Masih banyak bisnis yang menggunakan berbagai software untuk keperluan yangberbeda. Untuk kebutuhan meeting menggunakan software A, untuk mengelola media sosial menggunakan software B, sedangkan untuk kebutuhan sales menggunakan software CRM C, dan masih banyak lagi.
Menggunakan berbagai aplikasi bisnis memang hal wajar karena mengikuti kebutuhan dari setiap tim, tetapi masalah sesungguhnya muncul ketika semua aplikasi tersebut tidak saling terhubung. Atau, kita membutuhkan tim khusus yang mengerti persoalan sangat teknis untuk mengintegrasikan banyak aplikasi itu.
Bayangkan, Anda menggunakan berbagai aplikasi dari vendor yang berbeda untuk setiap tim. Inilah yang dapat menimbulkan masalah karena bisa saja datanya tersekat dan tiap tim memiliki data yang berbeda.
Alih-alih membuat pekerjaan lebih mudah, justru akan membuat pekerjaan menjadi bertambah karena harus menduplikasi data, kehilangan konteks, dan memakan banyak waktu untuk berpindah antar aplikasi.
Semakin Banyak Aplikasi Bisnis Bukan Berarti Semakin Baik
Menambah lebih banyak tools terasa seperti membuat kemajuan, padahal belum tentu seperti itu.
Tools yang Anda beli tidak secara otomatis memperbaiki proses kerja. Mereka mungkin membantu tugas tertentu, tetapi tidak menjamin alur kerja mulus ketika tugas itu harus terhubung dengan tugas dari departemen lainlain.
Misalnya, tim sales bisa close deals lebih cepat dengan CRM. Namun, jika software CRM tidak terhubung dengan sistem finance atau customer support maka bisa menyebabkan invoicing terlambat, tim support kehilangan konteks, dan kembali mengandalkan cara-caramanual dan email panjang.
Efek dominonya adalah jika ada keluhan dari pelanggan maka penanganannya bisa terlambat, tanggung jawab yang menjadi tidak jelas, frustasi yang meningkat dari sisi karyawan maupun pelanggan.
Baca juga:
Biar ChatGPT Lebih ‘Ngerti’, Ini 6 Tips Sederhana yang Wajib Dicoba
Biar Data Bekerja untuk Anda, Ini 7 Langkah Memilih Platform BI yang Tepat
Dari Banyak Tools ke Satu Sistem yang Terhubung
Ada perbedaan besar antara menggunakan banyak aplikasi bisnis dengan menggunakan satu sistem yang saling terhubung.
Satu aplikasihanya bisa menyelesaikan satu pekerjaan, tetapi satu sistem yang saling terhubung bisa menyatukan semua proses tanpa perlu mengandalkan cara-cara manual.
Sebagai contoh, aplikasi CRM bertugas untuk merekam detail deal, kemudian terhubung dengan sistem finance untuk membuat invoice otomatis, membuat timeline proyek di sistem project management, tim support mendapatkan konteks yang lengkap, dan pelanggan pun menerima update yang konsisten.
Hasilnya bukan hanya kenyamanan, tetapi ritme kerja di perusahaan menjadi lebih stabil. Karyawan bisa lebih fokus pada hasil, bukan sibuk mencari informasi atau mengirim email panjang.
Bagaimana Menentukan Sistem Bisnis yang Efektif?
Sistem yang baik bukan tentang menggunakan satu aplikasi raksasa, melainkan menggunakan alat yang memang dirancang agar mudah terintegrasi satu sama lain.
Sebelum memilih sebuah aplikasi bisnis, penting untuk mengetahui bahwa aplikasi tersebut bisa berbagi data, mengotomatiskan tugas lintas fungsi, mengikuti proses bisnis Anda, dan tumbuh seiring bisnis Anda berkembang.
Sistem juga harus bisa mengurangi hambatan yang sering dihadapi oleh karyawan. Tidak ada yang ingin membuka enam tab hanya untuk menyelesaikan satu tugas. Sistem yang terhubung membuat semua orang berada di satu tempat dan halaman yang sama.
Cara Zoho Membuat Kolaborasi Tim Lebih Mudah dan Produktif
Semua produk Zoho dirancang untuk bekerja sebagai satu ekosistem sejak awal. Dengan Zoho One, Anda mendapatkan 55+ aplikasi yang terintegrasi secara mendalam, untuk mengelola sales, marketing, support, finance, hingga analitik.
Contohnya, ketika deal ditutup di Zoho CRM, sistem dapat otomatis membuat proyek di Zoho Projects, mengirim invoice dari Zoho Books, dan memberi tahu tim onboarding lewat Zoho Cliq. Ketika pelanggan menghubungi tim support, Zoho Desk menampilkan seluruh riwayat tanpa perlu menggali email atau spreadsheet.
Anda juga bisa membangun otomatisasi dengan Zoho Flow atau membuat aplikasi internal dengan Zoho Creator tanpa coding. Dan dengan Zia, AI dari Zoho, insight penting dari seluruh bisnis Anda muncul secara otomatis.
Hasil akhirnya? Sistem yang lebih efisien, lebih cepat, dan lebih mudah berkembang.
Sebelum Menambah Aplikasi Bisnis Baru, Pertimbangkan Ini Dulu
Sebelum menambahkan tools baru, coba tanyakan ini kepada diri Anda:
• Apakah ini benar-benar menyelesaikan masalah, atau hanya menutup kebutuhan jangka pendek?
• Apakah alat ini bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah ada?
• Apakah ini menyederhanakan proses atau justru menambah kerumitan?
Tujuan utama dari menambah tools adalah membangun sistem yang membuat pekerjaan lebih mulus, bukan lebih berat. Saat tools Anda saling terhubung, tim Anda pun bekerja lebih baik.
Comments