Trong môi trường kinh doanh biến động, sự phát triển bền vững ngày càng được ưu tiên trong mỗi doanh nghiệp. Qua thời gian, BCP (Business Continuity Plan) được ứng dụng rộng rãi và trở thành một phần không thể thiếu giúp dự đoán rủi ro và duy trì sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Vậy BCP là gì? Làm thế nào để xây dựng một BCP phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể? Cùng Zoho khám phá ngay phương pháp này và những chia sẻ thực tiễn trong môi trường kinh doanh.
Khám phá phương pháp BCP (Business Continuity Plan)
BCP là gì?
Business Continuity Plan hay viết tắt là BCP là Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh. Phương pháp này như một bản kế hoạch được triển khai chi tiết và cụ thể về các bước đánh giá, thực hiện nhằm chuẩn bị cho các biến cố khó lường trước của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bản kế hoach này còn giúp đề xuất các hoạt động duy trì tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên những đánh giá và dự đoán rủi ro được xem xét.
Đối với một BCP, bản kế hoạch này sẽ bao gồm những nội dung lớn như:
Số liệu phân tích và đánh giá thực trạng tình hình doanh nghiệp.
Đặc điểm nhận diện các biến cố và rủi ro có thể xảy ra.
Những lợi thế được xác định hoặc các chức năng kinh doanh quan trọng của một tổ chức, nhằm tối ưu cho các hoạt động kinh doanh dài hạn.
Đề xuất các phương án ứng phó, giải pháp khôi phục nhanh chóng khi những rủi ro tương lai xảy ra.
Vai trò của BCP trong kinh doanh
Không chỉ đơn thuần được ứng dụng nhằm dự đoán rủi ro tiềm ẩn, quá trình chuẩn bị và xây dựng một BCP đóng góp trên nhiều khía cạnh cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cùng Zoho khám phá ngay vai trò của phương pháp này trong mỗi doanh nghiệp đối với từng đối tượng liên quan:
Dành cho nhân viên
Nhân sự là một phần không thể thiếu trong tất cả doanh nghiệp, và BCP không chỉ đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp, mà còn ảnh hưởng trực diện lên mỗi nhân viên thuộc tổ chức đó.
Đối với các cá nhân trong tổ chức, BCP chính là phần đại diện cam kết của doanh nghiệp đối với họ, thể hiện sự uy tín của tổ chức trong việc đảm bảo môi trường làm việc nghiêm túc và bền vững cho đội ngũ nhân sự.
Ngoài ra, một BCP hoàn thiện và có sức ảnh hưởng được chứng minh qua thời gian nhằm đảm bảo và củng cố niềm tin của nhân sự với cấp lãnh đạo. Điều này giúp thúc đẩy sự an tâm trong quá trình làm việc, và truyền cảm hứng cho sự cố gắng đóng góp trung thành cho sự phát triển chung của tổ chức.
Dành cho các đối tác, khách hàng
Sự bài bản, rành mạch và hiệu quả trong kế hoạch kinh doanh liên tục thể hiện sự chỉn chu và đầu tư của tổ chức.
Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin và độ uy tín đối với đối tác hay khách hàng của mình.
Bên cạnh đó, BCP cũng giúp thu hút và giữ chân khách hàng. Một kế hoạch hiệu quả sẽ góp phần xây dựng văn hoá doanh nghiệp, cải thiện thực trạng của doanh nghiệp đến từ góc nhìn của một cá nhân/tổ chức bên ngoài.
BCP hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành tốt, tối ưu hiệu suất, xây dựng thương hiệu đáng tin cậy,... Đây chính là những tài sản vô giá giúp thu hút không những khách hàng, mà còn là các đối tác tiềm năng.
Dành cho doanh nghiệp
BCP đóng vai trò là bước dự phòng của doanh nghiệp trước những rủi ro và đề xuất các giải pháp duy trì hoạt động trong bối cảnh thay đổi liên tục. Đây là công cụ mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm và đưa vào lộ trình hoạt động.
