รายงานผู้ดูแลระบบ - สถิติอีเมล

Zoho Mail มีส่วนรายงานผู้ดูแลระบบที่แยกต่างหาก ซึ่งประกอบด้วยสถิติในหลายแง่มุมของประสบการณ์การรับส่งอีเมลขององค์กรของคุณ ในฐานะผู้ดูแลระบบ รายงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลในทุกด้านขององค์กรของคุณ เช่น กล่องจดหมาย, ปริมาณการใช้งานอีเมล, กลุ่มแจกจ่ายอีเมล และสถานะ DMARC

การเข้าถึงรายงานผู้ดูแลระบบ

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิกส่วน Reports แดชบอร์ดรายงานผู้ดูแลระบบจะปรากฏขึ้น
   

แดชบอร์ดรายงานผู้ดูแลระบบ

แดชบอร์ดเป็นตัวแสดงข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการประเมินการใช้อีเมลขององค์กรของคุณ ดูสถิติที่มีรายละเอียดข้อมูลโดยใช้แผนภูมิหรือวิดเจ็ตที่คุณต้องการเฉพาะวันที่คุณเลือก ในการจัดการบัญชีของคุณ ให้คลิกภาพประจําตัวที่มุมบนขวาของหน้ารายงานผู้ดูแลระบบเพื่อเข้าถึงส่วนโปรไฟล์ผู้ใช้

แดชบอร์ดรายงานผู้ดูแลระบบมีวิดเจ็ตต่างๆ เช่น คะแนนความปลอดภัย สถิติการใช้งานอีเมล ข้อมูลสรุปผู้ใช้ ฯลฯ เลือกปุ่ม Customize organization dashboard ที่ด้านล่างของแดชบอร์ดเพื่อจัดเรียงวิดเจ็ตรายงานใหม่และเปิดใช้งาน/ปิดใช้งานวิดเจ็ตเหล่านี้เพื่อไม่ให้แสดงบนแดชบอร์ด

ในการดูวิดเจ็ตรายงานต่างๆ ให้เลือก Graphical view (มุมมองกราฟิก) หรือ Summary view (มุมมองสรุป) จากเมนูดรอปดาวน์ที่ด้านบนซ้ายของแดชบอร์ด

มุมมองกราฟิก

หน้าเริ่มต้นเมื่อคุณอยู่ในรายงานผู้ดูแลระบบคือมุมมองกราฟิก คลิกไอคอน Customize organization dashboard เพื่อดูรายการวิดเจ็ตที่มีอยู่ เลือกระหว่างแท็บ Enabled และ Disabled เพื่อเปิดหรือปิดใช้งานวิดเจ็ตตามความต้องการของคุณ

ด้านล่างคือรายการวิดเจ็ตเริ่มต้นที่มีอยู่ในมุมมองกราฟิก:

• Email traffic stats - แสดงจำนวนอีเมลขาเข้าและขาออกด้วยภาพ
• Current license usage - ดูจำนวนสิทธิ์การใช้งานขององค์กรของคุณ จำนวนสิทธิ์การใช้งานที่ใช้แล้ว และจำนวนสิทธิ์การใช้งานที่พร้อมใช้งานผ่านวิดเจ็ตนี้
• Email size - แสดงขนาดของอีเมลขาเข้าและขาออก
• User summary - แสดงจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งาน ไม่ได้ใช้งาน และผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแล
• Bounce reports - แสดงจำนวนอีเมลทั้งหมดที่ส่งและจำนวนอีเมลที่ถูกตีกลับ
• Rejection reports - แสดงอีเมลทั้งหมดที่ได้รับและจำนวนอีเมลที่ถูกปฏิเสธ
• Outgoing traffic - แสดงจำนวนอีเมลที่ส่งภายในองค์กร และจำนวนอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลภายนอก
• Incoming traffic - จำนวนอีเมลที่ได้รับภายในองค์กร และจำนวนอีเมลที่ได้รับจากที่อยู่อีเมลภายนอก
• Authentication reports - การแสดงรายงานสแปมแบบกราฟิก โดยจะแยกความแตกต่างของจำนวนความล้มเหลวตามความล้มเหลวของ DKIM, SPF และ SPF Soft
• Spam reports - แสดงจำนวนรวมของอีเมลขาเข้า (รวมถึงอีเมลที่ได้รับในกลุ่ม) เทียบกับจำนวนอีเมลสแปม
• Rejection type reports - รายงานประเภทแผนภูมิที่แสดงสาเหตุของการปฏิเสธ เช่น ไฟล์แนบที่เป็นอันตราย ไวรัส DNSBL และ PBL
• Quarantine incoming reports - แสดงจำนวนอีเมลที่ได้รับในการกักกันเทียบกับจำนวนอีเมลที่นำส่ง ปฏิเสธ หรือส่งซ้ำ
• WorkDrive storage - สำหรับองค์กรที่ใช้ WorkDrive รายงานนี้จะถูกเปิดใช้งาน

