Controle de spam: orientações de melhores práticas: Zoho Mail

E-mails recebidos: pocessamento de spam 

O Zoho Mail verifica automaticamente todos os e-mails de spam baseado em diversos parâmetros. Além dos filtros integrados de spam, os administradores da organização podem controlar as configurações de spam, adicionar listas de proibições, listas de permissões, monitorar utilizando e-mails em quarentena ou e-mails devolvidos em várias regras e políticas de email. 

Listas de proibições personalizadas e populares:

O endereço IP de entrada/ Domínios/ Endereços de e-mail são processados por diferentes listas de proibições. Caso o endereço IP/ domínios/ endereço de e-mail sejam encontrados para serem incluídos em qualquer uma das listas de proibições populares, tais e-mails recebidos serão bloqueados e devolvidos. 

Organização/listas de proibições de nível de usuário:

Além das listas de proibições personalizadas, os endereços IP e os domínios também são verificados pelas nossas completas listas em diversos níveis. As listas de proibições de organizações definidas pelo administrador e listas de proibições individuais criadas por usuários individuais também são usadas para filtragem de spam. 

Verificações de SPF/ DKIM:

O e-mails recebidos são verificados pelos registros do SPF e DKIM e também são analisados pela política do DMARC baseados em configurações do domínio. Em caso de falhas do SPF/ DKIM, esses e-mails são classificados como spam e considerados como e-mails falsos gerados a partir de fontes suspeitas. Você pode personalizar o nível de filtragem do SPF/ DKIM da seção de controle de spam no painel de controle. 

Correspondência de spam:

Além disso, os e-mails também são automaticamente filtrados para Spam/e-mail padrão de phishing. Somente os e-mails que não são estão selecionados em nenhuma dessas listas chegam à sua caixa de entrada como não spam ou e-mail válido.  

Relatórios de ocorrências de spam:

Quando o e-mail gerado a partir de um domínio específico é considerado spam, tais ocorrências são relatadas para o os seguintes endereço de e-mail: abuse@thedomain.com e postmaster@thedomain.com. Como prestadores de serviços para o domínio, precisamos agir adequadamente diante de tais relatórios, comunicar ao administrador do domínio e relatar aos outros prestadores sobre a medida tomada em relação a reclamação de spam/ relatório de spam/notificação de malware.

Portanto, monitoramos os e-mails enviados para abuse@ e postmaster@ aliases pertencentes ao seu domínio. Assim, você não poderá usar esses endereços de e-mail como contas individuais ou aliases para contas individuais. No entanto, você pode criar grupos nomeados como "abuso" e "postmaster" e adicionar-se como membro do grupo. Ao fazer isso, o membro adicionado receberá uma cópia do e-mail enviado para os demais endereços de e-mail. A equipe de monitoramento de abuso Zoho também receberá uma cópia do mesmo e-mail.

Spam na caixa de entrada

Mesmo após a filtragem de spam em várias camadas, alguns e-mails de spam podem acabar na caixa de entrada, escapando e ultrapassando todos os filtros. Em tais casos, recomendamos que você use "Mark as Spam" para marcar esses e-mails como spam. Nossos filtros de spam são projetados para aprender de acordo com suas marcações e padrões selecionados. Isso ajudará com que os próximos e-mails vindos de fontes ou padrões semelhantes sejam identificados como spam para o usuário em questão.  

Instruções para evitar a entrada de spam: 

Evite o fornecimento de seu endereço de email em fóruns públicos/blogs -

Os spammers possuem scripts automáticos que, ao escanear páginas, procuram por links e endereços de e-mail para adicioná-los em suas listas. Uma vez na lista de spam, você nunca conseguirá sair. Caso precise compartilhar, melhor enviá-lo como uma mensagem direta ou usar formatos de texto simples como nome de usuário (@) nome (ponto) com, em vez de endereços de e-mail formatados.

Evite adicionar seu e-mail em cadastros de sites. 

Ainda, é melhor evitar adicionar seu endereço de e-mail principal para cadastro em algum site. Principalmente se a política de privacidade do site não garante que eles não fornecerão seu endereço de e-mail a terceiros, é recomendável usar aliases de email temporários que podem ser descartados posteriormente quando não forem mais necessários. É mais fácil utilizar aliases descartáveis para identificar a origem de spam e excluir o alias que talvez não sejam mais necessários.   

Não use as respostas de ausência temporária para mensagens externas:

Quando você configurar as respostas de férias ou resposta automática de e-mails, certifique-se de definir que a resposta automática seja enviada apenas para seus contatos e não para todos os e-mails. Dessa forma, você evita que contatos desconhecidos sejam incluídos nas listas de permissões, com base em sua resposta para os endereços de e-mail desconhecidos. 

Desative o download automático de imagem externa e exibição:

Na maioria dos e-mails de spam/Phishing, os spammers inserem imagens externas ao enviar e-mails. Quando o usuário abre o e-mail e exibe as imagens, eles o rastreiam automaticamente através das imagens e dos cliques. 

Cancele assinaturas de newsletters indesejadas/ notificações:

Caso você continue recebendo e-mails indesejados de um site que você se inscreveu há décadas, tente cancelar essas listas. Durante a inscrição, procure por "Assinatura de Newsletter" ou "anúncios de inscrição", e caso não deseje receber newsletters dos sites, marque e desmarque as caixas.

Da mesma forma, você pode desativar notificações de e-mail ou considerar receber e-mails toda semana ou mês para reduzir a frequência dos e-mails ou lidar melhor com eles. 

E-mails de saída: instruções para uma melhor entregabilidade

SPF/ DKIM/ DMARC:

Ao enviar e-mails aos seus contatos, o recipientes também validam seus e-mails para verificar se a mensagem é spam. Os domínios precisam ter as devidas configurações de SPF/DMARC DKIM para certificar-se de que eles não serão marcados como spam. 

Evite o envio de e-mails em massa ou newsletters do Zoho Mail. 

Caso você tenha que enviar e-mail em massa ou newsletters, ao utilizar programas automatizados, evite inserir as senhas que normalmente usa em seus e-mail. Você pode usar serviços específicos (como campanhas Zoho) que possuem instruções de destinatários em massa, funcionalidades para criar lista de assinantes, removem assinantes de acordo com seus interesses, e fornecem relatórios detalhados sobre a entrega de e-mail e taxa de abertura. 

A inserção de imagens externas no texto do e-mail: 

Em assinaturas, é melhor inserir uma imagem diretamente em vez de inserir uma imagem externa acompanhada de um hiperlink. Alguns servidores de e-mail não aceitam e-mails com imagens externas. Caso você perceba que seus e-mails estão sendo devolvidos por algum dos servidores, tente enviar e-mails sem imagens externas para verificar se o servidor possui restrição de e-mails com tais imagens. 

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Escreva para nós: support@zohomail.com