Aprenda a definir o fluxo de trabalho da sua empresa

O fluxo de trabalho nada mais é do que um sistema para organização de atividades padrão cujo objetivo é transformar um processo em um produto, serviço ou informação. Em outras palavras, o fluxo de trabalho envolve todos os caminhos que serão responsáveis ​​por integrar os funcionários de diversos setores ou equipes da empresa para atingir um objetivo comum, que é o produto ou serviço final prestado.

No início as definições de fluxo de trabalho podem até parecer um pouco complicadas, mas na prática, estruturar e estabelecer os processos é essencial para alcançar os resultados de desempenho. Até porque, automatizar tarefas e criar KPIs não é mais um diferencial, mas uma importante medida de crescimento para qualquer empresa.

A boa notícia é que os fluxos de trabalho podem ser automatizados, melhorando a atribuição de tarefas e o gerenciamento de processos. Isso pode ser benéfico para startups que acumulam recursos, empresas mais estabelecidas (mas não muito ágeis) ou até organizações de agências.

Como automatizar o fluxo de trabalho

A tecnologia veio trazendo diversos benefícios para o mercado de trabalho, até mesmo com o desenvolvimento da inteligência artificial na gestão que está mudando a forma como trabalhamos e criando novos cargos empregatícios.

O artigo da McKinsey Four Success Factors for Workforce Automation estima que, até 2030, 375 milhões de trabalhadores do planeta e mais de 30% da força de trabalho total que trabalha nos Estados Unidos precisarão mudar de emprego ou atualizar por completo suas habilidades.

A mesma pesquisa divulgou que 50% das atividades que os funcionários estão realizando atualmente poderiam ser automatizadas com a tecnologia existente.

Quando falamos de automação de fluxo de trabalho, existem duas possibilidades: desenvolver uma plataforma de automação por sua equipe interna de TI ou escolher uma solução existente.

Na primeira situação, há uma ameaça: suponha que um sistema desenvolvido por sua equipe de TI falhe. Isso pode causar atrasos, pois muitas vezes são necessários ajustes no processo, interrompendo o fluxo de trabalhoe até mesmo a produtividade das equipes que podem estar trabalhando em outras necessidades.

Portanto, ao escolher uma plataforma já existente como o Zoho Workplace, há vantagens em adotar um sistema que já foi testado e aprovado por diversas empresas.

Além disso, a ferramenta conta com uma equipe em tempo integral responsável por dar suporte, melhorar, corrigir e criar novas funcionalidades. Com um sistema, você encontrará vários recursos que podem ser adaptados ao seu fluxo de trabalho de negócios específico.

Conheça as vantagens de um fluxo de trabalho eficiente

1. Reduz as taxa de erros

Ao desenvolver um fluxo de trabalhopara sua empresa ou equipe, seu primeiro objetivo é garantir que todos comentam o mínimo de erros possível. Talvez você não tenha notado, mas a maioria dos problemas com um projeto acontece quando parte da equipe não age em sincronia. Esforce-se para atingir a meta X, mas caso não seja possível, é possível recorrer ao objetivo Y, mas os dois não se complementam.

Mesmo que o processo planejado não esteja fazendo um ótimo trabalho, é melhor do que nenhuma orientação. Não há necessidade de planejar cada pausa para o café. Basta que todos entendam o que devem fazer todos os dias.

2. Melhoria na qualidade do produto final

Um bom fluxo de trabalhotambém tem impacto no serviço prestado ao cliente final. Com menores taxas de erro e retrabalho, serviços e produtos podem ser entregues mais rapidamente e sem atrasos. Se o seu fluxo de trabalho tem um bom controle de qualidade, não deve ser difícil entregar bons resultados. Com clientes mais satisfeitos e fiéis, você poderá obter mais lucros ao longo do tempo.

3. Aproveitamento máximo dos recursos

Um problema recorrente para muitas empresas é o desperdício de recursos em determinadas tarefas. Pequenas perdas são normais, mas devem ser sempre controladas e minimizadas. Afinal, dinheiro não deve ser jogado fora.

Um bom fluxo de trabalho também ajuda nisso. Com todos os processos e tarefas em mente, você pode planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, da mão de obra ao capital. Sem contar que com menores taxas de retrabalho e entregas mais rápidas, seus gastos também serão menores.

Do que se trata o fluxo de trabalho orientados pelo negócio?

O fluxo de trabalhooferece soluções que podem ser ajustadas e customizadas sem um esforço maior em informática.

O Aberdeen Group publicou um estudo sobre o fluxo de trabalho de organizações bem-sucedidas com equipes de alto desempenho. Quais são os pontos em comum na gestão de empresas com processos orientados para o negócio? Confira a seguir:

● Agilidade do processo unificado de tecnologia e dados de sistemas distintos;

● Eles aproximam funcionários e clientes por meio de comunicação centralizada e não burocrática e compartilhamento de conteúdo;

● Eles têm uma visão geral do processo, acesso rápido a relatórios e status do trabalho;

● Em vez de se perder com uma infinidade de arquivos físicos, eles digitalizam o conteúdo para armazenamento e conferência simples.

E não é só isso, a pesquisa compara empresas de desempenho médio no mercado dos EUA com outras empresas com desempenho acima da média.

Entre as empresas de médio desempenho, 48% utilizam algum software de gestão. Entre as grandes empresas, esse número subiu para 86%.

Em termos de processo decisório, apenas 4% das empresas consideradas “moderadas” melhoraram nesta área. Ao mesmo tempo, no caso de sucesso, a taxa de melhoria da tomada de decisão chega a 20%, o que também se beneficia com o uso da plataforma.

Os dados da pesquisa mostram claramente a necessidade de integrar ferramentas e facilitar mudanças nos processos e fluxos de trabalho para melhorar o desempenho das pessoas.

A importância de um registro sem burocracia

Se o processo não estiver bem armazenado e a documentação não for gerada automaticamente, o aprendizado pode ser lento e doloroso, pois as empresas podem perder muito tempo reproduzindo os mesmos erros. 

Se a documentação leva à burocracia, os funcionários se perdem no processo e os gerentes gastam mais tempo coletando documentação do que analisando índices e tomando decisões informadas.

Como pode ver, o fluxo de trabalho é extremamente importante para os negócios, e nada melhor do que contar com uma ferramenta que ajuda no processo.

Acesse a plataforma Zoho Workplace e comece a automatizar os processos do seu negócio!

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