É comum que, na rotina de trabalho das empresas, os colaboradores tenham um ou mais aplicativos para cada tarefa. O problema é que a equipe acaba por perder tempo trocando interfaces para usar diferentes funcionalidades, dificultando processos. A solução é investir em uma plataforma All-In-One.
Explore o que é um software All-In-One, quais os seus benefícios e como escolher a solução ideal para sua empresa. Boa leitura!
O que é um software all-in-one?
Um software All-In-One é também conhecido como software de plataforma única, pois reúne várias ferramentas em uma interface. Assim, é capaz de simplificar os processos diários empresariais, por isso é denominado All-In-One que, na língua inglesa, significa “tudo em um”.
Portanto, quando você ouvir falar sobre uma plataforma All-in-One, saiba que é uma solução que agrupa vários recursos. Essa unificação traz diversos benefícios, já que o usuário não precisa trocar de aplicativo a cada demanda.
A tecnologia centralizada também reduz custos e o tempo de treinamento da equipe para a sua utilização, desafios latentes para as empresas que ainda investem em variadas plataformas. Conheça mais sobre esses obstáculos a seguir.
O desafio de lidar com múltiplas ferramentas de trabalho
Segundo relatório da Qatalog e do Idea Lab da Cornell University, as pessoas levam, em média, nove minutos e meio para retomar um fluxo de trabalho depois de alternar entre plataformas.
Em outro estudo mais recente, com 20 equipes em três empresas da lista Fortune 500, descobriu-se que trabalhadores alternavam entre ferramentas cerca de 1.200 vezes por dia - o equivalente a quatro horas por semana ou quatro semanas em um ano.
Gastar todo esse tempo apenas para reorientar a execução de demandas significa um grande desafio para os profissionais. Além disso, existe a dificuldade de integrar e garantir a compatibilidade entre softwares com diferentes fornecedores, o que pode resultar em mais dificuldades, erros, perda de dados e retrabalhos.
Essa alternância constante entre várias ferramentas exige que os usuários aprendam a utilizar cada um delas, o que consome tempo, gera frustração e sobrecarga. A curva de aprendizado é aumentada, e a empresa precisa gastar mais em treinamentos para que a equipe consiga usar várias plataformas.
Durante a integração de novos membros da equipe, a capacitação pode ser ainda mais difícil, uma vez que eles precisam se familiarizar com diversos softwares antes de começar o trabalho.
Benefícios de adotar um software All-In-One
Você já deve ter percebido algumas vantagens de adotar um software All-In-One para unificar os recursos usados no trabalho, mas a série de benefícios não para por aí.
Melhoria da produtividade e eficiência
Ao usar uma plataforma All-In-One, os profissionais podem ter acesso a todas as ferramentas que precisam, não necessitando alternar entre diferentes softwares, economizando tempo e trabalho. O All-In-One geralmente oferece uma interface fácil de usar, o que gera mais eficiência.
Redução de custos com a eliminação de ferramentas desnecessárias
O software ajuda a reduzir os custos que antes eram usados para manter várias ferramentas individuais. Em vez de pagar por várias licenças com planos diferentes, você usará uma única ferramenta com todas as funcionalidades necessárias.
Consolidação de dados e informações em um único local
Você poderá armazenar e acessar todas as informações relevantes em um local, evitando a dispersão de informações e facilitando o acesso rápido. Isso também ajuda na hora de fazer a análise de dados, já que a equipe ganha uma visão otimizada das informações relacionadas.
Facilidade de colaboração e compartilhamento de informações
A colaboração também é facilitada. Os profissionais podem compartilhar documentos, realizar reuniões, colaborar em projetos e trocar dados com uma comunicação mais eficaz Além disso, a colaboração ocorre em tempo real.
Enfim, adotar um software All-In-One traz benefícios para a produtividade e eficiência, redução de custos, melhor uso dos dados e centralização dos esforços. Além disso, gera facilidade de colaboração, o que ajuda a empresa a otimizar seus processos e melhorar os resultados.
Recursos e funcionalidades oferecidos por um software all-in-one
Como você viu, um dos maiores obstáculos para o trabalho colaborativo é o atrito tecnológico. Usar diferentes ferramentas significa correr riscos: por vezes, não se integram bem, dificultam a comunicação e a colaboração dos departamentos.
Empresas usam várias ferramentas de diferentes fornecedores, e a falta de integração entre elas pode gerar barreiras, frustração, perda de dados, recursos e tempo.
Por isso, é importante investir em uma uma solução integrada com múltiplas funcionalidades:
Gestão de projetos e tarefas
Tenha facilidade na gestão de tarefas e projetos com o uso de um software All-In-One. Use a tecnologia para atribuir e monitorar tarefas, comunicar, colaborar, acompanhar progressos, definir prazos, compartilhar arquivos e feedbacks.
Comunicação interna e colaboração em tempo real
A comunicação interna é facilitada por essa tecnologia que oferece uma variedade de recursos para comunicação e colaboração em tempo real. Aproveite chats, fóruns, recursos para fazer reuniões online, trocar anexos e colaborar em documentos.
Armazenamento e compartilhamento de arquivos
Os softwares All-In-One também oferecem recursos para armazenar e compartilhar arquivos, centralizando informações. Os usuários podem compartilhar arquivos com outros, sejam externos ou internos, além de organizar e gerenciar esses documentos de forma segura.
Automação de processos e fluxos de trabalho
Automatize tarefas complexas, facilitando a rotina operacional e permitindo que a sua equipe foque nas tarefas estratégicas e criativas, que requerem inovação.
Livre-se das demandas burocráticas e das imensas planilhas: organize documentos, colete dados, construa processos, automatize fluxos, avalie desempenhos e progressos, tudo de forma rápida e eficiente.
Conheça a plataforma all-in-one Zoho Workplace
O Zoho Workplace é a plataforma All-In-One que reúne as ferramentas que você precisa para gerenciar operações com eficiência. Aproveite um dashboard unificado, com todos os recursos em um único lugar, sem perda de tempo.
Gerencie, atribua e monitore tarefas, aproveite o Zoho Chat para um bate-papo instantâneo com os colaboradores e o Zoho Meeting para criar reuniões e webinars. No Zoho Writer, Zoho Show e Zoho Sheets, a equipe pode criar arquivos, se comunicar e colaborar nos projetos em tempo real.
Defina prazos para toda a equipe, compartilhe arquivos e informações, armazene tudo no WorkDrive com segurança e de forma centralizada. Automatize processos e fluxos de trabalho em um dashboard totalmente unificado, onde você fica atualizado sobre tudo o que acontece.
O Zoho Workplace é a solução flexível e escalável que pode atender às necessidades da sua equipe!
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