Inkomende e-mails - spamverwerking

Zoho Mail scant automatisch alle inkomende e-mails op spam op basis van verschillende parameters. Afgezien van de ingebouwde spamfilters kunnen bedrijfsbeheerders de spaminstellingen beheren, e-mailadressen en domeinen aan blokkeringslijsten en toelatingslijsten toevoegen, met behulp van quarantaine controle uitoefenen of e-mails terugsturen op basis van verschillende regels en e-mailbeleid.

Populaire en maatwerk blokkeringslijst:

De inkomende IP-adressen, domeinen en e-mailadressen worden verwerkt aan de hand van diverse blokkeringslijsten. Als een IP-adres, domein of e-mailadres op een van de populaire blokkeringslijsten blijkt te staan, worden de desbetreffende inkomende e-mails geblokkeerd en teruggestuurd.

Blokkeringslijst van bedrijf en blokkeringslijsten op gebruikersniveau:

In aanvulling op de maatwerk blokkeringslijsten worden IP-adressen en domeinen ook op verschillende niveaus gecontroleerd aan de hand van onze volledige lijsten. De blokkeringslijst van het bedrijf die de beheerder heeft gedefinieerd en de individuele blokkeringslijsten die individuele gebruikers hebben gemaakt, worden ook gebruikt voor het filteren van spam.

SPF-/DKIM-controles:

De inkomende e-mails zijn gevalideerd voor SPF- en DKIM-records en worden ook geanalyseerd voor DMARC-beleid op basis van de domeininstellingen. Als de SPF/DKIM-verificatie mislukt, worden dergelijke e-mails geclassificeerd als spam en beschouwd als vervalste e-mails die zijn gegenereerd bij verdachte bronnen. U kunt het niveau van SPF/DKIM-filtering aanpassen in het gedeelte Spambeheer in het configuratiescherm.

Spammatching:

Verder worden de e-mails ook automatisch gefilterd op patronen van spam/phishingmails. Alleen de e-mails die niet worden gemarkeerd door een van die lijsten bereiken uw Postvak IN als niet-spam of geldige e-mails.

Spammeldingen:

Wanneer de e-mails die zijn gegenereerd bij een bepaald domein spam blijken te zijn, wordt dit gemeld aan de e-mailadressen misbruik@hetdomein.com en postmaster@hetdomein.com. Als serviceproviders voor het domein moeten we passende maatregelen nemen naar aanleiding van dergelijke rapporten, communiceren met de beheerder van het domein, en rapporteren aan andere serviceproviders, met betrekking tot de actie die is uitgevoerd naar aanleiding van de klacht over misbruik, het spamrapport of de malwaremelding.

Daarom controleren we de e-mails die zijn verzonden naar misbruik@- en postmaster@-aliassen die deel uitmaken van uw domein. U kunt deze e-mailadressen dus niet gebruiken als accounts of aliassen voor persoonlijke accounts. U kunt wel groepen met de naam Misbruik of Postmaster maken en uzelf als lid aan de groep toevoegen. Door dit te doen, ontvangt het toegevoegde lid een kopie van de e-mail die wordt verzonden naar die e-mailadressen. Het Zoho-team dat misbruik controleert, ontvangt ook een kopie van dezelfde e-mail.

Spammails in het Postvak in

Zelfs na meerlaagse spamfiltering kunnen sommige spammails door alle filters heen glippen en in uw Postvak in terechtkomen. In dergelijke gevallen adviseren wij u de optie 'Markeren als spam' te gebruiken om dergelijke e-mails als spam te markeren. Onze spamfilters zijn ontworpen om te leren op basis van uw markeringen en patronen. Dit kan ervoor zorgen dat toekomstige e-mails van soortgelijke bronnen of met vergelijkbare patronen worden geïdentificeerd als spammails voor de specifieke gebruiker.