Việc xây dựng một BCP không những giúp doanh nghiệp lường được các khó khăn sẽ gặp, chuẩn bị phương án dự phòng mà còn đảm bảo sự hoạt động liên tục của tổ chức trong các bối cảnh liên tục thay đổi.
Ngoài ra, việc xây dựng bản đồ rủi ro còn giúp doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng nguồn lực hợp lý, góp phần bảo toàn được chi phí cũng như đảm bảo sự hao hụt nằm trong mức độ cho phép.
BCP và ví dụ trong kinh doanh
BCP được ứng dụng phổ biến trong mọi tổ chức, ngành nghề và quy mô. Để hiểu hơn về khái niệm cũng như tính ứng dụng của phương pháp này, Zoho mang đến cho bạn hai tình huống như bên dưới:
#1. BCP xử lý các rủi ro về an ninh mạng trong thời kỳ chuyển đổi số
Tình huống
Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính gặp rủi ro khi bị tấn công trên không gian mạng. Điều này để lại hậu quả nghiêm trọng, khiến hệ thống bị ngưng trệ trong 2 ngày liền và gây thiệt hại rò rỉ về thông tin cá nhân của những khách hàng đang sử dụng dịch vụ tài chính của doanh nghiệp.
Giải pháp
Trước hoàn cảnh này, doanh nghiệp bắt đầu bắt tay thực thi BCP và xây dựng một kế hoạch ứng phó hoàn chỉnh. Trong bản kế hoạch, doanh nghiệp chủ động thực thi lưu trữ dữ liệu qua các phương án dự phòng trên nền tảng điện toán đám mây.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp tích cực xây dựng đội ngũ riêng quan sát và theo dõi các hoạt động bảo trì, bảo mật của doanh nghiệp, chủ động thiết lập quy trình liên lạc khẩn cấp khi cần thiết nhằm tránh thiệt hại sau này.
Sự huấn luyện nhân sự định kỳ dành cho các nhân viên về vai trò của bảo mật và chủ động bảo vệ an toàn thông tin cá nhân trên không gian mạng, cũng như tài sản kinh doanh của tổ chức đóng vai trò quan trọng.
Kết quả
Nhờ bản kế hoạch, doanh nghiệp dễ dàng rút kinh nghiệm từ sai lầm hiện tại, lên danh sách các rủi ro tương lai có thể xảy ra, đồng thời tiếp tục xây dựng các phương án ứng phó dựa trên những rủi ro đó.
Doanh nghiệp ghi nhận các đóng góp nội bộ và nhờ tư vấn lựa chọn giải pháp phục hồi giao dịch chỉ trong vài giờ. Các rủi ro gặp phải sau đó dần nằm trong tầm kiểm soát và không gây ảnh hưởng tiêu cực hay làm gián đoạn đến trải nghiệm, bảo mật thông tin khách hàng.
#2. BCP trong các ảnh hưởng từ yếu tố thiên nhiên, dịch bệnh
Tình huống
Đại dịch Covid-19 bùng phát gây ảnh hưởng cục bộ lên các hoạt động kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp.
Hậu quả để lại vô cùng to lớn về các khía cạnh doanh thu, hoạt động đình trệ, ảnh hưởng đình trệ bởi các quy định mới trong kỳ đại dịch (giãn cách, giới hạnh đi lại, khó khăn vận chuyển,...), đời sống và cách làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng.
Giải pháp
Doanh nghiệp ứng phó nhanh chóng với sự thay đổi bằng việc linh hoạt hình thức làm việc, đề ra các kế hoạch dài hạn và đầu tư, ứng dụng các thiết bị và phần mềm công nghệ vào môi trường nhằm hỗ trợ quá trình làm việc chủ động hơn trong các tình huống khẩn cấp hoặc khó khăn phát sinh trong tương lai.