ในการเพิ่มรายงานที่ต้องการเป็นวิดเจ็ต โปรดดูที่ส่วนวิดเจ็ตที่กำหนดเอง

มุมมองสรุป

องค์กรที่ใช้แผนที่มีค่าใช้จ่ายสามารถดูวิดเจ็ตรายงานบางตัวผ่านตัวเลือกมุมมองสรุปได้ คลิก Summary view จากเมนูดรอปดาวน์ที่อยู่มุมบนซ้ายของแดชบอร์ดเพื่อดูวิดเจ็ตด้านล่าง:

• Groups awaiting moderation - แสดงกลุ่มที่ต้องมีการควบคุมพร้อมกับจำนวนอีเมลที่รอการดำเนินการของผู้ดูแลระบบ การคลิกที่จำนวนอีเมลจะนำคุณไปยังหน้าการควบคุมกลุ่ม
• Groups with most members - แสดงกลุ่มที่มีจำนวนผู้ใช้มากที่สุด การคลิกที่จำนวนสมาชิกจะนำคุณไปยังหน้ากลุ่มที่เกี่ยวข้อง
• Administrators - แสดงจำนวนผู้ดูแลระบบระดับสูง ผู้ดูแลระบบ และผู้ดูแลระบบที่กำหนดเองที่มีอยู่ในองค์กรของคุณ
• Recently created users - แสดงจำนวนผู้ใช้ใหม่ที่สร้างขึ้นล่าสุด คลิกที่จำนวนผู้ใช้เพื่อดูผู้ใช้ที่สร้างขึ้น
• Recently deleted users - จำนวนผู้ใช้ที่ลบไปเมื่อเร็วๆ นี้
• Users nearing storage limit - แสดงผู้ใช้ที่มีการใช้ที่จัดเก็บข้อมูลมากที่สุดโดยเรียงจากมากไปหาน้อย การคลิกที่ค่าที่จัดเก็บข้อมูลจะนำคุณไปยังหน้าที่จัดเก็บข้อมูลของคอนโซลผู้ดูแลระบบ
• Users nearing storage limit - แสดงจำนวนผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานในองค์กรของคุณ

วิดเจ็ตที่กำหนดเอง

นอกจากวิดเจ็ตเริ่มต้นแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มวิดเจ็ตที่กำหนดเองลงในแดชบอร์ดของคุณได้ สามารถเพิ่มวิดเจ็ตที่กำหนดเองได้เฉพาะสำหรับรายงานที่แสดงเป็นแผนภูมิเท่านั้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มวิดเจ็ตที่กำหนดเอง:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิกส่วน Reports รายงานผู้ดูแลระบบจะเปิดขึ้นในแท็บใหม่
3. ไปที่ประเภทรายงานที่ต้องการในบานหน้าต่างด้านซ้ายที่คุณต้องการเพิ่มวิดเจ็ตที่กำหนดเอง
4. คลิก Add to dashboard จากด้านบนขวาของแถบเครื่องมือ
   ​

ในการสลับกลับไปยังมุมมองแดชบอร์ดเริ่มต้น ให้เลือก Reset dashboard to default settings จากการกำหนดค่า

