5 dicas de como deixar o fluxo de trabalho mais eficiente

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Interessado em projetar um fluxo de trabalho para sua empresa? Além de explorar conceitos, daremos 5 dicas de como ser mais produtivo.

Um fluxo de trabalho bem projetado e preciso permite que as empresas sejam mais competitivas e eficientes no mercado. Quando o processo funciona, a equipe se sente motivada a executar um trabalho totalmente alinhado com a estratégia.

Mesmo diante das dificuldades e da volatilidade do mercado, as rotinas se tornam mais fáceis, ágeis e dinâmicas se o processo seguir um processo de execução bem definido – e é possível ver maturidade em uma empresa que foca no mapeamento e construção de workflows.

O conceito de fluxo de trabalho

Podemos entender workflow como a padronização e organização das atividades da empresa, dividindo todos os requisitos recebidos diariamente em etapas, processos e atributos.

A importância de organizar o fluxo de trabalho

Para cumprir prazos e decisões, é preciso entender a urgência e prioridade do processo, cumprindo assim a ordem executiva, para que a empresa possa realizar atividades diferenciadas e de excelência no mercado.

Sem organização, há um risco iminente de perda de produtividade, custos desnecessários (muitas vezes causados ​​por atrasos e retrabalho) e falta de alinhamento entre a gestão e as equipes.

Não espere bons resultados se todos da equipe (de gerentes a operações) não estiverem adotando o mesmo sistema de trabalho baseado na cultura organizacional e nos objetivos da empresa – supondo, é claro, um fluxo de trabalho bem definido.

Como estabelecer um fluxo de trabalho

1. Estude os processos

Aqui está uma dica para qualquer coisa que queremos melhorar. O primeiro passo é sempre entender a forma atual de trabalhar. Esse mapeamento também é importante para entender quais processos estão inter-relacionados. Dessa forma, você saberá quais áreas serão afetadas se você mover um desses processos.

Isso é essencial para evitar surpresas, como encerrar processos, cortar fornecedores ou trocar de servidores. Ao mesmo tempo, o simples fato de mapear os processos atuais já mostra uma oportunidade de melhoria imediata.

2. Torne o fluxo de trabalho padrão

Agora que você tem uma compreensão detalhada de todos os processos da sua empresa ou da área escolhida, é hora de padronizá-los. Isso traz diversos benefícios, incluindo a imagem da organização diante de seus clientes e do mercado como um todo.

A melhor forma de alcançar essa padronização é construir com profissionais que estão na linha de frente e lidam com essas questões todos os dias. Além disso, se possível, faça um benchmark, ou seja, veja soluções de outras empresas para os mesmos problemas que sua organização está enfrentando.

Isso agregará conhecimento e insights ao seu negócio e trará novas perspectivas. Muitas vezes, especialmente em organizações mais antigas e mais integradas, os processos internos estão estabelecidos há tanto tempo que ninguém pensa em modificá-los porque funcionam tão bem.

No entanto, o mundo dos negócios é dinâmico e outros métodos ou técnicas podem ter surgido para aumentar a eficiência. Por exemplo, pense em como os projetos são gerenciados hoje. Os métodos ágeis revolucionaram essa situação, permitindo que as startups trouxessem rapidamente seus produtos e serviços ao mercado, sempre buscando melhorar.

3. Documente todas as informações

Com a casa arrumada, é importante documentar esses processos e torná-los acessíveis a todos que tenham contato com eles. Como resultado, quando os funcionários mudam de função, os novos profissionais conseguem manter os padrões estabelecidos e não perdem os benefícios de mapear e padronizar o fluxo de trabalho.

Vale lembrar que as taxas de rotatividade costumam ser altas em muitas empresas, principalmente nas mais novas, o que aumenta a importância do trabalho de documentação. Isso impede, inclusive, que os clientes percebam o ritmo da mudança profissional dentro da organização, o que pode afetar a imagem da empresa no mercado.

A internet e as redes sociais dão voz e visibilidade a todos. Há um baixo custo para os clientes registrarem reclamações em redes sociais ou sites de defesa do consumidor. Dependendo da situação, isso pode prejudicar muito a imagem de uma empresa, e sabemos que reputações são difíceis de construir e fáceis de perder. Portanto, há pouca preocupação com as mudanças – nem as pessoas nem os próprios programas.

Todo esse processo é necessário e traz benefícios conhecidos como:

● diminuição de erros;

● evita os desperdícios;

● não é necessário retrabalho;

● aumento na produtividade;

● redução de custos;

● aumento na satisfação dos clientes.

Vale lembrar, porém, que não se trata de atolar a empresa com burocracia desnecessária, é apenas ocupar mais tempo da equipe. Tudo definido deve ter um bom motivo e ser o mais simples e limpo possível. Com essas melhorias, a ideia é ganhar agilidade sem sufocar ou burocratizar ainda mais o negócio.

Um exemplo óbvio é o formulário que precisamos preencher para fazer qualquer solicitação. Solicite apenas os dados que o problema realmente precisa, seja para funcionários ou clientes. Então, quais informações são necessárias para reparos de faturamento, como? O registro do funcionário e o número da máquina na empresa?

Se isso é tudo, evite formulários longos para que ele não perca seu tempo com coisas que não trarão um centavo para a empresa enquanto ele pode fazer seu trabalho.

Vale lembrar que já falamos muito sobre como os profissionais podem administrar melhor seu tempo, mas também cabe às empresas colaborar para que seus profissionais não se ocupem com atividades inúteis.

4. Automatize todos os processos possíveis

Embora você tenha grandes profissionais, a automação de processos não é mais uma realidade. Ele traz muitos benefícios para a empresa, como:

● diminuição de falhas humanas;

● fácil escalabilidade;

● liberação da equipe para atividades mais analíticas e estratégicas, que tragam resultado para o negócio;

● maior produtividade.

Analise qual automação sua empresa pode alcançar, quais benefícios a automação trará para esses projetos e, claro, o custo. Essa pode ser uma ótima maneira de alterar alguns processos e otimizar alguns fluxos de trabalho.

5. Utilize softwares especializados

Existem vários softwares no mercado dedicados a empresas que buscam melhorar seu fluxo de trabalho. Diversas ferramentas para organização de fluxos de trabalho e planos de ação podem ser encontradas utilizando métodos aprovados pelo mercado, como o método Kanban.

Dessa forma, a organização da equipe flui melhor, principalmente quando falamos de gestão de equipes remotas. Todos podem saber onde está uma atividade, quando devem agir e em que ordem as tarefas chegarão. Também ajuda os gerentes a entender a produtividade de cada membro da equipe e ajustar a demanda para que alguns não fiquem sobrecarregados enquanto outros ficam ociosos.

Agora você conhece algumas das principais coisas que pode fazer para otimizar seu fluxo de trabalho e obter os ganhos de eficiência esperados para o seu negócio. Novas tecnologias e modernos métodos de gestão são essenciais para tornar sua empresa mais competitiva no mercado.

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