Kết quả
Một kế hoạch kinh doanh và hoạt động liên tục giúp doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên tiếp thêm động lực, làm quen với sự thay đổi và thích nghi với môi trường làm việc mới.
Quá trình chuyển đổi trong cách thức làm việc trở nên thuận lợi hơn khi doanh nghiệp linh hoạt đầu tư các phần mềm công cụ hỗ trợ quá trình cộng tác, quản lý hiệu suất và quản lý dữ liệu linh hoạt theo phòng ban.
Ngoài ra, kế hoạch cho các hoạt động hướng dẫn và hỗ trợ nhân sự làm quen với các nền tảng công nghệ mang lại kết quả tích cực vì hầu hết các nhân sự có thể sử dụng và ứng dụng đúng cách, cải thiện hiệu suất làm việc.
Nhờ vậy, đội ngũ làm việc nhưng đảm bảo hiệu suất, hài lòng nhân viên, doanh thu duy trì hoặc cải thiện dù đang ở trong bối cảnh không được thuận lợi như đại dịch Covid-19.
Quy trình xây dựng một BCP chuyên nghiệp
Các hoạt động được triển khai hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào một BCP phù hợp. Trên thực tế, không có một bản kế hoạch nào là hoàn hảo và phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp với lĩnh vực, quy mô, định hướng,... khác nhau sẽ cần một BCP chi tiết và chuyên biệt.
Tuy vậy, để xây dựng một kế hoạch bài bản và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các bước sau đây để xây dựng một BCP phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
#1. Quan sát, phân tích và đánh giá tổng quan hoạt động doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào bất kỳ hoạt động nào, quá trình quan sát để nắm bắt tình hình thực tế giúp doanh nghiệp hiểu và xác định vị trí nơi doanh nghiệp hiện tại.
Ngoài ra, với vai trò người quản trị, ngoài yếu tố quan sát, doanh nghiệp cần dựa trên nhiều yếu tố xung quanh như các số liệu hoạt động, tình hình thị trường, biến động đi từ vi mô đến vĩ mô nhằm đưa đến các đánh giá xác thực nhất trong quá trình lên kế hoạch.
Một vài hoạt động có thể rút ra từ bước ban đầu này kể đến như khoanh vùng các rủi ro có thể ảnh hưởng, quan sát cách đối thủ làm với thị trường, lắng nghe tư vấn từ chuyên gia,...
Sau khi nắm bắt được tình hình và có những đánh giá nhất định, doanh nghiệp tiếp tục xác định những yếu tố giúp xây dựng tầm nhìn cũng như mục tiêu cho một Business Continuity Plan hiệu quả như:
Thế mạnh hoặc các yếu tố tiềm năng giúp doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường, đánh giá thứ tự và xem xét các yếu tố ảnh hưởng tích cực ngay cả trong tình thế khó khăn.
Các quy trình hiện tại, thách thức và cơ hội trong các quy trình hiện tại trong tổ chức.
Những yếu tố bên ngoài (vĩ mô) khác nào có khả năng ảnh hưởng lên doanh nghiệp (Chính trị, Văn hoá, Pháp luật,...).
#2. Xem xét và phân tích chuyên sâu các hoạt động kinh doanh
Sau khi xác định được các yếu tố ảnh hưởng lên quá trình vận hành và kinh doanh đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp. Quá trình đánh giá là bước kế tiếp nhằm giúp doanh nghiệp hiểu và xếp hạng các thứ tự ưu tiên từng yếu tố trong quá trình lập kế hoạch.
Để làm được việc này, doanh nghiệp chỉ ra những hoạt động khó có thể thay thế, hoặc hoạt động đóng vai trò cốt lõi duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại. Quá trình xác định được hỗ trợ bởi những yếu tố có thể kể đến như:
Con người - Bao gồm các nhân sự, bộ phận chủ chốt trong công ty.