การดำเนินการของวิดเจ็ต

วิดเจ็ตในแดชบอร์ดของคุณไม่เพียงแสดงสถิติเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถดำเนินการบางอย่างได้เช่น แสดงรายงาน ประเภทแผนภูมิ ส่งออก ขยาย และ ซ่อน รายการการดำเนินการสามารถดูได้ที่มุมบนขวาของแต่ละวิดเจ็ต และจะแตกต่างกันไปในแต่ละวิดเจ็ต

รายการโปรด

ส่วนรายงานผู้ดูแลระบบ Zoho Mail ประกอบด้วยรายงานมากมายเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลองค์กรของคุณ ในฐานะผู้ดูแลระบบ อาจเป็นเรื่องยากที่จะนำทางระหว่างส่วนเหล่านี้ในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบรายงานตามปกติของคุณ และผู้ดูแลระบบแต่ละคนอาจมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ผู้ดูแลระบบแต่ละคนสามารถเลือกเก็บรายงานโปรดทั้งหมดไว้ในที่เดียวแทนการสลับไปมาระหว่างส่วนต่างๆ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายโดยใช้ส่วน Favorites

เมื่อต้องการเพิ่มรายงานใดๆ ภายใต้รายการโปรด ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Reports ในหน้าต่างด้านซ้าย หน้ารายงานผู้ดูแลระบบจะเปิดขึ้นในแท็บใหม่
2. เลือกรายงานที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการโปรด และคลิกไอคอนดาวถัดจากชื่อรายงานในแผงด้านบน และรายงานที่เกี่ยวข้องจะถูกเพิ่มลงในรายการโปรด
   
3. นำทางไปยังส่วน Favorites จากบานหน้าต่างด้านซ้าย
4. คลิกที่ดรอปดาวน์และเลือกรายงานที่จำเป็นจากรายการรายงานทั้งหมดที่เพิ่มเป็นรายการโปรด
   
5. คุณสามารถยกเลิกการเลือกไอคอนรูปดาวได้ทุกเมื่อจากส่วน Favorites หรือในส่วนรายงานที่เกี่ยวข้องเพื่อลบรายงานใดๆ ออกจากรายการโปรด

รายงานที่พร้อมใช้งาน

คุณสามารถดูและจัดการรายงานองค์กรต่างๆ ได้จากบานหน้าต่างด้านซ้ายของรายงานผู้ดูแลระบบของคุณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละรายงาน ให้คลิกประเภทรายงานจากรายการด้านล่าง:

• รายงานบัญชีผู้ใช้รายงาน
• รายงานกล่องจดหมาย
• สถานะอีเมล
• กลุ่ม
• รายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• รายงานความปลอดภัย
• บันทึก (Log)
• WorkDrive
• รายงานขององค์กร

รายงานความปลอดภัย

ส่วนรายงานความปลอดภัยจะให้ภาพรวมของความพยายามในการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยและประวัติเซสชันของผู้ใช้ในองค์กรของคุณ

รายงานการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย

Zoho Mail จะแจ้งเตือนหากมีกิจกรรมการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย โดยอิงตามพฤติกรรมการเข้าสู่ระบบก่อนหน้าของผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบสามารถดูรายการกิจกรรมการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยตามระยะเวลาที่เลือกได้ ในการดูการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail และเลือก Reports ในหน้าต่างด้านซ้าย
2. ไปที่ Security Reports และเลือก Suspicious login
3. เลือกช่วงวันที่ที่ต้องการจากดรอปดาวน์ ด้านล่างนี้คือรายละเอียดที่มีอยู่ในรายงาน:
   • Name/Email - ชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้ใช้
   • Login time - แสดงเวลาที่ผู้ใช้เข้าสู่ระบบบัญชี
   • Location - แสดงสถานที่ที่ผู้ใช้เข้าสู่ระบบ
   • Login source - แสดงที่มาของการเข้าสู่ระบบ (ประเภทโปรโตคอล) เช่น POP, IMAP, WEB, SMTP_IN และ SMTP_OUT
   • Client IP address - ที่อยู่ IP ที่ใช้เข้าสู่ระบบ
4. ใช้แถบค้นหาเพื่อกรองรายงานตามที่อยู่อีเมล, ที่อยู่ IP ของไคลเอนต์, ตำแหน่งที่ตั้ง หรือที่มาของการเข้าสู่ระบบ รายงานการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยจะปรากฏขึ้นสำหรับเกณฑ์ตัวกรองที่เลือก
   

