Uma das melhores maneiras de ter um bom desempenho em uma empresa é estabelecer fluxos de trabalho claros e objetivos. Nessa linha, existem tipos de ferramentas workflow que podem garantir o acompanhamento dos processos e o alcance do melhor resultado final.
Se você estiver interessado em entender o que é workflow e como ele pode contribuir para sua empresa, basta seguir a leitura!
O que é workflow?
Workflow, também chamado de fluxo de trabalho, é um processo usado para completar um projeto. Na prática, é a forma como a equipe trabalha, e pode ser expressada em uma série de etapas que precisam ser concluídas em sequência em um diagrama ou lista.
O fluxo de trabalho bem definido visa melhorar os resultados de uma empresa. São as normas, procedimentos e padrões estabelecidos como a melhor forma de otimizar os processos para chegar ao resultado final.
A ferramenta pode ser simples ou complexa, usada para as mais diversas ações em qualquer organização, como na gestão de projetos, para organizar e acompanhar tarefas, automatizar processos, gerenciar as interações com os clientes e mais.
Em resumo, o workflow pode ser visto como o fluxo de trabalho de um estágio para outro, concluído por meio de ferramentas ou outros processos. Você pode executar um fluxo de trabalho completo sozinho (como escrever, editar e publicar postagens de blog) ou pode envolver várias pessoas (como fazer vendas complexas para clientes).
No entanto, o workflow não deve ser confundido com apenas uma tarefa isolada ou um conjunto de tarefas desconexo, pois é estratégico e se constitui como um projeto feito em sequência e frequente.
Como, por exemplo, a inserção de funcionários: sempre que você contrata um novo membro da equipe, precisa explicar como a empresa funciona, quais são suas funções e assim por diante. Esse treinamento pode ser um workflow, mas o fluxo de trabalho geralmente é mais complicado.
Adicione o cenário dos novos funcionários envolvidos em várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos. Eles precisam ser devidamente monitorados, gerenciados e capacitados para garantir que sejam eficientes e estejam integrados.
Não se preocupe: organizar e controlar esses processos pode ser mais fácil do que você pensa. Tudo que você precisa é usar uma ferramenta de workflow eficiente para ajudá-lo. Essa metodologia é fundamental para quem quer se destacar no mercado.
O Zoho Workplace pode te ajudar nisso! Use a funcionalidade Manuais para construir a base de dados de conhecimento de sua equipe, como uma biblioteca online que o time pode usar quando necessário. Reúna dados como as políticas da empresa, o guia de práticas recomendadas para o trabalho, documentações e outros recursos. Os especialistas da sua empresa podem colaborar para o Manual.
Quais são os tipos de workflow?
Uma ferramenta workflow é um sistema projetado para reduzir os principais problemas em projetos ou outras atividades que envolvam várias pessoas. Atualmente, existem três tipos de fluxos de trabalho:
Workflow de produção
Um workflow de produção é formado por etapas que descrevem como um produto ou serviço é criado até ser entregue ao cliente - ou até processos como manutenção contínua e pós-venda. A descrição dessas etapas devem otimizar a eficiência, minimizar erros e garantir um resultado final de qualidade.
Cada empresa deve adaptar seu workflow de produção segundo necessidades específicas. Essa ferramenta costuma ser recomendada para grupos que envolvem dados em grande escala, estratégias de negócios e financeiras.
Workflow administrativo
O workflow administrativo descreve como as tarefas administrativas e operacionais são feitas. O método é usado para melhorar a eficiência, a transparência e a precisão desses fluxos. O seu formato depende do tipo de organização e das tarefas que ele descreve.
Um workflow administrativo pode ser simples ou complexo, dependendo da empresa e das suas demandas. A automação e o uso de sistemas integrados são importantes para ganhar eficiência e precisão.
Esse tipo é um meio-termo entre os outros modelos. É recomendado para procedimentos administrativos e grupos que participam de atividades contínuas e previsíveis coordenadas por regras simples, além de tarefas que envolvem o processamento de documentos e formulários.
Workflow ad hoc
O workflow ad hoc também é chamado de "workflow não estruturado" ou "workflow sob demanda". É um tipo de fluxo que não segue uma sequência pré-definida, mas é criado e ajustado para situações específicas.
Essa metodologia é mais flexível, pode ser adaptada e personalizada segundo as circunstâncias. Ela envolve a colaboração entre diversas partes, ajudando a garantir agilidade.
