Você precisa obter melhores resultados na rotina de trabalho? Sente que o tempo que tem não é suficiente para que a equipe entregue todas as demandas? Investir nas melhores ferramentas de produtividade é a solução.
Isso porque elas geram um grande diferencial competitivo, já que conseguem cumprir várias necessidades da empresa com rapidez.
Em um mercado no qual é preciso ser altamente eficiente, as ferramentas de produtividade são a chave para o sucesso, sendo necessárias para garantir processos otimizados e assertivos.
Se você quiser conhecer 6 ferramentas essenciais de produtividade para garantir essas vantagens, basta continuar a leitura!
A importância das ferramentas de produtividade para empresas
Com o crescimento dos negócios cada vez mais digitais, aumentou a demanda por agilidade, atualização constante e inovação. Por isso, as equipes precisam ser mais produtivas, alcançando ótimos resultados em menos tempo.
E quando uma empresa adere à automação, com certeza ganha eficiência e gera maior produtividade. Pois é possível deixar que os softwares façam tudo o que é automatizado, enquanto a equipe investe tempo no que realmente importa.
A partir das ferramentas de produtividade, você poderá evitar retrabalhos, erros e um grande gasto de tempo com demandas que podem ser facilmente automatizadas.
Por isso que esse investimento é muito importante tanto para os profissionais, quanto para as empresas. Os benefícios são variados:
- Redução de custos, erros e desperdícios;
- Ganho de força competitiva;
- Maior lucro;
- Maior satisfação dos clientes;
- Melhores resultados em menos tempo;
- Inovação.
E mais.
Quando a sua equipe deixar as tarefas mais mecânicas para os softwares, mais atividades serão realizadas em menos tempo, gerando maior lucro.
O consumidor ficará mais satisfeito, receberá os seus produtos ou serviços rapidamente, terá um atendimento ágil e sem erros. A satisfação do público-alvo com a sua empresa irá aumentar.
Ao investir nas ferramentas de produtividade você estará investindo em inovação. Os seus processos serão otimizados, gerando um bom diferencial competitivo.
6 tipos de ferramentas de produtividade
Para garantir esses benefícios, você pode combinar várias ferramentas de produtividade que servem para diferentes objetivos, como a gestão, a comunicação e o controle de tempo.
Quer aumentar a produtividade da equipe e não sabe como? Conheça as estratégias ideais!
Confira as dicas abaixo:
1. E-mail
O e-mail é um importante instrumento de comunicação com o público e entre as equipes da própria empresa. Ele entrega segurança, armazenamento de informações, monitoramento de dados, maior controle da comunicação e profissionalismo.
No e-mail corporativo, a identidade é da própria empresa (e não de intermediários), e essa representatividade é essencial.
Além disso, o fluxo de informações trocadas por e-mail indica como estão sendo feitos os processos, como eles podem ser melhorados, quais são os erros e o nível de rendimento.
Quer conferir os benefícios da ferramenta? Entenda como hospedar o seu e-mail corporativo.
Calendário
Você terá um bom calendário de negócios integrado ao seu Mail. Ele é usado para gerenciar eventos, compartilhar prazos com a equipe, marcar reuniões, manter o controle da agenda da empresa, manter a equipe na mesma sintonia e mais.
A programação de compromissos fica clara para todos os envolvidos, mesmo que estejam em fusos diferentes. Conheça o Zoho Calendar!
Tomador de notas
O Notebook, aplicativo para notas, também está dentro da ferramenta Mail. Ela une o que você precisa fazer hoje com os dados que tornam isso possível. Inclui textos, listas de tarefas, anexos, áudios, fotos, etiquetas e informações que dão mais contexto e clareza para a sua rotina diária.
Com as ferramentas colaborativas, todas as atividades ficam mais fáceis de serem realizadas e, por consequência, geram maior produtividade e economia de tempo.
2. Gerenciamento de arquivos
Um software de gerenciamento de arquivos facilita a organização, edição e gerenciamento do fluxo de documentos na empresa.
A partir dele, fica mais fácil monitorar esses registros e os profissionais podem comentar informações relevantes e manter os dados em segurança - tudo de forma colaborativa.
Crie, armazene e trabalhe em equipe com eficiência: Conheça o WorkDrive!
Ele é integrado com as ferramentas do pacote Office (Writer, Sheet e Show). Você poderá criar documentos utilizando o Office ou anexar no Mail e enviar diretamente para o seu WorkDrive. É fácil e rápido!
