Mudanças de escopo constantes podem ser grandes problemas para a gestão de projetos eficiente. Por isso, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) pode ser a solução para garantir que cada etapa permaneça sendo controlada, sem prejuízos.
A ferramenta parece interessante? Então, siga a leitura deste post para entender como usar as vantagens da EAP ao seu favor!
O que é a Estrutura Analítica de Projeto (EAP)?
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é fundamental para a boa gestão de projetos. Trata-se de uma representação visual das tarefas do projeto, de forma organizada, hierárquica e detalhada, com componentes e entregáveis.
A ferramenta, do inglês Work Breakdown Structure (WBS), facilita a gestão de projetos, pois divide cada etapa em componentes menores e mais gerenciáveis, entregando uma estrutura eficaz para o trabalho.
A EAP é fundamental para o planejamento, execução e monitoramento de projetos. A ferramenta ajuda a equipe a garantir que cada detalhe seja considerado e levado adiante de forma eficiente. Então, uma boa estrutura analítica de projeto acaba favorecendo a liderança, os colaboradores e todas as demais partes interessadas.
Os dois tipos de EAP
Conheça agora os dois tipos de EAP:
1. Estrutura analítica baseada em entregáveis
Essa EAP é organizada em torno dos entregáveis do projeto. Dessa forma, cada parte representa um entregável ou sub entregável que deve ser produzido. A Deliverable-based WBS destaca os produtos, resultados intermediários ou finais do projeto, dividindo esses entregáveis em tarefas menores, detalhadas e gerenciáveis.
A estrutura analítica baseada em entregáveis é ainda mais útil no caso de projetos em que a ênfase está na entrega específica, ajudando a equipe a definir e entender os resultados esperados.
2. Estrutura analítica baseada em fases
Neste tipo de EAP, a organização gira em torno das fases do projeto, do início à conclusão. Cada etapa representa uma parte com tarefas, componentes e entregáveis específicos.
Essa EAP é útil para projetos mais lineares, divididos em estágios, pois ela ajuda o acompanhamento do progresso.
Quais são os três níveis da EAP
Na estrutura analítica do projeto, existem três níveis de sumarização usados para organizar o trabalho em componentes mais facilmente gerenciáveis. Conheça os três níveis:
1. Nível 1: tarefa principal
A tarefa principal também pode ser chamada de “Pacote de Trabalho”, e representa o nível 1 da estrutura analítica do projeto. Nele, estão as principais entregas ou componentes, agrupados em categorias amplas.
2. Nível 2: dependências e tarefas
O nível 2 é onde o trabalho é destrinchado em tarefas mais detalhadas, com dependências entre fluxos. Essas tarefas fazem parte dos pacotes de trabalho do nível 1.
3. Nível 3: subtarefas
O nível 3 é ainda mais detalhado, com subtarefas individuais que compõem as tarefas do nível 2. São unidades de trabalho atribuídas a responsáveis da equipe.
O que deve constar na estrutura analítica de projeto?
Os três níveis que você conheceu permitem uma visualização hierárquica do projeto, ajudando a entender e gerenciar as atividades. Mas a estrutura analítica de projeto deve ir além, contendo:
1. Dicionário da EAP
O dicionário da EAP descreve os pacotes de trabalho, seus responsáveis e critérios em uma tabela, mostrando as expectativas em relação aos resultados das entregas. O dicionário deve servir para sanar dúvidas sobre o que é o pacote de trabalho, qual sua descrição, responsável, equipe e critérios.
2. Descrição da tarefa
As descrições das tarefas têm o nome, os seus objetivos e do que se trata. Deve ser uma comunicação fácil e rápida, pois os detalhes adicionais podem ser incluídos no dicionário.
3. Proprietário da tarefa
O responsável pela tarefa, como o próprio nome diz, é a pessoa para quem foi atribuída a demanda. Essa informação permite que as perguntas sejam direcionadas às pessoas certas, além de não deixar tarefas sem dono ou profissionais sobrecarregados.
4. Orçamento da tarefa
Os orçamentos devem ser monitorados, com limites para cada tarefa para que os gastos não vão além do que foi planejado.
5. Data planejada para conclusão
A data planejada para conclusão pode sofrer eventuais mudanças, embora não seja o ideal. Atribua as demandas em um cronograma para facilitar a gestão de projetos e evitar atrasos.
6. Status da tarefa
O estado das tarefas pode ser registrado de inúmeras maneiras, mas o método Kanban é interessante: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Esse rastreio entrega uma visão geral da produtividade.
Qual a diferença entre EAP, escopo e cronograma?
O cronograma serve para controlar o tempo de um projeto, facilitando o controle de prazos e a descoberta de desvios. Ele estabelece as datas de início e término de cada tarefa ou fase, sendo uma base para a estrutura analítica de projeto.
O escopo descreve o que deve ser alcançado pelo projeto, com objetivos, resultados esperados, requisitos e mais. Ele delimita o que está dentro e fora do projeto, isto é, as suas fronteiras. Ele também pode servir como fonte para a EAP.
Por fim, a estrutura analítica de projeto chega como representação hierárquica de todas as tarefas do projeto, em uma visão organizada que facilita o gerenciamento.
