ما هي أدوات إدارة المشاريع؟

أفضل 5 أدوات لإدارة المشاريع لفرق المشاريع

01. مخططات جانت

يعتبر مخطط جانت أحد أفضل أدوات إدارة المشاريع. يشكل مخطط جانت تصورًا للجدول الزمني لمشروعك وللتبعيات بين عناصر عملك المختلفة.

تساعد مخططات جانت في تتبع الجدول الزمني للمشروع، والتحقق من أي انحرافات عن خطة المشروع وتحديد التأخيرات. يمكن للشركات البقاء على المسار الصحيح للجدول الزمني والميزانية المخطط لها بمساعدة مخططات جانت. وإذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها، فتساعد مخططات جانت في تحديد المهام الحرجة التي تضمن إنجاز مشروعك في الوقت المحدد.

في إدارة المشاريع، تعد مخططات جانت أداة مهمة في التخطيط، فهي توفر صورة كاملة لهيكل تقسيم العمل وتساعد في تخصيص الموارد بكفاءة، سواء أكان ذلك الوقت أم المال أم الموارد البشرية. وترسم مخططات جانت التبعيات بين عناصر العمل المختلفة، وتساعد في تحديد أولويات المهام الحرجة والحد من التغييرات في النطاق.

تعد مخططات جانت في Zoho Projects أداة بديهية وسهلة الاستخدام تجعل التخطيط والجدولة أسهل. وتساهم واجهة السحب والإفلات البسيطة لضبط المخطط الزمني الخاص بك، و 4 أنواع من التبعيات، والمسار الحرج، والخط الأساسي، وقياس الرسم البياني وقدرات إدارة المهام داخل المخطط في جعل الأداة لا غنى عنها. والجزء الأفضل؟ وهي متاحة حتى في خطتنا المجانية! تحقق من مزيد من المعلومات حول ميزات مخطط جانت في أسعار الخطط المختلفة هنا.

02. هيكلية تقسيم العمل

يعتبر هيكل تقسيم العمل الأداة الأولى والأكثر أهمية في تخطيط المشروع. إنه تقسيم هرمي لهدف مشروعك إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ.

ويتبع هيكل تقسيم العمل (WBS) تسلسلاً هرميًا بحيث يتم تقسيم الهدف النهائي إلى مراحل يمكن تقسيمها أيضًا إلى مهام أو مهام فرعية. يساعد هذا في التخطيط لكل جانب من جوانب مشروعك من دون ترك أي شيء للصدف. يوضح التقسيم الوقت والموارد المطلوبين، وبالتالي يساعد في تحديد القيود المخططة للمشروع.

لا يساعد هيكل تقسيم العمل (WBS) فقط في التخطيط ولكن أيضًا في مرحلة تنفيذ مشروعك. ويتم تنفيذ العمل في أجزاء تشكل المشروع ككل. وتعد إدارة هذه الأجزاء أسهل ليس فقط من حيث تتبع العمل ولكن أيضًا في حالة النكسات.

أنشئ هيكل تقسيم العمل (WBS) في Zoho Projects بتدرجه الهرمي للأحداث وقوائم المهام والمهام والمهام الفرعية. ومن خلال الإعدادات القابلة للتخصيص والعروض المتعددة والقوالب والتذكيرات والتكرار، لا يستغرق إعداد مشروعك باستخدام ميزات إدارة المهام الخاصة بنا الوقت الكثير.

03. الخط الأساسي للمشروع

يعتبر خط الأساس للمشروع طريقة رسومية لتمثيل قيم مشروعك من خلال مقارنة خط الأساس وهو المعيار الذي تحدده لمشروعك مقابل أدائك الفعلي.

إن الخط الأساسي للمشروع هو أداة إداة مشاريع تشمل الخط الأساسي للنطاق والخط الأساسي للتكلفة والخط الأساسي للجدول. يساعدك الخط الأساسي في تتبّع تقدّمك في الوقت الحقيقي. يمكن أن يساعدك أيضًا في تجنب التغييرات في النطاق عن طريق المراقبة المستمرة للعمل غير المخطط له.

ويشكّل العمل غير المخطط له عاملاً رئيسيًا يمكن أن يؤثر في تكلفة المشروع ووقته ونطاقه، ما يتسبب بإحداث تأثير الدومينو. أولاً، ثمة خطر أن يكون المشروع قد أصبح خارج النطاق المحدد من خلال تضمين هذا العمل الإضافي. وحتى لو لم يكن ذلك صحيحًا، فسيزداد كل من وقت المشروع وتكلفته. إذا لم تكن تريد المساومة على هذه القيود، فسيتم منح جودة مشروعك أهمية أقل.

قم بقياس أدائك من خلال مقارنة التقدم في الوقت الفعلي مع خط الأساس المحدد في مخطط جانت الخاص بـ Zoho Projects. يعمل خط الأساس في Zoho Projects، ذو الضبط والتحليل السهل، جنبًا إلى جنب مع فترة الركود لتتبع الوقت الضائع.

04. أنشطة بناء الفِرق

وتعد أنشطة بناء الفريق وسيلة لتحسين المعنويات وزيادة إنتاجية فرقك من خلال إجراء الأنشطة أو المسابقات الصحية. ثمة مجموعة كبيرة من الأنشطة الترفيهية، بدءًا من الدروس الجماعية لركوب الأمواج وصولاً إلى جلسات تشارك الطعام، التي يمكنك القيام بها كجزء من بناء فِرق عمل في الشركة.

قد لا يكون الارتباط بين بناء الفريق وأدوات إدارة المشاريع واضحًا. ولكن لا تقلّ العلاقات ما بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة أهمية عن التخطيط للمشروع أو تنفيذه. وهذه طريقة سهلة لتعزيز هذه العلاقات.

قد تتضمن أنشطة بناء الفِرق تشجيع المنافسات التي تتم في بيئة خاضعة للتحكم بهدف إيقاف المنافسة التي غالبًا ما تشكّل جزءًا من ثقافة مكان العمل اليومية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها أن تعزز الإبداع وتسلّط الضوء على المواهب المختلفة لأعضاء فريقك وتحفّز الأشخاص ليعملوا معًا بهدف العثور على أفضل الحلول.

05. خطة إدارة التواصل

تعتبر خطة الاتصال في مشروع أداة تضمن وجود تدفق منتظم ومناسب للمعلومات بين أعضاء المشروع والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. وتتضمن الخطة تفاصيل تتعلق بمن ينشر المعلومات ومن يستلهما وتكرار هذه العملية.

تضمن أداة إدارة المشاريع أيضًا إبقاء كل المشاركين في المشروع على علم بالمستجدات وتساعد في الحفاظ على العلاقات، كما تتمثّل الفائدة الواضحة من ذلك في إبقاء المساهمين على علم بالمستجدات بما أن تلبية احتياجاتهم هي جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع. ستساعد خطة التواصل في معالجة أي خطر قد ينشأ وتحسين التعاون ما بين أعضاء الفريق.

حدد خطة الاتصال الخاصة بك بدقة مع ميزات التعاون الواسعة في Zoho Projects. من الوحدة النمطية للمناقشة مع الدردشة المضمنة والمكالمات الافتراضية وقدرات الاجتماعات إلى الموجزات على مواقع التواصل الاجتماعي لمناقشة الأفكار والتعليقات والوسائط، يغطي Zoho Projects كل وسائل الاتصال.