Confira o Cloud e aproveite o poder da nuvem para compartilhar dados! A equipe poderá acessar arquivos com segurança em qualquer lugar.
3. Chat
Para que a produtividade aconteça, a comunicação da equipe precisa ser simplificada, em qualquer lugar, em qualquer momento e sem ruídos no dia a dia. Afinal, se a comunicação não for ágil, não haverá economia de tempo.
O Zoho Cliq permite que a sua equipe colabore à distância com conversas organizadas, fáceis e ágeis. Os fluxos de trabalho ficam centralizados, com muita segurança, chamada de voz, vídeo e mais. Conheça já!
4. Planilha
Há opções muito melhores do que as planilhas tradicionais para registrar dados e garantir maior produtividade na empresa.
Com o Zoho Sheet, você tem uma planilha colaborativa, fácil e gratuita, equipada com processador de dados automatizado, analista de dados que funciona a partir de Inteligência Artificial, de forma fácil e eficiente.
O Zoho Sheet possui mais de 40 tipos de gráficos. O ambiente colaborativo permite que a equipe trabalhe nas tabelas em tempo real.
Automatize o seu fluxo de dados com o Sheet!
5. Intranet social
A intranet é uma rede corporativa e privada usada pelos seus colaboradores. Ela é acessada apenas pela equipe, facilitando a comunicação interna, a transparência e a eficiência.
Quando você acessa ferramentas como o Connect, que oferece recursos diferenciados a partir da Intranet social, ganha muito mais em colaboração e produtividade.
Através do Connect, você obtém facilidade nas comunicações internas, envolvimento dos funcionários e colaboração integrada. É possível publicar anúncios, fazer pesquisas, coletar opiniões, avaliar os ritmos das equipes, criar ciclos de feedbacks e muito mais.
A ferramenta te ajuda a construir uma cultura de gamificação, gratidão e valorização dos colaboradores, use fluxos de trabalho baseados em gatilhos para automatizar tarefas tediosas e motivar o time. Tudo com transparência, engajamento e confiança!
Conheça o Connect e engaje todos os seus funcionários.
6. Reuniões online
O trabalho flexível é uma tendência da era de performances sustentáveis pós-pandemia. É cada vez mais comum empresas que trabalham de forma híbrida, inteiramente remota e até mesmo de vários lugares do mundo.
Por isso, é essencial garantir o melhor software de reunião online para todas as necessidades da empresa.
Com o Zoho Meeting, é possível ter uma plataforma de reunião online e segura que te ajuda a colaborar e trabalhar remotamente com eficiência. É fácil de usar, acessível, com várias ferramentas e o suporte que você precisa. Saiba mais.
Como escolher a melhor ferramenta de produtividade
Se você tem dúvidas sobre quais dessas ferramentas são ideais para a sua empresa, siga esses passos:
Identifique as necessidades das equipes
Para saber quais softwares aderir, é preciso entender quais são necessários para os seus colaboradores e para a empresa como um todo. Afinal, para aumentar a produtividade, é preciso entender como suprir as faltas.
Então, identifique um panorama geral do desempenho da equipe, entreviste os times para descobrir gargalos nos processos, analise os fluxos e encontre aqueles erros que podem ser solucionados - ou fluxos que podem ser otimizados - pelas ferramentas.
Analise o custo-benefício das ferramentas de produtividade
Depois da análise dos processos, é hora de entender quais ferramentas valem a pena. Reúna a sua equipe e descubra qual o custo-benefício das ferramentas necessárias.
É importante contar com os seus colaboradores, pois eles sabem melhor do que ninguém se os aplicativos suprem ou não as necessidades da equipe.
Quer otimizar o trabalho do time a partir de ferramentas de colaboração? Leia mais.
Experimente as ferramentas
Finalmente, é hora de testar as ferramentas.
De novo, você precisa contar com a equipe para acessar os softwares e verificar se eles cumprem com o desejado, se não há falhas e se de fato os processos empresariais melhoram a partir deles.
Provavelmente será necessário que o teste dure mais de um dia para que você veja melhor os resultados a longo prazo. Mas, logo no primeiro uso, é importante avaliar questões como:
- Interface fácil;
- Segurança;
- Eficiência ao lidar com as demandas;
- E a boa usabilidade;
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