Để thiết lập bộ máy vận hành hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp hiện nay cần xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược một cách hệ thống.
Trong bối cảnh cạnh tranh, tốc độ và hiệu suất được xem là yếu tố then chốt tạo nên lợi thế doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ số giúp tổ chức ra quyết định linh hoạt và đẩy nhanh được tiến độ hoạt động.
Cùng khám phá vai trò Zoho trong hành trình chuyển đổi số và ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp trong bài viết sau đây.
Quản trị chiến lược là gì?
Tổng quan về quản trị chiến lược
Quản trị chiến lược là kim chỉ nam mang lại giá trị định hướng dài hạn cho mọi doanh nghiệp. Quá trình này được đánh giá quan trọng và thường được thực thi bởi bộ máy quản lý tổ chức nhằm thúc đẩy tính nhất quán và hiệu suất trong cách thức vận hành của doanh nghiệp.
Tuỳ vào giai đoạn và định hướng doanh nghiệp, kế hoạch quản trị chiến lược có thể được xây dựng theo phạm vi toàn tổ chức hoặc theo các cấp.
Những quyết định thuộc quy mô nhỏ thường sẽ được vận hành dựa trên chiến lược toàn tổ chức nhằm đảm bảo tất cả hoạt động được đồng nhất và phục vụ mục tiêu chung toàn tổ chức.
Bản đồ cấp chiến lược là gì?
Chiến lược cấp công ty được thực thi linh hoạt và đa dạng tuỳ theo thị trường, giai đoạn, lĩnh vực kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp và quyết định của cấp lãnh đạo.
Thông thường, các tổ chức thường triển khai dựa trên 4 cấp chiến lược phổ biến như sau:
Chiến lược cắt giảm
Khi doanh nghiệp trải qua các giai đoạn với định hướng cải cách, chuyển đổi mô hình kinh doanh, định vị lại thương hiệu,... cắt giảm nguồn lực được thực thi nhằm giải quyết những vấn đề hiện có.
Việc cắt giảm nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính, ngân sách,... giúp tổ chức giải quyết các rủi ro đang gặp, dự đoán và phòng tránh những rủi ro không đáng có. Bên cạnh đó, đây là cơ hội doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại lộ trình kinh doanh, hệ thống hoá và sắp xếp lại các hoạt động của doanh nghiệp.
Một ví dụ điển hình cho chiến lược trên là Vietnam Airlines. Hãng hàng không Việt này đã chủ động tạm ngưng các hoạt động tuyển dụng, đồng thời giảm gần 30% mức lương chi trả cho nhân viên nhằm xử lý và giải quyết các ảnh hưởng nghiêm trọng trong thời gian đại dịch Covid bùng phát.
Chiến lược bình ổn
Chiến lược duy trì sự ổn định được áp dụng khi doanh nghiệp, tổ chức mong muốn giữ vị trí ổn định trên thị trường. Hầu hết, các doanh nghiệp này đều đã đạt được những thành công nhất định trước đó trong lĩnh vực.
Đúng như tên gọi, mục tiêu chiến lược này nhằm duy trì sự phát triển ổn định, ưu tiên tính bền vững và liên tục trong lộ trình phát triển của tổ chức.
Do đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên các hoạt động duy trì sự ổn định này như đầu tư vào trải nghiệm khách hàng, xây dựng hình ảnh nhất quán, đầu tư vào lĩnh vực là thế mạnh nhờ việc đưa quá trình tối ưu hoá và tự động hoá quy trình vào quản trị chiến lược.
Chiến lược tăng trưởng
Quản trị chiến lược thúc đẩy tăng trưởng khi doanh nghiệp muốn đẩy mạnh và nhanh các hoạt động trong tổ chức. Quá trình này tạo nên sự bứt phá và tạo nên những thành tựu đáng kể trên thị trường cạnh tranh, hoặc xây dựng hình ảnh thương hiệu đạt một mức độ nhất định.
Sự tăng trưởng có thể nằm ở những khía cạnh như doanh thu, bán hàng, theo dõi, quy mô doanh nghiệp,...
Doanh nghiệp có thể thực hiện chiến lược tăng trưởng thông qua tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình hoặc đa dạng hoá mở rộng kinh doanh khi thâm nhập một thị trường mới.
Chiến lược kết hợp
Sau quá trình hoạt động, với mục tiêu cải tiến hoạt động kinh doanh và tăng lợi thế cạnh tranh, tổ chức có thể lựa chọn chiến lược kết hợp giữa chiến lược cũ và mới nhằm tạo nên kết quả đột phá.
