Ontvang de salescontext in uw e-mailcommunicatie door e-mails te verzenden en te ontvangen vanuit Zoho CRM.

Met de uitbreiding Zoho Mail kunt u e-mails verzenden naar de modules Leads, Contactpersonen en Deals. U hoeft niet over te schakelen naar uw e-mailservice om te communiceren met uw contactpersonen. Met de uitbreiding Zoho Mail kunt u uw favoriete e-mailclient integreren met Zoho CRM. Zoho CRM wordt dan de centrale plek voor al uw zakelijke communicatie.

E-maillimieten

In Zoho CRM kunt u bulk-e-mails of afzonderlijke e-mails verzenden. Hieronder volgen de limieten voor het verzenden van e-mails op basis van uw account.

Voor individuele e-mails

De e-maillimiet voor de organisatie wordt berekend op basis van het totale aantal bevestigde en actieve gebruikers in de account.

• In de Free Edition: in totaal 50 bevestigde en actieve gebruikers (per dag, per organisatie) voor maximaal 4 gebruikers. Voor accounts met meer dan 4 gebruikers is de limiet 200 e-mails (per dag, per organisatie). 00:00 tot 23:59 uur in de tijdzone van uw organisatie wordt beschouwd als één dag.
  U hebt bijvoorbeeld 2 actieve en bevestigde gebruikers in de account van uw organisatie. Het totale aantal afzonderlijke e-mails dat een gebruiker per dag kan verzenden, per organisatie, bedraagt maximaal 100 (50 x 2) e-mails. Als u 6 (of meer dan 4) actieve en bevestigde gebruikers hebt, is het totale aantal afzonderlijke e-mails dat kan worden verzonden 200, omdat dit de vaste limiet is voor meer dan 4 gebruikers.

• In Paid Editions - in totaal 300 x bevestigde en actieve gebruikers (per dag, per organisatie). 00:00 tot 23:59 uur in de tijdzone van uw organisatie wordt beschouwd als één dag.
  U hebt bijvoorbeeld 5 actieve en bevestigde gebruikers in de account van uw organisatie. Het totale aantal afzonderlijke e-mails dat een gebruiker per dag kan verzenden, per organisatie, bedraagt maximaal 1500 (300 x 5) e-mails.

Voor bulk-e-mails

• U kunt bulk-e-mails verzenden op basis van uw Zoho CRM Edition. Voor de berekening van het aantal e-mails wordt 00:00 tot 23:59 uur in de tijdzone van uw organisatie beschouwd als één dag.
• De bulk-e-mails per dag, per bedrijf zijn inclusief autoresponders, actieve e-mailplanners, macro's en bulk-e-mails.
• U kunt ook de limiet voor bulk-e-mails verhogen tot 2250 per dag, per organisatie, tegen extra kosten. Neem contact met ons op via sales@zohocorp.com om uw limiet voor bulk-e-mails te verhogen.

E-mail verzenden

Via de modules Leads, Contactpersonen of Deals

1. Klik op het tabblad [Module].
   Module verwijst naar de tabbladen Leads, Contactpersonen, Accounts, etc.
2. Selecteer op de startpagina van de [Module] de record uit de List View.
3. Ga op de pagina Record Details naar Emails Related List en klik op Send Mail.
   
4. Voer op de pagina Compose Mail het e-mailadres in, voeg bestanden toe en specificeer aanvullende e-mailadressen in de CC- en BCC-velden.
5. Klik op Verzenden.
   De e-mail wordt naar de ontvangers verzonden met een kopie van de e-mail die is opgeslagen onder Emails Related List, in de map met verzonden berichten van Zoho Mail en uw geconfigureerde e-mailclient. Zie ook Bijlagelimiet

Via het tabblad Emails

U krijgt het tabblad Emails alleen te zien als u de uitbreiding Zoho Mail in uw CRM-account hebt.