Nhà cung cấp - Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ và làm việc sâu sát với nhiều bên nhà cung cấp. Xác định thứ tự ưu tiên, sức ảnh hưởng của từng đơn vị trong xuyên suốt quá trình làm việc thời gian dài trước đây.
Cơ sở vật chất - Đây là yếu tố không thể thiếu để vận hành doanh nghiệp, các thiết bị từ cơ bản đến phức tạp cần thiết đảm báo quá trình làm việc được diễn ra và hiệu suất không bị ảnh hưởng nếu có bất kỳ thay đổi nào.
Dữ liệu - Bao gồm các tài sản, các tài liệu giấy và điện tử của doanh nghiệp,... cần được đảm bảo chính xác, bảo toàn an toàn và đầy đủ. Có các bản sao lưu khi cần thiết.
#3. Xác định và xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro
Sau khi hiểu được tình hình thực tế, bước kế tiếp doanh nghiệp bắt tay vào xây dựng các kế hoạch ứng phó với những tác nhân và rủi ro tiềm ẩn có thể diễn ra trong tương lai.
Đối với các giai đoạn này, doanh nghiệp thường tập trung vào 4 giai đoạn chính dựa trên từng mức độ nghiêm trọng của tình huống rủi ro.
Giai đoạn khẩn cấp
Đây là thời điểm doanh nghiệp cần có giải pháp tức thì và đảm bảo tính chuyên nghiệp cao nhằm ứng phó với khó khăn nhưng vẫn đảm bảo sự an toàn cho nhân sự, tài sản (bao gồm tài sản hữu hình và vô hình) của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa, với một vài trường hợp khẩn cấp, nhân viên sẽ thực thi các giải pháp theo quy trình đã được đặt ra sẵn một cách chủ động mà không cần chờ sự chỉ đạo từ bên trên. Các tình huống này thường bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài và yếu tố thời gian đóng vai trò quan trọng nhất như thiên tai, các cuộc tấn công mạng,...
Giai đoạn quản lý khủng hoảng
Đối với giai đoạnh này, doanh nghiệp thường cần có sẵn các giải pháp xác lập nhằm đối diện với các đợt khủng hoảng. Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định và chỉ đạo, điều hướng nhân viên thực hiện các hoạt động nhằm ứng phó với đợt khủng hoảng.
Ngoài ra, cấp lãnh đạo cần truyền động lực và tinh thần vững chãi để nhân viên có thể dựa vào và vững chãi đối diện, ứng phó với thách thức.
Năng lực cũng là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp đối diện với sự khủng hoảng. Người lãnh đạo cần có tầm nhìn, hiểu rõ và có đánh giá khách quan vấn đề thì mới có thể dẫn dắt doanh nghiệp đi theo chiều hướng tốt nhất.
Giai đoạn phục hồi
Khi bước vào giai đoạn phục hồi, doanh nghiệp cần đủ tỉnh táo và có góc nhìn toàn diện nhằm vực dậy tinh thần và nhìn ra được các yếu tố cũng như chức năng chủ chốt giúp doanh nghiệp quay lại quỹ đạo, phục hồi quá trình hoạt động như trước đây.
Để làm được điều kể trên, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo các phương án dự phòng và những tiêu chí đánh giá trước đó nhằm đưa ra quyết định và phương án điều chỉnh nhanh chóng. Một khi nguồn lực đang trong giai đoạn hồi phục, sự dự phòng luôn là một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp vực dậy nhanh chóng.
Giai đoạn tái thiết
Đây được xem là giai đoạn bứt phá để doanh nghiệp quay về lộ trình cũ sau khi khủng hoảng lắng xuống. Tuy vậy, đây cũng là lúc doanh nghiệp đề cao sự chuẩn bị hơn và đưa ra các giải pháp dự phòng nhằm đối mặt với các biến cố khác trong tương lai một cách hiệu quả.
Qua đó, sự thất thoát và khó khăn gặp phải trong tương lai sẽ được giảm mức độ và sẵn có các giải pháp ứng phó kịp thời giúp mang lại ít thất thoát nhất có thể về các nguồn lực tại doanh nghiệp.
