O que são as ferramentas de gerenciamento de projetos?

No nível mais básico, uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajudará você a gerenciar projetos do início ao fim, bem como permitirá aos funcionários de diferentes níveis compreender rapidamente o seu trabalho e concluí-lo no prazo. Trata-se de uma ferramenta GTD (do inglês "Getting Things Done"), pois faz as coisas acontecerem mais rapidamente, para que você gaste tempo com coisas que agregam mais valor ao seu trabalho.

As ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na Web já existem há muitos anos e, como resultado, fazem muito mais do que apenas gerenciar projetos. Elas também podem realizar estimativas, controle de custos, orçamentos, alocação de recursos, colaboração, comunicação, gerenciamento da qualidade e administração do projeto. O objetivo é lidar com todos os aspectos e as complexidades de projetos maiores e manter os custos baixos.

O software de gerenciamento de projetos online também é usado para lidar com incertezas nas estimativas da duração de cada tarefa, organizar tarefas para atender aos diversos prazos e para conciliar vários projetos simultaneamente, como parte de um objetivo global.

5 ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa conhecer

Principais ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa conhecer

01. Gráficos de Gantt

A ferramenta mundialmente famosa queajudou na construção do Hoover Dam, os gráficos de Gantt são uma forma visual de representar o trabalho como uma unidade de tempo. O gráfico de Gantt é uma ferramenta importante no planejamento e ajuda a programar seu projeto enquanto considera as dependências existentes entre os vários itens de trabalho.

Quando os gráficos de Gantt foram introduzidos pela primeira vez, eles eram desenhados em papel e, em seguida, desenhados e redesenhados muitas vezes para refletir as alterações de programação. Os gerentes de projeto começaram a usar blocos ou papel para representar os gráficos de Gantt para poder movê-los facilmente se houvesse necessidade. Agora existem várias ferramentas que fornecem gráficos de Gantt online.

02. Estrutura de detalhamento do trabalho

Antes de entrarmos no que é uma estrutura de detalhamento do trabalho, vamos entender o que é escopo. O escopo de um projeto implica trabalho e recursos necessários para concluir a meta desse projeto. Se isso diminuir ou mudar de foco, temos o que chamamos de "diminuição do escopo" em nossas mãos. Por exemplo, se escrever um livro é seu objetivo, pesquisar atividades promocionais para o livro concluído está além do escopo desse projeto específico. 

A Estrutura de Detalhamento do Trabalho (WBS) é uma ferramenta de estruturação de trabalho que você usa para dividir seu projeto em partições gerenciáveis. Trata-se de uma estrutura em forma de árvore que divide o escopo em várias unidades. Ela segue uma hierarquia na qual sua meta final é dividida em etapas que podem ser divididas posteriormente em tarefas ou subtarefas. Há várias regras que ajudam a dividir um projeto em partições. Uma regra interessante é a de 8/80, o que significa que um item de trabalho no nível mais baixo não deve exigir mais de 80 horas de trabalho ou menos de 8 horas de trabalho.

03. Linha de base do projeto

Uma forma gráfica de representar os valores do seu projeto, a linha de base é o padrão definido para o projeto para medir seu desempenho real. A linha de base do projeto abrange a linha de base do escopo, a linha de base de custo e a linha de base do cronograma. Sua linha de base ajuda a acompanhar o progresso em tempo real.

O trabalho não planejado é um fator importante que pode afetar o custo, o tempo e o escopo do projeto. Isso causa um efeito dominó. Em primeiro lugar, há um risco de que o projeto tenha saído do escopo ao incluir esse trabalho extra. Mesmo que não tenha saído, o tempo e o custo do projeto terão aumentado. Se você não quiser comprometer essas restrições, a qualidade do seu projeto terá que ficar em segundo plano. 

04. Atividades de formação de equipes

Você pode se perguntar o que a formação de equipes tem a ver com o gerenciamento de projetos. As relações entre a equipe, bem como com as partes interessadas, são tão importantes para um projeto quanto o planejamento ou a execução. Uma maneira de melhorar o ânimo e aumentar a produtividade é conduzir atividades ou até mesmo uma competição saudável. Afinal de contas, uma competição amigável estimula a todos. De aulas de surfe em grupo a jantares em equipe, há uma grande variedade de atividades divertidas que você pode usar como parte da formação da equipe corporativa.

As atividades de formação de equipes podem incluir competições encorajadoras realizadas em um ambiente controlado para evitar a competição que geralmente faz parte da cultura diária do local de trabalho. Elas também podem incentivar a criatividade, destacar os vários talentos dos membros da sua equipe e motivar as pessoas a trabalhar juntas para encontrar as melhores soluções.

05. Plano de gerenciamento da comunicação

Um plano de comunicação do projeto garante que haja um fluxo regular e relevante de informações entre os membros do projeto, clientes e outras partes interessadas, definindo etapas para quem comunica, quais informações, quem é comunicado e a frequência. Seu plano de comunicação garante que todos os envolvidos sejam informados e ajuda a manter os relacionamentos.

Há o benefício óbvio de manter as partes interessadas informadas, já que satisfazer as necessidades delas é parte integrante do sucesso de um projeto. Um plano de comunicação ajudará a lidar com qualquer risco que possa surgir e melhorará a colaboração entre os membros da sua equipe.

Principais benefícios das ferramentas de gerenciamento de projetos

  • Tudo se resume ao momento certo – não o perca
  • O software de gráfico de Gantt ajuda a acomodar atrasos que ocorrem em tempo real. As dependências também podem ser facilmente gerenciadas usando gráficos de Gantt. Por exemplo, um livro deve ser escrito primeiro antes de ser enviado para revisão. Essas duas tarefas têm o objetivo de publicar um livro, mas uma deve ser concluída antes de começar a outra. As dependências das tarefas e seus efeitos no tempo gasto para concluir uma tarefa podem ser capturados e gerenciados com o software de gráfico de Gantt.

  • Assuma o controle do escopo inconsistente
  • A WBS ajuda na concepção e é amplamente confiável durante o planejamento. Ela fornece uma descrição para estabelecer o custo, o cronograma e os horários de trabalho. Também ajuda a identificar riscos. Por exemplo, uma ramificação que não pode ser claramente definida pode ser um desvio de escopo, o que é um risco. 

  • Mantenha seus custos em caixa
  • A linha de base de custo é a comparação entre sua estimativa inicial e seus gastos reais com o projeto. Ela trabalha em conjunto com as linhas de base do cronograma e do escopo, pois o escopo e o tempo são fatores que podem facilmente fazer com que o custo de um projeto se desvie de sua linha de base. Ao criar um plano de orçamento inicial para seu projeto, reserve uma certa quantia para acomodar quaisquer riscos que possam surgir durante o projeto.

  • Colaboração é a chave para abrir portas
  • Colabore com coisas fora do trabalho para promover uma comunicação eficiente com a equipe. Isso incentiva as pessoas a fazer perguntas, a não se estenderem demais, a levantar questões sobre ideias que podem não funcionar, a pedir ajuda e a alcançar o sucesso no trabalho conjunto como um todo.

  • Elimine o que impede você de ouvir
  • A comunicação interfuncional também é um aspecto importante do gerenciamento de projetos. Simplificar essa comunicação com um plano adequado garante que todas as partes interessadas fiquem cientes de como obter informações relevantes. Isso significa que decisões importantes não sejam adiadas e todas as atividades do projeto continuem sem problemas.