1. Klik op het tabblad Emails.
2. Klik op Compose in het linkerdeelvenster.
   Tijdens het invoeren van het e-mailadres van de ontvanger kunt u de eerste 3 letters van een naam opgeven om in CRM naar de leads of contactpersonen te zoeken.
   De limiet voor bijlagen bij het verzenden van e-mails met de uitbreiding Zoho Mail is 10 MB. (Van toepassing in elke Edition) Zie ook Bijlagelimiet

De rest is het normale e-mailproces. Het venster Compose is vergelijkbaar met een editor voor het opstellen van e-mailberichten, met opties voor bewerken en opmaak. Als u uw postvak UIT hebt geconfigureerd, worden de e-mails na een interval van enkele minuten verzonden.

Via Gmail-account

Met slechts een paar eenvoudige stappen in de instellingen kunt u e-mails verzenden vanuit uw Gmail-account en deze weergeven als verzonden items in Zoho Mail en in Zoho CRM.
Als u deze optie wilt gebruiken voor uw Gmail-account, configureert u het filter Zoho Mail voor de Gmail-POP-account:

1. Meld u aan bij Zoho Mail, klik op Settings > Mail Organization > Filters > Add Filter.
2. Ga als volgt te werk op de pagina Filters:
   • Voeg een Filter Name toe.
   • Selecteer voor de berichtcriteria SenderIs met uw Gmail-account (...@gmail.com).
   • Blader in de optie Move to Folder en selecteer Sent.
   • Klik op Opslaan.

Niet-bezorgde e-mails

Er zijn een aantal redenen waarom e-mails niet worden bezorgd en de ontvanger niet bereiken. Ze worden ingedeeld in vaste niet-bezorgde e-mails en flexibele niet-bezorgde e-mails. Flexibele niet-bezorgde e-mails zijn tijdelijke redenen waarom een e-mail de ontvanger niet bereikt. Dit kan een van de volgende oorzaken hebben:

• Het postvak van de ontvanger is vol.
• Het e-mailbericht is gigantisch groot.
• De server van de ontvanger is niet beschikbaar.

De meest voorkomende reden is dat het e-mailadres niet geldig is. Andere redenen waarom zelfs een geldig e-mailadres ervoor kan zorgen dat vaste niet-bezorgde e-mails voorkomen:

• E-mailbezorging wordt geblokkeerd door de e-mailserver van de ontvanger.
• De ontvanger heeft zich afgemeld voor de mailinglijst.

Als u tijdens het verzenden van een e-mail vanuit Zoho CRM een waarschuwingsbericht ontvangt, Mail Address does not exist', kan dat een vaste niet-bezorgde e-mail zijn. Mogelijk kunt u geen e-mails meer verzenden naar hetzelfde e-mailadres. 

E-mails plannen

Stel dat veel van uw klanten zich in een andere tijdzone bevinden. Of u hebt later op de dag een belangrijke vergadering en u bent niet beschikbaar om e-mails op een bepaald tijdstip te behandelen. In dat geval kunt u de e-mails eenvoudig plannen in CRM en het systeem de e-mails op het juiste moment laten verzenden. Hieronder volgen de drie soorten planningsopties die door Zoho CRM worden aangeboden:

• Het beste moment om te e-mailen, zoals aanbevolen door CRM.
• Vooraf gedefinieerde opties voor planning (Today, Tomorrow). 
• Aangepaste planningen.  

Een e-mail plannen

1. Ga naar de gewenste module.  
   E-mailplanning is beschikbaar voor Leads, Contactpersonen en andere aangepaste modules. 
2. Selecteer de record en klik op Send Email.
3. Klik in het venster Email Compose op het pictogram Schedule Email.
   
   Als er een CRM-suggestie is voor de beste tijd om een e-mail te verzenden naar deze contactpersoon, wordt deze tijd weergegeven. U kunt deze tijd selecteren en direct plannen.
   
4. In het pop-upvenster Schedule At kunt u de tijd selecteren uit de onderstaande opties.
   • Best time to email - Dit is een suggestie van Zia, de intelligente assistent van CRM. CRM bestudeert de e-mailtrends van klanten en biedt de best mogelijke tijd aan waarop de klant waarschijnlijk beschikbaar zou zijn om de e-mail te bekijken. U kunt een van de tijdstempels kiezen die hier worden aangeboden om ervoor te zorgen dat uw e-mail onmiddellijk wordt bekeken.
   • Predefined options for scheduling: hier krijgt u vooraf ingestelde opties, zoals Today Evening, 18:00 Hrs.
   • Custom scheduling: hier kunt u een specifieke datum, tijd en tijdzone kiezen.
     
