Quantas vezes você já se sentiu soterrado por e-mails, tarefas e demandas que parecem se multiplicar? Em ambientes corporativos cada vez mais dinâmicos, ter produtividade não é mais sobre “fazer mais coisas”, e sim sobre fazer as coisas certas, com fluidez.
Por isso, conheça o método GTD (Getting Things Done), uma das metodologias de organização pessoal e produtividade mais respeitadas. E quando aplicado com as ferramentas certas, como o Zoho Workplace, ele ganha ainda mais impacto.
Vamos te mostrar como o GTD pode ser o motor da produtividade da sua equipe, e como o Zoho Workplace oferece toda a estrutura para isso acontecer. Boa leitura!
O que é o método GTD?
O método GTD significa Getting Things Done (Fazendo as Coisas Acontecerem), e é uma abordagem de produtividade criada por David Allen, explicado no livro “A arte de fazer acontecer”.
É focado em ajudar as pessoas a gerenciarem suas tarefas, compromissos, ideias e projetos de maneira mais eficaz e menos estressante.
Ele se baseia na ideia de que, para sermos produtivos, precisamos liberar nossa mente de tentar lembrar todas as nossas responsabilidades e tarefas. Ele parte do princípio de que nossa mente não foi feita para armazenar tudo, mas sim para executar, criar e decidir.
O método GTD funciona como um bom sistema de tráfego aéreo. Se cada tarefa for um avião, você precisa saber quais estão prontos para decolar, quais estão aguardando autorização, e quais ainda estão no hangar. Nada fica solto, e você não perde o controle.
Ele propõe um sistema organizado para essas tarefas, com a divisão em etapas simples e claras. Saiba mais a seguir!
Quais são as 5 etapas do método GTD?
Ao aplicar o GTD, o objetivo é trazer mais foco, aumentando a produtividade e reduzindo o estresse ao gerenciar as tarefas. Se você adotar o método de forma consistente, sua capacidade de tomar decisões rápidas e agir deve aumentar, com menos sobrecarga.
1. Capturar
Recolher todas as ideias, tarefas, compromissos e informações que ocupam sua mente. Isso pode incluir anotações, e-mails, recados e qualquer outra coisa que você precise lidar. A ideia é tirar tudo da sua cabeça e colocar em um sistema de confiança.
2. Esclarecer
Aqui você vai analisar cada item que capturou. Pergunte-se: "O que é isso?", "Preciso fazer algo sobre isso?". Se não for necessário, pode ser descartado. Se precisar de alguma ação, defina qual deve ser tomada.
3. Organizar
Após decidir o que fazer, organize as tarefas em listas de acordo com o contexto ou a natureza delas. Isso pode incluir listas de "Ação", "Projetos", "Agenda" ou "Aguardar Resposta", e assim por diante. Tenha as responsabilidades bem categorizadas.
4. Refletir
Revisar regularmente suas listas para se certificar de que tudo está atualizado e que você está ciente das suas prioridades. Isso envolve olhar para seus projetos e listas de ações com frequência para garantir que você está no caminho certo e para ajustar algo.
5. Engajar
Agora é hora de agir. Você vai trabalhar nas tarefas conforme sua prioridade e o tempo disponível. A lista organizada permite que você escolha a tarefa certa no momento certo, sem se sobrecarregar.
Conheça o guia para aplicar gestão de tempo produtividade no trabalho!
Usando a técnica GTD nas ferramentas do Zoho Workplace
Usar o método GTD dentro do Zoho Workplace é uma maneira poderosa de estruturar sua produtividade. O Workplace é um ecossistema completo de apps integrados que facilitam cada etapa do método. Conheça etapa por etapa com as ferramentas da plataforma:
1. Capturar usando o Zoho Notebook
É hora de esvaziar a mente. Tudo que surgir, como tarefas, ideias ou pendências, devem ser registradas imediatamente. Aproveite o Zoho Notebook, para capturar ideias soltas, pensamentos e notas rápidas por voz, texto ou imagem.
Com o aplicativo móvel do Zoho Notebook, você pode tornar a captura um hábito, não importa onde esteja, garantindo que você nunca perca uma ideia potencialmente importante.
Ele oferece uma plataforma digital onde você pode anotar ideias rapidamente, criar listas de tarefas ou registrar os destaques de reuniões ou conversas. A facilidade permite que os usuários agrupem e estruturem seus pensamentos capturados de forma eficaz.
2. Esclarecer com o Zoho Mail e o Zoho Cliq
Agora, você vai processar os itens capturados e decidir o que fazer com cada um. O Zoho ToDo, dentro do Zoho Mail, vai te ajudar a decidir se é uma ação, se pode ser delegada, se vai para uma lista de espera ou se deve ser descartada.
