Die 7 besten kostenlosen Terminplanungs-Apps 2026

• Pufferzeit: Mit dieser Funktion können Sie zwischen den Terminen eine Pause einplanen, um sich kurz auszuruhen oder sich auf den nächsten Termin vorzubereiten. Diese Zeit wird dem Kunden nicht angezeigt. Appointy und Square bieten keine Funktion für die Pufferzeit. Stattdessen müssen Sie die Kunden-Terminfenster verlängern, um die Pufferzeit zu berücksichtigen. Anschließend müssen Sie eine weitere Einstellung auswählen, um die Dauer des Terminfensters vor dem Kunden zu verbergen. Das ist nicht ganz einfach, aber es ist möglich. In anderen Apps können Sie Pufferzeit hinzufügen, ohne dass sie Teil des Terminfensters ist.
• Last-Minute-Buchungsfenster: Hiermit können Sie eine Mindestzeitspanne zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem eigentlichen Termin blockieren, um Stress auf die letzte Minute zu vermeiden und sich auf den Termin vorbereiten zu können. Aufgrund ihrer Nützlichkeit ist diese Funktion in den kostenlosen Tarifen aller Apps enthalten.
• Stornierungs­fenster: Hiermit können Sie das Zeitfenster einschränken, in dem Kunden ihren Termin stornieren können. So verhindern Sie Last-Minute-Stornierungen und sparen Zeit und Geld. Bei allen Terminplanungs-Apps ist diese Funktion in den kostenlosen Tarifen enthalten.
• Abwesenheit hinzufügen: Mit dieser Funktion können Sie einen freien Tag markieren oder Urlaubszeiten in Ihren Terminplan eintragen. So verhindern Sie Buchungen an Tagen, an denen Sie nicht verfügbar sind. Alle Terminplanungs-Apps bieten diese wesentliche Funktion an.
• Automatische Zeitzonenumstellung: Mit dieser Funktion können Sie auf Ihrer Buchungsseite Ihre Verfügbarkeit in der Ortszeit Ihres Kunden anzeigen. Dies ist eine weitere grundlegende Funktion, die mit Ausnahme von Picktime und Square in allen Apps enthalten ist.
• Buchungsseite in Ihre Website einbetten: Alle Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Buchungsseite in Ihrer Webseite einzubetten. So profitieren Kunden, die auf Ihrer Website landen, von einem nahtlosen Buchungserlebnis.
• Benutzerdefinierte Felder zum Buchungsformular hinzufügen: Mit Ausnahme von Appointy und Square bieten alle Apps Ihnen die Möglichkeit, Ihrem Erfassungsformular benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Durch benutzerdefinierte Felder können Sie Ihren Kunden zusätzliche Fragen stellen, um sie zu qualifizieren, mehr Kontext zu erfahren und sich auf Ihre Termine vorzubereiten.

In Bezug auf Komfortfunktionen liegen alle Apps ziemlich gleichauf, lediglich Square, Picktime und Appointy liegen bei ein oder zwei Punkten zurück. Simplybook.me bietet im Bereich der benutzerdefinierten Funktionen zwei Funktionen, im kostenlosen Tarif können Sie jedoch nur eine davon auswählen.

Zusammenfassung der Einschränkungen und Funktionen

Zoho Bookings

Bei diesem kostenlosen Tarif müssen Sie keine Abstriche bei den Kernfunktionen in Kauf nehmen. Zoho Bookings bietet einen uneingeschränkten Zugriff auf die meisten Kernfunktionen. Einschränkungen gibt es lediglich bei der Anzahl der Benutzer, der Ereignistypen und der Kalenderverknüpfungen. Unternehmen können eine unbegrenzte Anzahl von Terminen für einen Ereignistypen planen und mehrfache E-Mail-Erinnerungen versenden –ein großer Vorteil beim Einstieg in die Terminplanungssoftware.

Zoho Bookings bietet Ihnen außerdem Funktionen wie die bidirektionale Kalendersynchronisierung, die Integration in Onlinemeeting-Plattformen und iPaaS-Lösungen wie Zapier und Zoho Flow. Dadurch können Unternehmen ihre Terminplanungsautomatisierung verbessern.

