O cumprimento de um projeto move o dia a dia da empresa e é essencial para que ela atinja metas. Ele serve para criar e lançar produtos, serviços, fazer mudanças internas, eventos e muito mais.
Entretanto, é preciso planejar, executar e acompanhar os projetos diariamente para que os resultados finais da equipe sejam bons.
Se você quer entender como otimizar, gerenciar e monitorar os seus projetos, aumentando a colaboração da equipe e cumprindo prazos, precisa conferir os 7 passos essenciais para aplicar os melhores projetos na sua empresa.
Boa leitura!
O que é um projeto?
O projeto é um esforço temporário, com data prevista para iniciar e para terminar. Ele busca gerar ou alcançar resultados específicos, que podem ser produtos, serviços ou outras otimizações e entregas.
Ou seja, é o que viabiliza a concretização de uma demanda.
Projetos também têm recursos, prazos e custos bem delimitados, além de um escopo inicial do que precisa ser seguido para a geração de um resultado exclusivo.
Para que funcionem e cumpram as expectativas, eles precisam ser seguidos, encarados como verdadeiros programas, com um passo a passo da sua execução.
É a metodologia ideal para centralizar informações, melhorar a colaboração da equipe, otimizar trabalhos, identificar, corrigir possíveis falhas e garantir o alcance do resultado idealizado pela organização.
Qual é a função de um projeto para sua empresa?
Ao longo da vida da empresa, é preciso desenvolver projetos para cumprir diversos objetivos. Eles ajudam o dia a dia da corporação, levando um grande custo-benefício, controle de riscos, mais autonomia para a equipe e lucratividade.
Principalmente no momento atual do mercado, que pede previsibilidade, é preciso investir na organização, no controle sobre o que ocorre na empresa. O projeto é ideal para esse cenário, pois é criado a partir de muito planejamento e direcionado para um objetivo.
É possível criar um projeto para o lançamento ou otimização de um site, produto, novo sistema ou tecnologia, novos processos, a abertura de um negócio, uma filial e várias outras mudanças.
Existem projetos para treinamentos, feiras, seminários, workshops e eventos no geral, assim como para atingir resultados específicos, como aumentar a satisfação dos clientes, conseguir novos contatos, corrigir falhas, aproveitar oportunidades e mais.
Quais são os tipos de projeto?
Existem vários tipos de projetos. Já que podem cumprir muitos objetivos, estão presentes nas rotinas de muitos profissionais e em diversas áreas de trabalho:
1. Projeto de lei
Um tipo de projeto muito famoso, já que as leis são fundamentais para a sociedade. Os projetos de lei nascem de membros dos poderes que governam o país ou da população.
2. Projeto social
Busca resolver algumas dores da sociedade, como tópicos da saúde, questões ambientais e de conscientização.
3. Projeto público
São desenvolvidos para atender aos cidadãos, seja pela prefeita, o estado ou o governo federal.
4. Projetos de pesquisa
Os projetos acadêmicos organizam as descobertas científicas, sistematizando a forma como são produzidas.
5. Projeto arquitetônico
Garante que a obra idealizada seja construída, sendo apresentada para o cliente e usada para guiar a equipe.
6. Projetos de TI
As áreas da tecnologia utilizam o desenvolvimento dos projetos para assegurar que o que é criado ou oferecido esteja de acordo com as diretrizes.
7. Projeto empresarial
Estão sempre presentes nas rotinas das empresas, impulsionando o seu crescimento e direcionando o trabalho diário.
8. Projeto cultural
Leva manifestações artísticas para a população, como danças, músicas, teatro, museus, a produção de filmes, livros etc.
9. Projeto de comunicação
São comuns para agências, seja para acompanhar os clientes, criar campanhas, aplicar estratégias, identificar oportunidades e mais.
Diferença entre projeto e processo
Apesar de muitas vezes serem usados como sinônimos, os significados desses conceitos são diferentes.
O projeto é único, temporário, com um plano de ação para alcançar um determinado resultado exclusivo e com prazo para começar e terminar.
Enquanto ele é finito, o processo é um ciclo repetitivo para cumprir diversos objetivos, que usa ferramentas para transformar recursos em um valor final.
