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Funciones clave
del sistema de gestión de tareas
- Gestión de problemas
- Gestión de tareas
- Gestión del tiempo
- Gestión de costos
- Utilización de recursos
- Colaboración
- Generación de informes
Gestión de problemas
En un sistema de gestión de proyectos, los problemas deben abordarse rápidamente para que su progreso no se vea interrumpido. En Zoho Projects, la gestión de problemas se puede realizar con funciones como acuerdos de nivel de servicio, reglas empresariales y enlaces web.
Gestión de tareas
Esta función le proporciona la base para la puesta en marcha de su proyecto. Refleja la estructura de desglose de trabajo y corresponde a la gestión del alcance. Independientemente del campo en el que se encuentre su proyecto, con nuestro sencillo software de gestión de proyectos, puede dividirse en las etapas que desee alcanzar en distintos períodos de tiempo, las tareas que se deben completar para alcanzar una etapa en particular y otras tareas secundarias que puedan formar parte de una tarea principal.
Gestión del tiempo
No se puede estar al tanto de la programación si no se incluye el tiempo como parte del seguimiento de los proyectos. Realice una gestión eficiente mediante la división y asignación del tiempo disponible para todos los elementos de trabajo. Zoho Projects tiene funciones de seguimiento de tiempo extremadamente valiosas, como un módulo de calendario para ver la programación, las planillas de horas que permiten realizar un seguimiento de la cantidad real y planificada de horas que lleva realizar una tarea, y la facturación según las planillas de horas trabajadas.
Gestión de costos
Junto con el alcance y el tiempo, los costos también deben gestionarse adecuadamente, ya que dependen mucho entre sí. Es necesario realizar un seguimiento de los costos del proyecto para mantenerse dentro del presupuesto. En Zoho Projects, puede comparar su plan de presupuesto inicial con lo que realmente está gastando para ver dónde hay una pérdida. La capacidad de evaluar los sobrecostos también es una característica valiosa en un software de gestión de proyectos.
Utilización de recursos
El software de gestión de proyectos es una plataforma que le permite manejar con esmero sus recursos, especialmente los recursos humanos. Por un lado, habrá momentos en los que tendrá trabajo importante que necesitará toda la atención de sus empleados, pero esto no significa que quiera sobrecargarlos con trabajo. Por el otro, a pesar de la necesidad, si alguien trabaja poco, también es una complicación. Aquí es donde resulta útil una herramienta adecuada para la utilización de recursos como Zoho Projects.
Colaboración
En el entorno laboral moderno, el debate de los pormenores del trabajo de forma presencial no es lo más eficaz y, a veces, ni siquiera es posible. La capacidad de colaborar, debatir ideas y compartir documentos de manera virtual es algo esencial que solo el mejor software de gestión de proyectos podría poseer.
Generación de informes
Independientemente de que su proyecto haya seguido el plan o no, usted habrá aprendido algo útil de la experiencia. Antes o después de realizar el proyecto, durante este, hay muchos informes en un software de gestión de proyectos que pueden brindarle información útil sobre la situación actual y las posibilidades de mejora. También le ofrecemos la atractiva posibilidad de crear sus propios informes personalizados.
¿Por qué usar un sistema de gestión de proyectos?
Es posible que conozca varios ejemplos de software de gestión de proyectos. Pero ¿qué hace que Zoho Projects se destaque? Echemos un vistazo a las ventajas de tener una solución de gestión de proyectos como Zoho Projects, tanto para las pequeñas empresas como para las organizaciones empresariales.
Pequeñas empresas
Empresarial
Asumir varias responsabilidades:
En general, en las empresas pequeñas o emergentes no existen jerarquías rígidas. De hecho, es posible que no haya funciones definidas para cada empleado. Una persona a cargo de desarrollar un módulo en particular también puede tener varios otros proyectos en ejecución al mismo tiempo. Debe ser capaz de asumir tareas de manera puntual y, aun así, trabajar con eficiencia, por lo que el uso de software para realizar un seguimiento de dichas tareas será de gran utilidad.Es móvil:
Aunque existe un debate saludable sobre las ventajas y desventajas de llevar el trabajo a casa, a veces, esto es inevitable. Además, una cultura de trabajo dinámica significa moverse de un lugar a otro y la colaboración es esencial cuando se trabaja desde diferentes ubicaciones o zonas horarias. Una aplicación móvil para mantenerse conectado ayuda a aliviar el estrés de no saber qué sucede una vez que nos vamos de la oficina.Trabajar con eficiencia:
Aunque a menudo hay flexibilidad laboral, las pequeñas empresas también tienen trabajos repetitivos que no se pueden evitar. Las tareas reales pueden ser pequeñas, pero también requerir mucho tiempo y un gran esfuerzo de alguien que trabaja en otra tarea importante. A menudo, este es un tiempo y esfuerzo que no puede permitirse. La configuración de flujos de trabajo automatizados para gestionar tareas como estas ayudará a las empresas a operar de manera eficiente.No se agota:
La utilización de recursos es una preocupación real para las pequeñas empresas. Una cantidad limitada de personas significa que hay más posibilidades de sobrecargarlas con trabajo, a veces sin que la gerencia se dé cuenta de que esto está sucediendo. La planificación de quién puede hacer qué tarea y cuánto puede trabajar beneficia inmensamente a las empresas. Ayuda a mantener la confianza de los empleados y a realizar un seguimiento del trabajo.Porque las redes sociales son el camino a seguir:
Hay una razón por la que las fuentes sociales no se pueden eludir. Le permiten compartir inmediatamente ideas, opiniones y mucho más con su círculo. Una interfaz intuitiva que ayuda a las personas a ponerse al día con todo lo que está sucediendo será útil no solo durante la incorporación de nuevos empleados, sino también para ayudar a una persona de un departamento a aprender algo diferente.