การใช้โฟลเดอร์

โฟลเดอร์ใน Zoho Mail

Zoho Mail ให้ตัวเลือกในการสร้างโฟลเดอร์หลากหลายในระดับต่างๆ เพื่อจัดการและจัดระเบียบอีเมลได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถรวม ‘ตัวกรอง’ เข้ากับโฟลเดอร์เพื่อจัดประเภทอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติตามผู้ติดต่อ โครงการ ประเภท และอื่นๆ นอกเหนือจากโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นแล้ว Zoho Mail จะมีโฟลเดอร์ตั้งต้น ซึ่งประกอบด้วยโฟลเดอร์ระบบตามค่าตั้งต้นและโฟลเดอร์พิเศษ 

คุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์เพื่อดูตัวเลือกตามบริบทของโฟลเดอร์ได้ สำหรับโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง คุณสามารถขยาย/ย่อแผนผังโครงสร้างโฟลเดอร์ได้โดยใช้ไอคอนสามเหลี่ยมขนาดเล็กที่ด้านซ้ายของชื่อโฟลเดอร์

โฟลเดอร์แบบกำหนดเอง | จัดเรียงโฟลเดอร์ใหม่ | เก็บถาวร

โฟลเดอร์ระบบ

โฟลเดอร์เริ่มต้นในกล่องจดหมายของ Zoho ประกอบไปด้วย:

  • ถาดเข้า - อีเมลขาเข้าจะถูกส่งมาที่โฟลเดอร์นี้ตามค่าเริ่มต้น โปรดดูตัวกรองเพื่อสร้างเงื่อนไขแบบกำหนดเอง เพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ
  • ร่าง - อีเมลที่คุณร่างแต่ยังไม่ส่งจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์นี้
  • ส่งแล้ว - อีเมลที่คุณส่งแล้วจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถดูสถานะการส่งของแต่ละอีเมลได้ที่นี่ด้วย
  • สแปม - อีเมลที่เข้ามาจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบสแปม และอีเมลที่ตรวจพบว่าเป็นสแปมจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์นี้ เมื่ออีเมลสแปมถูกลบ อีเมลเหล่านั้นจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ถังขยะแต่จะถูกลบอย่างถาวร 
  • ถังขยะ - อีเมลที่ถูกลบจากกล่องขาเข้า/ขาออก หรือโฟลเดอร์ที่กำหนดเองอื่นๆ จะถูกย้ายไปยังถังขยะ อีเมลในถังขยะจะถูกล้างเป็นระยะๆ (ประมาณหนึ่งครั้งในรอบ 30 วัน)

 โฟลเดอร์พิเศษ

นอกเหนือจากโฟลเดอร์มาตรฐานข้างต้น Zoho Mail ยังมีโฟลเดอร์พิเศษตามรายการด้านล่างนี้อีกด้วย:

  • เทมเพลต - ผู้ใช้สามารถเขียนและบันทึกเนื้อหาของอีเมลที่ใช้หลายครั้งเป็นเทมเพลตได้ เทมเพลตจะถูกบันทึกและปรากฏอยู่ในโฟลเดอร์เทมเพลตเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย 
  • กล่องขาออก – Zoho Mail มีตัวเลือกในการวางกำหนดการให้กับอีเมลหรือเลื่อนเวลาสั้นๆ ก่อนส่งอีเมลออกไป อีเมลที่กำหนดเวลาส่งเป็นภายหลังจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์กล่องขาออก

หมายเหตุ: ไม่สามารถลบหรือเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ระบบและโฟลเดอร์พิเศษได้

 การจัดเรียงโฟลเดอร์

ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์จะถูกเรียงลำดับตามตัวอักษร คุณสามารถตั้งค่าลำดับการเรียงโฟลเดอร์ได้จากการตั้งค่า ในเมนูการตั้งค่า ให้ไปที่การตั้งค่า > ตัวเลือกมุมมองจดหมาย > จัดเรียงโฟลเดอร์ 

