Maneiras de tornar a reunião online mais produtiva

maneiras de tornar a reunião online mais produtiva - zoho

Aqui neste artigo separamos dicas para tornar a reunião online ainda mais produtiva para toda a equipe. Acompanhe:

Devido ao Covid-19, muitas empresas adotaram o home office. A troca de informações e o desenvolvimento de estratégias geralmente exigem a realização de reuniões online, mas com isso surgem muitos desafios.

No entanto, as reuniões muitas vezes tornam-se improdutivas por vários motivos, sendo o principal a falta de hábito da internet. Ou a falha da internet e das ferramentas de comunicação, o que dificulta o processo neste momento.

A falta de orientação dos colaboradores sobre o comportamento nesses espaços pode ser um fator que dificulta a eficiência das reuniões.

Há no mercado diversas metodologias que podem ser seguidas para evitar que as reuniões via web se tornem inúteis. Com eles, mantenha-se produtivo e concentre-se em encontrar soluções e melhorar o serviço e a produtividade da sua empresa. Confira-os abaixo!

Táticas para uma reunião online produtiva

1. Programe o que será dito da reunião online

Um bom plano de reunião online é fundamental para garantir que sua equipe seja produtiva nesse momento, seja online ou presencial. No entanto, como todos estão fora do escritório, é imprescindível ter uma agenda para tudo o que será tratado. Seu plano de reunião deve incluir:

● a data e o horário da reunião.

● o assunto que será tratado na reunião;

● os dispositivos que serão utilizados na reunião que será realizada (vídeo, voz, rede social da empresa etc.);

● os materiais necessários.

Lembre-se, os scripts são sempre uma ótima maneira de economizar tempo e evitar se perder durante uma apresentação.

2. Inicie a reunião online de um jeito leve

Todos estão passando por momentos de adaptação, o que pode não ser fácil para alguns deles. Sendo assim, antes de iniciar o assunto, dê as boas-vindas aos participantes e diga quais são as expectativas que todos estejam bem e se cuidando durante esse período.

Pratique a empatia para estar sempre disponível para ajudar a resolver questões discutidas ou não respondidas na reunião. Para isso, envie sua solicitação para o e-mail ou outros canais de comunicação da empresa.

Lembre-se que, neste momento, as pessoas estão um pouco perdidas em relação ao seu dia a dia de trabalho, e a imagem de um líder é fundamental para que todos os colaboradores entendam o que a empresa espera deles. Portanto, estar sempre de plantão, especialmente despreocupado no pensamento e nas palavras, é crucial para transmitir confiança à equipe.

3. Encaminhe o assunto da reunião

Para otimizar o tempo da equipe, é importante enviar as pautas das reuniões aos participantes. Isso pode ser realizado através de e-mail juntamente com uma agenda de compromissos. A agenda deve incluir os temas que serão discutidos na conversa, as expectativas para a contribuição de cada membro e a estrutura da reunião, um roteiro para cada ponto que será discutido.

4. Marque a reunião com antecedência

É importante que os participantes conheçam o tópico da conversa para que todos saibam o que esperar da reunião e como podem contribuir para o tópico da discussão.

Para isso, você precisa compartilhar a agenda com antecedência e encaminhar os  convites aos interessados. Faça isso com pelo menos 24 horas de antecedência e lembre-se de escolher o horário que funciona melhor para todos.

Desse modo, o grupo pode se organizar da melhor forma. Também é importante compartilhar documentos por meio de sistemas corporativos ou usando recursos como o Workdrive da Zoho.

5. Certifique-se do bom funcionamento dos dispositivos

Para realizar uma reunião online eficaz, teste o equipamento de áudio e vídeo do seu computador. Ao comunicar à equipe a data e hora da reunião, enfatiza que todos devem fazer isso para evitar atrasos ou a impossibilidade de algum membro da equipe comparecer devido a problemas técnicos.

6. Esteja em um local silencioso

Separar trabalho e tarefas domésticas realmente não é fácil, então escolha um lugar onde você não seja incomodado por crianças ou outros membros da família.

Notifique a todos sobre a reunião e o quanto o silêncio é necessário neste momento. Música alta e outros problemas que podem distrair a equipe também devem ser evitados.

7. Motive a equipe para que todos participem

A reunião online pode ser muito monótona se apenas uma pessoa estiver falando, especialmente se você for o líder. Isso é péssimo porque outras pessoas não prestam atenção ao conteúdo, então a reunião não será eficaz.

Então faça isso para dar às pessoas espaço para falarem sobre os projetos em que você está trabalhando. Procure também conselhos e feedbacks.

Dessa forma, você vai ajudar a tornar este momento de crescimento mútuo e colaboração efetiva, dando oportunidades para novas ideias e abrindo espaço para a criatividade, o que contribui para a inovação nos processos do seu negócio.

8. Tenha horário para começar e terminar a reunião online

Assim como na abordagem presencial, é fundamental determinar quando a reunião começa e termina para que o momento não se torne improdutivo. É importante conscientizar a equipe que atrasos só serão tolerados se forem razoáveis ​​e que os horários serão seguidos para otimizar as rotinas.

Imprevistos podem ocorrer, portanto, a flexibilidade é necessária, mas as exceções não são a regra, por isso é importante ressaltar com a equipe que os horários e agendas devem ser respeitados.

9. Defina quais serão as regras de participação

Se houver mais de 4 pessoas em uma reunião online, é importante considerar ter regras de engajamento para que todos saibam quando é a sua vez de falar, quando podem compartilhar arquivos na tela e muitas outras questões.

Você pode dar essas orientações no início da reunião e estabelecer regras de comunicação para que todos sejam livres para participar e contribuir.

10. Não seja redundante e vá direto ao ponto

Depois de abrir a peça de forma leve e usando empatia, comece com o tema central da conversa. Isso ajuda a focar nos objetivos da reunião e otimizar o trabalho.

Lembre-se de criar um espaço para as pessoas se comunicarem e colaborarem. Além disso, se houver vários tópicos a serem abordados, siga o script dos tópicos identificados no plano de reunião online.

Como vimos ao longo desta leitura, é possível realizar com sucesso reuniões online e coordenar pessoas e projetos, mesmo à distância. Para fazer isso, você pode usar várias ferramentas gratuitas, como o Zoho Workplace. Ao colocar essas dicas em prática, além de garantir os resultados esperados, você pode otimizar seu tempo e o de sua equipe.

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