A gestão de projetos possui cinco etapas que irão te ajudar a otimizar o planejamento e o direcionamento de esforços da equipe. Essas fases de um projeto são um verdadeiro guia para realizar até mesmo as demandas mais complicadas.
As fases, de acordo com o maior manual de gestão de projetos, PMBOK®, incluem o início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Entenda mais sobre elas a seguir, e descubra o passo a passo para criar projetos com eficiência e sucesso. Boa leitura!
O que é o ciclo de vida de um projeto?
O ciclo de vida de um projeto é o seu conjunto de fases, desde o início até o fim. As etapas acontecem em sequência para que o resultado final seja alcançado. Assim, você não irá abordar projetos sem organização e não se sentirá perdido na hora de começar demandas.
Entender esse ciclo de vida da gestão de projetos possibilita ter mais estratégia, capacidade de monitoramento do progresso, agilidade, precisão, segurança e eficiência para gerar projetos bem-sucedidos.
Quais são as 5 fases de um projeto?
Agora que você já entendeu o conceito geral, é hora de avançar. Entenda a seguir quais etapas são necessárias para impulsionar os seus projetos.
1. Iniciação
A partir daqui, você perceberá que cada fase tem, dentro delas, algumas etapas. No caso da iniciação, que é a base para que todas as outras fases aconteçam, esse é o passo a passo:
- Definição do problema ou oportunidade
- Análise de viabilidade
- Identificação de stakeholders
- Definição do escopo preliminar
- Criação do termo de abertura do projeto
Para seguir esses passos, comece identificando a necessidade ou oportunidade que motiva o projeto. O que você pretende alcançar ao final das etapas? Depois que tiver as metas definidas, a equipe deve prosseguir para uma avaliação de viabilidade.
Ou seja, analise se o projeto é viável em termos técnicos, financeiros e operacionais para a empresa. Verifique se os recursos financeiros, de capital humano, equipamentos e outras condições são favoráveis.
Por fim, identifique as partes interessadas envolvidas, os stakeholders: clientes, parceiros, investidores, fornecedores, a equipe, a gestão e mais. Defina o escopo, estabelecendo prazos, limites e registrando objetivos, documentando a aprovação e as características iniciais do projeto.
2. Planejamento
Para a etapa do planejamento, o passo a passo começará com o detalhamento do escopo, onde você irá definir o que está dentro e fora do projeto de forma mais ampla. Siga para a definição do cronograma, sequência e duração das atividades, criando um verdadeiro plano de trabalho.
É importante que nas fases de um projeto, você cuide do orçamento, estimando custos, recursos e condições financeiras necessárias para que o projeto aconteça. Determine como a comunicação será feita entre as equipes e stakeholders, e monte um plano de riscos, elaborando estratégias para mitigá-los.
As etapas do Planejamento são:
- Detalhamento do escopo
- Cronograma
- Orçamento
- Plano de Comunicação
- Plano de riscos
3. Execução
Para a execução, realize as atividades planejadas e crie as entregas do projeto. Para isso, você precisará atribuir as responsabilidades da equipe, partir para a liderança e motivação do time.
Mantenha a boa comunicação, as reuniões e feedbacks planejados, garantindo que as informações cheguem aos interessados. Faça o monitoramento e controle, ajustando e corrigindo quando necessário, assegurando que as entregas atendem aos padrões de qualidade.
As etapas da Execução são:
- Implementação
- Gerenciamento da equipe
- Comunicação efetiva
- Monitoramento e controle
- Garantia de qualidade
4. Monitoramento
Acompanhe o progresso do projeto em relação ao que foi previamente estabelecido, identificando falhas, desvios, riscos emergentes e mais. Nas fases de um projeto, você deve tomar as medidas corretivas necessárias, realizando reuniões para avaliação.
As fases do Monitoramento são:
- Acompanhamento do progresso
- Identificação de desvios
- Reuniões de revisão
- Gestão de riscos
5. Encerramento
É hora da finalização! É ela que demanda a maior quantidade de recursos.
Forneça os produtos ou serviços resultantes do projeto, alcançando as metas definidas, identificando os pontos fortes do resultado e em quais áreas ainda é preciso implementar melhorias. Faça um relatório com os dados encontrados.
Avalie o desempenho do projeto em relação aos objetivos e metas previamente estabelecidos, proporcionando feedbacks e otimizando os processos para projetos futuros.
Para o Encerramento, as fases são:
- Entrega das entregas
- Avaliação e relatório final
- Lições aprendidas
- Feedback e melhoria contínua
Entenda como definir metas e objetivos claros para o sucesso do seu projeto!
Benefícios de seguir as fases de um projeto na sua gestão
Seguir essas etapas garante benefícios essenciais para o sucesso e a eficiência do projeto. A estrutura é uma base sólida para o gerenciamento e a realização de objetivos, proporcionando clareza e alinhamento de forma sistemática desde o início.
Ao definir o escopo de forma precisa, as partes interessadas compreendem o projeto, minimizando mal-entendidos, erros, dificuldades de comunicação e divergências.
As etapas que você conheceu são minuciosas para facilitar o trabalho de criar o planejamento e os cronogramas, além de fazer a alocação de recursos e definir estratégias para se adaptar e lidar com riscos.
Todos esses fatores resultam em planos mais realistas e eficientes. O monitoramento regular está presente na abordagem, facilitando a identificação prévia de qualquer problema, evitando prejuízos.
A comunicação também é beneficiada por essas 5 fases de um projeto, já que, a todo momento, elas incentivam a criação de um canal para troca de informações com todos os envolvidos, fortalecendo o alinhamento e promovendo a colaboração.
À medida que cada etapa é concluída, tudo é documentado e pode ser otimizado para futuros projetos, evitando erros anteriores. Assim, você ganha em controle de qualidade, eficiência, precisão, transparência e satisfação nos resultados.
Para permitir que cada etapa seja bem executada, você precisa de um aliado como o Zoho Projects. Trata-se da plataforma de gestão de projetos que vai ajudar a sua equipe a planejar, executar e monitorar projetos.
Com grande variedade de recursos, o Zoho Projects permite que você crie planos para os projetos, atribua tarefas, rastreie o andamento das etapas e monitore o desempenho com precisão.
Você poderá compartilhar arquivos, comentários e ganhar comunicação rápida através do chat, bem como produzir relatórios, identificar tendências, ver gráficos e analisar dados em painéis de controle intuitivos.
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