Qual gestor não quer garantir bons resultados de produtividade e no financeiro da empresa? Para alcançar essa boa performance, é preciso investir na eficiência operacional, reduzindo custos desnecessários enquanto aumenta a receita.
A eficiência operacional é o ponto ideal no qual uma empresa consegue cumprir as suas metas e lucrar bem enquanto se mantém financeiramente saudável. É o “fazer mais com menos”!
Quer saber mais sobre a eficiência operacional e como medir o nível dela na sua empresa? Continue a leitura!
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional é a busca pela melhoria do desempenho empresarial a partir do uso de diferentes técnicas e estratégias. Ela envolve a otimização dos processos para aumentar a produtividade, lucros, qualidade e detalhes da operação.
Podendo ser chamada de eficácia operacional ou produtividade operacional, por exemplo, é uma verdadeira métrica da produção das entradas empresariais (trabalho, equipe, tempo e custos para um serviço) até as saídas (produto, serviço, leads alcançados, etc.).
O objetivo é otimizar e simplificar as práticas da empresa, agregando valor ao que é entregue aos clientes, com melhores preços, processos automatizados, custos reduzidos e sem despesas desnecessárias.
É importante lembrar que o processo para atingir a eficiência operacional é longo, sem uma fórmula mágica, mas os resultados finais valem a pena para qualquer gestor. Afinal, quem não quer oferecer os melhores serviços com custos reduzidos?
Em resumo, a eficiência operacional é sobre gastar menos e vender mais, mas com maior qualidade.
Qual a importância da eficiência operacional?
Você já deve ter percebido que aplicar a eficiência operacional é produzir mais, com qualidade, mas gastando menos.
Para atingir esse resultado, o gestor conhecerá melhor o próprio negócio, estudando os fluxos e entendendo os limites para continuar lucrando sem prejuízos.
A eficiência operacional otimiza os processos, reduz custos, melhora as vendas, combate a baixa produtividade e a má qualidade dos produtos e serviços, além de mudar os resultados que estão abaixo do esperado.
Quando aplicada corretamente, ela gera resultados com o melhor custo-benefício.
Como medir a eficiência operacional usando planilhas
Não se preocupe, não é difícil calcular a eficiência operacional da sua empresa. Apenas é necessário ter conhecimento sobre o preço das entradas (inputs) e o rendimento das saídas (outputs), tal como foi mencionado previamente.
Para relembrar, as entradas representam custos, pessoas envolvidas, tempo gasto e trabalho feito em um processo para ofertar os produtos ou serviços (outputs). A eficácia operacional é o equilíbrio entre esses fatores.
Por isso, a fórmula para ela é a razão das entradas pelas saídas específicas do negócio. O resultado é a eficiência operacional da sua empresa.
Para que todo esse trabalho não seja feito de forma burocrática, recomendamos que você use planilhas que te ajudem diariamente - com mais agilidade e assertividade no cálculo. Entenda o passo a passo:
1. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Os Key Performance Indicators ou Indicadores-chave de desempenho servem para medir a eficiência operacional da sua empresa. Esses dados te entregarão informações corretas sobre o negócio, como taxa de retrabalho, satisfação do cliente, tempo de produção e mais.
Entenda como medir os indicadores de produtividade!
2. Colete e organize dados
Os dados alcançados devem ser registrados em uma planilha, organizados para que a equipe possa entender as métricas. Então, registre todas as informações relevantes, como a produção, as falhas, os tempos entre etapas e outros dados.
3. Realize cálculos
Então, é hora dos cálculos. Utilize as fórmulas e funções da planilha para calcular os valores dos KPIs a partir dos dados coletados - muito mais fácil do que fazer esses cálculos manualmente, certo?
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4. Crie gráficos e visualizações
Aproveite os recursos de gráficos da planilha para facilitar a visualização dos KPIs. Escolha o gráfico que desejar, em linhas, barras ou pizza, para ajudar a verificar os padrões, melhorias e falhas.
5. Compare períodos e faça benchmarking
Com os dados registrados, será mais fácil comparar o desempenho operacional dos processos ao decorrer do tempo e em diversos períodos. Além disso, você deve comparar os seus KPIs aos dos concorrentes para obter insights sobre o setor.
6. Analise as variações e tendências
Com as fórmulas da planilha, você poderá identificar as variações, os seus padrões e tendências ao longo de um período. A análise te ajudará a entender onde será necessário fazer melhorias e corrigir falhas.
7. Dashboard de controle
Crie um painel de controle na planilha para que as métricas fiquem bem organizadas, facilitando a sua análise, acompanhamento e a tomada de decisões com base nelas.
As planilhas devem ser constantemente atualizadas com os dados mais recentes, assim a sua análise da eficiência operacional será assertiva e contínua. As informações devem ser protegidas, mantidas em segurança e confidencialidade.
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Como aumentar a eficiência operacional na sua empresa
Garantir um retorno sustentável dos investimentos realizados é possível por meio da eficácia operacional. Uma empresa que atinge sua máxima eficiência tende a obter maior retorno sobre seus investimentos. Para alcançar esse objetivo, existem algumas dicas práticas que podem ser seguidas.
1. Analisando o otimizando processos
Para atingir a eficiência operacional, a gestão precisa conhecer bem a força de trabalho e os processos da corporação. Então, mapeie esses processos para analisar a sua eficácia, elimine falhas e parta para a uma melhoria contínua ao longo do tempo.
2. Investindo em tecnologia
Invista na automação de processos, sistemas integrados, constante análise de dados, ferramentas de colaboração e monitoramento em tempo real para aproveitar as vantagens da tecnologia na empresa. Com ela, os processos se tornarão mais ágeis e eficientes.
3. Capacitando a equipe
A implementação de todas essas mudanças e tecnologias deve ser acompanhada de uma boa estratégia, o correto treinamento dos funcionários, um bom suporte técnico e a criação da cultura de inovação e adaptação na empresa.
4. Fomentando cultura melhorias contínuas
A cultura de melhoria contínua deve ser acompanhada da comunicação aberta, o estímulo do envolvimento da equipe, metas claras, a cultura de inovação, adaptação e experimentação, a valorização de talentos e a cultura de feedbacks.
5. Implementando medidas de monitoramento
Depois de ter estabelecido os melhores KPIs para a eficiência operacional da sua empresa, a coleta e análise de dados deve ser contínua, com auditorias, monitoramento do tempo de execução de cada projeto, das falhas e das suas causas.
6. Gerenciando o tempo de forma mais eficaz
Para que a eficiência operacional aconteça, é essencial cuidar do tempo de cada processo! A equipe deve ter prioridades bem definidas, seguir um bom planejamento, usar ferramentas de produtividade, eliminar distrações e ter tarefas bem delegadas.
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7. Buscando feedback e aprendendo com erros
A cultura de feedback é essencial, pois quando positivo, o feedback motiva e engaja a equipe, quando construtivo, direciona para o crescimento e, se negativo, irá identificar falhas para que sejam corrigidas.
Essa cultura deve ser construída para que todo e qualquer feedback seja transmitido com leveza e naturalidade, mesmo os negativos.
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