स्पैम नियंत्रण दिशानिर्देश और श्रेष्ठ अभ्यास

इनकमिंग ईमेल - स्पैम संसाधन

Zoho Mail विभिन्न पैरामीटर्स के आधार पर स्वचालित रूप से स्पैम के लिए सभी इनकमिंग ईमेल स्कैन करता है. अंतर्निहित स्पैम फ़िल्टर के अलावा, संगठन व्यवस्थापक स्पैम सेटिंग्स को नियंत्रित कर सकते हैं, अवरोधित सूची और अनुमत सूची में ईमेल और डोमेन जोड़ सकते हैं, क्वारंटाइन का उपयोग करके निगरानी कर सकते हैं या विभिन्न नियमों और ईमेल नीतियों के आधार पर ईमेल बाउंस कर सकते हैं.

लोकप्रिय और कस्टम अवरोधित सूची:

इनकमिंग IP पता/ डोमेन/ ईमेल पते भिन्न अवरोधित सूचियों के मुताबिक संसाधित किए जाते हैं. यदि IP पते/डोमेन/ईमेल पते किसी भी लोकप्रिय अवरुद्ध सूचियों में सूचीबद्ध पाए जाते हैं, तो ऐसे इनकमिंग ईमेल अवरोधित किए जाते हैं और बाउंस हो जाते हैं.

संगठन अवरोधित सूची और उपयोगकर्ता-स्तर अवरुद्ध सूची:

कस्टम अवरुद्ध सूचियों के अलावा, IP पते और डोमेन भी विभिन्न स्तरों पर हमारी विस्तृत सूचियों के मुताबिक जांचें जाते हैं. व्यवस्थापक द्वारा निर्धारित संगठन की अवरोधित सूची, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाई गई अलग-अलग अवरोधित सूचियों का उपयोग भी स्पैम फ़िल्टरिंग के लिए किया जाता है.

SPF/ DKIM जांच:

SPF और DKIM रिकॉर्ड्स के लिए इनकमिंग ईमेल सत्यापित किए जाते हैं और डोमेन सेटिंग्स के आधार पर DMARC नीति के लिए भी विश्लेषित किए जाते हैं. SPF/DKIM विफलता होने की स्थिति में, ऐसे ईमेल स्पैम के रूप में वर्गीकृत किए जाते हैं और संदिग्ध स्रोतों से उत्पन्न नकली ईमेल के रूप में माने जाते हैं. आप नियंत्रण कक्ष में स्पैम नियंत्रण अनुभाग से SPF/DKIM फ़िल्टरिंग के स्तर को अनुकूलित कर सकते हैं.

स्पैम मिलान:

इसके अलावा, स्पैम/फ़िशिंग ईमेल पैटर्न के लिए भी ईमेल स्वचालित रूप से फ़िल्टर किए जाते हैं. केवल वे ईमेल जो उन सूचियों में से किसी को चिह्नित नहीं करते हैं, आपके इनबॉक्स में गैर-स्पैम या मान्य ईमेल के रूप में पहुँचते हैं.

स्पैम घटना रिपोर्ट्स:

जब किसी विशेष डोमेन से उत्पन्न ईमेल स्पैम के रूप में पाए जाते हैं, तो ऐसी घटनाओं की सूचना abuse@thedomain.com और postmaster@thedomain.com ईमेल पते पर दी जाती है. डोमेन के सेवा प्रदाताओं के रूप में, हमें दुर्व्यवहार के लिए की गई शिकायत/ स्पैम रिपोर्ट/ मैलवेयर सूचना पर की गई कार्रवाई के संबंध में ऐसी रिपोर्ट पर उचित कार्रवाई करने, डोमेन के व्यवस्थापक से संपर्क करने और अन्य सेवा प्रदाताओं को वापस रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है.

इसलिए हम आपके डोमेन से संबंधित abuse@ और postmaster@ उपनाम पर भेजे गए ईमेल की निगरानी करते हैं. इसलिए आप इन ईमेल पतों का व्यक्तिगत खातों या व्यक्तिगत खातों के लिए उपनाम के रूप में उपयोग करने में सक्षम नहीं होंगे. हालांकि, आप दुर्व्यवहार और पोस्टमास्टर नाम के समूह बना सकते हैं और समूह में स्वयं को सदस्यों के रूप में जोड़ सकते हैं. ऐसा करने से, जोड़े गए सदस्य को उन ईमेल पतों पर भेजे जा रहे ईमेल की एक कॉपी प्राप्त होगी. Zoho की दुर्व्यवहार मॉनिटरिंग टीम को भी उसी ईमेल की एक कॉपी प्राप्त होगी.

इनबॉक्स में स्पैम ईमेल्स

बहु-स्तरीय स्पैम फ़िल्टरिंग के बाद भी, कुछ स्पैम ईमेल सभी फ़िल्टर्स से बचकर आपके इनबॉक्स में पहुंच सकते हैं. ऐसी स्थितियों में, हम सलाह देते हैं कि आप ऐसे ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करने के लिए 'स्पैम के रूप में चिह्नित करें' का उपयोग करें. हमारे स्पैम फ़िल्टर्स आपकी मार्किंग और पैटर्न के आधार पर जानकारी अर्जित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं. यह किसी विशेष उपयोगकर्ता को समान स्रोतों या समान पैटर्न में भविष्य में प्राप्त होने वाले ईमेल को स्पैम के रूप में पहचानने में सहायता करेगा.