#4. Thực thi, đào tạo và cải tiến
Để triển khai BCP hoàn chỉnh, không riêng cấp lãnh đạo mà nhân viên cũng đóng góp vai trò quan trọng không kém. Nhân sự cần được đào tạo và trang bị kĩ lưỡng các kỹ năng, kiến thức và ý thức cho sự phát triển và ứng phó khó khăn trong tương lai.
Việc đào tạo cũng đồng thời giúp kết nối mối quan hệ giữa doanh nghiệp và bộ phận lao động, khi chính quyền lợi của họ được đề cao, và đi đôi với điều đó là sự thịnh vượng của doanh nghiệp.
Một trong những cách tốt nhất để nhân sự dễ hình dung các thách thức là mô phỏng giả định và chia sẻ các tình huống thực tiễn từng trải qua trước đây.
#5. Đánh giá và hoàn thiện
Sau khi hoàn thành các bước đưa vào thực thi, đào tạo đội ngũ thì việc cải tiến và đánh giá là bước cuối cùng trên hành trình xây dựng BCP.
Tuỳ vào mỗi doanh nghiệp và cách thức vận hành mà cách đo lượng và kiểm tra độ hiệu quả sẽ khác nhau. Tuy vậy, các lỗ hổng hoặc điểm yếu trong quy trình cần được minh bạch và chia sẻ rộng khắp để nhận được những đánh giá khách quan nhất đến từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
Một bản BCP hoàn thiện ra đời khi mọi nỗ lực đến từ yếu tố thời gian, con người và dữ liệu với sự hỗ trợ của công hệ hoá, tự động hoá.
Sự linh hoạt sẽ là yếu tố tiên quyết giúp BCP có thể linh động dựa theo tình huống trong tương lai khi có thử thách thực tế xảy ra. BCP hoàn thiện chỉ dùng theo giai đoạn và luôn có sự điều chỉnh phù hợp qua mỗi cột mốc để mang lại hiểu quả tốt nhất.
Yếu tố giúp xây dựng một BCP thành công
#1. Sự nhất quán từ tổ chức và ủng hộ từ cấp lãnh đạo
BCP là sự quy tụ của các ý kiến và kế hoạch của bộ phận nội bộ doanh nghiệp. Sự cam kết, nhất quán và ủng hộ từ các ban lãnh đạo sẽ là động lực giúp bản kế hoạch hoàn thiện sớm nhất và gần gũi nhất với thực tế doanh nghiệp đang diễn ra.
Ngoài ra, các ban lãnh đạo chính là người điều hành và hiểu về doanh nghiệp, nên việc đánh giá sẽ trở nên sâu sát và chính xác hơn. Đồng thời, sự cam kết cũng được đảm bảo.
#2. Hiệu quả trong hoạt động truyền thông nội bộ
BCP không dừng ở bộ phận lãnh đạo mà toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp cần được phổ biến và hiểu sâu về những gì doanh nghiệp đang cần trong BCP.
Sự thành công vực dậy của mỗi doanh nghiệp sau mỗi khó khăn đến từ toàn bộ tổ chức, nên việc giao tiếp xuyên cấp độ và phòng ban là điều vô cùng quan trọng. Mỗi nhân viên sẽ mang một vai trò riêng, làm tốt vai trò của mình là phần đóng góp to lớn cho sự thành công của một bản kế hoạch.
#3. Đưa công nghệ phù hợp vào quá trình xây dựng và thực thi BCP
BCP trở nên thực tế và dễ thực thi hơn với sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ. Nhờ tận dụng tính linh hoạt, sự cập nhật liên tục, hệ thống dễ sử dụng và rút ngắn quy trình thủ công cho người dùng. Một vài ví dụ dễ thấy như việc chấm công qua các công cụ thông minh giúp nhận diện và giám sát qua khuôn mặt, vân tay,...