Todas as empresas têm operações compostas por processos para que as equipes trabalhem e se comuniquem diariamente. O trabalho diário do colaborador, por exemplo, não é um projeto, pois ele é contínuo - não tem prazo para acabar.
Os processos viabilizam o funcionamento da organização, são repetitivos, podem gerar vários resultados e não precisam necessariamente mudar.
Como elaborar um projeto?
Sua aplicação na empresa envolve vários passos para garantir a sua eficiência. Confira algumas etapas comuns para essa implementação:
1. Identificação e definição do projeto
Para começar, é preciso identificar e definir o projeto, ou seja, dar sentido a ele. Essas são etapas essenciais para delimitar objetivos, descrever a sua função e os requisitos para atingir o resultado.
Entenda a necessidade ou oportunidade que o projeto quer abordar, defina os resultados esperados e os critérios para monitorar como anda o progresso.
2. Planejamento
O planejamento é a base do projeto, por isso é preciso ter um plano de ação detalhado que inclua as etapas, as metas de curto e médio prazo, os marcos, a data de início e de término, o cronograma de cada passo e todas as informações necessárias.
Pode ser que várias ações ocorram ao mesmo tempo, mas, mesmo assim, é essencial dividir em etapas ou fases para que seja gerenciável.
Algumas fases serão dependentes dos resultados de outras, então abra espaço para imprevistos.
Confira os 5 passos para desenvolver um cronograma de projetos eficiente.
3. Atribuição de responsabilidades
Cada parte do projeto deve ter um ou mais responsáveis, pois tarefas sem donos não são concluídas. Então, determine os membros da equipe que ficarão com as diferentes etapas de execução.
As responsabilidades devem ser claras e bem definidas, para que nenhum colaborador fique sobrecarregado ou sem funções. Deixe claro as expectativas que a empresa tem com cada etapa.
Entenda como alinhar expectativas na gestão de um projeto!
4. Alocação de recursos
É preciso identificar e definir todos os recursos que são necessários, desde a equipe até os insumos, equipamentos, tecnologia e capital financeiro. Isso deve ser feito de acordo com cada etapa.
Depois, é preciso monitorar o uso desses recursos, evitando desperdícios.
5. Execução
Finalmente, você pode iniciar a implementação do projeto de acordo com o plano estabelecido.
É recomendado que reuniões regulares sejam feitas para monitorar o progresso, corrigir falhas, obter insights e fazer ajustes. A comunicação e a colaboração da equipe devem ser otimizadas para evitar problemas.
6. Monitoramento e controle
O monitoramento deve ir além dos recursos: é preciso analisar a comunicação, o cumprimento das demandas, os prazos, o tempo dedicado a cada demanda e mais.
Use ferramentas para te ajudar nessa avaliação, acompanhe o progresso segundo os marcos definidos, utilize relatórios para entender o desempenho e corrija erros sempre que necessário.
7. Avaliação e encerramento
Ao fim do projeto, faça uma avaliação de como ele foi feito e se atingiu os objetivos. Faça uma revisão final e entenda as boas práticas úteis para projetos futuros, bem como o que não deve ser repetido.
Documente os resultados, celebre as conquistas e forneça feedbacks para a equipe.
Ferramenta de gestão de projeto: qual utilizar?
Você deve ter percebido que a aplicação de um projeto na empresa envolve muitos passos. Seu sucesso está em cada etapa da sua implementação, na qualidade do resultado gerado, o cumprimento de prazos e do orçamento.
Para garantir que todas essas etapas tenham os resultados necessários, você precisa contar com o melhor software de gerenciamento de projetos para empresas de pequeno, médio e grande porte.
O Zoho Projects é baseado em nuvem, e tem uma variedade de recursos e funcionalidades para ajudar a sua equipe a planejar, colaborar, monitorar e executar projetos com eficiência.
Ele permite:
- A criação, atribuição e gestão de tarefas,
- O monitoramento das atividades,
- A atualização dos status das tarefas pelos colaboradores,
- Adicionar comentários e anexar arquivos relacionados,
- O compartilhamento de informações e a colaboração em documentos,
- Debates através de fóruns e chats,
- Registro de horas pelo Timesheets do Projects,
- Criação de cronogramas, dependências entre tarefas e marcos importantes,
- Geração de relatórios,
E mais. Tudo com personalização total para atender às suas necessidades. Confira!
Comments