Por isso, é o oposto do fluxo de trabalho de produção, que é rígido e não permite alterações. O Workflow ad hoc é adequado principalmente para grupos de pessoas que realizam tarefas sozinhas ou que querem cumprir demandas não tradicionais.
Qual a diferença entre workflow e processo?
Esses termos são frequentemente usados juntos, mas têm significados ligeiramente diferentes. O Workflow é sequencial, detalhado, uma representação visual formada por um conjunto de etapas interconectadas, descrevendo a ordem das ações necessárias para o processo.
O workflow se concentra na execução prática das tarefas para atingir um objetivo. Eles são representados através, por exemplo, de diagramas, gráficos, notas e mais, tudo de forma facilitada, para que a equipe entenda as informações.
O processo é a sequência de ações para alcançar um objetivo. Ele não se concentra nas tarefas individuais, mas na visão geral das etapas, de forma alinhada com as expectativas da organização, como melhorar a eficiência, reduzir custos ou aumentar a satisfação do cliente. Eles são frequentemente documentados e padronizados.
A série de atividades do processo se subdividem em tarefas, organizadas de forma lógica e com relação causal entre si, para garantir que produtos, serviços, decisões, informações ou outros tipos de saída sejam fornecidos.
A cadeia de processos da empresa agrega valor à entrega final e aumenta a percepção do mercado sobre o valor de sua produção. Portanto, preocupar-se com a análise, a modelagem e a melhoria contínua do processo é uma excelente opção para gerar mais lucros.
É neste ponto que fluxo de trabalho e processo se relacionam, pois o workflow é, antes de mais nada, uma ferramenta para melhorar os processos organizacionais. Ele possui um conjunto de técnicas e ferramentas para garantir que a organização siga corretamente os documentos, informações e atividades para atingir os objetivos.
Desafios enfrentados na gestão de workflow
É natural que, com tantas vantagens, a gestão de workflow apresente vários desafios:
1. Complexidade:
Com a empresa crescendo, seus processos e workflows se tornam mais complexos. Gerenciar esses fluxos pode parecer desafiador, já que envolvem prazos, regras, várias equipes e departamentos.
2. Coordenação e comunicação
A coordenação dos membros da equipe, departamentos e partes interessadas é essencial. Por isso, é preciso superar os obstáculos da falta de comunicação e de colaboração eficaz para não gerar atrasos e erros.
3. Falta de visibilidade
É preciso ter uma visão clara do status e do progresso de um workflow para detectar gargalos e áreas que precisam de melhorias. Do contrário, a falta de visibilidade pode gerar ineficiências e baixa produtividade.
4. Mudanças constantes
Os fluxos de trabalho podem ser afetados por mudanças, e o gestor precisa saber adaptar os fluxos de trabalho em conformidade com as alterações, mesmo diante de prazos apertados a serem cumpridos.
5. Integração de sistemas
As empresas usam vários sistemas e ferramentas, e fazer a integração dessas plataformas é essencial para garantir a harmonia e a transferência de dados e informações entre as equipes.
6. Controle de qualidade
Garantir a qualidade dos processos em um workflow pode ser um desafio. Por isso, você deve estabelecer padrões claros, realizar monitoramentos e implementar medidas para corrigir problemas.
Para superar esses desafios, você precisa principalmente de processos claros, boas ferramentas de colaboração, comunicação, automação e monitoramento.
Vantagens de ter um workflow na empresa
Se você quer reduzir custos e desperdícios, melhorar a eficiência e eficácia dos processos, ter mais transparência no processamento das informações, aumentar a colaboração e o trabalho em equipe, bem como otimizar fluxos de trabalho, precisa contar com a metodologia workflow.
A adoção de um fluxo de trabalho pode trazer uma série de benefícios para sua empresa, e destacamos aqui os principais:
1. Eficiência operacional
Um workflow bem estruturado permite que as tarefas sejam executadas com menos riscos de falhas, redundâncias e retrabalhos. Essa eficiência crescente resulta em uma utilização mais eficaz dos recursos da empresa, além da capacidade de entregar projetos dentro do prazo.
2. Padronização e consistência
Em um workflow, é possível estabelecer padrões claros para a realização das demandas por todos os membros da equipe. Os colaboradores irão seguir as mesmas diretrizes, gerando consistência e qualidade no trabalho.
