Vantagens de ter uma ferramenta colaborativa online

Vantagens de ter uma ferramenta colaborativa online - zoho

Não é mais novidade que vivemos em um mundo completamente conectado, e se levarmos isso em consideração, as organizações que conseguem superar as restrições de tempo e localização certamente serão mais competitivas do que seus concorrentes.

Com toda transformação digital acontecendo tem se tornado cada vez mais importante criar métodos eficazes de compartilhar informações e conhecimento. Para que essas tarefas sejam realizadas, é muito comum as empresas empregarem algum tipo de ferramenta colaborativa online. 

Mas afinal, como funciona essa ferramenta colaborativa online e como elas beneficiam uma organização? Fique tranquilo, porque neste post vamos te falar tudo a respeito do assunto. Confira!

O que é uma ferramenta colaborativa online

A principal função de uma ferramenta colaborativa online, seja aplicativo ou software, é compartilhar arquivos de trabalho entre duas ou mais pessoas que precisam trabalhar em cima do mesmo projeto. Por esse motivo, eles precisam colaborar para aumentar o rendimento ou aumentar a produtividade. 

Sendo assim, um serviço completo de acompanhamento pode ser fornecido através de uma única ferramenta. Esses recursos vão desde a migração de dados para o e-mail corporativo, até o fornecimento de suporte técnico, proporcionando maior segurança para empresas que adotam seu sistema de colaboração.

Benefícios da ferramenta colaborativa online

Ao utilizar um sistema de qualidade colaborativo, os gestores percebem uma série de benefícios que afetam não apenas a produtividade e os custos da empresa, mas também a cultura e o comportamento de seus colaboradores. 

Isso porque, ao simplificar os mecanismos de colaboração e comunicação, os gestores proporcionam um ambiente mais estimulante para o trabalho em equipe e a interação entre os colaboradores. Abaixo, destacamos 7 benefícios que esses aplicativos podem perceber! 

1. Processos mais econômicos ao aderir uma ferramenta colaborativa

A primeira grande vantagem de aderir uma ferramenta colaborativa online é a redução de custos. O uso de aplicativos apropriados pode ajudar a reduzir os custos de manutenção de equipamentos relacionados a comunicações, licenciamento de software para essa finalidade ou aquisição de hardware. 

Outra vantagem é a segurança aprimorada da informação (que é cara para grandes empresas) e ainda ajuda a reduzir os custos de retenção de funcionários.

2. Utilização simplificada

Outro grande benefício de adotar ferramentas de colaboração em uma empresa é que podem ser operadas de um jeito simples por qualquer pessoa, por isso são muito democráticas e estimulantes. A facilidade é ainda maior quando falamos de uma ferramenta colaborativa online desenvolvida pela Zoho, empresa conhecida por desenvolver serviços intuitivos, afinal.

Além disso, se você tiver algum problema de adaptação, poderá contar com treinamento especial para pessoas menos experientes em tais programas.

3. Reforça a importância de trabalhar em equipe

As empresas que utilizam sistemas colaborativos estão criando uma rede de apoio que certamente impactará de forma positiva na cultura organizacional, principalmente no que se refere ao trabalho em equipe e a relação interpessoal  entre os colaboradores. 

Uma das razões para isso é que, como vimos, as ferramentas atualmente disponíveis são muito fáceis de usar. Portanto, os funcionários não são desencorajados de usá-los e desenvolver um melhor trabalho em equipe. 

Além disso, como podem ser usados ​​a qualquer hora e em qualquer lugar, podem facilitar a integração de diferentes equipes, seja em campo ou dentro da própria empresa.

4. Acesso à arquivos em tempo real

Como vimos, as ferramentas de colaboração em uma empresa têm muitos usos: podemos usá-las para comunicação por vídeo, ou até mesmo, para compartilhar uma agenda coletiva com as tarefas de cada funcionário. 

No entanto, a maior vantagem é que todas essas atividades podem ser realizadas, editadas e monitoradas em tempo real por qualquer pessoa envolvida. Isso melhora a qualidade das decisões, pois, além de agilizar todo o processo produtivo, elas serão executadas em tempo hábil.

5. Mobilidade e flexibilidade com uma ferramenta colaborativa

Essas são duas características importantes de uma ferramenta colaborativa online, especialmente aquelas criadas pelo Workplace da Zoho. Não importa o dispositivo que o funcionário utilize (tablet, smartphone, laptop ou PC), ele tem acesso às informações de que precisa para realizar a atividade e pode participar de todas as decisões da equipe. 

Por exemplo, se você precisar acessar e editar arquivos em tempo real enquanto conversa com um cliente, ele pode até fazer isso em seu telefone com total liberdade.

6. Mais segurança nos processos

A segurança dos dados e informações internas tem sido primordial para as empresas e, como tal, muitas delas estão a investir fortemente nesta área. Mas, por exemplo, a ferramenta colaborativa online Workplace oferece segurança 24 horas e também permite que o acesso aos arquivos seja controlado de acordo com a necessidade do gestor. 

Além disso, como o Workplace garante o funcionamento constante de seus serviços, você acaba reduzindo ao máximo a possibilidade de perder dados ou informações importantes para o negócio, o que pode impactar seu negócio. A empresa terá segurança de todas as formas possíveis, e os gestores ainda podem economizar muito dinheiro com esse tipo de proteção.

7. Aumento da produtividade

Trabalho em equipe aprimorado, flexibilidade e mobilidade, rastreamento em tempo real, compartilhamento de documentos e arquivos. Na realidade, as ferramentas de colaboração oferecem muitos benefícios, e não há necessidade de explicar que todos esses benefícios podem aumentar significativamente a produtividade de uma empresa, certo?

Ao democratizar e facilitar o acesso a informações e documentos, as organizações têm tudo o que precisam para aumentar a produtividade e garantir a otimização dos processos internos, principalmente os relacionados à comunicação e integração das equipes. 

Você já conseguiu perceber todas as vantagens de ter uma ferramenta colaborativa online? O que acha de começar a utilizar e ainda tendo a possibilidade de teste grátis. O Workplace da Zoho é o sistema ideal para o seu negócio.

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