Problemas de comunicação são comuns, mas podem causar grandes impactos e até prejuízos para a empresa. Por isso, se você quer evitar dores de cabeça, continue a leitura. Este post traz as dicas que você precisa para otimizar a produtividade a partir da comunicação assíncrona!
O que é comunicação assíncrona?
Para muitas empresas, o trabalho é remoto ou híbrido, fazendo com que a comunicação assíncrona seja a principal forma de transmitir informações. Por isso, é essencial entender esse método e saber como utilizá-lo a seu favor.
A comunicação assíncrona ocorre quando o envio e o recebimento de informações não ocorrem ao mesmo tempo. É uma abordagem. Nos novos métodos de trabalho, mensagens instantâneas podem ser vistas imediatamente, em tempo real, ou não.
Assim, o colaborador não precisa estar sempre disponível. Não significa necessariamente o mesmo que trabalho remoto, pois mesmo este pode usar canais para comunicação em tempo real.
Na realidade, a comunicação assíncrona envolve colaboradores trabalhando em momentos diferentes, sem estar presentes em um período específico, deixando mensagens quando acharem melhor.
Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?
A comunicação síncrona e assíncrona são duas abordagens diferentes para a troca de informações, principalmente quando o assunto é o tempo de resposta da interação. Entenda:
Comunicação síncrona
A comunicação síncrona ocorre em tempo real, com resposta imediata. Os participantes estão presentes ao mesmo tempo, como em reuniões face a face, chamadas, videoconferências e mais.
A comunicação síncrona permite interação mais direta e imediata, mas nem sempre é possível no fluxo de trabalho.
Comunicação assíncrona
A comunicação assíncrona, por outro lado, não requer que os participantes estejam disponíveis ao mesmo tempo. Dessa forma, eles podem responder no seu próprio ritmo.
A cultura de trabalho moderna pede a comunicação assíncrona, já que colaboradores trabalham de qualquer lugar, a qualquer momento em todo o mundo. Ela é mais flexível, conveniente para equipes em diferentes fusos horários, mas pode levar mais tempo para obter respostas.
Exemplos de comunicação assíncrona no ambiente de trabalho
Como você viu, os dois métodos funcionam para fluxos de trabalho diversos, permitindo que cada membro da equipe gerencie o seu tempo de formas diferentes.
A comunicação assíncrona é comum, por exemplo, durante o envio de e-mails, fóruns de discussão, comentários em documentos e até mesmo em chats. Entenda:
O e-mail é uma das principais ferramentas de produtividade e comunicação em empresas. Nele, os colaboradores recebem a mensagem com velocidade, mas a resposta pode demorar dias.
Fóruns
Em fóruns empresariais, os debates costumam ocorrer a todo momento, mas os usuários podem responder aos posts quando desejarem.
Comentários em documentos
Comentários feitos em documentos compartilhados são uma forma de comunicação assíncrona. Os usuários avaliam o conteúdo, deixam ideias, correções e mais.
Aplicativos de mensagens
Muitos aplicativos funcionam em tempo real, com mensagens instantâneas. Mas, em bate-papos empresariais, nem sempre a resposta é imediata.
Gerenciadores
Várias plataformas de colaboração permitem interações assíncronas entre usuários. Eles atualizam tarefas, comentam e agem em tempos diferentes.
Tickets de suporte
Sistemas de tickets de suporte costumam ser assíncronos. Os usuários podem enviar um ticket com seu problema ou dúvida, e o suporte pode responder quando estiver disponível.
Esses são alguns exemplos muito usados em empresas. Se você tem interesse em entender como aumentar a produtividade neles, confira passos imperdíveis continuando a leitura!
Como implementar a comunicação assíncrona de forma eficaz
Implantar uma cultura de comunicação assíncrona eficaz pode ser um desafio, mas a verdade é que essa comunicação pode melhorar a produtividade e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal nas empresas.
Confira dicas sobre como implementar:
1. Deixe claras as expectativas
Alinhe o que é esperado, determinando quando é apropriado utilizar a comunicação assíncrona e quando a comunicação síncrona é necessária, estabelecendo prazos para respostas.
2. Converse com as lideranças
Toda a gestão deve estar de acordo quando o tema é comunicação assíncrona, para que as equipes trabalhem de forma padronizada. Além disso, a liderança deve trabalhar na cultura organizacional menos imediatista.
3. Reavalie reuniões recorrentes
É preciso diminuir o tempo gasto em reuniões desnecessárias, que prejudicam a eficiência da equipe. Segundo dados, 71% dos gerentes seniores admitem que reuniões costumam ser improdutivas. Então, reavalie as reuniões e descubra se elas são de fato otimizadas para gerar resultados.
4. Escolha as ferramentas certas
Invista em ferramentas omnichannel que permitam uma comunicação ágil. Existem muitas ferramentas disponíveis para a comunicação assíncrona, então, opte pela que supre as necessidades da sua equipe.
5. Crie uma cultura de respeito ao tempo
Uma das maiores vantagens da comunicação assíncrona é que ela permite que as pessoas trabalhem em seu próprio ritmo, ajudando a diminuir a ansiedade e o estresse do ambiente de trabalho. É importante respeitar o tempo das pessoas e não esperar respostas imediatas, a menos que sejam necessárias.
6. Revise e dê feedbacks
Revise regularmente como a comunicação assíncrona está funcionando e faça ajustes para evitar falhas de comunicação. Peça feedbacks da equipe e faça alterações com base nas avaliações.
Confira o guia para dar feedbacks e melhorar o relacionamento com o time!
Como o Zoho Workplace contribui na produtividade da sua empresa
O Zoho Workplace reúne todas as ferramentas que a sua empresa precisa em um só lugar! A plataforma de produtividade ajuda as empresas a melhorar a eficiência e a comunicação.
Ela reúne uma variedade de aplicativos, como Zoho Cliq, Zoho Connect, Zoho Meeting e Zoho Writer, onde comunicação assíncrona é facilitada, tornando a colaboração mais eficiente.
O Zoho Cliq, por exemplo, é uma ferramenta de chat que permite a comunicação assíncrona, com mensagens até mesmo em formato de vídeo, tudo isso sem interromper o fluxo de trabalho.
No Zoho Meeting, você pode fazer reuniões e gravá-las para que os colaboradores vejam depois. E, no Zoho Connect, a colaboração e a comunicação assíncrona são facilitadas. As equipes podem criar fóruns de discussão, postar atualizações e compartilhar ideias.
O Zoho Writer é o processador de textos que permite comentários, revisões, sugestões e mais.
Todos esses aplicativos e outros fazem parte do pacote Zoho Workplace, que vai facilitar a comunicação assíncrona na sua empresa!
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