ตัวเลือกมุมมองโฟลเดอร์

ดูอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 

คุณสามารถเลือกมุมมอง ‘ยังไม่ได้อ่าน’ เพื่อดูเฉพาะอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งได้ ซึ่งจะช่วยเหลือคุณเมื่อคุณทำเครื่องหมายอีเมลเก่าบางอีเมลว่า ‘ยังไม่ได้อ่าน’ เพื่ออ่านในภายหลัง หรือเมื่อคุณพลาดการอ่านอีเมลบางฉบับเมื่อได้รับอีเมลเหล่านั้น ตัวเลือกนี้มีประโยชน์เมื่อคุณได้อ่านอีเมลแค่คร่าวๆ จากมือถือหรืออีเมลจากลูกค้าอื่นๆ และทำเครื่องหมายไว้ว่า ‘ยังไม่ได้อ่าน’ เพื่ออ่านและจัดการอีเมลเหล่านั้นเมื่อสะดวกในภายหลัง 

ในโฟลเดอร์ ให้คลิกไอคอนมุมมอง แล้วเลือกยังไม่ได้อ่าน

ดูอีเมลที่มีแท็ก

คุณสามารถเชื่อมโยงแท็กต่างๆ เข้ากับอีเมลในโฟลเดอร์ที่ต้องการได้ สามารถติดแท็กมากกว่าหนึ่งให้กับอีเมลได้เพื่อแสดงถึงสถานะการอ้างอิงหรือประเภทอื่นๆ ที่คุณอาจมี 

ดูอีเมลที่มีอย่างน้อยหนึ่งแท็ก - คลิกไอคอนมุมมอง >> เลือกแท็ก 

ดูอีเมลที่มีแท็กเฉพาะ – คลิกไอคอนมุมมอง >> เลือกแท็ก >> เลือกแท็กที่ต้องการจากรายการ 

​​

ดูอีเมลที่ติดแฟล็ก

คุณสามารถดูได้เฉพาะอีเมลที่มีแฟล็ก ด้วยการใช้ตัวเลือกแฟล็กภายใต้ไอคอนมุมมอง คุณยังสามารถดูอีเมลที่มีแฟล็กที่ระบุในโฟลเดอร์นั้นได้ด้วย 

ดูอีเมลที่มีแฟล็ก - คลิกไอคอนมุมมอง >> เลือกแฟล็ก 

ดูอีเมลที่มีแฟล็กเฉพาะ - คลิกไอคอนมุมมอง >> เลือกที่มีแฟล็ก >> เลือกแฟล็กที่ต้องการ (ข้อมูล/ความสำคัญ/การติดตามผล) 

ดูอีเมลที่เก็บถาวร

Zoho Mail จะบันทึกอีเมลที่จัดเก็บถาวรไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันและลบอีเมลออกจากรายการตั้งต้น ในการดูอีเมลที่เก็บถาวรในโฟลเดอร์ที่ต้องการ ให้คลิกไอคอนมุมมองและเลือก ‘เก็บถาวร’ จากรายการ ซึ่งจะแสดงเฉพาะอีเมลที่จัดเก็บถาวรไว้ในโฟลเดอร์ดังกล่าวเท่านั้น 

ตัวเลือกไฟล์แนบโฟลเดอร์

การเปิดและระบุตำแหน่งอีเมลที่มีไฟล์แนบเฉพาะเป็นงานที่ยากแม้ในอยู่ในโฟลเดอร์ที่ต้องการ คุณสามารถเลือกตัวเลือกไฟล์แนบที่โฟลเดอร์ เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น 

แสดงรายการไฟล์แนบในโฟลเดอร์

คุณสามารถดูและแยกไฟล์แนบทั้งหมดได้โดยใช้หน้าต่างดูไฟล์แนบสำหรับโฟลเดอร์นั้นๆ 

ในโฟลเดอร์ที่ต้องการ ให้คลิก ไอคอนไฟล์แนบและเลือกไฟล์แนบในโฟลเดอร์นี้

​​​

ซึ่งจะแสดงรายการไฟล์แนบในโฟลเดอร์พร้อมตัวอย่างขนาดย่อ และทำงานคล้ายกับตัวแสดงไฟล์แนบ คุณสามารถไปยังไฟล์แนบต่างๆ หรือใช้การดำเนินการด่วนสำหรับไฟล์แนบได้ 

แสดงอีเมลที่มีไฟล์แนบ

คุณสามารถกรองและดูเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบในโฟลเดอร์เฉพาะได้อย่างรวดเร็วเมื่อใช้ตัวเลือกนี้ 

ในโฟลเดอร์ที่ต้องการ ให้คลิกไอคอนไฟล์แนบแล้วเลือกอีเมลที่มีไฟล์แนบ

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com