Relatório de vendas: qual a importância para mensurar resultados

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Desenvolver um relatório de vendas pode ser muito desafiador para muitos profissionais. No entanto, esta é uma ação necessária. Até porque, trata-se de uma maneira de mostrar resultados e agregar valor para os seus clientes, parceiros e colaboradores. Ou, para os gerentes, medir e monitorar o desempenho dos vendedores.

Esse recurso é útil para empreendedores, freelancers e representantes de vendas. No entanto, alguns erros graves podem ocorrer durante esse processo. Enquanto algumas empresas subestimam o poder dos relatórios acreditando que já possuem muitas informações, outras estão apostando nas métricas erradas.

E por esse motivo, elaboramos este artigo para que você possa entender melhor os relatórios de vendas e todos os detalhes relevantes. Confira!

Para que serve?

Um relatório de vendas deve ser uma compilação de dados relacionados aos itens vendidos para que a empresa possa controlar a distribuição dos itens e os lucros que eles trazem. 

Todo relatório possui dados específicos com um propósito muito importante: apresentar uma visão sistemática para entender e avaliar parte ou todo o processo.

Uma coisa é certa, todo negócio precisa fornecer relatórios de vendas específicos com base em metas pré-estabelecidas, e não há necessidade de desenvolver regras para a frequência dos relatórios de vendas.

Para definir o período de tempo para o qual um relatório de vendas é necessário, é preciso considerar: a disponibilidade dos dados que compõem o relatório, as necessidades da empresa e o objeto do relatório.

O que precisa ter em um Relatório de Vendas?

Primeiro, é fundamental desenvolver um plano para decidir quais informações serão avaliadas e em qual período: você pode escolher relatórios mensais, trimestrais, semestrais ou até relatórios de vendas semanais.

Em seguida, você precisa definir o que deve ser incluído no relatório de vendas. Os principais indicadores são:

● Número de leads (gerados e qualificados);

● Ticket médio;

● Taxa de conversão;

● Quantidade de negócios fechados (no geral e/ou por vendedor);

● Ciclo de venda;

● CAC (Custo de Aquisição por Cliente).

Ter o conhecimento exato das informações a serem registradas e acompanhadas depende das metas de negócios. E para exemplificar vejamos o seguinte exemplo:

Digamos que o responsável pela estratégia de vendas decida que é necessário reduzir drasticamente a linha de produtos, digamos, de 80 para 20. Certamente, dos 80, apenas os produtos mais vendidos permanecerão, e você não pode errar na escolha, certo?

Então, como você sabe exatamente quanto cada item vendeu? Ao registrar o número de vendas, ele é incluído no relatório de vendas.

É importante destacar que, em princípio, os relatórios mensais são mais úteis para pequenos empresários que desejam definir metas realistas e identificar erros.

Como Fazer um Relatório de Vendas?

Agora vamos discutir a parte que a maioria das pessoas não conhece: como fazer relatório de vendas. A aplicação dessas estratégias às vezes é mais complexa e imprevisível.

São muitos os indicadores, diferentes formas e especificidades. Se você encontrar esse problema, não se preocupe. Aqui estão as principais ações para gerar o relatório de negócios perfeito.

Seja através de um arquivo de relatório de vendas em planilhas ou de um sistema de gestão, a elaboração deste documento deve ser organizada de acordo com o que já vimos acima. Então como fazer um relatório de vendas depende de alguns dados como:

  1. Estabeleça os objetivos do negócio;

  2. Obtenha e registre apenas informações importantes que estejam de acordo aos objetivos definidos;

  3. Defina quais serão os indicadores utilizados;

  4. Mantenha o padrão para otimizar as análises;

  5. Defina períodos para entrega e análise;

  6. Sempre inclua dados sobre quantidade e valor total das vendas.

Na Internet, não é difícil encontrar modelos de planilhas prontas. No entanto, observe uma coisa: ao usar um software de gestão empresarial, a coleta e compilação de dados é otimizada, pois todos os dados necessários já estão registrados no sistema CRM!

Como o programa é online, as informações de vendas podem ser atualizadas em tempo real, não importa onde você esteja, ou seja, não há necessidade de preencher formulários eletrônicos no local de trabalho. Por esses motivos, relatórios com dados confiáveis ​​podem ser gerados com apenas alguns cliques.

Neste ponto identificamos a importância do relatório de vendas para a gestão do seu negócio. Então, a partir de agora, você já pode considerar este documento como uma ferramenta de trabalho para ajudá-lo a tomar as decisões certas e melhorar o desempenho de sua empresa.

Ferramentas que podem ajudar nessa construção

Para tornar os relatórios de vendas mais precisos, rápidos e com menos erros, existem algumas ferramentas disponíveis. Não há dúvidas de que na equipe de vendas, o mais utilizado é o CRM. As ferramentas de CRM automatizam muitas coisas para que você possa criar relatórios com mais facilidade e reduzir erros.

Dessa forma, atividades como e-mails enviados pela equipe de vendas, telefonemas e reuniões podem ser gravadas automaticamente. Além disso, no CRM, os vendedores também podem incluir notas personalizadas sobre cada transação em andamento.

Muitas métricas também podem ser rastreadas no CRM, e essas métricas também podem ser incluídas em relatórios de vendas. Cada vendedor pode visualizar o número de oportunidades no funil de vendas, volume de vendas por semana e taxa de conversão. 

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A importância do relatório de vendas no seu negócio

Os relatórios de vendas possuem um papel de extrema importância em uma empresa porque são úteis não apenas para os departamentos comerciais, mas também para outras áreas da organização. Isso pode ser demonstrado pelo fato de que, por exemplo, o documento pode conter informações úteis para o departamento de marketing.

Saiba para onde estamos indo e o que precisamos fazer para melhorar. Esses são os pontos que tornam a medição de resultados tão importante para qualquer empresa.

Então, mais importante do que fazer essa medição é medir os resultados da forma correta! Se você não acompanhar o desempenho de vendas corretamente, você cria uma falsa segurança para toda a empresa. Então você está dando a impressão errada de que está no caminho certo! Por isso a importância de sempre analisar os relatórios de vendas. 

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