A reunião One-on-One é uma das melhores ferramentas para motivar e desenvolver os colaboradores. Essencial para empresas que querem ambientes mais produtivos, esse é um modelo eficiente de conversa entre gestor e colaborador.
Nesse post, você vai ver tudo o que precisa saber sobre como fazer reuniões One-on-Ones, seus benefícios, o passo a passo e 12 exemplos para conduzir essa reunião.
Então continue a leitura e venha conosco!
O que é uma reunião One-on-One (1:1)?
Você fica na dúvida de como conduzir diálogos com os colaboradores? As reuniões em grupo nem sempre parecem a ferramenta certa ou mais produtiva? Você precisa conhecer a One-on-One.
Também conhecido como 1:1 ou reunião individual, esse é o modelo de uma conversa periódica entre líder e liderado. Um encontro entre os dois para debater questões relacionadas ao trabalho, o famoso “cara a cara”.
A reunião One-on-One costuma durar de 30 minutos até uma hora, e pode ocorrer semanalmente, quinzenalmente, de mês em mês… O importante é ser constante e suprir as necessidades da empresa.
Por vezes, o próprio colaborador pode solicitar um One-on-One para tratar assuntos prioritários e mais relacionados à gestão de pessoas. É importante que ele se sinta à vontade para falar com o gestor quando necessário.
O encontro pode ser usado para:
- Revisar e acompanhar projetos ou tarefas;
- Conhecer o colaborador e as suas necessidades;
- Motivar o colaborador;
- Debater problemas, oportunidades ou mudanças;
- Debater o plano de carreira e alinhar expectativas
- Identificar desafios ou conflitos;
E mais.
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Qual a diferença entre 1:1 e feedback?
A reunião One-on-One é uma conversa mais ampla, que pode ter diversas finalidades, como os citados acima, já o feedback é mais específico e fala sobre desempenho.
Em uma reunião One-on-One, o líder e o colaborador podem debater desafios, planos, ideias e preocupações. O feedback vai se concentrar em habilidades, necessidades de melhoria e valorização do profissional.
Enquanto a reunião 1:1 pode ser regular e buscar construir uma relação de troca entre líder e colaborador, o feedback serve para necessidades específicas, como avaliações.
Ambos são essenciais para uma gestão eficaz! Confira a seguir as vantagens do One-on-One para a sua empresa.
Quais benefícios de ter uma cultura de One-on-One na empresa
As reuniões 1:1 devem ser priorizadas, já que trazem grandes vantagens e geram oportunidades para a empresa, como:
Aproximação entre líderes e liderados
As reuniões One-on-One são perfeitas para aproximar os gestores dos seus colaboradores. Nesses momentos, eles podem conversar de forma natural e fluída, cara a cara. O funcionário sentirá que as suas opiniões, ideias e necessidades estão sendo respeitadas e valorizadas pela empresa.
Momento privado para uma melhor troca
A forma próxima e particular das reuniões 1:1 faz com que o colaborador se sinta mais à vontade para opinar, ser criativo, dar ideias, trocar feedbacks e falar sobre o trabalho. Nesse espaço, há mais honestidade e confiança.
Desenvolvimento dos colaboradores
As reuniões 1:1 são ótimas para ajudar na gestão de pessoas. Nelas, o líder pode guiar o colaborador durante as etapas do projeto, ajudar no seu desenvolvimento, dar indicações de como agir em determinadas situações e mais.
Essa interação auxilia a gestão a analisar de perto o desempenho de cada um dos membros da equipe, além de adequar os planos de carreira aos colaboradores.
Solução mais rápida de problemas
As reuniões One-on-One são mais focadas, e por isso permitem que você colha os dados necessários para resolver problemas e encontrar soluções mais rápidas e eficientes para diferentes cenários corporativos.
Dicas de como fazer uma reunião One-on-One produtiva
Como falamos, as reuniões One-on-One ajudam gestores na compreensão dos colaboradores - se estão desmotivados, engajados, estressados, com maior carga de trabalho do que o necessário…
Também ajuda a liderança a acompanhar projetos, tomar decisões mais eficientes e gerar o crescimento da equipe.
Confira os passos para usar essa ferramenta tão eficiente:
1. Estabelecer uma agenda clara
Para que as reuniões 1:1 cumpram os seus objetivos e tragam tantas vantagens, é preciso que elas sejam regulares. Afinal, elas são uma forma de acompanhamento constante dos colaboradores.
O ideal é que você agende com cada um dos seus funcionários uma reunião One-on-One a cada 15 dias, por exemplo, sempre nos mesmos dias e horários para que virem rotina. Assim, eles também poderão se preparar para o momento.
