- ancora education
- شركة TATA Chemicals Limited
- vodafone
- جامعة ستانفورد
- Dell
- bigbasket
الميزات الرئيسية
لنظام إدارة المشاريع
- إدارة المشاكل
- إدارة المهام
- إدارة الوقت
- إدارة التكلفة
- استخدام الموارد
- التعاون
- إعداد التقارير
إدارة المشاكل
في نظام إدارة المشاريع، يجب معالجة المشاكل بسرعة لمنع توقف تقدّم المشاريع. في Zoho Projects، يمكن إدارة المشاكل باستخدام ميزات مثل اتفاقيات مستوى الخدمة وقواعد العمل والإخطارات على الويب.
إدارة المهام
توفّر إدارة المهام الأساس لإطلاق مشروعك، وتعكس هيكل تقسيم العمل وتأتي ضمن إدارة النطاق. بغض النظر عن المجال الذي ينتمي إليه مشروعك، في برنامج إدارة المشاريع البسيط الخاص بنا، يمكن تقسيم المشروع إلى مراحل تريد الوصول إليها في فترات زمنية مختلفة، ومهام يجب إكمالها للوصول إلى مرحلة معيّنة، ومهام فرعية أخرى قد تقع ضمن مهمة ما.
إدارة الوقت
لا ينفع الالتزام بجدولك عندما لا تقوم بتضمين الوقت كجزء من تتبّع المشروع. لذا، قم بإدارة الوقت بكفاءة من خلال تقسيم الوقت المتاح وتخصيصه لمعالجة كل عناصر عملك. يتميّز Zoho Projects بميزات تتبّع الوقت مثل وحدة التقويم لعرض جدولك الزمني والجداول الزمنية لتتبّع عدد الساعات المخطط لها والفعلية التي يستغرقها تنفيذ مهمة ما، وإصدار الفواتير استنادًا إلى الجداول الزمنية التي تُعدّ ذات قيمة كبيرة للغاية.
إدارة التكلفة
إلى جانب النطاق والوقت، يجب أيضًا إدارة التكاليف على نحوٍ سليم نظرًا إلى أن كلاً منها يعتمد على الآخر بشكل وثيق. ويُعدّ تتبّع تكاليف المشروع أمرًا ضروريًا للبقاء ضمن حدود الميزانية المحددة. في Zoho Projects، يمكنك مقارنة خطة الميزانية الأولية مع ما تنفقه فعليًا لمعرفة أين تقع الخسارة. هذا وتُعدّ القدرة على مراقبة عمليات تجاوز التكاليف ميزة قيّمة في برنامج إدارة المشاريع.
استخدام الموارد
إن برنامج إدارة المشاريع هو منصة تسمح لك بالتعامل مع مواردك بعناية، تحديدًا الموارد البشرية. أحيانًا، قد يكون لديك عمل هام يحتاج إلى اهتمام الموظفين، لكن هذا لا يعني أنك تريد إرهاقهم بأعمال إضافية. من ناحية أخرى، بغض النظر عن الحاجة إلى الموارد، يُعتبر وجود شخص يعمل بأقل من طاقته أمرًا سلبيًا أيضًا. هنا يأتي دور أداة استخدام الموارد المناسبة مثل Zoho Projects.
التعاون
في مكان العمل الحديث، لا تُعدّ مناقشة كل التفاصيل الدقيقة للعمل وجهًا لوجه الطريقة الأكثر فعالية، أو حتى الممكنة دائمًا. لذا، فإن القدرة على التعاون ومناقشة الأفكار ومشاركة المستندات ظاهريًا أمر أساسي ليس ممكنًا سوى باستخدام أفضل برنامج لإدارة المشاريع.