इनकमिंग स्पैम से बचने के लिए दिशानिर्देश:

सार्वजनिक फ़ोरम/ ब्लॉग में अपना ईमेल पता प्रदान करने से बचें -

स्पैमर्स के पास स्वचालित स्क्रिप्ट्स होती हैं जो पृष्ठों को स्कैन करती हैं और अपनी सूची में जोड़ने के लिए लिंक्स और ईमेल पतों की खोज करती हैं. अगर आपका ईमेल स्पैम सूची में चला जाता है, तो आप सूची से बाहर निकलने में कभी समर्थ नहीं होंगे. यदि आपको साझा करना आवश्यक है,तो इसे सीधे संदेश के रूप में भेजें या स्वरूपित ईमेल पतों के बजाय सादा पाठ स्वरूप जैसे username (at) me (dot) com का उपयोग करें.

अन्य वेबसाइट पर साइन अप करने के लिए अपना ईमेल पता देने से बचें:

किसी वेबसाइट पर साइन अप करने के लिए अपना आधिकारिक ईमेल पता देने से बचना एक बेहतर विकल्प है. मुख्य रूप से यदि वेबसाइट की गोपनीयता नीति आपको आश्वस्त नहीं करती है कि वे तृतीय पक्षों को आपका ईमेल पता प्रदान नहीं करेंगे, तो यह सलाह दी जाती है कि आप अस्थायी ईमेल उपनाम का उपयोग करें, जिसे बाद में आवश्यकता न होने पर हटाया जा सकता है. जब आप डिस्पोजेबल उपनाम का उपयोग करते हैं, तो स्पैम के स्रोत की पहचान करना और उन उपनामों को हटाना आसान हो जाता है जिनकी अब आवश्यकता नहीं है.

बाहरी संदेशों के लिए कार्यालय से बाहर उत्तरों का उपयोग न करें:

जब आप ईमेल के लिए अवकाश प्रत्युत्तर या स्वतः प्रत्युत्तर सेट करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप केवल अपने संपर्कों को भेजने के लिए स्वतः प्रत्युत्तर सेट करें न कि सभी ईमेल के लिए. इस प्रकार आप अज्ञात ईमेल पतों पर अपनी प्रतिक्रिया के आधार पर अज्ञात संपर्कों को अपनी अनुमत सूची/अनुमति सूची में जुड़ने से बचा सकते हैं.

बाह्य छवि का स्वत:-डाउनलोड और प्रदर्शन अक्षम करें:

अधिकांश स्पैम/फ़िशिंग ईमेल में, स्पैमर्स बाह्य छवियों को एम्बेड करते हैं और ईमेल भेजते हैं. जब उपयोगकर्ता ईमेल खोलते हैं और छवियाँ प्रदर्शित करते हैं, तो वे प्रदर्शित छवियों और क्लिक के आधार पर स्वचालित रूप से उपयोगकर्ता को ट्रैक करते हैं.

अवांछित न्यूज़लेटर/सूचनाओं की सदस्यता रद्द करें:

यदि आपको किसी ऐसी वेबसाइट से बहुत अधिक संख्या में अवांछित ईमेल प्राप्त हो रहे हैं जिसके लिए आपने बहुत समय पहले साइन अप किया था, तो उन सूचियों की सदस्यता रद्द करने का प्रयास करें. साइन अप के दौरान, यदि आप वेबसाइट से न्यूज़लेटर प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो 'न्यूज़लेटर सदस्यता' या 'घोषणा सदस्यता' चेक बॉक्स को अनचेक करें.

इसी तरह, आप ईमेल सूचनाओं को अक्षम कर सकते हैं या प्रति सप्ताह या प्रति माह ईमेल प्राप्त करने पर विचार कर सकते हैं जिससे कि इस प्रकार के ईमेल की संख्या को कम किया जा सके या उनकी बेहतर रूप से संभाल की जा सके.

आउटगोइंग ईमेल - बेहतर वितरण योग्यता दिशानिर्देश

SPF/ DKIM/ DMARC:

जब आप अपने संपर्कों को ईमेल भेजते हैं, तो प्राप्तकर्ता सर्वर भी आपके ईमेल सत्यापित करता है जिससे कि यह जांच की जा सके कि कहीं यह स्पैम तो नहीं है. डोमेन में उचित SPF/ DKIM/ DMARC कॉन्फ़िगरेशन होना चाहिए जिससे कि उन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित नहीं किया जाना सुनिश्चित किया जा सके.

Zoho Mail से बल्क ईमेल/ मास ईमेल या न्यूज़लेटर भेजने से बचें.

यदि आपको मास ईमेल या न्यूज़लेटर भेजना है, तो बेहतर है कि अपने सामान्य ईमेल क्रेडेंशियल्स का उपयोग करके स्वचालित प्रोग्राम्स का उपयोग करके ऐसे ईमेल भेजने से बचें. आप विशिष्ट सेवाओं (जैसे Zoho Campaigns) का उपयोग कर सकते हैं, जिनमें बल्क प्रेषक दिशानिर्देश, सदस्य सूची बनाने और सदस्यों की रुचि के आधार पर सदस्यों को निकालने की सुविधाएं होती हैं और यह ईमेल डिलीवरी और खोलने की दर के बारे में विस्तृत रिपोर्ट प्रदान करती है.

ईमेल में बाह्य छवियों को एम्बेड करना:

हस्ताक्षरों में, बाह्य छवि डालने और उसमें हाइपरलिंक जोड़ने के बजाय सीधे छवि डालना बेहतर है. कुछ ईमेल सर्वर बाह्य छवियों के साथ एम्बेड किए गए ईमेल स्वीकार नहीं करते हैं. यदि आप देखते हैं कि आपके ईमेल कुछ विशेष सर्वर्स द्वारा बाउंस किए जा रहे हैं, तो आप बिना किसी बाह्य छवियों वाला ईमेल भेजकर यह जांच सकते हैं कि क्या सर्वर को बाह्य छवियों वाले ईमेल को स्वीकार करने से प्रतिबंधित किया गया है.