El diario que aún no se llena, el lienzo en blanco que necesita un poco de color, la tierra vacía que requiere un edificio: todos son proyectos si decide completarlos dentro de un período determinado.
Un proyecto puede ser cualquier actividad que tenga una fecha límite. Para hacerlo más claro, un proyecto puede ser un objetivo, una resolución, una tarea o simplemente algo que quiera hacer para obtener un resultado determinado.
Considere un lienzo en blanco. El resultado o producto deseado es la pintura terminada. Si el artista decide terminar dentro de una semana y solo utilizar los materiales artísticos disponibles, estos son los límites planificados del proyecto.
El alcance abarca exclusivamente el trabajo que realiza para provocar el resultado planificado de su proyecto. Si el artista decide que enmarcar la pintura, exhibirla en exposiciones de arte y subastarla son parte del proyecto, significa que el proyecto fue más allá de su alcance.
La mayoría de los proyectos tienen todos sus recursos, tiempo, dinero y objetivos asignados, pero todavía no están organizados. Las personas que están acostumbradas a trabajar en entornos desordenados pueden creer que todo saldrá muy bien, pero lo que parece un sistema viable para una persona puede causar solo confusión en otra.
Aquí es donde un sistema de gestión de proyectos puede ser útil. La gestión de proyectos no solo garantiza que cumpla con el objetivo de su proyecto, sino que lo haga a tiempo y se mantenga dentro del presupuesto y de su alcance. Le indica cómo comenzar, qué viene después y cómo terminar. Es como usar una plantilla. Todo lo que necesita saber está disponible a modo de referencia. Solo tiene que aplicarlo a su propio proyecto.
Lo ayudará a ver si la forma en que hace las cosas es eficaz. Lo ayudará con alternativas en caso de que algo salga mal. Lo ayudará a mantenerse enfocado en su objetivo final. Esencialmente, la gestión de proyectos no hace el trabajo por usted, sino que le enseña a hacerlo de una manera más sencilla e inteligente de lo que habría hecho sin ella. Ahora veamos qué es la gestión de proyectos y los pasos involucrados en ella.
Cada proyecto pasa por aproximadamente cinco etapas a medida que avanza, las cuales se llaman grupos de proceso, pero también se conocen como procesos de la gestión de proyectos. Estos grupos de proceso se aplican a cada etapa del ciclo de vida de un proyecto. Los pasos de la gestión de proyectos son los siguientes:
Aquí es donde crea un esquema general antes de redactar su “historia”. Una pregunta importante que se debe responder aquí es: “¿Cuál es el alcance?”. Es importante tener claros los objetivos durante esta fase. Si está construyendo una oficina, el alcance es tener un ambiente de trabajo donde 10 personas puedan trabajar con tranquilidad. Sin embargo, a medida que avanza el proyecto, continúa agregando salas adicionales. Es más probable que el resultado final no sea una oficina funcional, sino más bien un desorden sobrepresupuestado.
Durante la planificación, se enfocará en los detalles. Establezca planes estructurados para administrar recursos, costos, tiempo, riesgos y comunicación. Si decide que la mensajería instantánea es lo que le funciona, debe decidir quién se mantendrá en contacto con quién, con qué frecuencia, a través de qué canal y sobre qué asunto. Aunque pueda parecer extensa, la planificación adecuada hace que su trabajo sea mucho más fácil.
Aquí es donde entran en acción todos sus planes cuidadosamente diseñados. Un punto importante que debe recordar durante la ejecución es gestionar las relaciones, tanto dentro del equipo del proyecto como con cualquier cliente. La coordinación y la comunicación adecuadas entre los equipos garantizarán que su trabajo se realice a tiempo y sin ningún inconveniente.
Este paso se ejecuta en paralelo al de ejecución. Un nombre más apropiado es grupo de control, en lugar de grupo de proceso. Las solicitudes de cambio provienen de todas las direcciones: del cliente o de las partes interesadas. Por un lado, no quiere cambiar demasiado el proyecto de su plan previsto y, por otro lado, no quiere enojar a una parte interesada importante. Encontrar el equilibrio adecuado y establecer el control es de lo que se trata este paso.
En este paso culminan todas las etapas de gestión del proyecto y consiste en atar cabos sueltos y terminarlo. Debe revisar todas las fases y asegurarse de que se ha hecho todo lo posible para entregar el producto final al cliente. Finalmente, debe realizar una evaluación posterior a la finalización para analizar lo que se ha hecho y lo que podría haberse hecho mejor.
