ما هي أدوات إدارة المشاريع؟

في أبسط الحالات، ستساعدك أداة إدارة المشاريع في إدارة مشاريعك من بدايتها إلى نهايتها، كما ستتيح للموظفين في مستويات مختلفة فهم عملهم وإنجازه بشكل سريع وفي الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، تهدف الأداة إلى إنجاز المهام (GTD) بشكل أسرع حتى تتمكن من تخصيص وقت أكبر للأمور التي تضيف قيمة أكبر إلى عملك.

كانت أدوات إدارة المشاريع المستندة إلى الويب موجودة لعدّة سنوات حتى الآن، وبالتالي لا يقتصر عملها على إدارة المشاريع فحسب، بل يمكنها أيضًا إجراء عمليات تقييم للمشاريع والتحكم بالتكاليف وإعداد الموازنة وتخصيص الموارد والتعاون والتواصل وإدارة الجودة والإدارة. ويتمثّل الهدف في معالجة كل جوانب المشاريع الكبرى وتعقيداتها إلى جانب إبقاء التكاليف منخفضة.

يستخدم الأشخاص أيضًا برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت لمعالجة أي شكوك ترتبط بالمدة المقدّرة لكل مهمة وترتيب المهام للالتزام بالمواعيد النهائية المختلفة وإدارة عدة مشاريع في آنٍ واحد، كجزء من هدف عام.

5 أدوات إدارة المشاريع التي تحتاج إلى معرفتها

أهم أدوات إدارة المشاريع التي تحتاج إلى معرفتها

01. مخططات جانت

تشكّل مخططات جانت طريقة مرئية لعرض العمل كوحدة من الزمن، وهي الأداة المعروفة عالميًا التي ساعدت في بناء سدّ هوفر. يشكّل مخطط جانت أداة مهمة في التخطيط ويساعد في جدولة مشروعك ويراعي في الوقت نفسه التبعيات الموجودة ما بين عناصر العمل المختلفة.

عندما تم ابتكار مخططات جانت، تم رسمها على الورق، ثم تم رسمها وإعادة رسمها عدة مرات لتعكس تغييرات الجدوَلة. بدأ بعد ذلك مدراء المشاريع باستخدام الورق أو الكتل لإنشاء مخططات جانت بحيث يمكن نقلها بسهولة عند الحاجة. الآن، ثمة أدوات عدّة توفّر مخططات جانت عبر الإنترنت.

02. هيكلية تقسيم العمل

قبل التعمّق في هيكلية تقسيم العمل، لنبدأ بفهم النطاق. يتطلّب نطاق المشروع العمل والموارد اللازمة لتحقيق هدف هذا المشروع. إذا انحرف هذا النطاق عن مساره أو تغيّرت نقطة التركيز، فسنواجه ما يُعرف بـ "تغيير / تعديل النطاق". على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو تأليف كتاب، فيُعدّ البحث عن الأنشطة الترويجية للكتاب النهائي خارج نطاق هذا المشروع المحدد. 

إن هيكلية تقسيم العمل (WBS) هي عبارة عن أداة لترتيب العمل تستخدمها لتقسيم مشروعك إلى أقسام قابلة للإدارة. إنها هيكلية تحاكي الشجرة وتساعد في تقسيم النطاق إلى عدّة وحدات، وتتّبع تسلسلاً هرميًا بحيث يتم تقسيم الهدف النهائي إلى مراحل يمكن تقسيمها أيضًا إلى مهام أو مهام فرعية. ثمة عدة قواعد تساعد في تقسيم مشروع ما إلى أقسام، من بينها قاعدة مثيرة للاهتمام وهي قاعدة 8/80، ما يعني أنه يجب ألا يتطلب عنصر عمل موجود في أدنى مستوى أكثر من 80 ساعة عمل أو أقل من 8 ساعات عمل.

03. الخط الأساسي للمشروع

يشكّل الخط الأساسي طريقة رسومية لعرض قيَم مشروعك، وهو المعيار الذي تعيّنه لمشروعك بهدف قياس أدائه الفعلي. يشمل الخط الأساسي للمشروع الخط الأساسي للنطاق والخط الأساسي للتكلفة والخط الأساسي للجدول. يساعدك الخط الأساسي في تتبّع تقدّمك في الوقت الحقيقي.

ويشكّل العمل غير المخطط له عاملاً رئيسيًا يمكن أن يؤثر في تكلفة المشروع ووقته ونطاقه، ما يتسبب بإحداث تأثير الدومينو. أولاً، ثمة خطر أن يكون المشروع قد أصبح خارج النطاق المحدد من خلال تضمين هذا العمل الإضافي. وحتى لو لم يكن ذلك صحيحًا، فسيزداد كل من وقت المشروع وتكلفته. إذا لم تكن تريد المساومة على هذه القيود، فسيتم منح جودة مشروعك أهمية أقل. 