3. Melhoria da comunicação e colaboração
Um workflow estruturado facilita a comunicação e a colaboração entre as partes interessadas, evitando lacunas entre informações, reduzindo conflitos e garantindo que todos estejam alinhados e conscientes do trabalho feito.
4. Visibilidade e controle
No workflow, há maior visibilidade sobre o progresso das tarefas. O gestor passa a ter mais controle sobre o que está em andamento, encontrando gargalos e tomando medidas corretivas para evitar prejuízos.
5. Melhoria da qualidade
Com a metodologia, é possível implementar controles de qualidade mais eficazes. Você pode definir etapas de monitoramento, revisão e validação, processos de feedback e verificações de qualidade no fluxo de trabalho.
6. Flexibilidade e adaptabilidade
Assim, a equipe ganha em flexibilidade e a empresa se torna mais adaptável às mudanças. Com processos bem definidos e todos cientes do que está ocorrendo, é mais fácil fazer ajustes quando necessário, garantindo que a empresa se adapte rapidamente a novas demandas.
Como montar um workflow
Como você conseguiu observar, um workflow bem estruturado pode gerar eficiência, qualidade nos resultados, maior colaboração e controle sobre os fluxos, permitindo que a empresa alcance melhores resultados e seja mais competitiva no mercado.
Para partir para a prática, você deve saber que montar um workflow envolve a criação de uma sequência de etapas interconectadas que representam um processo.
Então, entenda os passos para começar:
Identifique o processo em questão
Comece identificando a tarefa que você deseja mapear no seu workflow. Compreenda claramente o objetivo desse processo e os resultados desejados.
Crie um escopo
Estabeleça os limites do workflow, ou seja, as atividades incluídas e as que estão fora do escopo. O seu workflow deve ser bem focado para ser eficaz.
Identifique os responsáveis
Liste todas as pessoas responsáveis, interessadas ou envolvidas no processo. Defina as suas responsabilidades: quem inicia, executa, aprova ou monitora as atividades.
Faça o mapeamento das etapas
Comece a desenhar as etapas do workflow em uma sequência lógica. Lembre-se que as informações devem ser claras para todos, já que os workflows podem ser usados até mesmo para treinar novos colaboradores. Use símbolos ou notas para representar as atividades e os seus detalhes.
Defina condições e decisões
Defina as condições que determinarão o caminho a seguir nas etapas seguintes do workflow. Por exemplo, "Se o pagamento for feito, o colaborador deve atribuir maior investimento na campanha”.
Documente os Inputs e Outputs
Em cada etapa, identifique os inputs (entradas) necessários para que a atividade aconteça, bem como os outputs (saídas) resultantes.
Estime os prazos
Determine o cronograma para cada etapa do workflow. Esse planejamento deve estar claro para todos, garantindo o gerenciamento de tempo.
Faça testes e monitoramento
Antes de implementar o workflow, valide-o com as partes envolvidas. Faça testes para garantir que o funcionamento está conforme o esperado, e siga monitorando para garantir o sucesso.
Documentação e treinamento
Documente o workflow de forma acessível para que as partes envolvidas possam entender as etapas.Forneça treinamento e suporte para a sua equipe, se necessário.
Implemente o workflow
Uma vez validado, é hora de colocar o workflow em prática! É um trabalho de melhoria contínua: à medida que a organização evolui e as circunstâncias mudam, o workflow pode precisar de ajustes. É essencial contar com ferramentas de automação de processos para auxiliar na execução e comunicação das etapas.
Ferramentas que vão ajudar seu workflow
A melhor ferramenta de workflow para a sua empresa é o Zoho Workplace! Com ele, você pode criar um workflow bem definido e compartilhá-lo com as pessoas envolvidas no processo.
Crie um fluxo de trabalho eficiente e descomplicado, molde-o da maneira que você acha que é ideal e garanta melhores resultados no trabalho! Verifique qual é o melhor tipo de fluxo para cada atividade, dos mais rígidos até os que podem ser ajustados à medida que o projeto avança.
Permita melhor comunicação, maior colaboração, de forma que todos os funcionários entendam a necessidade do processo de trabalho e como ele deve correr. Padronize processos, garanta redução de custos e aumente a produtividade, alcançando resultados maiores e melhores.
Conte com o Zoho Workplace!
Comments