Hay algunas funciones clave que todo sistema de gestión de proyectos debe poseer para gestionar los proyectos de manera eficaz. Estas son algunas:
La gestión de proyectos tiene varias ventajas: la principal es el simple hecho de que sus posibilidades de tener éxito en los proyectos aumentan enormemente. Es común que los proyectos no puedan cumplir con sus objetivos originales. De hecho, según el informe CHAOS (1994), el 31,1 % de los proyectos de TI se cancelaron antes de que pudieran completarse. La gestión de proyectos ayuda a mejorar estas condiciones. Un enorme 97 % de las organizaciones cree que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial y el éxito organizacional, según un estudio de PwC. Algunas ventajas clave son:
Cuando se trata de gestionar proyectos, a menudo participan varias personas de diferentes equipos. Una buena comunicación y relación entre los equipos puede mejorar enormemente la productividad y ayudar a mantener los proyectos en buen camino. Con la gestión de proyectos, esto se convierte en una prioridad en lugar de una cortesía y provoca un cambio cultural positivo en su organización.
Cualquier recurso que tenga, como un empleado, un activo o un tiempo de trabajo, debe utilizarse para obtener el mejor valor. La gestión de proyectos adecuada garantiza que ningún recurso quede fuera. Un proyecto exitoso no consiste solo en realizar el trabajo correcto a tiempo, sino también en garantizar que las personas involucradas se sientan comprometidas y motivadas. Esto significa que no hay desequilibrio de ninguna manera: ninguna persona trabaja demasiado ni muy poco, y ningún recurso material está sobreutilizado ni infrautilizado.
La relación con las partes interesadas es lo que mantiene todo el proyecto en equilibrio. Algunos quizás quieran estar al tanto de cada cambio, mientras que otros solo quieran tener una actualización de estado ocasional. Todo está en los detalles, a los que la gestión de proyectos se adapta, lo que le permite interactuar con todas las partes interesadas de la manera correcta.
Siempre debe haber un plan de contingencia si tiene un plan de gestión de riesgos bien investigado. Implica identificar los elementos fundamentales para el éxito de su proyecto y enumerar cualquier factor que pueda afectarlos. Priorizar los riesgos potenciales y elaborar planes de respuesta también es una gran parte de este plan. No querrá sufrir un dolor de cabeza tratando de saber cómo reparar un grifo roto cuando ni siquiera ha pensado en qué hacer si la casa se incendia.
Los sistemas de gestión de proyectos pueden ser desde herramientas que facilitan la gestión de proyectos gratis hasta software de gestión de proyectos listo para empresas. La clasificación principal que debe tener en cuenta es si prefiere un sistema basado en la nube o en las instalaciones. Aparte de esto, según el tipo de metodología de gestión de proyectos que siga su organización, es posible que desee elegir una herramienta tradicional en cascada o una herramienta de gestión de proyectos ágil. También hay sistemas que apuntan a sectores específicos como la construcción, la educación, la TI y más que tienen funciones hechas a medida para esa vertical en particular.
Los equipos no trabajan de la misma manera en que solían hacerlo. Hoy en día, los equipos utilizan herramientas virtuales para la colaboración. Hay muchas empresas donde las personas trabajan de forma remota, y estas herramientas son el único medio para mantenerse en contacto. En estos casos, el sistema de gestión de proyectos en línea es útil para que todos estén organizados y sean responsables.
La forma en que colaboramos cambió. Las aprobaciones no tienen por qué significar imprimir formularios y esperar a que su gerente los firme. Las reuniones no significan sentarse en una mesa durante horas y escuchar a una sola persona hablar y hablar. Lo que parece un simple elemento de trabajo puede implicar la participación de varios equipos y personas. Las grandes ideas no tienen por qué venir de más arriba. Hoy en día, casi todo el mundo puede acceder a la información. La posibilidad de que los empleados más nuevos presenten una sugerencia brillante es mayor que nunca.
También, distintas personas perciben los datos de manera diferente. La flexibilidad en la visualización de los datos puede parecer una cosa simple, pero es muy importante cuando está gestionando proyectos grandes. Los gráficos avanzados y las capacidades de generación de informes ayudan en esto. Revisar grandes cantidades de datos para encontrar lo que necesita puede ser una enorme tarea por sí sola. Dar visibilidad a todos los involucrados y al mismo tiempo acceder justo a lo que necesita es una gran ventaja, y un sistema de gestión de proyectos puede entregársela.
Zoho Projects hace que su trabajo sea verdaderamente gratificante gracias sus extensas capacidades de planificación, seguimiento y colaboración. Es una herramienta sin complicaciones que tiene una interfaz simple y fácil de usar, con una aplicación móvil que facilita sus proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las funciones como fuentes interactivas y foros, gráficos e informes completos, seguimiento del tiempo, seguimiento de problemas, automatización del flujo de trabajo de tareas e integraciones extensas la hacen una aplicación perfecta para una experiencia integral de gestión de proyectos.
También nos preocupamos profundamente por su privacidad. Desarrollamos un conjunto integral de prácticas, tecnologías y políticas para ayudar a garantizar la seguridad de sus datos. Si actualmente mantiene sus datos en computadoras personales o en sus propios servidores, lo más probable es que ofrezcamos un nivel de seguridad mayor que el que tiene.
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