Quá trình quản trị chiến lược này được đón nhận bởi nhiều tổ chức do đề cao tính linh hoạt và sự chuyển đổi có tính hệ thống của doanh nghiệp. Tuy vậy, nếu quá trình quản trị chưa được hoàn thiện, doanh nghiệp dễ va phải những rủi ro như mất đi sự nhất quán và thất bại trong quá trình thực thi.
Giai đoạn cần thiết trong quá trình quản trị chiến lược
Quá trình quản trị chiến lược trong doanh nghiệp là một quy trình liên tục, bao gồm ba giai đoạn chính. Cùng Zoho khám phá hoạt động chi tiết trong từng giai đoạn quản trị chiến lược bên dưới:
#1. Giai đoạn xác định chiến lược
Nhằm tối ưu hoá các định hướng và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp luôn cần xác định chiến lược tổng quan dựa trên các hoạt động nghiên cứu, phân tích và đưa ra quyết định cụ thể.
Đây là giai đoạn hoạch định được thực hiện dựa trên các kiến thức quản trị chiến lược để đưa ra hướng đi đúng đắn.
Các khía cạnh giúp xác định một chiến lược của doanh nghiệp hiệu quả bao gồm:
Tầm nhìn và sứ mệnh: Mọi hoạt động của tổ chức đều được thực thi dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xác định mục đích tồn tại, giá trị cốt lõi và hình ảnh mà thương hiệu đang định hướng xây dựng.
Môi trường bên ngoài: Doanh nghiệp sử dụng các công cụ như Mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Porter, mô hình PESTEL,... nhằm xác định thị trường cạnh tranh.
Bên cạnh các đánh giá trên, quản trị chiến lược còn bao hàm quá trình phân tích nội bộ.
Qúa trình này bao gồm đánh giá nguồn lực hiện có (ngân sách, tài chính, con người, giá trị vô hình khác,...) và tình hình hoạt động của tổ chức (các phòng ban Marketing, Tài chính, R&D...) nhằm dễ dàng nhìn nhận các khuyết điểm và tận dụng các cơ hội dựa trên các điểm mạnh sẵn có của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành quy trình đánh giá, cấp quản lý hướng đến xác định mục tiêu dài hạn cho tổ chức. Mục tiêu cần đám ứng các tiêu chí như rõ ràng, minh bạch, cụ thể, đo lường dễ dàng,... (Mô hình SMART).
Và hơn nữa, các mục tiêu có thể được phân bổ theo giai đoạn nhằm dễ dàng trong việc thực thi và đánh giá như kế hoặc 2 năm, kế hoạch 5 năm,...
Sau cùng, tổ chức đi đến việc xác định và định hình chiến lược doanh nghiệp, phổ biến với toàn bộ tổ chức và đưa vào ứng dụng cấp công ty, đơn vị kinh doanh, chức năng một cách phù hợp.
#2. Giai đoạn thực thi chiến lược
Sau khi xác định và phân bổ rõ ràng về chiến lược và trách nhiệm hành động, tổ chức bước vào giai đoạn thực thi nhằm chuyển hóa các hoạch định quản trị chiến lược thành hành động cụ thể.
Các hoạt động thường thấy trong giai đoạn này bao gồm:
Phân bổ các nguồn lực phù hợp: Các nguồn lực của tổ chức như ngân sách, nhân sự, thời gian, và các tài sản khác cần được phân chia phù hợp dựa trên các mức độ ưu tiên và cấp thiết của hoạt động chiến lược.
Quản lý nguồn lực tối ưu: Sau khi phân bổ, quá trình quản lý được đề cao nhằm đảm bảo tối ưu các nguồn lực trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, doanh nghiệp cần ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phù hợp phục vụ hoạt động phát triển và duy trì doanh nghiệp.
Xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp: Dựa trên tình hình phù hợp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc xây dựng lại cấu trúc tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm phù hợp với các định hướng mới được đề ra.
Cải tiến chính sách và quy trình đúng chuẩn: Chính sách và quy trình giúp đảm bảo mọi hoạt động và nguồn lực được vận hành trơn tru và hệ thống. Do đó, hoạt động thiết lập các chính sách và quy trình đạt chuẩn mới để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc nhất quán với mục tiêu chiến lược.
Bên cạnh các hoạt động kể trên, yếu tố quyết định quá trình quản trị chiến lược mang lại sự đột phá dựa trên quá trình quản lý và thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả.
