Automatiser votre processus métier

Zoho CRM offre divers outils d'automatisation des actions répétitives dans votre processus métier grâce auxquels vous réaliserez vos tâches avec rapidité et efficacité : règle d'affectation, workflows, Blueprint, processus d'approbation, planification, actions, règles de remontée de dossiers et règles de notation.

Pour une utilisation efficace de l'automatisation dans Zoho CRM, vous devez employer le bon outil à la bonne fin. Les outils suivants vous aideront à configurer votre CRM comme vous le souhaitez :

Règles d'affectation

Les règles d'affectation vous permettent d'attribuer automatiquement des enregistrements à un utilisateur. Imaginons que vous ayez 2 500 leads à importer et que vous souhaitez les attribuer tous à James, un utilisateur de votre compte CRM. Vous pouvez le faire sans difficulté en utilisant des règles d'affectation.

Processus d’approbation

Certains processus métier nécessitent l'approbation des supérieurs avant que l'action soit exécutée. Obtenir une approbation manuelle peut prendre beaucoup de temps. Zoho CRM facilite les choses pour vous en automatisant ce processus.

Prenons un exemple simple : les développeurs de Zylker doivent obtenir l'approbation du manager avant de mettre à niveau un appareil ou d'acheter un nouvel équipement. L'envoi de cette demande par e-mail peut être risquée car il est facile pour le manager de ne pas la remarquer dans sa boîte de réception. Afin d'éviter ce type de situation, créez un processus d'approbation qui permettra au manager d'approuver la demande d'un simple clic.

Règles de workflow

Dans tout processus métier, certaines actions comme le suivi d'un client, la mise à jour du statut d'un lead après l'avoir contacté et l'ajout de tâches pour un lead sont effectuées régulièrement et prennent beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser des règles de workflow afin d'automatiser ces processus et de réduire les interventions manuelles.

Examinons le scénario suivant :
lorsque des leads de haute priorité sont capturés dans Zoho CRM, leur propriétaire doit effectuer les actions suivantes :

• Envoyer une notification par e-mail au manager concerné
• Faire passer le statut du lead à contacté

Ce processus peut être assez rapide si le nombre de leads de haute priorité est faible, mais plus vous aurez de leads, plus il y aura de travail à faire.

Voici comment les règles de workflow peuvent résoudre le problème.
Créez une règle de workflow dans Zoho CRM afin que, lorsqu'un lead est créé et étiqueté High Priority (Haute priorité), le manager associé soit immédiatement informé et le statut devienne Contacted (Contacté). Cela sera fait automatiquement à chaque fois qu'un lead de haute priorité sera ajouté au compte.

Blueprint

Un Blueprint est une représentation visuelle fonctionnelle de tous les éléments essentiels à la réussite d'un processus de vente. Élaborer un Blueprint pour votre processus revient à planifier le parcours le plus efficace avant de commencer un voyage ; cela vous permet de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

Prenons l'exemple de la maturation des leads. Vous devez d'abord recueillir des informations sur un lead pour l'ajouter à votre compte, puis établir le contact. Lorsque vous essayez de le contacter, le lead peut ne pas répondre à votre appel, auquel cas vous devrez réessayer le lendemain. Une fois que vous aurez réussi à établir la communication avec votre lead, il y a plusieurs issues possibles :

• Le lead n'est pas intéressé
• Il s'agit d'un lead indésirable
• Le lead est légitime et vous pouvez commencer l'engagement

Il est important de déterminer à quelle catégorie appartient un lead afin d'identifier ceux qui valent la peine d'être poursuivis et par quelles méthodes. En catégorisant les leads dans CRM, vous garantissez que le niveau d'attention approprié est accordé à chacun et que les commerciaux sauront quelles sont les prochaines étapes à suivre.

Planification

La planification vous permet de définir des actions automatisées à exécuter instantanément ou à une heure spécifiée. Vous pouvez aussi choisir la fréquence d’exécution des tâches planifiées : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La planification vous permet également d'intégrer et de synchroniser les données avec des applications tierces.

Actions

La fonction Actions peut vous aider à automatiser plusieurs activités intervenant dans un processus de vente. Zoho CRM vous permet d'effectuer cinq actions différentes. À savoir :

• Notifications par e-mail : créez des notifications par e-mail à envoyer à vos leads ou contacts. Lorsque les notifications par e-mail sont associées à une règle de workflow, elles sont déclenchées automatiquement. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail de bienvenue lorsqu'un lead est ajouté à votre compte CRM.
• Tâches : créez des tâches pour les utilisateurs de votre compte CRM. Par exemple, si vous voulez affecter des tâches à un utilisateur chaque fois qu'un lead est ajouté à votre compte, vous pouvez créer ces tâches et les associer à la règle de workflow de façon à ce qu'elles soient attribuées automatiquement.
• Mises à jour des champs : mettez à jour les champs dans CRM avec les valeurs appropriées. Par exemple, si vous souhaitez faire passer le statut d'un lead à Contacté une fois qu'une tâche est terminée, vous pouvez le faire en créant un champ d'action de mise à jour et en l'associant à une règle de workflow.
• Webhooks : vous permet d'envoyer des notifications Web à une application tierce lorsque certains événements se produisent dans votre compte CRM.
• Fonctions personnalisées : vous permet d'exécuter des scripts de programmation sur mesure pour mettre à jour les enregistrements dans CRM ou dans une application tierce.

Règles de remontée de dossiers

Il arrive que certaines tâches ne puissent pas être réalisées par la personne à laquelle elles ont attribuées, pour diverses raisons. Vous pouvez configurer des règles de remontée de dossier qui font remonter une tâche à la personne de rang supérieur dans la hiérarchie de l'organisation, afin de s'assurer qu'elle sera néanmoins exécutée à temps.

Règles de notation

Les règles de notation vous aident à identifier les dossiers qui méritent que vous leur consacriez du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur les dossiers qui nécessitent votre attention. Vous pouvez également déterminer les actions appropriées pour les enregistrements qui ne progressent pas dans votre pipeline de ventes.