Cada vez mais comum, o webinar tem sido realizado por profissionais e empresas para construir autoridade, visibilidade, engajamento, conquistar leads e outros benefícios.
Semelhante a uma live, apresentação ou evento ao vivo, o webinar tem o diferencial da interação e engajamento facilitado dos participantes através do chat.
Então, quer saber como organizar um webinar sem erros para garantir todas essas vantagens? Neste post, você terá dicas práticas para produzir seminários online memoráveis, eficientes e de sucesso. Boa leitura!
O que é webinar?
Webinar é a abreviação de web-based seminar, ou seminário via internet. Trata-se de um evento online que pode ser ao vivo ou gravado, transmitido para compartilhar conhecimento, promover soluções ou treinar um público específico.
É uma ferramenta bastante utilizada por empresas, instituições de ensino, influenciadores e especialistas para apresentações, demonstrações e mais.
O webinar é estruturado com um roteiro, organizado, interativo (com enquetes, chats e mais), podendo exigir inscrição prévia, com uma duração determinada e tem valor educativo, também usado como ferramenta de marketing e vendas.
Qual o objetivo do webinar?
O objetivo de um webinar varia conforme o contexto, mas normalmente está relacionado a educar, engajar ou converter o público.
Educar: Empresas e profissionais ensinam algo de valor sobre determinado tema. Exemplo: um webinar sobre “LGPD para pequenas empresas”.
Gerar leads e oportunidades: Ao solicitar dados de contato no cadastro, os organizadores conseguem construir uma base de leads qualificada, e podem apresentar uma solução, seja produto ou serviço.
Demonstrar produtos, funções ou novidades: Webinars usados para mostrar como funciona uma ferramenta ou serviço, destacando benefícios.
Treinar: Webinars são úteis para capacitação, expor lançamento de funcionalidades ou padronização de processos.
Qual é a diferença entre webinar e live?
Embora ambos sejam transmissões online ao vivo, existem diferenças marcantes entre webinar e live, também chamada de “live streaming”.
Para entender, confira um exemplo:
Um webinar pode ser sobre “Como reduzir custos com ferramentas de colaboração", com inscrição obrigatória e apresentação com um profissional que fala, engaja com o público e usa slides.
Já uma live pode ser "Bate-papo com o CEO sobre inovação", transmitida no Instagram para seguidores em tempo real. É mais descontraída, espontânea, como uma conversa aberta nas redes sociais com engajamento rápido.
Por que fazer um webinar?
Como você viu, o webinar é como um seminário na internet, que permite que os participantes participem, geralmente em tempo real, com apresentadores compartilhando informações. Podem ser usados diferentes materiais para apoiar a apresentação.
Nele, a interação com o público é fácil. O usuário pode fazer perguntas, participar de pesquisas, tudo de forma virtual, seja para aulas, marketing, apresentações, eventos e mais. É uma forma eficiente de alcançar o usuário, com economia de tempo e dinheiro.
Também são uma ferramenta boa para gerar leads qualificados, já que os participantes geralmente fornecem informações de contato ao se inscreverem. Eles também podem ser gravados e usados para esclarecer dúvidas, capacitações, educação contínua e mais.
Como organizar um webinar: passo a passo
Para organizar um webinar de sucesso, faça um planejamento cuidadoso. Aqui estão os passos detalhados, começando pela fase de preparação:
1. Defina o objetivo
Comece definindo os objetivos do seu webinar. Para que esse evento online acontecerá? Quem são as pessoas que você deseja alcançar com o webinar? A intenção é treinar, educar, vender soluções, gerar leads ou outra meta?
2. Escolha o público-alvo
Identifique e entenda o seu público-alvo, pois cada detalhe do webinar será produzido para ele. O que eles estão procurando? Quais são as suas dores? Quais desafios eles enfrentam?
3. Defina o tema
Dentro do seu objetivo e pensando no seu público-alvo, selecione um tópico que seja relevante e útil para os usuários, e que desperte o interesse. O tópico, claro, deve ser conectado aos temas que a sua marca trabalha.
4. Determine a data e hora do evento
Escolha uma data e hora que sejam interessantes para o seu público-alvo. Considere os diferentes fusos horários se o público for global. Agende com semanas de antecedência.
