitalizam seus documentos para se organizarem e colocá-los na nuvem. Mas quando os dados se tornam digitais, quem tem acesso aos dados? e como encontrá-los quando estiverem disponíveis?
Com isso em mente, pode ser útil melhorar sua comunicação interna com um sistema intranet recomendado.
O que é sistema intranet?
Um sistema intranet é uma rede corporativa que apenas os funcionários podem acessar. É um meio de contatar unidades e departamentos, distribuir treinamentos e informações, divulgar produtos e serviços, etc.
A vantagem dessa ferramenta é que ela permite que todos os colaboradores tenham acesso a mensagens padronizadas e de fácil acesso. Além disso, por se tratar de um sistema integrado e único, aprimora ainda mais a comunicação entre as equipes.
Outro diferencial desse tipo de rede é que ela pode ser customizada para se adequar ao layout da empresa, reforçando aspectos da cultura organizacional e dando aos colaboradores um sentimento de pertencimento.
Vantagens de implantar um sistema intranet
Compartilhamento de informações
Com um sistema Intranet, todos os dados da empresa podem ser compartilhados no Google Docs, como metas para cada área, ganhos da empresa, notícias relacionadas ao departamento, gerenciamento de documentos e o que está acontecendo no seu dia a dia. Ao compartilhar essas informações, a rotina diária de todos os colaboradores pode ser facilitada.
Redução do uso de papel
As intranets levam a uma redução no uso de papel, que além de ajudar nosso meio ambiente, reduz os gastos da sua empresa. Isso porque, como os dados são atualizados continuamente, os custos de impressão são bastante reduzidos.
Fácil acesso a informações
Com fácil acesso aos dados da empresa de qualquer local, as filiais podem consultar informações importantes sobre qualquer assunto. As intranets oferecem aos funcionários da empresa acesso rápido a quaisquer dados necessários para solucionar problemas ou completar relatórios.
Controle de produtividade
Ao utilizar a intranet no dia a dia de sua empresa, você pode realmente controlar suas atividades. Dessa forma, você pode realizar a manutenção e controlar o horário de trabalho do sistema de horários da empresa.
Sistema intuitivo
A intranet é muito fácil de usar e os funcionários saberão usar o sistema sem maiores problemas. Quem está acostumado a usar computador não terá dificuldade em usar a intranet no dia a dia da empresa.
Interação entre colaboradores com sistema intranet
Um sistema intranetoferece a vantagem de permitir que todos os funcionários participem, seja fazendo sugestões de melhoria, participando de pesquisas ou tomando algumas decisões importantes. Tudo isso ajuda a reduzir o tempo gasto em reuniões da empresa, pois os tópicos podem ser avançados para simplificar o processo.
Como estruturar seu sistema intranet para melhorar a comunicação interna?
Seu sistema intranet não precisa seguir o organograma de uma empresa. Na verdade, você precisa adotar uma abordagem centrada no funcionário e disponibilizar as informações para todos.
É muito importante planejar seu plano de comunicação interna, pois antes disso é necessário pesquisar a localização da organização. Para que ela passe e a promessa seja implementada, é importante manter todos interessados. Uma pesquisa anônima dos pensamentos das pessoas pode ser o primeiro passo para o sucesso. É importante que a base do plano seja resolver algum problema real.
Ao longo do processo, é importante avaliar todas as ferramentas disponíveis. Assim, você pode investir da maneira certa sem gastar demais.
1. Integre a outras ferramentas
E-mail, ferramenta de videoconferência, compartilhamento de arquivos e mensagens importantes são apenas alguns dos recursos que você precisa em seu trabalho diário. No entanto, eles tendem a ter aplicações diferentes, o que reduz sua utilidade.
Essas mesmas ferramentas podem ser integradas adotando uma intranet em sua empresa. Dessa forma, todo o conteúdo estará disponível no mesmo canal para facilitar o acesso. Além disso, algumas tarefas, como upload de arquivos, são mais fáceis quando o sistema é unificado.
2. Use uma interface fácil de navegar
O design da página da empresa tem um grande impacto na qualidade da comunicação dentro de uma equipe. Se a informação for mais difícil de visualizar corretamente, a mensagem que ela transmite fica comprometida.
Se a interface estiver muito poluída, alguém levará mais tempo para encontrar o que precisa. Otimizar a navegação não é uma questão de estética, é uma questão de funcionalidade.
3. Integre todas as informações importantes
Muitas vezes, um determinado departamento pode precisar de informações diretas de outro departamento e, como marketing e vendas, eles tendem a trabalhar de forma integrada.
Ter que se deslocar entre regiões para obter os dados de que você precisa pode levar mais tempo do que deveria. Portanto, é melhor deixar que a intranet forneça todas essas informações. Dessa forma, aqueles que precisam podem encontrá-los rapidamente.
4. Forme uma equipe para atualizar as informações
Seu sistema intranet também pode ser um excelente portal para divulgar as novidades da empresa em escala. No entanto, para que isso aconteça, a página deve ser atualizada com muita frequência.
Com isso em mente, pode valer a pena investir em uma equipe dedicada a coletar e listar as informações mais importantes, mantendo o site da empresa consistentemente rico.
5. Conte com o suporte da equipe de TI
Claro, você nunca deve esquecer que quando você está lidando com ferramentas técnicas, obter ajuda de um departamento profissional pode fazer uma enorme diferença.
A instalação, otimização e manutenção do sistema dependem diretamente do trabalho do departamento de TI da sua empresa. Certificar-se de que eles seguem o processo de implementação pode ajudar a evitar muitos erros.
Ferramenta online para um sistema intranet de sucesso
Hoje já é possível encontrar no mercado ferramentas com armazenamento em nuvem sem a necessidade de instalação interna. Com um sistema CRM, por exemplo,você tem acesso a diversas ferramentas que facilitam o dia a dia.
A ferramenta Workplace da Zoho disponibiliza todas as funções para poder organizar os negócios e as tarefas das equipes, além de chat, e-mail, compartilhamento de arquivos em tempo real e afins.