E o chat corporativo, Zoho Cliq, será usado para registrar tarefas mencionadas em reuniões ou chats. Você passa a classificar seus e-mails e chats recebidos segundo ações específicas.
Por exemplo: um e-mail com solicitação de orçamento pode se transformar em uma tarefa no Zoho ToDo com prazo e subtarefas, se necessário. O mesmo para o Zoho Notebook integrado ao Zoho ToDo, onde as notas viram tarefas de forma simples e rápida.
A capacidade do Zoho Mail de converter e-mails em tarefas ou eventos é ótimo para o gerenciamento das suas responsabilidades no GTD.
3. Organizar com o Zoho ToDo
É hora de organizar as suas tarefas, e o Zoho ToDo tem uma forma simplificada de te ajudar a acompanhar os itens acionáveis.
Coloque cada item no seu devido lugar, com contexto, prioridade e data, ganhando organização e priorização das demandas certas. Use as listas do Zoho ToDo com categorias como “Hoje”, “Essa Semana”, “Aguardando” ou “Talvez/Um Dia”.
Você pode criar categorias, definir prazos e até mesmo anexar notas, ajudando a garantir que suas tarefas sejam bem gerenciadas, no verdadeiro estilo GTD.
4. Refletir com o Zoho Calendar e revisões semanais
A etapa de reflexão costuma ser a parte mais negligenciada do GTD, mas é crucial para o sucesso. Revise o sistema com frequência para garantir que tudo esteja atualizado e coerente com seus objetivos.
Faça revisões regulares para manter tudo funcionando e alinhado às suas prioridades - e aproveite, pois o o Zoho Calendar pode apoiar esse hábito, servindo para agendar reuniões, prazos e reservar blocos de tempo para reflexão e revisão de tarefas.
Contextualize as tarefas, atualize a todos sobre o que está acontecendo e a importância das demandas que devem ser priorizadas.
Faça análises dos prazos, eventos, anotações e mais para determinar o que é relevante, precisa ser atualizado, removido ou delegado.
5. Engajar com a priorização de tarefas
A etapa final do GTD é o engajamento, e envolve a execução eficiente do trabalho. Escolha a ação certa no momento certo, com clareza sobre prioridades e contexto.
Para isso, use o ToDo, escolhendo o que precisa ser feito com base no tempo disponível, contexto, energia e prioridades, com a capacidade de sinalizar tarefas, atribuir prioridades, focos e prazos, com representação visual da sua carga de trabalho.
É uma forma simples de escolher as suas próximas ações sem ficar sobrecarregado e sem perder o que está em andamento, precisa de atenção ou pode ser resolvido depois.
O Zoho Workplace é como ter um assistente digital hiperorganizado ao seu lado. Você não só ganha clareza sobre o que fazer, mas também sobre quando e como fazer, com automação, colaboração em tempo real e acesso seguro em qualquer lugar.
Por que o GTD funciona bem para equipes no Zoho Workplace
O GTD funciona muito bem para equipes no Zoho Workplace porque ambos compartilham os mesmos princípios: organização clara, colaboração fluida e foco em execução com contexto.
Quando a metodologia se junta a uma suíte de produtividade robusta como o Zoho Workplace, a engrenagem roda com eficiência. Por isso, aplicar o GTD com Zoho significa elevar a produtividade.
Tudo começa por tirar da cabeça e colocar as tarefas num sistema confiável. No Zoho Workplace, esse sistema já existe, e é integrado.
Use o Zoho Mail como central de captura: e-mails viram tarefas, notas ou compromissos com um clique.
Com o Zoho Cliq, você pode transformar uma mensagem em tarefa, manter histórico de decisões e trabalhar de forma assíncrona.
Registre ideias, insights ou projetos no Zoho Notebook ou Pacote Office da plataforma com Zoho Writer (processador de texto), Zoho Sheet (processador de planilhas) e Zoho Show (para apresentações).
Grave reuniões e registre o que foi dito no Zoho Meeting.
Organize projetos e demandas em formatos como quadro Kanban e listas, distribua ações e informações entre a equipe, além de ver atualizações no Zoho Connect.
Com o Zoho WorkDrive, os arquivos certos estão sempre no lugar certo, acessíveis por projeto ou profissional.
Colabore em tempo real com o Zoho Cliq, Pacote Office e Zoho Connect para manter o time sincronizado.
O Workplace já tem a “infraestrutura” para aplicar o GTD em equipe, sem precisar sair do ecossistema.
A automação libera tempo para o que importa. Você poderá criar tarefas automáticas a partir de e-mails, ter lembretes automáticos para reuniões ou tarefas e até contar com a Zia, a sua assistente virtual baseada em Inteligência Artificial.
Conheça o Zoho Workplace, a plataforma integrada, segura e eficiente para que o método GTD funcione de verdade, sem precisar correr entre dezenas de apps desconectados. Tudo pelo melhor custo-benefício!
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