Bên cạnh đó, các quy trình cải tiến và tính cạnh tranh diễn ra liên tục khiến doanh nghiệp dễ bị tụt hậu nếu không nắm bắt công nghệ vào quá trình ứng phó rủi ro. Các tính năng ứng dụng tự động hoá đến AI chính là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực thông minh hơn trước đây.
Đưa ứng dụng Zoho vào quy trình quản lý rủi ro với BCP
Trong giai đoạn chuyển đổi số, công nghệ chính là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp bứt phá nhanh chóng và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Zoho với hơn 29 năm kinh nghiệm hoạt động và đồng hành cùng đa dạng doanh nghiệp đến từ khắp nơi toàn cầu, mang đến nhiều giải pháp phần mềm thông minh và linh hoạt giúp quản lý rủi ro hiệu quả và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng BCP phù hợp.
Zoho Creator trong quản lý rủi ro
Công nghệ tiếp cận gần gũi hơn với người dùng nhờ các nền tảng low-code no-code. Zoho Creator là một trong những nền tảng tiên phong ứng dụng low-code, giúp doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng hỗ trợ quản lý rủi ro, dựa trên tính chất và quy mô của hoạt động kinh doanh và vận hành tại tổ chức bất kỳ.
Bên cạnh đó, sức mạnh của nền tảng này được nâng tầm nhờ sự hỗ trợ của AI (Hay Zia được chính đội ngũ Zoho phát triển). Người dùng có thể tiết kiệm thời gian tìm hiểu qua chỉ vài cú click chuột để tạo nên các tính năng và sản phẩm mới.
Nhờ vậy, người dùng nhanh chóng tạo nên các phần mềm cá nhân hoá bằng các thao tác đơn giản như kéo thả, đáp ứng các nhu cầu hoạt động và quản lý thường này.
Đến thời điểm hiện tại, Zoho Creator đã giúp hơn 6 triệu người dùng toàn cầu tạo ra hơn 7 triệu ứng dụng phục vụ cho đa dạng nhu cầu doanh nghiệp.
Với tính linh hoạt, khả năng tiếp cận dễ dàng với nền tảng low-code no-code, chi phí hợp lý, và quan trọng là cam kết bảo mật cao. Zoho Creator hỗ trợ nhiều doanh nghiệp cá nhân hoá các ứng dụng giúp quản lý rủi ro, thích ứng hoàn cảnh biến đổi một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Không riêng nắm giữa thế mạnh ở các ứng dụng giúp doanh nghiệp phân tích, dự đoán rủi ro thông minh, hệ sinh thái Zoho còn đa dạng với các công cụ giúp doanh nghiệp thích ứng và biến rủi ro thách thức thành cơ hội.
Sau đây là một vài giải pháp Zoho được sử dụng phổ biến ở nhiều tổ chức để hỗ trợ các hoạt động quản lý rủi ro và xây dựng BCP doanh nghiệp.
Zoho Creator cho phép người dùng tạo ra đa dạng các công cụ, điển hình như:
Các công cụ nội bộ: Tự động hoá nhiệm vụ, tạo các quy trình phê duyệt hệ thống, theo dõi sát sao các hoạt động, phục vụ quá trình gắn kết nhân viên
Cổng thông tin: Các cổng tự phục vụ cung cấp thông tin về doanh nghiệp bạn, dành cho khách hàng, đối tác, bên cung cấp,...
Hệ thống cốt lõi: Zoho Creator thậm chí hỗ trợ xây dựng các hệ thống lõi quan trọng, đáp ứng riêng các nhu cầu kinh doanh phát sinh trong thời buổi biến đổi liên tục. Giảm thiểu sự ảnh hưởng phụ thuộc vào các công cụ sẵn có.