Calendly

Der kostenlose Tarif von Calendly hat zwar Einschränkungen, bietet für den Einstieg aber eine gute Terminplanungslösung, wenn der Versand von E-Mail-Erinnerungen für Sie keine große Rolle spielt.

Die App deckt die wesentlichen Funktionen ab, darunter eine Buchungsseite und die bidirektionale Kalendersynchronisierung. Allerdings fehlen die iPaaS-Integration sowie E-Mail-Erinnerungen, sodass Unternehmen die Vorteile erweiterter Anpassungen und Integration nur begrenzt nutzen können.

Simplybook.me

Simplybook.me bietet alle Kernfunktionen, die für den Aufbau eines flexiblen Buchungssystems benötigt werden. Im kostenlosen Tarif können Sie eine der benutzerdefinierten Funktionen auswählen, beispielsweise die bidirektionale Kalendersynchronisierung, die iPaaS-Integration oder die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu Buchungsformularen hinzuzufügen.

Außerdem ist der kostenlose Tarif auf 50 Buchungen und 50 E-Mail-Erinnerungen pro Monat begrenzt. Jedes Unternehmen mit mindestens zehn Terminen pro Tag wird dieses Limit in weniger als einer Woche ausschöpfen.

Picktime

Mit dem kostenlosen Tarif von Picktime können Unternehmen eine unbegrenzte Anzahl von Ereignistypen erstellen und unbegrenzte Termine für bis zu drei Benutzer planen. Die App bietet wesentliche Funktionen. Sie können beispielsweise Verfügbarkeiten festlegen, Buchungsseiten teilen und Integrationen für Onlinemeetings konfigurieren.

Mehrere Kernfunktionen fehlen jedoch, darunter E-Mail-Erinnerungen, bidirektionale Kalendersynchronisierung und iPaaS-Integration. Der kostenlose Tarif von Picktime ist eine gute Wahl für kleine Teams, die auf die bidirektionale Synchronisierung und automatische Erinnerungen verzichten können.

Setmore

Mit dem kostenlosen Tarif von Setmore können Unternehmen für den Einstieg unbegrenzt Ereignistypen erstellen. Der Haken dabei ist allerdings, dass man pro Monat nur 200 Termine buchen und 400 E-Mails versenden kann.

Setmore bietet zwar alle anderen grundlegenden Terminplanungsfunktionen, es fehlt jedoch die bidirektionale Kalender Synchronisierung. Diese wichtige Einschränkung kann zu Terminkonflikten und entsprechenden Problemen bei der Neuplanung führen. Setmore wäre ideal für Unternehmen mit mehreren Benutzern und einem niedrigen monatlichen Terminvolumen.

Appointy

Der kostenlose Tarif von Appointy bietet wesentliche Terminplanungsfunktionen, darunter E-Mail-Erinnerung, iPaaS-Integration und Onlinemeeting-Funktionen. Sie können allerdings nur 100 Buchungen pro Monat erstellen und nur eine E-Mail pro Termin versenden.

Sie haben zwar die Möglichkeit, bis zu fünf Ereignistypen zu erstellen, allerdings gibt es bei Appointy Einschränkungen bei der bidirektionalen Kalendersynchronisierung und der Möglichkeit, Pufferzeiten zwischen den Terminen direkt einzufügen. Der kostenlose Tarif von Appointy ist ideal für Einzelunternehmer oder Kleinunternehmen, die keinen Anstieg ihres monatlichen Terminvolumens erwarten.

Square Appointments

Der kostenlose Tarif von Square Appointment eignet sich besonders für Einzelhandelsunternehmen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von Terminen, Services und Mitarbeitern hinzufügen können. Im Gegenzug fehlen jedoch viele wesentliche Funktionen, darunter die bidirektionale Kalendersynchronisierung, die Integration von Onlinemeetings oder die automatische Zeitzonenumstellung. Das macht Square Appointments zu einer guten Wahl für Unternehmen, die persönliche Termine anbieten und von einem bestimmten Standort aus mit einem Team arbeiten.