إعداد التقارير
سواء أنجح مشروعك في اتباع خطتك المحددة أم لا، فأنت بالتأكيد قد تعلّمت شيئًا مفيدًا من التجربة. قبل تنفيذ المشروع أو أثناء القيام بذلك أو بعده، يوفّر لك عدد كبير من التقارير في برنامج إدارة المشاريع معلومات معمقة مفيدة حول طريقة تنفيذك المشروع وما يمكن تحسينه. بالتالي، يُعدّ إنشاء تقاريرك المخصصة أيضًا خيارًا رائعًا نوفّره.
ما الفائدة من استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
ربما صادفت الكثير من الأمثلة عن برامج إدارة المشاريع، لكن ما الذي يميّز Zoho Projects؟ لنلقِ نظرة على مزايا وجود حلّ لإدارة المشاريع مثل Zoho Projects للشركات الصغيرة والمؤسسات.
الشركات الصغيرة
المؤسسات
معالجة عدة مهام في وقت واحد:
بصفة عامة، لا توجد هيكليات صارمة يجب اتباعها في الشركات الناشئة أو الصغيرة. في الواقع، قد لا تكون هناك أدوار محددة لكل موظف، بل قد يكون لدى الشخص المسؤول عن تطوير وحدة معيّنة عدة مشاريع أخرى قيد التقدّم في الوقت نفسه أيضًا. يجب أن تكون قادرًا على تولي المهام بطريقة خاصة مع الاستمرار في العمل بكفاءة، لذا فإن استخدام البرامج لتتبّع هذه المهام سيكون مفيدًا.القدرة على التنقل:
على الرغم من وجود نقاش صحّي حول إيجابيات نقل العمل إلى المنزل وسلبياته، إلا أن ذلك لا يمكن تجنّبه في بعض الأحيان. بالإضافة إلى ذلك، تعني ثقافة العمل السريع الانتقال من مكان إلى آخر، ويكون التعاون ضروريًا عند العمل من مواقع أو مناطق زمنية مختلفة. هنا، يكون لتطبيق الأجهزة المحمولة الذي يبقيك على اتصال مع زملائك فائدة كبيرة في تخفيف الضغط جرّاء ما يحدث بعد مغادرتك المكتب.العمل بكفاءة:
على الرغم من وجود مرونة في عمل الشركات الصغيرة في الكثير من الأحيان، إلا أنها تشمل أيضًا وظائف متكررة لا يمكن تجنّبها. قد تكون المهام الفعلية صغيرة لكنها تستغرق وقتًا طويلاً وقد تتطلب جهدًا كبيرًا من شخص يعمل على مهمة هامة أخرى. ويُعد ذلك غالبًا وقتًا وجهدًا لا يمكنك تحمل إهدارهما. لذا، يساعد إعداد مهام سير عمل مؤتمتة لمعالجة مهام كهذه الشركات على العمل بكفاءة.عدم استنزاف الموارد:
يُعتبر استخدام الموارد مشكلة حقيقية في الشركات الصغيرة، إذ يعني توفّر عدد محدود من الأشخاص وجود فرص أكبر ليتولوا أعمالاً تفوق طاقاتهم، وأحيانًا من دون أن تدرك الإدارة أن هذا الأمر يحدث بالفعل. بالتالي، يكون لتحديد من يمكنه تنفيذ كل مهمة ومقدار العمل الذي يستطيع القيام به فائدة كبيرة للشركات، فهذا يساعد في إبقاء معنويات موظفيها عالية وفي متابعة العمل.التواصل الاجتماعي هو النهج المناسب:
ثمة سبب يجعل الموجزات على مواقع التواصل الاجتماعي أمرًا لا مفرّ منه، فهي تمنحك القدرة على مشاركة الأفكار والآراء والكثير غير ذلك على الفور مع دائرة معارفك. لن يكون توفّر واجهة سهلة الاستخدام لمساعدة الأشخاص في متابعة كل ما يحدث مفيدًا أثناء إعداد الموظفين الجدد فحسب، بل أثناء مساعدة شخص في أحد الأقسام على تعلّم شيء مختلف.