ประวัติเซสชัน

รายงานประวัติเซสชันจะแสดงจำนวนเซสชันแบบสดของผู้ใช้ที่เลือก รายงานจะแสดงที่อยู่ IP ของไคลเอนต์และเวลาเริ่มต้นเซสชัน ไปที่ Session history ภายใต้ส่วน Security ในรายงานผู้ดูแลระบบ ป้อนชื่อผู้ใช้ในแถบค้นหาเพื่อดูประวัติเซสชันที่สอดคล้องกัน คุณยังสามารถส่งออกหรือขยายมุมมองกราฟได้ตามต้องการ

ส่งออกข้อมูล

ในการใช้ข้อมูลของคุณในที่อื่นเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ คุณสามารถเลือกที่จะส่งออกไปยังอุปกรณ์ภายในของคุณได้ เมื่อต้องการส่งออกรายงานประเภทแผนภูมิ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิกส่วน Reports และไปที่รายงานที่คุณต้องการส่งออก
3. คลิกปุ่ม Export และเลือกเงื่อนไขการส่งออกที่คุณต้องการ
   
4. คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ของคุณได้โดยการทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก Encrypt with password ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการใช้สำหรับการเข้ารหัส
5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Export

ข้อมูลที่ส่งออกของคุณจะถูกบันทึกไปยังอุปกรณ์ภายในของคุณ

การส่งออกตามกำหนดการ

การส่งออกรายงาน เช่น สรุปผู้ใช้ สรุปกลุ่ม รายละเอียดสถานะโปรโตคอล รายละเอียดการเข้าถึงโปรโตคอล และรายละเอียดที่จัดเก็บข้อมูล จะต้องใช้เวลาสักครู่ในการสร้างไฟล์ข้อมูล คุณสามารถติดตามรายงานเหล่านี้และดาวน์โหลดได้จากส่วน Scheduled exports

เมื่อต้องการดูสถานะของการส่งออกทั้งหมดที่คุณจัดกำหนดการไว้ ให้ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิกส่วน Reports
3. บนหน้ารายงานผู้ดูแลระบบ ให้คลิก ไอคอนรายงานที่จัดกำหนดการ ที่มุมบนขวา
4. เลือกรายงานที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อดาวน์โหลด
   ​​

ขณะนี้คุณสามารถดูการส่งออกทั้งหมดที่มีข้อมูลวันที่และเวลาที่คุณกำหนดไว้ได้แล้ว ส่วนนี้จะแสดงเฉพาะการส่งออกในช่วง 30 วันที่ผ่านมา

การกำหนดค่า

การกำหนดค่ารายงานผู้ดูแลระบบจะช่วยให้คุณปรับแต่งรายงานของคุณตามความต้องการของคุณ ในการเข้าถึงการกำหนดค่าในรายงานผู้ดูแลระบบ:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail
2. คลิกที่ Reports จากบานหน้าต่างด้านซ้าย หน้า Admin Reports จะเปิดขึ้นในแท็บใหม่
3. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก Configuration ที่ด้านล่าง
4. รายการภายใต้ General
   • Save and display subject in email logs - เปิดใช้งานปุ่มสลับเพื่อบันทึกหัวเรื่องอีเมลในบันทึกและรายงานอีเมล
   • Reset dashboard to default settings - คลิกที่ปุ่มเพื่อรีเซ็ตแดชบอร์ดเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น ซึ่งจะรีเซ็ตวิดเจ็ตและแผนภูมิทั้งหมดในแดชบอร์ดเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น
   • Report export format - เลือกรูปแบบที่ต้องการเพื่อส่งออกกราฟ ตัวเลือกที่ใช้ได้คือ PNG, JPEG และ SVG