04. أنشطة بناء الفِرق

قد تتساءل عن العلاقة ما بين بناء الفِرق وإدارة المشاريع. لا تقلّ العلاقات ما بين أعضاء الفريق والمساهمين أهمية عن التخطيط للمشروع أو تنفيذه. وتتمثّل إحدى الطرق التي ترفع المعنويات وتعزز الإنتاجية في إجراء الأنشطة أو حتى تنظيم منافسة صحية. في النهاية، يساهم إجراء مسابقة ودّية صغيرة في إعادة النشاط والحيوية للجميع. ثمة مجموعة كبيرة من الأنشطة الترفيهية، بدءًا من الدروس الجماعية لركوب الأمواج وصولاً إلى جلسات تشارك الطعام، التي يمكنك القيام بها كجزء من بناء فِرق عمل في الشركة.

قد تتضمن أنشطة بناء الفِرق تشجيع المنافسات التي تتم في بيئة خاضعة للتحكم بهدف إيقاف المنافسة التي غالبًا ما تشكّل جزءًا من ثقافة مكان العمل اليومية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها أن تعزز الإبداع وتسلّط الضوء على المواهب المختلفة لأعضاء فريقك وتحفّز الأشخاص ليعملوا معًا بهدف العثور على أفضل الحلول.

05. خطة إدارة التواصل

تضمن خطة التواصل خلال المشروع التدفق المنتظم والمناسب للمعلومات ما بين الأعضاء العاملين على المشروع والعملاء والمساهمين الآخرين من خلال إعداد خطوات تحدد الشخص الذي يرسل المعلومات ونوع المعلومات المرسلة والمستلمين وعدد مرات إرسالها. تضمن خطة التواصل أيضًا إبقاء جميع المشاركين في المشروع على علم بالمستجدات وتساعد في الحفاظ على العلاقات،

كما تتمثّل الفائدة الواضحة من ذلك في إبقاء المساهمين على علم بالمستجدات بما أن تلبية احتياجاتهم هي جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع. ستساعد خطة التواصل في معالجة أي خطر قد ينشأ وتحسين التعاون ما بين أعضاء الفريق.

الميزات الأساسية لأدوات إدارة المشاريع

  • الأمر يتعلّق بالوقت المناسب، فلا تفوّته
  • يساعد برنامج مخطط جانت في معالجة حالات التأخير التي تحدث في الوقت الحقيقي، كما يمكّن من إدارة التبعيات بسهولة. على سبيل المثال، يجب تأليف الكتاب أولاً قبل إرساله إلى المراجعة. تندرج هاتان المهمتان ضمن إطار الهدف المتمثل في نشر كتاب، ولكن يجب تنفيذ إحداهما قبل الأخرى. يمكن تحديد تبعيات المهام وإدارتها، بالإضافة إلى تأثيرها في الوقت المستغرق لإكمال مهمة ما باستخدام برنامج مخطط جانت.

  • التحكّم بالانحرافات الخطرة
  • تساعد هيكلية تقسيم العمل (WBS) في ابتكار الأفكار وتعتمد عليها بشدة أثناء التخطيط، فهي توفّر مخططًا يحدد التكلفة والجدول وساعات العمل، وتساعد في تحديد المخاطر. على سبيل المثال، يمكن لفرع يتعذّر تحديده بوضوح أن يشهد انحرافًا عن النطاق، وهذا أمر خطير. 

  • التحكّم بالتكلفة
  • يشكّل الخط الأساسي للتكلفة المقارنة ما بين التقدير الأولي والإنفاق الفعلي لمشروعك. وهو يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالجدوَلة والخطوط الأساسية للنطاق لأن النطاق والوقت هما عاملان يمكنهما أن يتسببا بسهولة بانحراف تكلفة المشروع عن خطها الأساسي. أثناء وضع خطة الميزانية الأولية للمشروع، خصّص مبلغًا احتياطيًا محددًا لتغطية أي مخاطر قد تنشأ أثناء المشروع.

  • التعاون هو مفتاح الأبواب المقفلة
  • تعاون مع الآخرين خارج العمل لتعزيز التواصل الفعال بين أعضاء الفريق. يشجّع هذا الأمر الأشخاص على طرح الأسئلة وعدم إجهاد أنفسهم وطرح الأسئلة حول أفكار قد لا تنجح وطلب المساعدة وتحقيق النجاح في العمل معًا كفريق واحد.

  • سدّ الفجوة التي تمنع الاستماع إلى الآخرين
  • يشكّل التواصل المتعدد الوظائف أيضًا جانبًا مهمًا من إدارة المشاريع. ويؤدي تسهيل هذا التواصل عبر خطة مناسبة إلى ضمان إطلاع جميع المساهمين على كيفية الحصول على المعلومات ذات الصلة، ما يعني عدم تأخير اتخاذ القرارات المهمة ومتابعة كل أنشطة المشروع بسلاسة.