Como criar uma estrutura analítica de projeto (EAP)?
Conheça os passos para montar uma estrutura análitica de projeto:
1. Mapeamento de requisitos
Esclareça os requisitos da sua EAP para demonstrar qual trabalho deve ser realizado e quais são as entregas necessárias para alcançar bons resultados. Todas as partes interessadas devem saber do que precisam. Se preciso, faça entrevistas, reuniões, questionários e outras pesquisas.
2. Crie o termo de abertura e o escopo
Crie e aprove o termo de abertura do projeto antes de gerar a EAP. Reúna informações primárias, como o resumo do escopo, os objetivos, quais os stakeholders, critérios, limites e riscos. Depois, parta para o detalhamento.
3. Comece a EAP
Divida o escopo e as suas entregas em partes menores, conhecidas como pacotes de trabalho. Cada pacote é um conjunto de atividades relacionadas. Tudo deve ser descrito de forma fácil, visual, hierárquica e organizada. Lembre-se que a descrição dos pacotes deve estar no dicionário.
4. Valide a EAP
A estrutura analítica de projeto deve ser validada com as partes interessadas, que precisam estar de acordo com os detalhes. Então, faça uma reunião para apresentar a versão final.
Para te ajudar, existem algumas dicas e regras muito úteis:
Regra dos 100%
Nessa regra, os níveis de desdobramento devem conter todo o trabalho para concluir o nível mais geral. Esses elementos da EAP devem incluir 100% do que é preciso para que a tarefa geral seja entregue, sem trabalho a mais ou a menos.
Regra 8-80
Essa regra diz que cada pacote de trabalho deve ter, no mínimo, 8 horas de duração e, no máximo, 80 horas. Tudo depende do tipo de projeto, mas os limites evitam detalhamento excessivo ou pouco, muitos pacotes ou falta deles, e outras dificuldades de gestão.
Exemplo de EAP
A EAP é capaz de organizar e comunicar com clareza o que deve ser feito para cumprir as entregas do projeto. A ferramenta gera visibilidade, ajuda no controle do tempo e dos gastos, e, ao contrário do que se costuma pensar, não é difícil de usar.
Confira um exemplo de EPA para o desenvolvimento de um site, onde você deve incluir os responsáveis por cada tarefa:
1. Iniciação do Projeto
1.1 Objetivos
1.2 Seleção da Equipe
1.3 Orçamento Inicial
2. Planejamento
2.1 Pesquisa de Mercado
2.2 Requisitos
2.3 Análise de Concorrentes
2.4 Plano de Conteúdo
2.5 Design
2.6 Funcionalidades
2.7 Cronograma
2.8 Recursos
2.9 Testes
2.10 Plano de Comunicação
3. Execução
3.1 Desenvolvimento do Site
3.2 Testes
3.3 Capacitação da Equipe
3.4 Revisões e Aprovações
4. Monitoramento
4.1 Acompanhamento do Cronograma
4.2 Controle de Custos
4.3 Gerenciamento de Ajustes
4.4 Relatórios
4.5 Controle de Qualidade
5. Encerramento
5.1 Entrega
5.2 Treinamento do Cliente
5.3 Documentação Final
5.4 Avaliação
5.5 Finalização de Contratos
Essas tarefas são exemplos específicos para o desenvolvimento de um site, então a estrutura hierárquica da EAP pode mudar, mas sempre deve permitir a compreensão das partes com clareza e facilidade.
Ferramentas úteis para a EAP
A estrutura analítica de projeto (EAP) vai te ajudar a organizar visualmente o projeto, o plano e as suas dependências em detalhes. É como um verdadeiro mapa! Para isso, confira ferramentas úteis:
1. Diagrama de Gantt
Um Diagrama de Gantt é útil no gerenciamento de projetos para representar visualmente o planejamento e o cronograma das tarefas. Ele fornece uma visão geral, permitindo observar a sequência das tarefas.
O diagrama é em linha horizontal, mostrando marcos, durações, recursos necessários, responsáveis e dependências.
2. Quadros Kanban
Os quadros Kanban são como cronogramas, mas visualmente organizados em forma de quadro, ajudando a manter o controle sobre o progresso dos projetos, as suas tarefas, dependências e prazos.
Um quadro Kanban costuma dividir as tarefas em “a fazer”, “em andamento”, “concluído”, o que é ótimo para criar a sua EAP, pois mostra de imediato os detalhes de uma tarefa, guiando a equipe.
Não sabe onde usar essas ferramentas? O Zoho Projects é a solução!
A plataforma de gerenciamento de projetos oferece recursos para planejamento, colaboração, monitoramento e mais. O Zoho Projects permite que você crie facilmente uma EAP e organize as tarefas de forma intuitiva e organizada.
Com o Zoho Projects, você pode criar pacotes de trabalhos, adicionar tarefas, definir marcos, dependências, prazos, responsáveis e acompanhar o progresso.
Além disso, o Zoho Projects oferece recursos avançados e metodologias diversas, como gráficos de Gantt, calendários, quadros Kanban, possibilidades de integração, rastreio de problemas, acompanhamento de orçamentos e produção de relatórios personalizados. Experimente!
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