Richtlijnen om inkomende spam te voorkomen:

Geef uw e-mailadres liever niet op openbare forums/blogs op:

Spammers hebben automatische scripts die de pagina's scannen, en zoeken naar links en e-mailadressen die ze aan hun lijsten kunnen toevoegen. Als u eenmaal op een spamlijst staat, komt u daar nooit meer vanaf. Als u iets moet delen, kunt u dat beter als privébericht verzenden of als niet-opgemaakte tekst, zoals gebruikersnaam (at) mij (punt) com in plaats van opgemaakte e-mailadressen.

Geef uw e-mailadres liever niet op om u aan te melden bij andere websites:

Het is beter om uw officiële e-mailadres niet op te geven om u aan te melden bij een website. Vooral als het privacybeleid van de website niet garandeert dat uw e-mailadres niet aan derden wordt gegeven, is het raadzaam om tijdelijke e-mailaliassen te gebruiken die u later kunt opheffen als u ze niet meer nodig hebt. Als u dergelijke wegwerpaliassen gebruikt, is het gemakkelijker om de bron van spam te identificeren en de alias te verwijderen die u mogelijk niet langer nodig hebt.

Laat geen afwezigheidsberichten verzenden naar aanleiding van externe e-mailberichten:

Wanneer u Antwoorden bij afwezigheid of Automatische antwoorden voor e-mails instelt, moet u ervoor zorgen dat uw automatische antwoorden alleen naar uw contactpersonen worden verzonden en niet naar alle e-mailadressen. Zo voorkomt u dat onbekende contactpersonen op uw/een toelatingslijst komen te staan, op basis van uw antwoord op de onbekende e-mailadressen.

Schakel het automatisch downloaden en weergeven van externe afbeeldingen uit:

In de meeste spam- en phishingmails sluiten spammers externe afbeeldingen in. Wanneer gebruikers de e-mails en de afbeeldingen weergeven, volgen spammers de gebruikers automatisch op basis van weergegeven afbeeldingen en clicks.

Meld u af voor ongewenste nieuwsbrieven/meldingen:

Als u bergen ongewenste e-mails blijft ontvangen van een website waarvoor u zich jaren geleden hebt aangemeld, probeer u dan af te melden bij deze lijsten. Kijk wanneer u zich aanmeldt of u selectievakjes ziet voor een nieuwsbriefabonnement of abonnement op aankondigingen, en schakel deze uit als u geen nieuwsbrieven wilt ontvangen van de website.

Op dezelfde manier kunt u e-mailmeldingen uitschakelen of overwegen alleen een wekelijks of maandelijks e-mailoverzicht te ontvangen om de frequentie van dergelijke e-mails te verlagen of ze beter af te handelen.

Uitgaande e-mails - richtlijnen voor een betere bezorging

SPF/DKIM/DMARC:

Wanneer u e-mails verzendt naar uw contactpersonen, valideren de ontvangende servers uw e-mails ook om te controleren of het spam is. De domeinen moeten de juiste SPF/DKIM/DMARC-configuratie hebben om ervoor te zorgen dat zij niet als spam worden gemarkeerd.

Vermijd het in bulk verzenden van e-mails of nieuwsbrieven vanuit Zoho Mail.

Als u e-mails of nieuwsbrieven in bulk wilt verzenden, is het beter om dergelijke e-mails niet te verzenden met behulp van geautomatiseerde programma's en met uw normale e-mailreferenties. U kunt specifieke services gebruiken (zoals Zoho Campaigns), die richtlijnen hebben voor het in bulk verzenden van e-mails, functies om abonneelijsten te maken en abonnees die zich afmelden te verwijderen op basis van hun interesses, en gedetailleerde rapporten bieden over de e-maillevering en het openingspercentage van e-mails.

Externe afbeeldingen insluiten in e-mails:

Het is beter om rechtstreeks een afbeelding in te voegen in handtekeningen in plaats van een externe afbeelding in te voegen en een hyperlink ernaartoe toe te voegen. Sommige mailservers accepteren geen e-mails met ingesloten externe afbeeldingen. Als u merkt dat uw e-mails worden teruggestuurd door bepaalde servers, kunt u één keer proberen om e-mails te verzenden zonder externe afbeeldingen, om te controleren of die server beperkingen heeft voor het accepteren van e-mails met externe afbeeldingen.