Quá trình này được đầu tư một cách chỉn chu bởi nhiều doanh nghiệp qua việc ứng dụng các hệ thống công nghệ cao như CRM, BI nhằm đẩy nhanh hỗ quá trình thực hiện và theo dõi chiến lược.
Đây chính là hệ quả tích cực của quá trình chuyển đổi số, khi mọi hoạt động quản trị trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết nhờ sự giúp sức của các công nghệ số hiện đại.
#3. Giai đoạn đánh giá chiến lược
Sau quá trình thực thi chi tiết và cụ thế, một quy trình đánh giá cần được áp dụng nhằm theo dõi quá trình các nguồn lực được đưa vào hoạt động quản trị trước đó. Quá trình đánh giá được thực hiện dựa trên các yếu tố như:
Các giá trị cốt lõi: Cấp quản lý xem xét và đánh giá lại kết quả sau quá trình hoạt động dựa trên các yếu tố trong và ngoài tổ chức (Như đánh giá SWOT), từ đó đưa ra quyết định giữ hoặc áp dụng các điều chỉnh phù hợp.
Hiệu suất hoạt động: Áp dụng các tiêu chí và phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp, nhằm đánh giá và đưa ra kết quả sát thực tế nhất. Từ đó, tổ chức dễ dàng đối chiếu kết quả hoạt động với các mục tiêu trước đó.
Các hoạt động điều chỉnh phù hợp: Xác định sai lệch dựa trên kết quả đã đo lường, đề xuất các điều chỉnh phù hợp hơn.
Vai trò chuyển đổi số trong quản trị chiến lược
Chuyển đổi số được ứng dụng rộng rãi và hiệu quả trong quá trình quản trị chiến lược. Hoạt động này không những thúc đẩy hiệu suất trong thời điểm hiện tại, mà còn tạo dựng sự phát triển bền vững trong dài hạn.
Cùng Zoho khám phá sự liên kết giữa quản trị chiến lược và chuyển đổi số trong vai trò giúp doanh nghiệp tối ưu hoá tất cả mọi hoạt động kinh doanh.
#1. Cải tiến quy trình xác lập kế hoạch doanh nghiệp lâu dài
Một vai trò cốt lõi của chuyển đổi số trong quản trị chiến lược là làm cho quy trình lập kế hoạch chiến lược trở nên linh hoạt, chính xác và thuyết phục.
Quá trình này được xác lập dựa trên nguyên tắc đưa ra quyết định dựa trên các dữ liệu thiết thực. Cụ thể, quá trình này thể hiện rõ ràng quá trình công nghệ số thúc đẩy quá trình thu thập và đánh giá insight dựa trên lượng dữ liệu khổng lồ (Big data) nhằm đánh giá thị trường, thực trạng khách hàng và thậm chí các khía cạnh nội bộ doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các đánh giá và phân tích nâng cao được áp dụng nhờ các cải tiến trong công nghệ. Ứng dụng AI đang là xu hướng và đưa ra góc nhìn sâu sát và có giá trị với hoạt động doanh nghiệp.
#2. Nâng cao quá trình triển khai các hoạt động
Quản trị chiến lược thành công còn nằm ở khả năng triển khai hiệu quả. Chuyển đổi số chính là "chất xúc tác" giúp tăng tốc và tối ưu hóa quá trình này.
Quá trình triển khai cần đảm bảo có tính kết nối giữa các bộ phận, thành viên trong nhóm và có sự minh bạch trong quá trình làm việc.
Vì vậy, ứng dụng các nền tảng số giúp quản lý từng hạng mục như khách hàng, dự án,... với các phần mềm phổ biến như Zoho CRM, Zoho Projects,... giúp doanh nghiệp tận dụng được thời gian và khả năng kết nối thông minh giữa các bộ phận trên cùng một nền tảng chung.
#3. Ưu tiên khả năng đổi mới và thích ứng
Một trong những đặc điểm của môi trường kinh doanh hiện tại là sự biến động không ngừng (VUCA), dễ thấy khả năng phản ứng và thích nghi nhanh với sự thay đổi là yếu tố không thể thiếu.
Công cụ số hoá cung cấp đa dạng các tính năng từ các Dashboard (bảng thông tin tổng hợp) cập nhật theo thời gian thực, đến các công cụ phân tích chuyên sâu (BI),... hiệu suất doanh nghiệp được cải thiện đáng kể.
Ngoài ra, sự linh hoạt trong việc ứng dụng công nghệ, chấp nhận cái mới, nhanh nhạy trong quá trình kiểm soát và học hỏi là một lợi thế trong bối cảnh ngày nay.
