Como a tecnologia facilitou a otimização de tempo durante a pandemia

  Como a tecnologia facilitou a otimização de tempo durante a pandemia - Zoho

Como a tecnologia pode ajudar na otimização de tempo em nossa rotina? Descubra o que você pode fazer para melhorar no rendimento.

Afinal, muitas vezes se fala de estresse e outros males devido às demandas, ao estresse do dia a dia e à busca constante por resultados cada vez melhores.

No entanto, não importa a qual setor a empresa pertença, a otimização do tempo é essencial para aumentar a produtividade das pessoas e das entregas.

Como costumamos dizer, a transformação digital é imperativa, acompanhando as formas tradicionais e ficando para trás no mercado. Portanto, podemos usar essa transformação digital para otimizar o tempo em que realizamos as tarefas.

O jeito certo de fazer a otimização de tempo

Primeiro, não são apenas os funcionários que precisam se concentrar na otimização do tempo. Sim, gerentes e líderes devem identificar onde estão essas lacunas e implementar melhorias.

Identificar onde estão as barreiras às necessidades de uma boa organização e propor alternativas é a base da gestão. Aliás, em nosso artigo sobre gestão do tempo, falamos sobre a Técnica Pomodoro, uma ferramenta que ajuda a melhorar a produtividade pessoal.

Então, depois de entender onde estão essas lacunas, pesquise plataformas e softwares que atendam a essas frustrações. Uma vez definido, fornecer treinamento para os funcionários para que todos possam ser consistentes na operação dessas novas tecnologias.

Bem, não faz sentido investir em melhorias se quem deveria estar usando não está usando corretamente ou não o faz.

Comunicação é tudo. Além de manter todos na empresa informados sobre as mudanças e novas implementações, os gestores podem esclarecer, aceitar sugestões e tirar dúvidas.

Pontos negativos quando não se tem otimização de tempo

Custos de horas extras: As empresas que não fizerem um esforço para otimizar suas horas perderão dinheiro com o pagamento de seus funcionários. Porque, sem organização e sem tempo para realizar o evento, eles completaram mais do que o esperado.

Conforme mencionado anteriormente, os gerentes devem primeiro implementar ações de otimização de tempo e solicitar aos funcionários que o façam.

Risco de atraso na entrega: Sem controle de tempo e demanda, aumenta o risco de atrasos ou entrega de baixa qualidade.

Equipes desmotivadas: Exigências excessivas, confusão e estresse são fatores em profissionais desmotivados. Leva a um trabalho mal feito, prazos atrasados, falta de criatividade e procrastinação.

Falta de organização: Quando não otimizamos o tempo para nossas necessidades, acabamos acumulando tarefas.

É importante ajustar prioridades e prazos.

Como a tecnologia pode ajudar na otimização de tempo

Canais de comunicação

Principalmente em situações em que empresas estão trabalhando remotamente, a comunicação precisa ser transparente. Portanto, reuniões diárias com a equipe ajuda a entender a produtividade dos colaboradores, o que está pendente e se precisa de alguma ajuda.

Hoje em dia, o que não falta são opções de plataformas digitais com videoconferência. Com o propósito de, compartilhar câmeras e telas e esclarecer dúvidas.

Além disso, existem plataformas de “chats comerciais”, próprias para salas de bate-papos, para uma comunicação interna mais rápida e prática.

Organização de tempo é organização de demanda

Além disso, o uso de ferramentas para gerenciar as atividades pode tornar o processo mais claro. Essas plataformas podem agendar tarefas, incluir prazos, priorizar necessidades, entender as etapas de um projeto, fornecer tempo gasto em tarefas e muito mais.

Além disso, as equipes podem visualizá-los. Dessa forma, todos sabem em que estágio o projeto está e os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de seus colaboradores.

Armazenamento de dados

É muito eficaz ter um local para armazenar projetos e informações da empresa. Quando um colaborador tem um problema ou precisa de algum material, ele mesmo pode encontrar. Além de ajudar novos colaboradores que ainda estão em fase de treinamento.

Além disso, essas plataformas são ótimas para alavancar a inteligência coletiva dos profissionais da sua empresa. Forneça um espaço para compartilhar seus conhecimentos e experiências.

Como a transformação digital impacta na otimização de tempo com a pandemia?

Sair da rotina e implementar novas tecnologias em sua empresa pode parecer difícil neste momento incerto, mas saiba que iniciar o processo pode ser a chave para o tão esperado sucesso. Para que uma solução existente seja implementada com bons resultados na otimização de tempo, é necessário planejar as ferramentas certas. Veja algumas dicas na sequência:

● Descubra o que seus consumidores realmente querem e precisam: Muitas vezes as pessoas querem aliar a experiência do atendimento personalizado com a comodidade de não precisar viajar. Cabe a você analisar se seus clientes preferem uma experiência mais confiante, como e-commerce, ou um tratamento mais personalizado, como conversar com um vendedor via chat;

● Descubra novas oportunidades no mercado: Você está olhando para novos nichos que estão sendo criados? As vendas em alguns segmentos aumentarão à medida que os consumidores ficarem em casa e novos serviços serão necessários. Por exemplo, a Uber lançou o Uber Direct, um serviço de entrega de pacotes que se encaixa como uma luva durante a quarentena;

● Crie uma cultura de colaboração em sua agência: peça conselhos à sua equipe e coloque em prática os conselhos mais relevantes. Sua equipe poderá dizer o que funciona e o que não funciona durante o trabalho em casa ou na entrega. Depende de você se você está disposto a ouvir;

● Experimento: Mesmo que você preste atenção e coloque todas as técnicas em prática, alguns negócios vão apenas sofrer uma enorme perda de receita. Use esse tempo para testar novos serviços e produtos e aprender rapidamente.

Agora que você já sabe o quanto a otimização do tempo é importante e está buscando ferramentas para automatizar os processos, conheça as soluções da Zoho Workplace!

Com essa ferramenta você consegue otimizar e gerenciar todas as tarefas da equipe. Acesse e confira!

Publicações relacionadas