Quando é a hora de migrar para um e-mail corporativo

E-mail corporativo: vamos entender melhor a seguir qual o momento mais apropriado para a adoção dessa medida. Se o seu ambiente de trabalho está precisando de uma melhor comunicação interna, saiba que o e-mail corporativo pode ser a melhor opção. Inicialmente, é interessante esclarecer que o e-mail corporativo também pode ser chamado de e-mail empresarial. Em resumo, esse e-mail deve ser utilizado apenas para fins de trabalho, com o intuito de melhorar a comunicação interna da equipe.

Mas, afinal, o que é um e-mail corporativo?

O e-mail comum foi criado em 1971, também com o nome de correio eletrônico, por Ray Tomlinson. Porém, nesse momento, essa troca de mensagens apenas tinha como finalidade a comunicação informal, para avisar algo a alguém, dar uma notícia e afins. Com o tempo, a tecnologia se tornou uma aliada dos trabalhadores. Por isso, ela foi mais utilizada no meio profissional. Desse modo, foi criado o e-mail corporativo, que visa integrar somente as necessidades de uma empresa. Do ponto de vista da empresa, esse e-mail corporativo serve para controlar quem envia e recebe mensagens, além de centralizar as informações necessárias. Além disso, o e-mail corporativo pode ser personalizado com base no nome do funcionário, sua função e no nome da empresa. Com um bom sistema, é possível ter controle de todas as mensagens. Isso evita a queda da produtividade, por não ter conversas paralelas e que não sejam do trabalho. Hoje vemos que alguns apps oferecem esse serviço, porém, de forma limitada, a exemplo do Hotmail e Gmail – os mais conhecidos. Caso você queira ter acesso a outros serviços que possibilitem uma melhor gestão da empresa, conte com um serviço especializado. Portanto, não há um momento específico para criar esse e-mail. Basta que você queira melhorar a gestão da empresa e ter maior controle do negócio.

O que é necessário ter para fazer um e-mail corporativo?

Se você decidiu implementar na sua empresa o e-mail corporativo, saiba que é preciso ter um servidor DNS e um servidor de e-mail. Ambos os serviços podem ser hospedados na sua empresa ou contratados por meio de outros provedores. O serviço de DNV é aquele que se responsabiliza pela localização do servidor do site. Por exemplo, quando alguma pessoa digita o nome do seu domínio, o servidor DNS identifica o número do site correspondente. Em resumo, o DNS vai transportar uma pessoa para o seu site ou e-mail. Por outro lado, temos os servidores de e-mail. Com isso, esse servidor é responsável por receber as mensagens que foram enviadas para o seu endereço eletrônico e destinar para os indicados na mensagem. Desse modo, o servidor de e-mail processa o recebimento e o envio das mensagens, mas também pode gerenciar os contatos, compromissos e outros. Na internet, você consegue achar com facilidade diversos tipos de servidores de e-mail

Principais tipos de servidores de e-mail

Hoje em dia, você consegue encontrar com uma certa facilidade servidores de e-mail. Porém, será que qualquer opção pode ser benéfica para sua empresa? Confira os principais tipos a seguir:
  • Servidor gratuito: nessa categoria, temos o Gmail e o Hotmail, que trazem serviços limitados, além de arrecadar valores com base na venda de publicidade;
  • Servidor por provedor de hospedagem: nesse caso, você deve investir um certo valor, porém, os recursos também têm uma limitação. Por exemplo, aqui você não tem garantia de disponibilidade, não tem ferramentas de segurança e ele não é acessível em qualquer lugar;
  • Servidor hospedado na empresa: essa costumava ser a estratégia mais usada, pois as empresas têm controle de todas as movimentações no e-mail. O grande problema dessa opção é caso a empresa tenha alta demanda no e-mail. Nesse caso, é preciso investir em mais licenças, estrutura e mão de obra; e
  • E-mail empresarial na nuvem: por fim, essa opção está em crescimento hoje em dia, por ser uma evolução. Afinal, aqui, os recursos são infinitos, o ambiente é seguro e elástico. O melhor de tudo é que você só paga pelo que consome.

Analise esses pontos antes de criar um e-mail corporativo

Antes de criar o seu e-mail corporativo, leve em consideração alguns pontos. E isso independe do tipo de servidor que você escolheu.
  • A empresa já possui algum serviço de e-mail?
  • É preciso criar um novo ou você irá migrar dados de um e-mail antigo?
  • Quantos usuários irão utilizar o nome e-mail?
  • Qual o tamanho médio de caixas postais em GB?
  • Qual o maior tamanho de caixa postal em GB?
  • Verifique a capacidade de upload do link
  • A sua equipe conhece essa nova ferramenta?
  • A empresa conta com pessoas especializadas nesse novo serviço?
  • É possível terceirizar?
  • Custos de contratação
  • É necessário incluir outro serviço além desse e-mail?
Com as respostas dessas perguntas, você consegue entender melhor qual o tipo ideal de servidor de e-mail e qual estratégia adotar.

O que um bom provedor de e-mail deve ter?

Antes de criar um e-mail corporativo, você precisa saber o que ele deve ter para ser eficiente no dia a dia. Ele precisa, por exemplo, incluir o domínio público da empresa em seu nome. Isso é muito importante para a comunicação interna e externa. Além disso, o ideal é que o e-mail use uma conexão do tipo SSL entre o servidor e o computador. Esse e-mail deve permitir o sincronismo de mensagens, armazenamento de contatos, mensagens e agendas. Esse e-mail corporativo precisa ter um amplo espaço de armazenamento. Deve ainda incluir o nível de SLA (garantia de disponibilidade). E, por fim, ter medidas de prevenção de controle de spam e malware. Você está precisando de um e-mail corporativo? Conte com a ajuda do Zoho Workplace.Acesse o nosso site oficial e confira as principais soluções que a sua empresa precisa.

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