- Ancora Education
- TATA Chemicals Limited
- vodafone
- Universiteit van Stanford
- Dell
- BigBasket
Belangrijkste functies van een
projectmanagementsysteem
- Probleembeheer
- Taakbeheer
- Tijdbeheer
- Kostenbeheer
- Resourcegebruik
- Samenwerking
- Rapportage
Probleembeheer
In een projectmanagementsysteem moeten problemen snel worden opgelost, zodat uw werkzaamheden niet worden onderbroken. In Zoho Projects kan probleembeheer worden uitgevoerd met functies als SLA's, bedrijfsregels en webhooks.
Taakbeheer
Dit vormt de basis voor het begin van uw project. Het weerspiegelt de structuur voor werkspecificatie en valt onder scopemanagement. In onze eenvoudige projectmanagementsoftware kunnen projecten, ongeacht het terrein waaronder uw project valt, worden opgesplitst in fasen die u op verschillende tijdstippen wilt bereiken, taken die moeten worden voltooid om een bepaalde fase te bereiken en andere subtaken die onder een taak kunnen vallen.
Tijdbeheer
Een planning bijhouden werkt alleen wanneer u tijd een onderdeel maakt van uw projecttracering. Beheer het efficiënt door uw beschikbare tijd te splitsen en toe te wijzen aan al uw werkitems. Zoho Projects beschikt over verschillende tijdregistratiefuncties, zoals een agendamodule om uw planning te bekijken, roosters om het geplande en werkelijke aantal uren voor een taak bij te houden, en facturering op basis van de roosters.
Kostenbeheer
Naast omvang en tijd moeten de kosten ook goed worden beheerd, omdat deze sterk van elkaar afhankelijk zijn. Het bijhouden van uw projectkosten is noodzakelijk om binnen uw budget te blijven. In Zoho Projects kunt u uw initiële budgetplan vergelijken met wat u daadwerkelijk uitgeeft om te zien waar er sprake is van verlies. De mogelijkheid om uw kostenoverschrijdingen te onderzoeken is ook een waardevolle functie van projectmanagementsoftware.
Resourcegebruik
Projectmanagementsoftware is een platform waarmee u uw resources, en dan met name personeelszaken, met zorg kunt beheren. Er kunnen momenten zijn waarop u belangrijk werk hebt dat de aandacht van uw medewerkers vereist, maar dat betekent niet dat ze te veel moeten gaan werken. Maar als iemand dan toch nog te weinig werk heeft, is dat ook niet goed. Hier helpt een juiste tool voor resourcegebruik zoals Zoho Projects.
Samenwerking
Op de moderne werkplek is het niet heel effectief of zelfs niet altijd mogelijk om alle werkdetails persoonlijk te bespreken. De mogelijkheid om samen te werken, ideeën te bespreken en documenten virtueel te delen, is essentieel en iets waarin alleen de beste projectmanagementsoftware kan voorzien.
Rapportage
Of het nu gelukt is om uw exacte plan bij uw project te volgen of niet, u hebt nog steeds iets nuttigs geleerd. Voor, tijdens of na afloop van een project kunt u in de projectmanagementsoftware allerlei rapporten genereren die u nuttige inzichten kunnen geven over hoe u het hebt gedaan en wat u kunt verbeteren. Bovendien beschikt u over een handige optie waarmee u uw eigen maatwerk rapporten kunt maken.
Waarom een projectmanagementsysteem gebruiken?
Misschien bent u verschillende voorbeelden van projectmanagementsoftware tegengekomen. Maar hoe onderscheidt Zoho Projects zich dan? Laten we eens kijken naar de voordelen van een projectmanagementoplossing zoals Zoho Projects voor kleine bedrijven en ondernemingen.
Kleine bedrijven
Enterprise
Werken met meerdere petten:
Er zijn binnen een start-up of klein bedrijf over het algemeen geen rigide hiërarchieën die moeten worden gevolgd. Het is zelfs mogelijk dat er geen gedefinieerde rollen zijn voor elke medewerker. Een persoon die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van een bepaalde module, kan tegelijkertijd aan een aantal andere projecten werken. U moet ad hoc taken kunnen uitvoeren en toch efficiënt kunnen werken. Het is dus handig als er software is om dergelijke taken bij te kunnen houden.Mobiel zijn:
Hoewel er een gezonde discussie gaande is over de voor- en nadelen van thuiswerken, is dit soms onvermijdelijk. Bovendien betekent een snelle werkcultuur dat u steeds in beweging bent, en samenwerking is essentieel wanneer u op verschillende locaties of in verschillende tijdzones werkt. Dankzij een mobiele app om verbonden te blijven hebt u minder stress over wat er gebeurt nadat u het kantoor hebt verlaten.Efficiënt werken:
Hoewel hun werk vaak flexibel is, hebben kleine bedrijven ook repetitieve taken die gewoon moeten gebeuren. Deze taken zijn vaak klein maar tijdrovend, en kunnen veel vragen van iemand die aan een andere belangrijke taak werkt. Dit is vaak tijd en moeite die u zich niet kunt veroorloven. Door geautomatiseerde workflows in te stellen om dergelijke taken te verwerken, kunnen bedrijven efficiënter werken.Niet uitputtend:
Het inzetten van resources is een reëel probleem voor kleine bedrijven. Aangezien er een beperkt aantal mensen is, betekent dat ook dat er meer kans is op overwerk, soms zonder dat het management zich realiseert dat dit gebeurt. Het is voor bedrijven enorm gunstig om te plannen wie wat kan doen en hoeveel ze kunnen doen. Dit helpt het moreel van medewerkers hoog te houden en hun werk bij te houden.Social media zijn de toekomst:
Social feeds zijn niet voor niets onvermijdelijk geworden. Ze geven u de mogelijkheid om direct ideeën, meningen en nog veel meer binnen uw cirkel te delen. Een intuïtieve interface die mensen helpt bij te blijven met alles wat er gebeurt: niet alleen nuttig bij het inwerken van nieuwe medewerkers, maar ook om iemand van een andere afdeling iets anders te leren.