5. Klik op Schedule.
   De e-mail wordt volgens uw keuze gepland. De e-mail wordt vermeld onder de Email Related List van de record. U kunt de status van de e-mail controleren om te zien of deze is gepland, bezorgd, enzovoort.
   
   U kunt de e-mail bekijken en bewerken voor de geplande tijd. Als u op Edit klikt, wordt het venster voor samenstelling geopend, waarin u wijzigingen kunt aanbrengen, het e-mailbericht opnieuw kunt plannen of het selectievakje kunt uitschakelen om de e-mail onmiddellijk te verzenden. U kunt de geplande e-mail zelfs annuleren door deze uit uw gerelateerde lijst te verwijderen. Alleen de gebruiker die de e-mail heeft gepland, kan de e-mail bewerken of verwijderen voordat deze wordt verzonden. Gebruikers met machtigingen voor delen kunnen alleen de e-mail bekijken.
   Meer informatie: Het beste moment om contact op te nemen met klanten.

Documenten bijvoegen

U kunt e-mail op twee manieren verzenden: via het tabblad Email of rechtstreeks vanuit de record (in een module). Tijdens het verzenden van e-mails kunt u documenten toevoegen vanaf uw lokale station, Zoho Docs en Google Docs. U kunt alleen e-mails verzenden vanuit de modules Leads, Contactpersonen, Deals, Inkooporder, Verkooporders, Offertes en Facturen.

Zo voegt u documenten toe

1. Klik op het tabblad [Module].
   Module verwijst naar de tabbladen Leads, Contactpersonen, Accounts, etc.
2. Selecteer op de pagina Module Home een record.
3. Klik op de pagina Record's details onder Emails Related List op Send Mail.
4. Selecteer in het venster Email Compose de optie waarmee u een bijlage wilt uploaden.

E-mails ontvangen

Wanneer u een e-mail ontvangt, halen de Zoho Mail-servers deze op in het Zoho-postvak. Dezelfde e-mail wordt vervolgens opgehaald in Zoho CRM. De ontvangen e-mails die betrekking hebben op de specifieke lead, contactpersoon of deal worden vervolgens weergegeven in het gedeelte Emails op de pagina van die lead, contactpersoon of deal. E-mails met betrekking tot de hoofdcontactpersoon die aan de deal is gekoppeld, worden weergegeven in het gedeelte Email op de pagina Deals.

Belangrijke opmerkingen:

• Nadat u de uitbreiding Zoho Mail hebt geconfigureerd als account met delen op recordniveau, moet u de optie voor delen inschakelen voor elke lead, contactpersoon of deal.
• Zelfs wanneer u uw Zoho Mail als privé-account configureert, kunt u e-mails van andere gebruikers bekijken, mits deze zijn ingeschakeld.
• Leads, contactpersonen en deals zonder e-mailadres geven geen e-mails weer in hun e-mailgedeelte.
• Als u wijzigingen aanbrengt in het e-mailadres (voor leads of contactpersonen), worden alleen de e-mails opgehaald die zijn gekoppeld aan het nieuwe e-mailadres. E-mails die aan het vorige e-mailadres zijn gekoppeld, zijn niet meer beschikbaar in CRM.
• Bij een wijziging in het postvak (e-mailadres geconfigureerd voor Zoho CRM) worden de e-mails van het eerder geconfigureerde postvak niet weergegeven. Deze e-mails zijn echter wel beschikbaar in Zoho Mail.
• E-mails voor gedeactiveerde gebruikers worden niet weergegeven op de pagina Leads, Contactpersonen of Deals. De e-mails kunnen echter wel worden weergegeven in de e-mailaccount van de betreffende persoon.
• Tijdens het zoeken in de e-mails van een bepaalde contactpersoon, worden ook gearchiveerde e-mails van uw account weergegeven.