Bayangkan Anda sedang di sebuah konferensi. Ada sekitar 200 orang mengantre untuk registrasi. Satu per satu harus mengetik nama, email, nomor telepon, perusahaan, jabatan, dan lain-lain. Lama sekali sehingga orang-orang mulai kesal.
Kita semua pernah melihat situasi seperti ini. Bahkan, banyak dari kita pernah mengalaminya.
Selama bertahun-tahun, kami sudah memperhatikan jutaan pengisian formulir. Mengisi formulir, apalagi formulir online, bukan hal yang menyenangkan bagi siapa pun. Akurasi data yang Anda kumpulkan juga biasanya cepat menurun. Orang bisa typo saat menulis alamat email mereka sendiri.
Kalau bisnis Anda mengumpulkan lead setiap ada event, Anda pasti paham kesulitannya. Orang mengantre panjang, email salah ketik, dan momen salah mengeja nama.
Lalu kami bertanya: "Bagaimana kalau orang tidak perlu mengetik sama sekali?"
Dari situlah kami menemukan cara yang lebih baik untuk membantu Anda mengumpulkan lead di event dan menangkap data lainnya. Entah Anda sedang di pameran, melakukan aktivasi di toko, atau mendaftarkan orang di meja resepsionis/front desk, saat calon pelanggan datang, mereka cukup menyerahkan kartu nama.
Anda tinggal memotretnya, dan Zoho Forms akan langsung memindai detail kartu nama itu lalu mengunggahnya ke formulir online.
Sebenarnya Smart Scan Itu Bisa Apa?
Di sinilah bagian menariknya. Smart Scan bukan sekadar OCR (Optical Character Recognition/pengenalan karakter optik). Ya, memang bisa membaca teks dari gambar, itu jelas menjadi salah satu bagian. Tapi fitur ini sebenarnya bisa jauh lebih dari itu.
AI-nya bukan cuma mengekstrak teks, tapi juga “memahami” isi gambar. Misalnya Anda unggah foto yang berisi 5 objek, lalu Anda petakan ke instruksi “Hitung jumlah objek,” sistem akan memberi tahu jumlahnya 5. Anda tanya objeknya apa, AI akan mengidentifikasinya.
Anda tinggal menambahkan field yang relevan ke formulir, sehingga setiap kali responden mengunggah foto kartu nama, SIM, struk, atau dokumen lain, AI dapat memetakan tiap data ke field yang sesuai, mengekstrak teksnya, lalu mengisi formulir secara otomatis.
Ini Berguna untuk Apa Saja?
Apakah formulir Anda meminta informasi yang sebenarnya sudah ada di dokumen fisik? Nah, di situlah Smart Scan membantu.
Registrasi event
Kalau Anda butuh 2 menit saja per orang untuk memasukkan data secara manual, jika pada event ada 500 orang, itu berarti hampir 20 jam kerja yang isinya cuma entry data.
Dengan Smart Scan, peserta cukup memotret kartu nama. Tiga detik kemudian, mereka sudah ada di formulir dengan informasi lengkap.
Pendaftaran/pendataan di layanan kesehatan
Pasien cukup memindai kartu asuransi untuk otomatis mengisi detail seperti nama, nomor polis, dan ID. Waktu pendaftaran bisa turun dari 15 menit menjadi kurang dari 5 menit.
Laporan pengeluaran (expense)
Kalau Anda memproses klaim pengeluaran karyawan, biasanya mereka harus mengetik nama merchant/toko, tanggal, dan nominal dari struk. Smart Scan bisa memangkas pekerjaan itu secara signifikan. Cukup foto struknya dan bidang isian akan terisi sendiri.
Cara Menyiapkan Field Smart Scan
- Buat formulir seperti biasa
Tambahkan bidang isian yang Anda butuhkan: Nama, Email, Nomor telepon, dan seterusnya. Sama seperti yang Anda lakukan selama ini. - Masukkan field Smart Scan
Drag and drop field dari bagian AI ke formulir Anda, di bagian tempat orang akan mengunggah gambar.
- Unggah contoh gambar
Punya kartu nama di dekat Anda? Unggah saja. Smart Scan akan membacanya dan menampilkan semua teks yang berhasil ditemukan.
- Petakan field-nya
Beri tahu Smart Scan, teks hasil ekstraksi itu masuk ke field mana: Nama, Email, dan seterusnya.
Selesai. Tidak ada integrasi yang perlu disiapkan. Tidak ada alur kerja yang rumit.
Cukup drag, drop, petakan. Semua beres.
Pelajari cara menyiapkan Smart Scan di sini.
POV Orang yang Mengisi Formulir
- Mereka akan melihat sebuah field dengan teks seperti “Unggah kartu nama untuk isi otomatis.”
- Mereka klik, unggah gambar, lalu formulir terisi dengan sendirinya.
- Setelah itu, mereka bisa meninjau dulu, membetulkan kalau ada yang kurang pas, lalu mengirimkannya.
Kalau gambarnya buram atau Smart Scan tidak bisa membacanya karena alasan tertentu, mereka tetap bisa dengan mudah membetulkan atau mengetik detail yang belum terisi.
Apa Saja yang Bisa Dipindai?
- Kartu nama
- SIM
- Struk/nota
- Kartu asuransi
- Invoice/faktur
- ID badge/kartu identitas
Intinya, Smart Scan bisa membaca apa pun yang punya teks di dalamnya.
Kami menghabiskan berbulan-bulan untuk memastikan akurasinya, membuat setup-nya sangat simpel, dan memastikan semuanya berjalan mulus. Silakan dicoba.
Comments