Tính năng mở rộng linh hoạt: Ngoài việc tự tạo nên các công cụ cho riêng doanh nghiệp, người dùng có thể nâng cấp và kết nối cùng nhiều ứng dụng khác nằm tận dụng sức mạnh kết hợp nhiều công cụ xử lý vấn đề. Ứng dụng đó có thể thuộc hệ sinh thái Zoho hoặc bên thứ ba khác.
Các công cụ quản lý bán hàng, hỗ trợ chuyển đổi số, xây dựng các ERP tuỳ chỉnh, quản lý dự án, phân tích và quản lý dự liệu,... là những sản phẩm từng được phát triển hoàn chỉnh bởi Zoho Creator đến từ những nhân sự biết ít hoặc không về code.
Nhờ vậy, công cụ càng góp phần vững chãi cho sự chuẩn bị và xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro, hay BCP hiệu quả.
Zoho CRM trong quản lý rủi ro
Được đánh giá cao bởi các tổ chức Gartner và Nuclear Research, Zoho CRM chiếm được vị thế cao trong danh sách các công cụ chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đa dạng tính năng thông minh giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình quản lý dữ liệu và xây dựng mối quan hệ khách hàng, phần mềm còn đóng góp một phần giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và dự đoán các rủi ro hiệu quả như:
Quy trình quản lý thông tin khách hàng tập trung: Các dữ liệu liên quan khách hàng như thông tin nhân khẩu, lịch sử mua bán, thanh toán,... đều được lưu và xử lý trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý, hiểu và trích xuất thông tin khách hàng khi cần thiết. Việc này dễ dàng thực hiện ngay cả khi có sự cố xảy ra do thông tin được tập trung hoá và dễ kiểm soát.
Quy trình tự động hoá: Các quy trình được Zoho CRM tự động hoá dễ dàng, nhờ vậy doanh nghiệp giảm được sự ảnh hưởng của nhân sự lên các thao tác, phòng khi sự cố xảy ra đối với nhân sự thì hệ thống vẫn có thể vận hành tự động.
Khả năng phục hồi sau sự cố linh hoạt: Nhờ các thông tin và dữ liệu tập trung, dễ dàng tìm kiếm và xử lý, quá trình phục hồi sau mỗi biến cố nhanh chóng hơn khi doanh nghiệp có thể nhanh chóng hiểu và tìm kiếm chính xác các thông tin cần thiết về khách hàng hoặc hoạt động kinh doanh cũ.
Sự cam kết với bảo mật: Zoho CRM kí kết nhiều quy định và thoả thuận về quyền riêng tư của doanh nghiệp. Tất cả nhằm hướng đến việc kiểm soát kết nối và các tính năng bảo mật được đề cao trong quá trình doanh nghiệp hoạt động, giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng khi rủi ro về thông tin cá nhân và bảo mật xảy ra.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về công cụ này và đánh giá cách Zoho CRM đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong quản lý rủi ro, xây dựng mối quan hệ khách hàng lành mạnh và tạo BCP hiệu quả. Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.
Zoho Projects trong quản lý rủi ro
Zoho Projects là nền tảng quản lý dự án thông minh, hiện đại, giúp xây dựng đội ngũ doanh nghiệp năng động xử lý các tình huống phát sinh hiệu quả.
Trong vai trò quản lý rủi ro, Zoho Projects dễ dàng quản lý rủi ro và góp một phần vào công cuộc xây dựng BCP của mỗi tổ chức. Các hoạt động nền tảng này góp phần tích cực trong quy trình quản lý thách thức và rủi ro phát sinh bao gồm:
Nắm bắt tình hình linh hoạt: Với Zoho Projects, người dùng có thể linh hoạt xem xét, ghi nhận, phân loại các sự cố xuất hiện xuyên suốt dự án diễn ra, giúp người quản lý xác định rủi ro tiềm ẩn và có phương án xử lý kịp thời.
