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Principales caractéristiques d'un
système de gestion de projet
- Gestion des problèmes
- Gestion des tâches
- Gestion du temps
- Gestion des coûts
- Utilisation des ressources
- Collaboration
- Création de rapports
Gestion des problèmes
Dans un système de gestion des projets, les problèmes doivent être traités rapidement pour ne pas vous freiner sur votre lancée. Zoho Projects gère les problèmes grâce à des fonctionnalités telles que les contrats de niveau de service, les règles métier et les webhooks.
Gestion des tâches
Il s'agit de la base de votre projet. Elle reflète la répartition du travail et s'inscrit dans la gestion de périmètre. Quel que soit le domaine auquel votre projet appartient, notre logiciel de gestion des projets simple vous permet de le diviser en jalons à atteindre à différentes périodes, en tâches à accomplir pour atteindre une étape en particulier, et en d'autres sous-tâches au sein d'une même tâche.
Gestion du temps
Il est impossible de respecter votre planning sans consigner vos délais dans le suivi de projet. Gérez cet aspect efficacement en divisant et en allouant votre temps disponible à tous vos éléments de travail. Zoho Projects propose plusieurs fonctionnalités de suivi du temps, notamment un module de calendrier pour afficher votre planning, des feuilles de temps pour suivre le nombre d'heures prévues et réelles nécessaires pour effectuer une tâche, et un outil pour les facturer en conséquence.
Gestion des coûts
Outre le périmètre et le temps, les coûts doivent également être correctement gérés, car ils sont fortement dépendants les uns des autres. Le suivi des coûts de votre projet est nécessaire pour respecter votre budget. Zoho Projects vous permet de comparer vos prévisions budgétaires initiales avec vos dépenses réelles pour voir les pertes générées. L'analyse des dépassements de coûts est une autre fonctionnalité pratique d'un logiciel de gestion des projets.
Utilisation des ressources
Un logiciel de gestion des projets est une plateforme permettant d'optimiser la gestion de vos ressources, en particulier celle des ressources humaines. Il peut arriver que certaines tâches stratégiques nécessitent l'attention de vos employés, mais cela ne signifie pas pour autant que vous devez les surexploiter. D'un autre côté, la sous-utilisation des effectifs n'est également pas souhaitable. C'est là qu'un outil d'utilisation des ressources adapté, comme Zoho Projects, peut vous aider.
Collaboration
Dans l'environnement de travail moderne, discuter en personne de tous les détails d'une tâche n'est pas la solution la plus efficace (ce n'est même pas toujours possible). Seul le meilleur logiciel de gestion des projets peut vous permettre de collaborer, de discuter d'idées et de partager des documents virtuellement.
Création de rapports
Que votre projet suive exactement votre plan ou non, vous retirez toujours quelque chose d'utile de cette expérience. Un logiciel de gestion des projets propose de nombreux rapports qui peuvent vous donner des informations utiles sur vos performances et indiquer des pistes d'amélioration avant, pendant ou après un projet. La possibilité de créer vos propres rapports personnalisés est également intéressante.
Pourquoi utiliser un système de gestion de projet ?
Vous connaissez sans doute déjà plusieurs logiciels de gestion des projets. Mais en quoi Zoho Projects se démarque-t-il ? Examinons les avantages d'une solution de gestion des projets comme Zoho Projects pour les petites et les grandes entreprises.
Petites entreprises
Entreprise
Porter plusieurs casquettes :
En général, les start-ups et les petites entreprises n'ont pas une hiérarchie rigide. Il arrive même souvent qu'il n'y ait pas de rôle défini pour chaque employé. Une personne chargée de développer un module particulier peut également travailler sur plusieurs autres projets en même temps. Vous devez pouvoir réaliser des tâches de manière ponctuelle tout en continuant à travailler efficacement. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel de suivi des tâches peut s'avérer utile.Mobilité :
Bien que la question des avantages et des inconvénients du travail rapporté à la maison fasse débat, cette situation est parfois inévitable. Dans notre monde du travail dynamique, les salariés sont souvent amenés à se déplacer. Ainsi, la collaboration est essentielle lorsque vous travaillez dans différents endroits ou fuseaux horaires. Une application mobile permettant de rester connecté contribue à alléger le stress que vous pouvez ressentir après votre départ du bureau.Efficacité au travail :
Malgré leur flexibilité, les petites entreprises ont également des tâches répétitives qui ne peuvent pas être évitées. Ces petites tâches chronophages peuvent empêcher une personne travaillant sur une autre tâche importante de se consacrer pleinement à sa réalisation. Vous n'avez bien souvent pas le temps ni l'énergie. La configuration de workflows automatisés pour gérer ces tâches aide les entreprises à fonctionner plus efficacement.Éviter l'épuisement :
L'utilisation des ressources est un véritable problème pour les petites entreprises. Un nombre limité d'employés signifie qu'il y a plus de chances qu'ils soient surexploités, parfois sans que la direction ne s'en rende compte. La planification des tâches et de la quantité de travail de ces personnes est un immense atout pour les entreprises. Cela contribue à préserver le moral des employés et à assurer le suivi du travail.Tirer parti des réseaux sociaux :
Il y a une raison pour laquelle les réseaux sociaux sont devenus incontournables. Ils permettent de partager instantanément des idées, des opinions, etc. avec votre cercle. Une interface intuitive permettant aux employés de se tenir au courant de l'actualité peut non seulement faciliter l'intégration des nouveaux employés, mais également aider des personnes d'un service à apprendre quelque chose de différent.