Ứng dụng hệ sinh thái Zoho trong quản trị chiến lược
Sở hữu hệ sinh thái đa dạng, Zoho xuất hiện trên hầu hết mọi giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ứng dụng Zoho qua các giai đoạn sau đây:
#1. Giai đoạn lập kế hoạch và phân tích chiến lược
Trong bối cảnh cạnh tranh, doanh nghiệp ưu tiên xây dựng chiến lược dựa trên các số liệu thiết thực nhằm đánh giá khả năng thực thi sát với thực tế. Vì vậy, các chiến lược ra quyết định dựa trên số liệu thể hiện chỗ đứng quan trọng xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Với xu hướng trên và tầm quan trọng của dữ liệu trong hoạt động ra quyết định, Zoho mang lại các giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu giai đoạn này như:
Zoho Creator - Nâng tầm số hoá trong doanh nghiệp
Không phải chỉ có thể mua và sử dụng cộng cụ số sẵn có từ các đơn vị phần mềm cung cấp, Zoho Creator tạo nên một đế chế mới khi các nhu cầu số hoá được linh hoạt tuỳ chỉnh và xây dựng từ những cá nhân ít hoặc không chuyên về code.
Nhờ vậy, quy trình làm việc được thiết kế độc đáo, doanh nghiệp có thể tự xây dựng các ứng dụng nội bộ dựa trên đặc thù công việc, thu thập dữ liệu thông minh và đưa ra chiến lược phù hợp.
Zoho Analytics - Phân tích dữ liệu chuyên sâu
Không dừng lại với vai trò công cụ phân tích và đánh giá dữ liệu doanh nghiệp. Zoho Analytics với nhiều tính năng tổng hợp, phân tích chuyên sâu, ứng dụng AI vào phân tích dữ liệu giúpcung cấp góc nhìn chiến lược cho người quản trị.
Công cụ giúp thu thập và phân tích dữ liệu từ mọi ứng dụng thuộc hệ sinh thái Zoho, và ngay cả các nguồn dữ liệu từ bên ngoài như các hệ thống từ bên thứ 3 (CRM, ERP, Tài chính, Marketing, Excel...).
Nhờ vậy, nhà quản trị nhanh chóng theo dõi KPI, có một bức tranh tổng quan về xu hướng thị trường, đánh giá các hiệu suất hoạt động, dự đoán rủi ro và đưa ra quyết định đúng đắn hơn dựa trên dữ liệu sẵn có.
Zoho Survey - Ghi nhận mọi đánh giá linh hoạt từ khách hàng
Doanh nghiệp phát triển dựa trên sự lắng nghe những nhu cầu thiết thực từ khách hàng. Các giá trị đó đến từ quá trình nghiên cứu thị trường và thu thập ý kiến khách hàng.
Với Zoho Survey, doanh nghiệp có thể tạo khảo sát, kết nối khách hàng, nhân viên, hoặc đối tác để thu thập dữ liệu quan trọng trước khi đưa ra các đánh giá.
#2. Giai đoạn triển khai và vận hành
Khi kế hoạch và mục tiêu được xác lập, quá trình thực thi bước đầu đưa vào hoạt động với sự hỗ trợ thông minh từ các công cụ như:
Zoho People (HRM) - Quản trị nhân lực toàn diện
Sau các quá trình xác lập, quản trị công việc thì con người là yếu tố cần giúp một chiến lược được thực thi. Vì vậy, quản trị Chiến lược Nguồn nhân lực là yếu tố tiếp theo không thể thiếu đối với cấp quản trị và Zoho People chính là sự lựa chọn hoàn hảo.
Quản lý con người bao gồm quản trị hiệu suất, đánh giá năng lực và đầu tư và phát triển nhân sự qua các chương trình đào tạo, đánh giá, tạo động lực,... Đảm bảo nhân sự có đủ kỹ năng và được định hướng phục vụ mục tiêu doanh nghiệp.
Zoho Projects - Quản lý mọi tự án linh hoạt
Khía cạnh thứ 2 bên cạnh khách hàng, người trực tiếp mang lại doanh thu cho doanh nghiệp, chính là các dự án hoạt động. Quản lý dự án chiến lược là quá trình không thể thiếu trong bộ kế hoạch quản trị chiến lược của doanh nghiệp.
Quán lý dự án cùng Zoho Projects giúp tối ưu hoá quy trình lập kế hoạch, phân bổ và theo dõi nguồn lực hiệu quả, đưa ra các đánh giá tiến độ dự án lớn sát sao.
