Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de projetos?
As principais características das ferramentas de gestão de projetos on-line, além do gerenciamento básico de tarefas, são:
01. Estimativa do projeto
Para garantir o sucesso do projeto, é importante não apenas acompanhar o progresso em tempo real, mas também estimar as restrições do projeto com base no desempenho atual. Isso pode ser realizado na forma de previsões orçamentárias, EVM ou linhas de base.
02. Definição de orçamento
Gerenciando seus custos para se manter dentro do orçamento planejado. Acompanhe as despesas, acompanhe o custo real para cobrar clientes e pagar funcionários, compare o custo planejado e real, preveja o orçamento e analise a saúde de seu orçamento.
03. Alocação de recursos
Assegure que as pessoas certas trabalhem nas tarefas certas. Evite que os funcionários trabalhem demais ou de menos, utilizando o gráfico de utilização de recursos. As principais ferramentas de gestão de projetos também ajudam na atribuição de trabalho com base na carga de trabalho e disponibilidade dos funcionários.
04. Colaboração
Mantenha todas as partes interessadas necessárias alinhadas. A colaboração sem esforço é um aspecto essencial de uma ferramenta de gestão de projetos on-line. Ferramentas de colaboração virtual como bate-papo, reuniões na on-line e fóruns são algumas ferramentas muito importantes.
05. Gestão de qualidade
Sempre faça seu melhor trabalho, gerenciando constantemente a qualidade de seu projeto. A capacidade de rastreamento e resolução de problemas ajuda muito isso. A automação para escalar e lidar com bugs é um bônus adicional.
06. Administração do projeto
É importante que a força de trabalho, os clientes e a estrutura organizacional sejam integrados a uma ferramenta. Desde modelos específicos da indústria até várias integrações de terceiros, há várias formas de ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudar você na administração do projeto.
07. Gestão de risco
O software de gestão de projetos online também é usado para lidar com incertezas nas estimativas da duração de cada tarefa, organizar tarefas para atender aos diversos prazos e para conciliar vários projetos simultaneamente, como parte de um objetivo global.
As cinco principais ferramentas de gestão de projetos para equipes de projeto
01. Gráficos de Gantt
O gráfico de Gantt é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos. Um gráfico de Gantt é uma visualização do cronograma do projeto e das dependências entre os diferentes itens de trabalho.
Os gráficos de Gantt são úteis para acompanhar o cronograma do projeto, verificando quaisquer desvios do plano do projeto e identificando atrasos. As empresas podem manter o cronograma e o orçamento planejados com a ajuda dos gráficos de Gantt. E se as coisas não correrem como planejado, os gráficos de Gantt ajudam a identificar as tarefas críticas que garantirão que o projeto seja concluído a tempo.
Na gestão de projetos, os gráficos de Gantt são uma ferramenta importante no planejamento. Eles fornecem um quadro completo da estrutura de distribuição do trabalho e ajudam na alocação eficiente de recursos, seja em termos de tempo, dinheiro ou recursos humanos. Eles mapeiam as interdependências entre os diferentes itens de trabalho, ajudam a priorizar as tarefas críticas e a reduzir a deformação do escopo.
Os gráficos de Gantt no Zoho Projects são uma ferramenta intuitiva e fácil de usar que facilita o planejamento e a programação. A interface simples de arrastar e soltar para ajustar a linha de tempo, 4 tipos de dependências, caminho crítico, linha de base, escala do gráfico e capacidades de gerenciamento de tarefas dentro do gráfico torna a ferramenta indispensável. E a melhor parte? Ela está disponível até em nossos planos gratuitos! Confira mais informações sobre as características do diagrama de Gantt em nossos planos de preços aqui.
02. Estrutura de detalhamento do trabalho
A Estrutura de Trabalho é a primeira e a mais importante ferramenta no planejamento de projetos. Ela é uma divisão hierárquica do objetivo do projeto em itens de trabalho acionáveis.