5. Escolha a plataforma
Escolha uma plataforma confiável, e perceba se ela atende às suas necessidades de transmissão e interação com o público. A plataforma precisa ser segura, personalizável, capaz de promover interações imersivas, enquetes, reações do público ao que é falado (através de emojis, por exemplo) e mais.
6. Assegure o monitoramento
A tecnologia deve permitir o monitoramento de desempenho. Você deve ser capaz de analisar o engajamento da audiência do webinar, obtendo relatórios, sempre com o melhor retorno sobre o investimento feito (ROI). A nutrição dos seus leads deve ser facilitada pela plataforma.
7. Faça a divulgação do webinar
Registre o webinar e comece a divulgação nas redes sociais, sites, anúncios, em newsletters e mais. Divulgue previamente para gerar senso de antecipação, com uma página de registro para o webinar e lembretes por e-mail para os inscritos.
8. Monte um roteiro
Decida o formato do webinar (apresentação, debate, entrevista e mais). Crie um roteiro claro que cumpra os objetivos. Faça ensaios, revise dados e fique completamente familiarizado com o conteúdo, praticando as falas, as interações e pausas.
9. Elabore a apresentação
Desenvolva uma apresentação visual atraente. Você pode usar diversos elementos para engajar o público-alvo, como slides, imagens, gifs, infográficos e vídeos.
Por fim, teste a plataforma, a qualidade da conexão à internet, áudio, vídeo e equipamentos que irá usar antes do evento. Faça ensaios anteriores para garantir que tudo funcione no dia do webinar. Então, vamos ao que deve ser feito durante o evento:
1. Promova a interatividade com o público
Incentive perguntas, respostas e comentários dos participantes. Responda às perguntas em tempo real, de preferência, para alimentar a interatividade. Se não for possível, deixe para o final ou para pausas combinadas.
Essa interação vai te ajudar a suprir as expectativas do público e oferecer informações valiosas, de fato tirando as suas dúvidas e melhorando a sua experiência no webinar.
2. Use vídeos e imagens para ser dinâmico
Durante a apresentação, use diferentes formatos para gerar dinamismo e não deixar a monotonia vencer. Forneça links para materiais, de forma a nutrir o público-alvo, como apresentações, infográficos, estudos, Cases de Sucesso, artigos ou e-books.
Ao oferecer dados valiosos e ilustrar o que está falando com exemplos, você estará aumentando a credibilidade, autoridade e confiança das informações.
3. Fique atento ao tempo de término
Cumpra um cronograma já informado ao público-alvo para evitar que o webinar se estenda demais e os participantes fiquem cansados. Use um discurso objetivo, simples, envolvente, preciso e persuasivo.
Agora que o webinar já passou, é hora de cuidar do pós-evento:
1. Envie a gravação do webinar
Grave o webinar para disponibilizá-lo aos interessados ou para quem se registrou, mas não pôde participar ao vivo. Você também pode usar a gravação como um treinamento, aula ou material útil posteriormente.
2. Analise o desempenho
O seu webinar deve ser monitorado. Você precisa analisar a performance do evento, então, avalie métricas, como número de participantes, taxa de retenção, engajamento e interações.
Use os insights obtidos para otimizar os seus futuros webinars, planejando com antecedência. Lembre-se que a chave é sempre oferecer valor ao público-alvo, levando informações envolventes e interativas. Teste cada novidade e aprenda com os eventos feitos para melhorar de forma contínua.
3. Agradeça por e-mail a participação
Por fim, envie e-mails de agradecimento aos participantes. Você pode enviar a gravação nesse momento e continuar a engajá-los com conteúdos relevantes após o webinar, como newsletters, estudos, pesquisas, e-books, checklists e mais.
4. Salve a lista de inscritos para futuros eventos
A lista de inscritos é composta por leads interessados naquele tema, então salve os endereços para futuros eventos.
Encerre toda a interação com um Apelo à Ação ou CTA, direcionando os participantes para a próxima etapa, como inscrever-se em uma newsletter, fazer o download de um e-book ou comprar um produto.
Assim, eles continuam envolvidos com os seus conteúdos.
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