Tự động hoá các đầu việc: Công cụ hỗ trợ quản lý rủi ro qua nhiều tính năng như Blueprint, SLA, workflow và nhiều hơn thế. Các sai sót sẽ dần đẩy lùi do các hoạt động được lập trình và thiết lập sẵn, thúc đẩy tính nhất quán và các hiệu quả làm việc.
Quản lý phụ thuộc (Dependency): Đây là tính năng đặc biệt trên Zoho Projects giúp xác định sự phụ thuộc giữa các đầu việc, thể hiện trực quan tình hình qua các dạng sơ đồ. Nhờ tính năng này, công việc được đảm bảo thực thi đúng theo tiến độ ban đầu và nếu có thay đổi, người quản lý sẽ dễ nắm bắt và có hướng xử lý đúng đắn.
Bên cạnh đó, Zoho Projects còn sở hữu nhiều tính năng giúp kết nối, thúc đẩy cộng tác liền mạch giảm thiểu sự hiểu lầm giữa các thành viên. Công cụ còn cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu hỗ trợ quá trình dự đoán rủi ro chính xác hơn. Tìm hiểu thêm chi tiết về nhiều tính năng khác của Zoho Projects tại đây.
Công cụ còn dễ tích hợp cùng nhiều công cụ khác như Foresight nhằm tìm hiểu và dự đoán các rủi ro mà dự án có thể gặp phải, đưa ra các ứng phó kịp thời.
Ngoài ra, mỗi cá nhân sử dụng công cụ đều được trao quyền hoặc uỷ quyền ở một vài mức độ nhất định nhằm đảm bảo tính bảo mật nhưng vẫn liền mạch trong việc quản lý, quan sát và phối hợp hỗ trợ giảm thiểu mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy đến.
Công cụ khác
Bên cạnh các công cụ kể trên, Zoho với hơn 55 ứng dụng trải dài nhiều phòng ban đều được xây dựng dựa trên những mong muốn và trải nghiệm thực tế mà mỗi doanh nghiệp gặp phải.
Các nền tảng Zoho đã chứng minh sức ảnh hưởng không những lên những nhu cầu chính mà công cụ cung cấp, mà còn là sự dự đoán và linh hoạt hỗ trợ công cuộc quản lý rủi ro, xây dựng BCP và linh hoạt thích ứng với môi trường biến động trong tương lai.
Mỗi ứng dụng đề có những tính năng từ cơ bản đến nâng cao, giao diện thân thiện người dùng, xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây linh hoạt, API mở giúp linh hoạt thích nghi và tích hợp cùng nhiều ứng dụng khác đáp ứng đa dạng nhu cầu doanh nghiệp.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về các ứng dụng, và nắm bắt các giải pháp mà Zoho cung cấp, doanh nghiệp bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.
Lời kết
Rủi ro là điều khó tránh khỏi trong quá trình kinh doanh của tổ chức doanh nghiệp. Vì vậy, BCP hay Business Continuity Plan dần trở nên quan trọng khi nhiều doanh nghiệp ngày càng ý thức cao hơn về sự biến động và thay đổi chóng mặt của thị trường.
Để xây dựng một BCP hiệu quả, phù hợp không chưa đủ, sự giao tiếp, tính nhất quán và đặc biệt là sự linh hoạt được đề cao. Các giải pháp công nghệ chính là chìa khoá giúp BCP đưa ra dự đoán và các giải pháp ứng phó thiết thực hơn.
Công nghệ, hay các nền tảng thuộc hệ sinh thái Zoho trải dài trên nhiều phòng ban, với sự kết nối liền mạch, tích hợp mở rộng thông minh, bảo mật,... chính là lựa chọn lý tưởng giúp xây dựng một BCP hoàn chỉnh.
Nếu doanh nghiệp bạn đang trong quá trình tìm hiểu các công cụ chuyển đổi số, quan tâm đến BCP và mong muốn phát triển doanh nghiệp, liên hệ ngay với chúng tôi tại đây để nhận tư vấn và đề mô các sản phẩm theo yêu cầu miễn phí.
Comments