Ela segue uma hierarquia onde seu objetivo final é dividido em etapas que podem ser ainda mais divididas em tarefas ou subtarefas. Isso ajuda no planejamento de cada aspecto do projeto sem deixar nada ao acaso. A desagregação dá clareza sobre o tempo e os recursos que seriam necessários e, portanto, ajuda a estabelecer as restrições planejadas para um projeto.
Ela ajuda não apenas no planejamento, mas também na fase de execução do projeto. O trabalho é executado em partes que compõem um todo. A gestão dessas peças é mais fácil não apenas em termos de acompanhamento do trabalho, mas também em caso de contratempos.
Crie uma Estrutura de Trabalho no Zoho Projects com hierarquia de marcos, listas de tarefas, tarefas e subtarefas. Com configurações personalizáveis, múltiplas visualizações, modelos, lembretes e recorrência, não leva muito tempo para configurar o projeto usando nossos recursos de gerenciamento de tarefas.
03. Linha de base do projeto
Uma linha de base do projeto é uma forma gráfica de representar os valores do projeto, comparando a linha de base que é o padrão que você estabeleceu para o projeto com o desempenho real.
A linha de base do projeto é uma ferramenta de gestão de projetos que engloba a linha de base do escopo, a linha de base dos custos e a linha de base do cronograma. Sua linha de base ajuda a acompanhar o progresso em tempo real. Ela também pode ajudar a evitar problemas com o escopo, mantendo o trabalho não planejado sob controle.
O trabalho não planejado é um fator importante que pode afetar o custo, o tempo e o escopo de seu projeto. Isso causa um efeito dominó. Em primeiro lugar, há um risco de que o projeto tenha saído do escopo ao incluir esse trabalho extra. Mesmo que não tenha saído, o tempo e o custo do projeto terão aumentado. Se você não quiser comprometer essas restrições, a qualidade do projeto terá que ficar em segundo plano.
Meça seu desempenho comparando o progresso em tempo real com a linha de base estabelecida no gráfico de Gantt do Zoho Projects. Ela é fácil de definir e analisar, a linha de base no Zoho Projects funciona em conjunto com a margem disponível para recuperar o tempo perdido.
04. Atividades de formação de equipes
As atividades de formação de equipes são uma forma de melhorar o moral e aumentar a produtividade das equipes pela realização de atividades ou competições saudáveis. De aulas de surfe em grupo a jantares em equipe, há uma grande variedade de atividades divertidas que você pode usar como parte da formação da equipe corporativa.
A conexão entre a formação de equipes e as ferramentas GP pode não ser óbvia. Mas as relações entre a equipe, bem como com as partes interessadas, são tão importantes para um projeto quanto o planejamento ou a execução. E essa é uma maneira fácil de fortalecer as relações.
As atividades de formação de equipes podem incluir competições encorajadoras realizadas em um ambiente controlado para evitar a competição que geralmente faz parte da cultura diária do local de trabalho. Elas também podem incentivar a criatividade, destacar os vários talentos dos membros da equipe e motivar as pessoas a trabalhar juntas para encontrar as melhores soluções.
05. Plano de gerenciamento da comunicação
Um plano de comunicação do projeto é uma ferramenta que garante um fluxo regular e relevante de informações entre os membros do projeto, clientes e outras partes interessadas. O plano inclui detalhes sobre quem comunica o quê, a quem e com que frequência.
Esse plano de comunicação garante que todos os envolvidos sejam informados e ajuda a manter os relacionamentos. Há o benefício óbvio de manter as partes interessadas informadas, já que satisfazer as necessidades delas é parte integrante do sucesso de um projeto. Um plano de comunicação ajudará a lidar com qualquer risco que possa surgir e melhorará a colaboração entre os membros da equipe.
Escolha seu plano de comunicação com os diferentes recursos de colaboração do Zoho Projects. Desde o módulo Discussão com chat interno, chamadas virtuais e capacidades de reunião até o Feed social para discutir ideias, feedback e mídia, o Zoho Projects oferece todos os meios de comunicação.