2. Criar um ambiente de confiança e abertura
É ideal que o ambiente da 1:1 conquiste e preserve a confiança do colaborador. A reunião serve para que ele se abra, por isso deve ser individual, periódica, clara e aberta.
É bom até mesmo que o colaborador fale sobre a sua vida pessoal, já que ela pode afetar o seu desempenho no trabalho, trazendo desmotivação. Com o passar do tempo, líderes e liderados irão se conhecer cada vez melhor, gerando benefícios.
3. Ouvir ativamente o funcionário
As reuniões One-on-One começam com uma pauta definida pelo gestor, mas podem tomar diferentes rumos, já que o colaborador tem voz.
Por isso, o líder deve ficar atento ao que a equipe tem a dizer, escutando ativamente, não apenas para argumentar, e mostrando interesse verdadeiro na conversa. Afinal, a atenção do gestor é essencial para um ambiente de trabalho saudável e cheio de confiança.
4. Focar em discussões individuais e feedback construtivo
Os momentos One-on-One também servem para dar feedbacks sobre o desempenho do liderado. Lembre-se de conduzir a conversa de forma construtiva para que seja motivadora.
Entenda o lado do profissional, já que ele também deve ser capaz de dar feedbacks e abordar falhas nos processos. Por vezes, o erro dele acontece por motivos terceiros dos quais você não faz ideia.
No feedback, busquem juntos soluções para o problema. Assim, o colaborador se sente valorizado e responsabilizado.
5. Definir metas e planos de ação claros
Uma reunião One-on-One também serve para definir metas de curto, médio e longo prazo para o colaborador. Ele deve saber exatamente o que se espera dele, quais resultados ele precisa atingir.
As metas devem ser SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Time-bound) que em português significa: específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Assim, o colaborador ficará mais engajado e terá senso de propósito.
É essencial sempre estabelecer metas para serem cumpridas entre uma reunião e outra, mesmo que sejam etapas para um objetivo final. Desse modo, o funcionário sai da conversa com demandas certas para o próximo encontro.
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12 perguntas para fazer em uma reunião One-on-One
A condução de uma reunião 1:1 deve buscar conquistar a confiança do colaborador, deixá-lo à vontade, jamais julgar as suas atitudes, compartilhar dificuldades, vitórias e ideias, criar afinidade, dar feedbacks construtivos e propor ações.
A reunião One-on-One é uma ferramenta indispensável para que o gestor de fato guie cada um dos colaboradores. Agora que você entendeu bem como conduzir a sua reunião, confira algumas perguntas que podem ser utilizadas:
1. Como você está se sentindo no trabalho?
2. Como (colaborador) vê a área de (setor em que trabalha) nos próximos 12 meses?
3. Como (gestor) vê a área de (setor) em 12 meses?
4. Quais os principais desafios da área de (setor) nos próximos 3 meses? O gestor normalmente dá essa resposta.
5. Como você (colaborador) avalia seu trabalho nos últimos 3 meses?
6. Qual feedback (gestor) tem para o trabalho realizado por (colaborador) nos últimos 3 meses?
7. Qual feedback (colaborador) tem para gestão realizada por (gestor) nos últimos 3 meses?
8. Quais resultados (gestor) espera de (colaborador) nos próximos 3 meses?
9. O que você (colaborador) mudaria sobre meu estilo de liderança?
10. Você se sente confiante para onde a empresa está indo?
11. Você sente que o seu potencial está sendo bem aproveitado?
12. O que você (colaborador) precisa para entregar seus resultados?
É importante lembrar que as reuniões One-on-One exigem preparo. Elas devem ser levadas a sério - a sua data e a sua duração.
Esses encontros podem ser presenciais e remotos (com câmera ligada), mas sempre em um ambiente onde ligações, mensagens, e-mails ou outras pessoas não possam interromper. Na realidade, procure um ambiente longe de outros colaboradores para que fiquem à vontade.
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Como a ferramenta Zoho Connect ajuda nas reuniões 1:1
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Nele você poderá compartilhar documentos, relatórios, metas e rastrear o progresso ao longo do tempo. Além disso, é possível registrar avaliações anteriores para referências futuras!
Com o Zoho Connect, a análise do desempenho da equipe será contínua e consistente, tanto no individual quanto no coletivo. A comunicação é facilitada por mensagens instantâneas, grupos de discussão, fóruns e vários outros espaços.
Cada um dos encontros será muito mais produtivo, centralizado e sem dores de cabeça.
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