Cada vez mais comum, o webinar tem sido realizado por profissionais e empresas para construir autoridade, visibilidade, engajamento dos clientes, conquistar leads qualificados e outros benefícios.
Semelhante a uma live, apresentação, palestra ou evento ao vivo, o webinar tem o diferencial da interação e engajamento facilitado dos participantes através do chat.
Quer saber como organizar um webinar sem erros para garantir todas essas vantagens? Neste post, você terá dicas práticas e um passo a passo para produzir seminários online memoráveis, eficientes e de sucesso. Boa leitura!
Por que fazer um webinar?
O nome webinar significa a junção de web-based (que está no ambiente digital) e inar (de seminar, do inglês, que significa seminário). Ou seja, é como um seminário transmitido pela internet, uma conferência que permite que os participantes assistam e participem remotamente.
São geralmente transmitidos em tempo real, com apresentadores compartilhando informações ao vivo, e os participantes interagindo em tempo real. Podem ser apresentados slides, vídeos ou outros tipos de materiais para apoiar a apresentação.
Em um webinar, a interação entre a empresa e o público é fácil. O usuário pode fazer perguntas, participar de enquetes ou pesquisas, por exemplo. Tudo de forma virtual, podendo ser gravado e usado posteriormente.
Os webinars podem ser usados para aulas, treinamentos, divulgações, palestras, marketing, apresentação de produtos, eventos e mais. É uma forma eficiente de alcançar e engajar um enorme público, com economia de tempo e dinheiro.
Também são uma ferramenta boa para gerar leads qualificados, já que os participantes geralmente fornecem informações de contato ao se inscreverem. Eles podem ser gravados e usados para outros objetivos, inclusive para esclarecimento de dúvidas e educação contínua.
Como organizar um webinar: passo a passo
O webinar é uma ferramenta para compartilhar conhecimento, alcançar um grande público e promover as soluções ofertadas pela sua empresa. Para organizar um webinar de sucesso, faça um planejamento cuidadoso.
Aqui estão os passos detalhados para organizar. Comece com as etapas anteriores ao webinar acontecer, a fase de preparação:
Defina o objetivo do webinar
Comece definindo os objetivos do seu webinar. Para que esse evento online acontecerá? Quem são as pessoas que você deseja alcançar com o webinar? A intenção é treinar, educar, vender soluções, gerar leads ou outra meta?
Escolha o público-alvo
Identifique e entenda o seu público-alvo, pois cada detalhe do webinar será produzido para ele. O que eles estão procurando? Quais são as suas dores? Quais desafios eles enfrentam?
Dentro do seu objetivo e pensando no seu público-alvo, selecione um tópico que seja relevante, útil e satisfatório para os usuários, e que desperte o interesse. O tópico, claro, deve ser conectado aos temas que a sua marca trabalha.
Determine a data e hora do evento
Escolha uma data e hora que sejam interessantes para o seu público-alvo. Considere os diferentes fusos horários se o público do webinar for global. Agende com algumas semanas de antecedência.
Escolha a plataforma de webinar
Escolha uma plataforma confiável para o seu webinar. Perceba se ela atende às suas necessidades de transmissão ao vivo e possibilita a interação com o público.
A sua plataforma de webinar precisa ser segura, personalizável, capaz de promover interações imersivas e organizadas, possibilitar enquetes, reações do público-alvo ao que é falado (através de emojis, por exemplo), monitoramento de desempenho e mais.
Você deve ser capaz de analisar o engajamento da audiência do webinar, obtendo relatórios, sempre com o melhor retorno sobre o investimento feito (ROI). A nutrição dos seus leads deve ser facilitada pela plataforma.
Faça divulgação do webinar
Registre o webinar e comece a divulgação com antecedência nas redes sociais, sites, anúncios, em newsletters e mais. Divulgue previamente para gerar o senso de antecipação.
Crie uma página de registro para o webinar e envie lembretes por e-mail para os inscritos.
Monte um roteiro
Decida o formato do webinar (pode ser uma apresentação, debate, demonstração, entrevista e mais). Crie um roteiro claro que cumpra os objetivos determinados. Faça ensaios, revise dados e fique completamente familiarizado com o conteúdo.
Pratique a forma como cada parte será falada, a interação com o público-alvo e a plataforma. Deixe sempre um espaço para interagir com os usuários.
Parta para o desenvolvimento de uma apresentação visual atraente. Você pode usar diversos elementos visuais para engajar o público-alvo, como slides, imagens, gifs, infográficos e vídeos.
Realize testes de vídeo, som e apresentação
Teste a plataforma, verifique a qualidade da conexão à internet, áudio e vídeo. Faça testes nos equipamentos que irá usar antes do evento, de áudio e vídeo. Realize ensaios imediatamente anteriores para garantir que tudo funcione no dia do webinar.
Então, vamos aos passos que devem ser feitos durante o webinar:
Promova a interatividade com o público
O engajamento do público-alvo é muito importante! Então, incentive perguntas, respostas e comentários dos participantes. Responda às perguntas em tempo real, de preferência, para alimentar a interatividade. Se não for possível, você pode deixar para o final ou para pausas combinados.
Essa interação vai te ajudar a suprir as expectativas do público e oferecer informações valiosas, de fato tirando as suas dúvidas e melhorando a sua experiência ao longo do webinar.
Use vídeos e imagens para ser dinâmico
Durante a apresentação, use diferentes formatos para gerar dinamismo e não deixar a monotonia vencer. Forneça links para materiais relacionados, de forma a nutrir o público-alvo, como apresentações, infográficos, estudos, Cases de Sucesso, artigos ou e-books.
Ao oferecer dados valiosos e ilustrar o que está falando com exemplos práticos e dados relevantes, você estará aumentando a credibilidade, reputação, autoridade e confiança nas informações que transmite.
Fique atento ao tempo de término
Não é preciso demorar muito apenas falando e falando! Cumpra um cronograma já informado ao público-alvo para evitar que o webinar se estenda demais e os participantes fiquem cansados. Use um discurso objetivo, simples, envolvente, preciso e persuasivo.
Agora que o webinar já passou, é hora de cuidar do pós-evento:
Envie a gravação do webinar
Grave o webinar para disponibilizá-lo aos interessados ou para quem se registrou, mas não pôde participar ao vivo. Você também pode usar a gravação como um treinamento, aula ou material útil posteriormente.
Analise o desempenho do webinar
O seu webinar deve ser constantemente monitorado. Você precisa analisar a performance do evento, então, avalie métricas, como número de participantes, taxa de retenção, engajamento e interações.
Entenda o desempenho do evento e use os insights obtidos para otimizar os seus futuros webinars. Lembre-se que a chave é sempre oferecer valor ao público-alvo, levando informações úteis, envolventes e interativas.
Planeje com antecedência todos os seus futuros webinars, teste cada novidade e aprenda com os eventos feitos para melhorar de forma contínua.
Agradeça por e-mail a participação
Por fim, envie e-mails de agradecimento aos participantes. Você pode enviar a gravação nesse momento e continuar a engajá-los com conteúdos relevantes enviados após o webinar, como newsletters, dados complementares, estudos, pesquisas, e-books, checklists e mais.
Salve a lista de inscritos para futuros eventos
A lista de inscritos é composta por leads interessados naquele tema, então salve os endereços para futuros eventos. Encerre toda a interação com um Apelo à Ação ou CTA, direcionando os participantes para a próxima etapa, como inscrever-se em uma newsletter, fazer o download de um e-book ou comprar um produto.
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