迷惑メール対策のガイドライン

受信メール - 迷惑メールの処理 

Zoho Mailでは、さまざまなパラメーターに基づいて、すべての受信メールを自動的にスキャンして迷惑メールを調べます。組織管理者は、組み込みの迷惑メールフィルターとは別に、迷惑メール設定の制御、ブラックリスト、ホワイトリストの追加、隔離を使用した監視、さまざまなルールやメールポリシーに基づくメールのバウンス処理を行うことができます。 

一般的なブラックリストとカスタムブラックリスト：

受信IPアドレス/ドメイン/メールアドレスは、さまざまなブラックリストに基づいて処理されます。IPアドレス/ドメイン/メールアドレスが一般的なブラックリストのいずれかにリストされている場合、そのような受信メールはブロックされ、バウンスされます。 

組織レベルのブラックリスト/ユーザーレベルのブラックリスト：

カスタムブラックリストとは別に、IPアドレスとドメインも、さまざまなレベルでZohoの完全なリストと照合してチェックされます。管理者が定義した組織のブラックリスト、個人ユーザーが作成した個人のブラックリストも迷惑メールのフィルタリングに使用されます。 

SPFチェック/DKIMチェック：

受信メールはSPFレコードとDKIMレコードが検証され、ドメイン設定に基づいてDMARCポリシーについても分析されます。SPF/DKIMが失敗した場合、それらのメールは迷惑メールに分類され、疑わしいソースから生成されたなりすましメールと見なされます。SPF/DKIMフィルタリングのレベルを、コントロールパネルの［迷惑メール対策］セクションからカスタマイズできます。 

迷惑メールのマッチング：

さらに、迷惑メール/フィッシングのメールパターンでも自動的にフィルタリングされます。これらのいずれのリストにもマークされていないメールのみが、非迷惑メールまたは有効なメールとして受信トレイに届きます。  

迷惑メールのインシデントのレポート：

特定のドメインから生成されたメールが迷惑メールであることがわかった場合、そのようなインシデントが、メールアドレスabuse@thedomain.com、postmaster@thedomain.comに報告されます。当社はドメインのサービスプロバイダーとして、このようなレポートに対して適切な処理を実行し、ドメインの管理者と連絡を取り、不正使用に対する苦情/迷惑メールレポート/マルウェア通知に対して実行された処理について他のサービスプロバイダーに報告する必要があります。

そのため、ユーザーのドメインに属するabuse@やpostmaster@エイリアスに送信されるメールを監視します。したがって、これらのメールアドレスを、個人アカウントあるいは個人アカウントのエイリアスとして使用することはできません。ただし、abuseやpostmasterという名前のグループを作成し、自分をそのグループのメンバーとして追加することはできます。これにより、追加されたメンバーは、これらのメールアドレスに送信されたメールのコピーを受け取ります。Zohoの不正使用モニタリングチームも、同じメールのコピーを受け取ります。

受信トレイの迷惑メール

複数の迷惑メールフィルターを適用した後でも、一部の迷惑メールがすべてのフィルターを逃れ、越えて、最終的に受信トレイに到達することがあります。このような場合は［迷惑メールに登録］を使用して、それらのメールを迷惑メールに登録することをお勧めします。当社の迷惑メールフィルターは、ユーザーの登録とパターンに基づいて学習するように設計されています。これにより、類似のソースや類似パターンからの今後のメールが、特定のユーザーに対して迷惑メールと識別されるようになります。  

迷惑メールの受信を回避するためのガイドライン： 

公開フォーラム/ブログにメールアドレスを記載しない：

迷惑メール送信者は、ページをスキャンし、リンクやメールアドレスを検索してリストに追加する自動スクリプトを持っています。一度迷惑メールリストに載ってしまえば、リストから削除することは決してできません。共有する必要がある場合は、ダイレクトメッセージとして送信するか、正しい形式のメールアドレスではなく、ユーザー名（アット）me（ドット）comのようなプレーンテキスト形式を使用するようにしてください。

他のWebサイトへの登録にメールアドレスを指定しない： 

Webサイトへの登録時に、正式なメールアドレスを指定しないようにしてください。主にWebサイトのプライバシーポリシーで第三者にメールアドレスを提供しないことが保証されていない場合は、後で不要になったときに廃棄できる一時的なメールエイリアスを使用することをお勧めします。使い捨てのエイリアスを使用すると、迷惑メールのソースを特定し、不要になったエイリアスをかんたんに削除できます。   

外部メッセージに対して不在時の自動応答を使用しない：

メールの不在時の自動応答や自動応答を設定する場合、自動応答がすべてのメールに対してではなく、連絡先に対してのみ送信されるように設定してください。これにより、不明なメールアドレスに応答したことで、不明な連絡先がホワイトリストに登録されるのを防ぐことができます。 

外部画像の自動ダウンロードと表示を無効にする：

迷惑メール/フィッシングメールのほとんどで、迷惑メール送信者は外部画像を埋め込んでメールを送信します。ユーザーがメールを開いて画像を表示すると、表示された画像とクリックに基づいて、ユーザーが自動的に追跡されます。 

不要なニュースレター/通知の登録を解除する：

何十年も前に登録したWebサイトから不要なメールを大量に受信し続けている場合は、それらのリストの登録解除を試みてください。登録時に、［ニュースレター購読］や［お知らせ購読］チェックボックスを確認し、Webサイトからニュースレターを受信したくない場合は、チェックボックスをオフにしてください。

同様に、メール通知を無効にすることや、メールダイジェストを毎週、毎月受信することを見直すことで、このようなメールの頻度を減らしたり、適切な処理ができるようになります。 

送信メール - 到達率向上のガイドライン

SPF/DKIM/DMARC：

メールを連絡先に送信すると、受信側サーバーもメールを検証して、迷惑メールかどうかをチェックします。ドメインが迷惑メールに登録されないためには、ドメインにSPF/DKIM/DMARCが適切に設定されている必要があります。 

Zoho Mailから一括メールや一斉メール、ニュースレターを送信しないようにしてください。 

一斉メールやニュースレターを送信する必要がある場合は、通常のメール資格情報を使用した自動プログラムを使用してこのようなメールを送信しないことをお勧めします。一括送信者ガイドライン、関心に基づく購読者リストの作成機能や未購読者の削除機能を備え、メール配信と開封率に関する詳細レポートを提供する特定のサービス（Zoho Campaignsなど）を使用してください。 

メールへの外部画像の埋め込み： 

署名では、外部画像を挿入してハイパーリンクを追加するのではなく、画像を直接挿入することをお勧めします。一部のメールサーバーでは、外部画像が埋め込まれたメールを受け入れません。メールが特定のサーバーによってバウンスされていることに気づいた場合は、一度外部画像なしでメールを送信して、外部画像を含むメールの受け入れが制限されているかどうかを確認できます。