Các ứng dụng được sử dụng như biểu đồ Gantt, phương pháp Agile, khả năng tích hợp thông minh, xác định các yếu tố phụ thuộc,... chính là tác nhân trọng yếu giúp một dự án được nhất quán và hoạt động xuyên suốt hiệu quả.
Zoho CRM - Tạo dựng mối quan hệ khách hàng vững vàng
Mối quan hệ khách hàng là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của thương hiệu. Các chiến lược xây dựng mối quan hệ đôi bên thường được doanh nghiệp đầu tư bài bản, và với Zoho CRM, quá trình này càng trở nên tinh tế và bứt phá hơn nhờ nhiều ứng dụng công nghệ đa năng, hiện đại và phù hợp.
Với Zoho CRM, doanh nghiệp dễ dàng quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng, nhờ vậy đồng bộ hóa mục tiêu kinh doanh (doanh số) với các hành động bán hàng, đảm bảo xây dựng mối quan hệ lâu dài.
#3. Giai đoạn đánh giá và điều chỉnh
Sau cùng, doanh nghiệp bước vào giai đoạn đánh giá hoạt động trước đó và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Sau đây là các ứng dụng từ hệ sinh thái Zoho giúp quá trình đánh giá trở nên đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả.
Zoho Analytics - Đánh giá và dự đoán chuyên sâu các hoạt động thực thi
Tính năng đánh giá được ứng dụng hiệu quả trước, trong và sau quá trình thực thi một hoạt động. Nhờ vậy, Zoho Analytics được đề cao trong giai đoạn theo dõi các KPI và mục tiêu của quản trị chiến lược.
Với tính năng cung cấp các Dashboard (Bảng điều khiển) trực quan, mọi thông số được cập nhật theo thời gian thực (real-time),... các đánh giá và mục tiêu được đánh giá dựa trên các mục tiêu chiến lược phù hợp của từng phòng ban và công ty.
Zoho Books - Quản lý nguồn tài chính thông minh
Sau cùng, nguồn tài chính là yếu tố không thể thiếu giúp doanh nghiệp vận hành. Quản trị Tài chính là hoạt động không thể thiếu, đặc biệt là các nguồn ngân sách nội bộ. Với Zoho Books, nền tảng cung cấp các báo cáo tài chính tự động nhưng chính xác dựa trên các dữ liệu nội bộ sẵn có.
Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng tiền và thậm chí là các mặt hàng tồn kho khi tích hợp cùng Zoho Inventory một cách chính xác, giúp nhà quản trị đánh giá tính khả thi và hiệu quả chi phí của chiến lược.
Zoho Desk - Đánh giá trải nghiệm khách hàng thực tế
Bên cạnh đó, doanh nghiệp đồng đánh giá hiệu suất cung cấp dịch vụ từ các bộ phận chăm sóc khách hàng, hoặc đánh giá mức độ hài lòng của người dùng qua phân tích dữ liệu được đổ về từ các ticket thuộc Zoho Desk.
Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đo lường mức độ thành công của chiến dịch, và điều chỉnh các hoạt động nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý toàn diện với Zoho One, một hệ điều hành toàn diện dành cho toàn bộ doanh nghiệp với hơn 50 ứng dụng tích hợp, thông tin có tính kết nối và bảng tổng quan 360 độ cập nhật tình hình hoạt động.
Tóm lại, Zoho không chỉ dừng lại là công cụ số, mà còn là nền tảng đồng hành cùng nhà quản trị chiến lược xây dựng, thực thi và đánh giá các hoạt động doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển và thành công dài hạn.
Lời kết
Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến quá trình quản trị chiến lược của doanh nghiệp. Đây là cuộc cách mạng đột phá giúp cung cấp nền tảng dữ liệu, công cụ tự động hóa và sự linh hoạt cần thiết giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định tốt hơn, triển khai hiệu quả và thích ứng nhanh hơn với thị trường.
Hệ sinh thái Zoho chính là một phần của quá trình chuyển đổi số, giúp quá trình hoạch định, thực thi và đánh giá của doanh nghiệp hiệu suất hơn. Với từng giai đoạn và phòng ban, Zoho lại mang đến một góc nhìn mới trong quá trình số hoá.
Để trải nghiệm cụ thể các ứng dụng cụ thể của hệ sinh thái Zoho với hoạt động doanh nghiệp, tham khảo thêm chi tiết và trải nghiệm dùng thử miễn phí các ứng dụng Zoho tại đây nhé.
Comments